Nguyên nhân lãng phí tồn kho và phương pháp giải quyết

Hàng hóa tồn kho là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm được doanh nghiệp lưu trữ và bảo quản trong kho. Quản lý kho nhằm giảm thiểu lãng phí tồn kho là nhiệm vụ quan trọng và cần thiết đối với mọi đơn vị.

Hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản

Nguy cơ lãng phí từ tồn kho

Một trong những khó khăn lớn nhất đối với doanh nghiệp hiện nay không phải là vấn đề vốn, mà là làm sao để có thể quản lý hiệu quả hàng hóa tồn trong mỗi khu vực kho. Bởi lẽ, đây là những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản của mỗi đơn vị.

Nếu doanh nghiệp không giải quyết được hàng tồn kho thì sẽ kéo theo rất nhiều hệ lụy, đó là tăng chi phí bảo quản, nợ đọng vốn, hàng hóa có nguy cơ lạc hậu, quá hạn dẫn đến khó tiêu thụ…

Khi tồn kho không hợp lý sẽ dẫn đến gia tăng các khoản chi trong doanh nghiệp. Đó là các khoản chi về:

• Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại) và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng đến kho của doanh nghiệp.
• Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ): là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động tồn trữ, gồm: chi phí kho bãi cho việc lưu trữ, tiền sử dụng thiết bị và phương tiện, nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý…
• Chi phí mua hàng: là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến mô hình tồn kho trừ mô hình khấu trừ theo số lượng.
• Chi phí thiếu hàng: là chi phí phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho. Việc hết hàng trong kho sẽ làm kéo dài thời gian nhận hàng hóa của khách hàng cũng như khiến doanh nghiệp có thể sẽ mất đi cơ hội bán hàng.

Lãng phí tồn kho ảnh hưởng như thế nào tới doanh nghiệp?

Tác động đến dòng tiền và chi phí cơ hội (Opportunity Cost)

Tồn kho quá mức thực chất là sự “đóng băng” dòng tiền mặt, biến nguồn vốn lưu động quý giá thành các vật tư hoặc thành phẩm nằm im trong kho thay vì được tái đầu tư vào R&D, mở rộng dây chuyền hay đào tạo nhân sự. Khi lượng hàng tồn kho vượt quá nhu cầu thực tế, doanh nghiệp không chỉ mất đi quyền kiểm soát thanh khoản mà còn phải gánh chịu chi phí cơ hội nặng nề từ số vốn bị chôn chân đó.

Thay vì được sử dụng để tối ưu hóa công nghệ hoặc nâng cao năng lực sản xuất, nguồn vốn bị kẹt trong kho mất đi khả năng sinh lời. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc tồn kho lãng phí kéo dài vài tháng có thể làm suy giảm nghiêm trọng khả năng đáp ứng các đơn hàng đột xuất, trực tiếp ảnh hưởng đến chỉ số ROA (Tỷ suất sinh lời trên tài sản) và làm yếu đi vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Rủi ro lỗi thời, hư hỏng và gia tăng chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho (Inventory Carrying Cost) thường bị các nhà quản lý đánh giá thấp hơn thực tế. Thực tế, tổng chi phí này bao gồm không chỉ tiền thuê kho bãi, điện nước, bảo vệ mà còn bao gồm những chi phí ẩn cực lớn liên quan đến quản lý chất lượng hàng hóa.

Việc duy trì lãng phí tồn kho lâu ngày đặc biệt nguy hiểm đối với các ngành như điện tử (linh kiện dễ lỗi thời) hoặc nhựa kỹ thuật (vật liệu dễ biến chất). Khi hàng hóa không được luân chuyển kịp thời, doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, từ đó làm giảm trực tiếp lợi nhuận trên báo cáo tài chính cuối kỳ.

