Nguyên nhân lãng phí tồn kho và phương pháp giải quyết

Hàng hóa tồn kho là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm được doanh nghiệp lưu trữ và bảo quản trong kho. Quản lý kho nhằm giảm thiểu lãng phí tồn kho là nhiệm vụ quan trọng và cần thiết đối với mọi đơn vị.

Hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản

Nguy cơ lãng phí từ tồn kho

Một trong những khó khăn lớn nhất đối với doanh nghiệp hiện nay không phải là vấn đề vốn, mà là làm sao để có thể quản lý hiệu quả hàng hóa tồn trong mỗi khu vực kho. Bởi lẽ, đây là những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản của mỗi đơn vị.

Nếu doanh nghiệp không giải quyết được hàng tồn kho thì sẽ kéo theo rất nhiều hệ lụy, đó là tăng chi phí bảo quản, nợ đọng vốn, hàng hóa có nguy cơ lạc hậu, quá hạn dẫn đến khó tiêu thụ…

Khi tồn kho không hợp lý sẽ dẫn đến gia tăng các khoản chi trong doanh nghiệp. Đó là các khoản chi về:

• Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại) và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng đến kho của doanh nghiệp.
• Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ): là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động tồn trữ, gồm: chi phí kho bãi cho việc lưu trữ, tiền sử dụng thiết bị và phương tiện, nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý…
• Chi phí mua hàng: là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến mô hình tồn kho trừ mô hình khấu trừ theo số lượng.
• Chi phí thiếu hàng: là chi phí phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho. Việc hết hàng trong kho sẽ làm kéo dài thời gian nhận hàng hóa của khách hàng cũng như khiến doanh nghiệp có thể sẽ mất đi cơ hội bán hàng.

Đọc thêm: Quản lý kho hiệu quả – Cần bắt đầu từ đâu?

Điểm danh những nguyên nhân hàng đầu gây lãng phí tồn kho

Trong mỗi doanh nghiệp luôn tồn tại những lỗ hổng phát sinh từ hoạt động quản lý. Điều này dễ tạo ra các sai phạm, gây thất thoát hàng hóa trong khu vực kho bãi và làm ảnh hưởng đến chính đơn vị. Dưới đây là một số nguyên nhân hàng đầu gây lãng phí tồn kho mà doanh nghiệp cần lưu ý:

Sản xuất dư thừa

Một trong những nguyên nhân chính gây ra lãng phí hàng hóa tồn kho xuất phát từ việc doanh nghiệp sản xuất quá nhiều sản phẩm, khiến cho thành phẩm cuối cùng vượt quá đơn hàng của khách hàng hoặc sản xuất khi chưa ước lượng được dung lượng thị trường. Không chỉ gây ra tốn diện tích và kinh phí bảo quản, lượng hàng hóa này còn có thể phải bán hạ giá, thậm chí không bán được gây thiệt hại về kinh phí sản xuất.

Thiếu cân bằng sản xuất

Việc thiếu cân bằng trên chính các dây chuyền khiến cho quá trình sản xuất có nhiều nút thắt, không thể liên tục, tắc nghẽn dẫn đến tích tụ hàng tồn trước hoặc sau các công đoạn.

Dự trữ quá nhiều hàng hóa

Nhiều doanh nghiệp có xu hướng tích trữ nguyên liệu thành phẩm và bán thành phẩm do lo lắng không đủ hàng hóa cung cấp cho khách hàng hoặc chờ đợi các dịp đặc biệt để đưa hàng hóa ra ngoài thị trường. Họ lo ngại rằng, hàng tồn kho không đủ sẽ giảm doanh số bán hàng, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và thị trường.

Những lỗ hổng phát sinh từ hoạt động quản lý dễ tạo ra các sai phạm, gây thất thoát hàng hóa trong khu vực kho bãi

Đọc thêm: Cẩm nang xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho

Một số phương pháp quản lý kho mà các doanh nghiệp hàng đầu hiện nay đang áp dụng đó là gì?

Trong mỗi doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản. Quản trị hàng tồn kho bao gồm giám sát chặt chẽ hàng hóa trong kho theo thời gian thực, đảm bảo hàng trong kho luôn sẵn có theo yêu cầu. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho sẽ khiến cho dây chuyền sản xuất bị gián đoạn. Trong khi đó, dư thừa hàng hóa quá lớn dẫn tới việc sử dụng vốn không hiệu quả. Do đó, tìm kiếm phương pháp nhằm tháo gỡ các vấn đề trong quản lý kho đặc biệt được chú trọng. Dưới đây là một số giải pháp được nhiều doanh nghiệp tin dùng:

Thống nhất phương pháp thực hiện toàn công ty

Trong nhiệm vụ cải tiến khu vực kho bãi, doanh nghiệp buộc phải xác định đây là chiến lược cần thực hiện trên toàn khu vực công ty chứ không riêng gì bộ phận quản lý kho. Mỗi đơn vị cần chuyển mình, thay đổi từ cách tiếp cận cũng như phương pháp và công cụ thực hiện để tạo ra sự đột phá trong kinh doanh. Các giải pháp đề ra cần được thực hiện nghiêm túc và thống nhất nhằm tạo ra hiệu quả to lớn và đảm bảo tính ổn định trên toàn doanh nghiệp.

