Phần mềm quản lý kho dược: Giải pháp tối ưu hóa kho hàng cho doanh nghiệp dược

Trong ngành dược, việc quản lý hàng nghìn sản phẩm với những đặc điểm riêng về hạn sử dụng, số lô, nhà sản xuất,… là thách thức lớn đối với bộ phận kho. Các phương pháp quản lý thủ công rất dễ xảy ra sai sót, gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và uy tín của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để giải quyết bài toán này? Câu trả lời chính là ứng dụng phần mềm quản lý kho dược.

Những khó khăn của doanh nghiệp dược khi chưa có phần mềm quản lý kho dược phẩm

Mặt hàng dược phẩm có những yêu cầu rất khắt khe trong công tác quản lý kho. Điều này đặt ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp sản xuất dược, đặc biệt là với các đơn vị vẫn đang áp dụng biện pháp quản lý kho thủ công. Một số khó khăn thường gặp có thể kể đến như:

Khó khăn trong kiểm soát hàng tồn kho

Việc theo dõi hàng tồn kho thủ công khiến doanh nghiệp không thể nắm bắt chính xác số lượng tồn theo thời gian thực. Khi đó, việc kiểm kê định kỳ sẽ tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực. Doanh nghiệp cũng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định nhu cầu đặt hàng để đảm bảo mức tồn kho tối ưu, dẫn đến rủi ro dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.

Số lượng hàng tồn lớn, nhiều mã sản phẩm gây khó khăn cho doanh nghiệp dược khi kiểm soát tồn kho

Không biết vị trí chính xác của từng sản phẩm

Nếu không có các công cụ như phần mềm quản lý kho dược hỗ trợ, đa số nhân viên kho sẽ không thể nhớ chính xác vị trí đặt của từng loại thuốc, khiến việc tìm kiếm sản phẩm gặp rất nhiều khó khăn, tốn thời gian và có nguy cơ thất thoát hàng hóa cao.

Không nắm bắt được lô sản xuất và ngày hết hạn của dược phẩm

Trong môi trường kho dược truyền thống, nhân viên phải liên tục kiểm tra và cập nhật thông tin về hạn sử dụng của từng lô thuốc để tránh lưu trữ các sản phẩm quá hạn trong kho. Việc không có hệ thống theo dõi tự động khiến công tác quản lý trở nên vô cùng khó khăn, đặc biệt với những kho có số lượng SKU lớn. Nếu không kiểm soát tốt, để các lô thuốc hết hạn sử dụng phân phối ra thị trường, uy tín của thương hiệu sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, đồng thời gây ra hệ lụy lớn tới sức khỏe người dùng.

Nhân viên không nắm rõ lô sản xuất và ngày hết hạn của dược phẩm

Quy trình nhập – xuất kho phức tạp

Quản lý xuất – nhập kho bằng Excel hoặc ghi chép thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều sai sót trong quá trình nhập liệu. Nhân viên kho phải mất nhiều thời gian để theo dõi lịch sử di chuyển của thuốc, xác định vị trí lưu trữ và thực hiện quy trình xuất kho. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn ảnh hưởng đến tốc độ giao hàng.

Quy trình xuất nhập kho thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót

Tối ưu hóa không gian kho

Khi chưa có phần mềm quản lý kho dược hỗ trợ, doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc sắp xếp và tổ chức các sản phẩm trong kho, khiến diện tích kho không được tận dụng tối đa, đặc biệt là với các sản phẩm đòi hỏi điều kiện bảo quản chuyên biệt. 

Tuân thủ quy định và tiêu chuẩn ngành

Đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của ngành như: GDP (Good Distribution Practice), GMP (Good Manufacturing Practices)… trở thành bài toán “hóc búa” với nhiều doanh nghiệp sản xuất dược phẩm khi thiếu hệ thống quản lý tự động. Nếu vẫn tiếp tục quản lý kho thủ công, việc lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu pháp lý và thực hiện truy xuất nguồn gốc sản phẩm sẽ tốn nhiều thời gian, công sức, trong khi rủi ro về mất mát hoặc sai lệch thông tin vẫn luôn hiện hữu.

Doanh nghiệp dược gặp nhiều khó khăn khi quản lý kho đảm bảo tuân thủ quy định và tiêu chuẩn của ngành

Báo cáo thống kê

Thiếu hệ thống thông tin tích hợp khiến dữ liệu giữa bộ phận kho và các phòng ban liên quan như: Mua hàng, bán hàng, kế toán… không được kết nối đồng bộ. Điều này khiến việc tổng hợp số liệu và lập báo cáo thường mất nhiều thời gian và công sức, nhưng độ chính xác lại không cao. Bên cạnh đó, do thiếu công cụ theo dõi dữ liệu thời gian thực nên việc theo dõi hiệu suất hoạt động của kho cũng trở nên khó khăn hơn.

Phần mềm quản lý kho dược 3S WMS: Giải pháp kho “toàn năng” cho doanh nghiệp ngành dược

Những thách thức kể trên đã giúp chúng ta thấy rõ sự cần thiết của việc chuyển đổi từ phương pháp quản lý kho truyền thống sang sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại. Việc áp dụng công nghệ không chỉ giúp khắc phục các hạn chế của phương thức quản lý thủ công mà còn mang lại nhiều lợi ích về mặt hiệu quả, chi phí và tuân thủ quy định ngành.