Sự đứt gãy dòng chảy sản xuất

Một nghịch lý phổ biến trong các nhà máy là tồn kho tổng thể rất cao, nhưng quá trình sản xuất vẫn bị gián đoạn do thiếu đúng loại vật tư cần thiết tại thời điểm lắp ráp. Đây là hậu quả trực tiếp của việc quản lý tồn kho rời rạc, không có sự liên kết chặt chẽ với kế hoạch sản xuất (Production Plan).

Khi dữ liệu tồn kho không được cập nhật thời gian thực, quản lý kho khó lòng nắm bắt được tình trạng chính xác của nguyên vật liệu. Sự đứt gãy này dẫn đến:

• Dừng chuyền đột ngột: Công nhân và máy móc phải chờ vật tư, gây lãng phí năng suất lao động.
• Sản xuất bù (Rush Orders): Phát sinh chi phí vận chuyển gấp hoặc chi phí làm thêm giờ để kịp tiến độ.
• Mất kiểm soát FIFO: Tồn kho cũ nằm lại phía sau, vật tư mới đưa vào sản xuất trước gây ảnh hưởng đến tính ổn định của quy trình.

Việc để tồn kho trở thành “lá chắn” cho sự thiếu hụt trong quản trị vận hành chỉ là giải pháp tạm thời. Thay vì tăng lượng hàng lưu trữ để đối phó với rủi ro, doanh nghiệp cần hướng tới sự minh bạch dữ liệu để đảm bảo vật tư luôn sẵn sàng ở trạng thái tối ưu nhất.

Đọc thêm: Cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho doanh nghiệp cần biết

Điểm danh những nguyên nhân hàng đầu gây lãng phí tồn kho

Trong mỗi doanh nghiệp luôn tồn tại những lỗ hổng phát sinh từ hoạt động quản lý. Điều này dễ tạo ra các sai phạm, gây thất thoát hàng hóa trong khu vực kho bãi và làm ảnh hưởng đến chính đơn vị. Dưới đây là một số nguyên nhân hàng đầu gây lãng phí tồn kho mà doanh nghiệp cần lưu ý:

Sản xuất dư thừa

Một trong những nguyên nhân chính gây ra lãng phí hàng hóa tồn kho xuất phát từ việc doanh nghiệp sản xuất quá nhiều sản phẩm, khiến cho thành phẩm cuối cùng vượt quá đơn hàng của khách hàng hoặc sản xuất khi chưa ước lượng được dung lượng thị trường. Không chỉ gây ra tốn diện tích và kinh phí bảo quản, lượng hàng hóa này còn có thể phải bán hạ giá, thậm chí không bán được gây thiệt hại về kinh phí sản xuất.

Thiếu cân bằng sản xuất

Việc thiếu cân bằng trên chính các dây chuyền khiến cho quá trình sản xuất có nhiều nút thắt, không thể liên tục, tắc nghẽn dẫn đến tích tụ hàng tồn trước hoặc sau các công đoạn.

Dự trữ quá nhiều hàng hóa

Nhiều doanh nghiệp có xu hướng tích trữ nguyên liệu thành phẩm và bán thành phẩm do lo lắng không đủ hàng hóa cung cấp cho khách hàng hoặc chờ đợi các dịp đặc biệt để đưa hàng hóa ra ngoài thị trường. Họ lo ngại rằng, hàng tồn kho không đủ sẽ giảm doanh số bán hàng, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và thị trường.

Những lỗ hổng phát sinh từ hoạt động quản lý dễ tạo ra các sai phạm, gây thất thoát hàng hóa trong khu vực kho bãi

Đọc thêm: Cẩm nang xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho

Một số phương pháp quản lý kho mà các doanh nghiệp hàng đầu hiện nay đang áp dụng đó là gì?