Thiết lập quy trình quản lý kho chuẩn

Quy trình quản trị hàng tồn kho được xác định bắt đầu từ thời điểm nguyên vật liệu nhập vào kho cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa. Việc xây dựng được một quy trình quản lý kho chuẩn đem lại nhiều lợi ích trong tổ chức:

• Đảm bảo số lượng hàng tồn kho đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, tránh sự gián đoạn trong việc cung ứng;
• Giảm thiểu tối đa các rủi ro tiềm tàng từ hàng tồn kho như ứ đọng hàng hóa, giảm chất lượng sản phẩm, hết hạn sử dụng. Từ đó tăng khả năng quay vòng vốn của tổ chức;
• Cân đối các khâu trong doanh nghiệp: Mua hàng – Dự trữ – Sản xuất – Tiêu thụ;
• Tối ưu lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư. Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh so với đối thủ;

Áp dụng công nghệ vào quản trị

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư bùng nổ như hiện nay. Số hóa quy trình quản trị trở thành hướng phát triển tất yếu. Bởi, việc chuyển đổi nền tảng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh, tránh việc bị đào thải khỏi thị trường.

Một chiến lược đã được nhiều doanh nghiệp FDI lớn lựa chọn và chứng minh hiệu quả đó là triển khai giải pháp quản trị kho thông minh. Đây là sự kết hợp hoàn hảo giữa hệ thống quản lý dữ liệu khoa học, tập trung cùng với công nghệ IoT tiên tiến nhất. Giải pháp sẽ sử dụng máy Handy Terminal – loại máy quét mã nhỏ gọn cầm tay có khả năng đọc mã QR code/Barcode ở khoảng cách 1m. Theo đó, toàn bộ các số liệu về kho vật lý của các đơn vị đều được đồng bộ với phần mềm quản trị kho thông qua máy Handy Terminal và được khai báo từ xa qua mạng Internet. Sự kết hợp này giúp hoạt động vận hành kho luôn được kiểm soát tức thời, tổng hợp trên một hệ thống duy nhất và đảm bảo chính xác tuyệt đối với dữ liệu thực địa trong mỗi kho vật lý của doanh nghiệp. Từ đó nhà quản trị có thể tối ưu hóa dung lượng kho, loại bỏ tối đa sai sót trong hoạt động kiểm kê và tiết kiệm thời gian trong quy trình nhập/xuất/kiểm kê kho.

Đọc thêm: Bí quyết quản lý kho theo QR code của vendor cấp 1 của Honda: Goshi Thăng Long

Đâu là giải pháp hàng đầu cho những bài toán quản lý kho phức tạp của mỗi doanh nghiệp?

Giải pháp 3S iWAREHOUSE do Công ty Cổ phần Công nghệ ITG xây dựng và phát triển là giải pháp quản trị kho thông minh được nhiều doanh nghiệp lớn trong nước và doanh nghiệp FDI tin dùng. Hệ thống được phát triển chuyên sâu theo đặc thù kho vận từng lĩnh vực, sử dụng QR Code/Barcode tích hợp cùng các thiết bị IoT. Giải pháp đem đến những hiệu quả to lớn có thể kể đến như:

• Cho phép nhập/xuất kho nhanh chóng chỉ với một thao tác quét mã QR/Barcode, tiết kiệm thời gian nhập liệu và nhân công trong kiểm đếm và đảm bảo độ chính xác tuyệt đối;

• Quản lý chi tiết hàng hóa theo vị trí, thùng, bao, gói, pallet;
• Truy xuất nguồn gốc của hàng hóa dễ dàng;
• Nắm bắt tình trạng tồn kho theo thời gian thực;
• Quản lý kho theo quy trình chuẩn;
• Giảm áp lực lên đội ngũ nhân lực phụ trách kho, hạn chế tối đa các nhầm lẫn đáng tiếc trong quá trình vận hành;

Kho vận là một trong những khu vực hàng đầu có thể gây nên thất thoát lãng phí rất lớn nếu như không được kiểm soát chặt chẽ. Trong đó, những giải pháp quản trị thông minh như 3S iWAREHOUSE được coi là điểm khởi đầu hoàn hảo cho sự phát triển vượt bậc của mỗi doanh nghiệp về sau.

Để được tư vấn về giải pháp hàng đầu cho những bài toán quản trị kho phức tạp, doanh nghiệp hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855

Đọc thêm: Tìm hiểu phần mềm quản lý kho 3S iWAREHOUSE