3S WMS là một trong những phần mềm quản lý kho dược phẩm hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp hoạt động trong ngành này lựa chọn. 

Phần mềm quản lý kho dược 3S WMS

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho dược 3S WMS

Phần mềm quản lý kho 3S WMS mang đến cho doanh nghiệp dược nhiều lợi ích nổi bật như:

• Nâng cao hiệu quả quản lý kho: Kiểm soát chặt chẽ tất cả các mặt hàng trong kho và kiểm soát tình hình tồn kho chính xác theo thời gian thực giúp nhà quản lý nắm rõ tình hình kho hàng mọi lúc mọi nơi.
• Cắt giảm chi phí: Tối ưu hóa không gian kho và lượng hàng tồn trong kho, nhờ đó cắt giảm được chi phí tồn kho, lưu kho cũng như nhân sự quản lý
• Đảm bảo chất lượng: Thuốc trong kho luôn được quản lý chặt chẽ về số lô và hạn sử dụng nên chất lượng luôn được đảm bảo
• Rút ngắn thời gian giao hàng: Hệ thống giúp nhân viên kho tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa và tối ưu quy trình xuất kho, từ đó rút ngắn thời gian giao sản phẩm đến khách hàng
• Rút ngắn thời gian báo cáo và ra quyết định: Phần mềm theo dõi và cung cấp các báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động của kho hàng realtime, từ đó giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn, nhanh chóng

12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do thất thoát hàng hóa. Đừng lo lắng, 3S WMS có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này
- Tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho
- Cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa
- Hạn chế tối đa lỗi do con người gây ra trong quá trình kiểm kê

Đăng ký ngay

Các tính năng chính trong phần mềm quản lý kho dược phẩm 3S WMS

Phần mềm quản lý kho dược 3S WMS là hệ thống được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù quản lý kho của các doanh nghiệp ngành dược phẩm nhằm hỗ trợ người dùng theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa quy trình kho. Hệ thống tích hợp nhiều tính năng nổi bật như:

Quản lý tồn kho theo thời gian thực

Theo dõi và kiểm soát số lượng thuốc/dược phẩm tồn kho chính xác theo thời gian thực. Hỗ trợ doanh nghiệp dược quản lý danh sách hàng tồn kho theo nhiều tiêu chí (ngày kiểm, số lượng kiểm, lô sản xuất, hạn sử dụng, mã/loại sản phẩm…) và cảnh báo tồn kho Max, Min.

Kiểm kê hàng hóa, vật tư

Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa, vật tư theo nhiều đơn vị quy đổi như: Theo lô, hạn sử dụng, vị trí, thùng, bao, gói, pallet,… giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch nhập mới hoặc phân phối và xử lý thuốc khi hết hạn. Đồng thời, phần mềm còn hỗ trợ truy xuất nguồn gốc hàng hóa từ kho đầu vào đến kho đầu ra, hỗ trợ doanh nghiệp khai báo và kiểm soát hồ sơ lô cũng như chất lượng sản phẩm trong kho theo các quy định và tiêu chuẩn ngành dược.

Nhân viên có thể quét QR code / Barcode để kiểm kê hàng hóa vật tư dễ dàng

Phần mềm quản lý kho dược 3S WMS hỗ trợ quản lý nhập – xuất kho

3S WMS có thể quản lý nhập – xuất kho tự động bằng mã vạch (Barcode, QRcode) và theo nhiều tiêu chí (nguyên tắc FIFO và FEFO, số lượng, số lô, hạn sử dụng, đơn giá…), quản lý các lệnh/phiếu xuất – nhập – điều chuyển kho dễ dàng; giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

Quản lý kho theo vị trí và trực quan hóa hiện trường kho

Hệ thống có thể thiết lập sơ đồ layout kho theo vị trí của từng mặt hàng một cách trực quan, giúp nhân viên kho nắm rõ chính xác vị trí của các mặt hàng trong kho, đồng thời kiểm soát được khối lượng hàng tồn kho, trạng thái vị trí trống trong kho cũng như năng lực kho một cách dễ dàng.

Phần mềm quản lý kho 3S WMS có thể quản lý hiện trường kho

Tính giá vốn hàng tồn kho

Phần mềm quản lý kho dược 3S WMS giúp doanh nghiệp tính toán giá vốn hàng tồn kho theo nhiều phương pháp (Đích danh theo lô, bình quân gia quyền, FIFO…), từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu theo thời gian thực

3S WMS có thể thu thập, phân tích và tạo báo cáo tự động giúp nhà quản lý nắm bắt được hoạt động vận hành của kho hàng theo thời gian thực, đồng thời đưa ra quyết định nhập hàng hóa chính xác.

Phần mềm quản lý kho dược là một giải pháp hiệu quả giúp các công ty dược tối ưu hóa quá trình quản lý kho hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh và mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Việc lựa chọn một phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro. Nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý kho dược phẩm của ITG, vui lòng liên hệ đến hotline 092.6886.855 để được tư vấn chi tiết.

Đọc thêm:

• Hướng dẫn ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho, sắp xếp kho theo 5S
• Phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí, kho sản xuất, hàng tồn kho tốt nhất