Trong mỗi doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản. Quản trị hàng tồn kho bao gồm giám sát chặt chẽ hàng hóa trong kho theo thời gian thực, đảm bảo hàng trong kho luôn sẵn có theo yêu cầu. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho sẽ khiến cho dây chuyền sản xuất bị gián đoạn. Trong khi đó, dư thừa hàng hóa quá lớn dẫn tới việc sử dụng vốn không hiệu quả. Do đó, tìm kiếm phương pháp nhằm tháo gỡ các vấn đề trong quản lý kho đặc biệt được chú trọng. Dưới đây là một số giải pháp được nhiều doanh nghiệp tin dùng:

Thống nhất phương pháp thực hiện toàn công ty

Trong nhiệm vụ cải tiến khu vực kho bãi, doanh nghiệp buộc phải xác định đây là chiến lược cần thực hiện trên toàn khu vực công ty chứ không riêng gì bộ phận quản lý kho. Mỗi đơn vị cần chuyển mình, thay đổi từ cách tiếp cận cũng như phương pháp và công cụ thực hiện để tạo ra sự đột phá trong kinh doanh. Các giải pháp đề ra cần được thực hiện nghiêm túc và thống nhất nhằm tạo ra hiệu quả to lớn và đảm bảo tính ổn định trên toàn doanh nghiệp.

Thiết lập quy trình quản lý kho chuẩn

Quy trình quản trị hàng tồn kho được xác định bắt đầu từ thời điểm nguyên vật liệu nhập vào kho cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa. Việc xây dựng được một quy trình quản lý kho chuẩn đem lại nhiều lợi ích trong tổ chức:

• Đảm bảo số lượng hàng tồn kho đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, tránh sự gián đoạn trong việc cung ứng;
• Giảm thiểu tối đa các rủi ro tiềm tàng từ hàng tồn kho như ứ đọng hàng hóa, giảm chất lượng sản phẩm, hết hạn sử dụng. Từ đó tăng khả năng quay vòng vốn của tổ chức;
• Cân đối các khâu trong doanh nghiệp: Mua hàng – Dự trữ – Sản xuất – Tiêu thụ;
• Tối ưu lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư. Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh so với đối thủ;

Áp dụng tư duy tinh gọn (Lean) trong kiểm soát dữ liệu

Tư duy Lean không chỉ nằm ở việc sắp xếp kho bãi vật lý mà quan trọng hơn là tinh gọn dữ liệu quản lý. Việc cắt giảm các bước thao tác thừa trong quy trình nhập – xuất – kiểm kê sẽ là bước tiến đáng kể để giảm thiểu lãng phí tồn kho.

Thay vì quản lý bằng giấy tờ hoặc file Excel rời rạc, doanh nghiệp cần chuẩn hóa mã hàng (Master Data), quy trình luân chuyển vật tư và định mức tồn kho an toàn (Safety Stock). Khi dữ liệu đầu vào “sạch” và nhất quán, bộ phận quản lý sản xuất có thể dễ dàng nhận diện đâu là hàng tồn kho thực sự cần thiết và đâu là lượng hàng dư thừa đang chiếm dụng không gian.

Áp dụng công nghệ vào quản trị

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư bùng nổ như hiện nay. Số hóa quy trình quản trị trở thành hướng phát triển tất yếu. Bởi, việc chuyển đổi nền tảng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh, tránh việc bị đào thải khỏi thị trường.

Một chiến lược đã được nhiều doanh nghiệp FDI lớn lựa chọn và chứng minh hiệu quả đó là triển khai giải pháp quản trị kho thông minh. Đây là sự kết hợp hoàn hảo giữa hệ thống quản lý dữ liệu khoa học, tập trung cùng với công nghệ IoT tiên tiến nhất. Giải pháp sẽ sử dụng máy Handy Terminal – loại máy quét mã nhỏ gọn cầm tay có khả năng đọc mã QR code/Barcode ở khoảng cách 1m. Theo đó, toàn bộ các số liệu về kho vật lý của các đơn vị đều được đồng bộ với phần mềm quản trị kho thông qua máy Handy Terminal và được khai báo từ xa qua mạng Internet. Sự kết hợp này giúp hoạt động vận hành kho luôn được kiểm soát tức thời, tổng hợp trên một hệ thống duy nhất và đảm bảo chính xác tuyệt đối với dữ liệu thực địa trong mỗi kho vật lý của doanh nghiệp. Từ đó nhà quản trị có thể tối ưu hóa dung lượng kho, loại bỏ tối đa sai sót trong hoạt động kiểm kê và tiết kiệm thời gian trong quy trình nhập/xuất/kiểm kê kho.

Đọc thêm: Bí quyết quản lý kho theo QR code của vendor cấp 1 của Honda: Goshi Thăng Long

Tối ưu hóa mức tồn kho tối đa / tối thiểu

Doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm ERP (Quản trị nguồn lực doanh nghiệp) và hệ thống MES (Điều hành sản xuất) để thiết lập và duy trì mức tồn kho tối ưu. Trong khi ERP hỗ trợ hoạch định nhu cầu vật tư (MRP) dựa trên đơn hàng thực tế, thì MES cung cấp dữ liệu tiêu hao vật tư chính xác ngay tại từng công đoạn sản xuất. Từ đó đạt được mục đích:

• Tính toán mức tồn kho tối thiểu (Min/Max): Hệ thống tự động tính toán dựa trên dữ liệu tiêu hao thực tế, tránh tình trạng dự trữ quá mức do cảm tính. Một số hệ thống như phần mềm 3S ERP, 3S MES của ITG còn có chức năng tự động gửi thông báo đến các bên liên quan khi lượng hàng tồn kho chạm ngưỡng cảnh báo hoặc khi có biến động bất thường trong tiến độ sản xuất. 
• Liên kết dữ liệu hai chiều: Thông tin từ kho được đồng bộ tức thời với kế hoạch sản xuất, giúp bộ phận mua hàng (Procurement) chỉ nhập vật tư khi thực sự cần thiết.

Đâu là giải pháp hàng đầu cho những bài toán quản lý kho phức tạp của mỗi doanh nghiệp?

Giải pháp 3S WMS do Công ty Cổ phần Công nghệ ITG xây dựng và phát triển là giải pháp quản trị kho thông minh được nhiều doanh nghiệp lớn trong nước và doanh nghiệp FDI tin dùng. Hệ thống được phát triển chuyên sâu theo đặc thù kho vận từng lĩnh vực, sử dụng QR Code/Barcode tích hợp cùng các thiết bị IoT. Giải pháp đem đến những hiệu quả to lớn có thể kể đến như:

• Cho phép nhập/xuất kho nhanh chóng chỉ với một thao tác quét mã QR/Barcode, tiết kiệm thời gian nhập liệu và nhân công trong kiểm đếm và đảm bảo độ chính xác tuyệt đối;

• Quản lý chi tiết hàng hóa theo vị trí, thùng, bao, gói, pallet;
• Truy xuất nguồn gốc của hàng hóa dễ dàng;
• Nắm bắt tình trạng tồn kho theo thời gian thực;
• Quản lý kho theo quy trình chuẩn;
• Giảm áp lực lên đội ngũ nhân lực phụ trách kho, hạn chế tối đa các nhầm lẫn đáng tiếc trong quá trình vận hành;

Kho vận là một trong những khu vực hàng đầu có thể gây nên thất thoát lãng phí rất lớn nếu như không được kiểm soát chặt chẽ. Trong đó, những giải pháp quản trị thông minh như 3S WMS được coi là điểm khởi đầu hoàn hảo cho sự phát triển vượt bậc của mỗi doanh nghiệp về sau.

Để được tư vấn về giải pháp hàng đầu cho những bài toán quản trị kho phức tạp, doanh nghiệp hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855

Đọc thêm: Các phần mềm quản lý kho theo vị trí, kho sản xuất, hàng tồn kho tốt nhất