Phương pháp quản lý kho hạn chế tối đa thất thoát cho doanh nghiệp

Một trong những vấn đề nan giải nhất của nhà quản lý là tránh tình trạng thất thoát hàng hóa trong kho. Các nguyên nhân gây ra tình trạng này có thể đến từ con người hoặc quy trình vận hành của kho. Hậu quả của việc thất thoát gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp, gây thiệt hại về kinh tế và khó khăn cho việc quản lý hàng tồn kho. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn những phương pháp quản lý kho hiệu quả, tránh thất thoát.

Lỗ hổng thất thoát trong quản lý kho

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên kho gian lận trong quá trình nhập xuất hoặc một nguyên nhân nữa là do hàng hóa bị trượt giá.

Dù các doanh nghiệp có hệ thống quản trị rủi ro chặt chẽ, nhưng nhiều lỗ hổng từ các bên dễ tạo ra các sai phạm, gây thất thoát hàng hóa trong khu vực kho bãi. Điều này dẫn đến những sai sót trong công tác kế toán quản trị hàng tồn kho, ảnh hưởng việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin mang tính chất dự báo tương lai, dự báo về lượng hàng tiêu thụ, tác động đến việc phân tích, đánh giá và ra các quyết định của nhà quản trị.

Nói cách khác, thông tin tồn kho là nhân tố đóng vai trò chủ đạo trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh. Để đạt được các mục tiêu đó, kế toán quản trị sẽ dựa trên số lượng hàng hóa nhập kho đầu kỳ và hàng hóa xuất ra trong kỳ nhằm phục vụ cho các công tác hoạch định và quản trị. Tuy nhiên, việc thất thoát hàng hóa ngoài việc khiến doanh nghiệp hao hụt doanh thu, còn khiến các đơn vị khó nắm bắt được số lượng chính xác hàng hóa tiêu thụ, ảnh hưởng rất lớn đến công tác kế toán sau này.

>> Xem thêm: Bật mí 5 kỹ năng quản lý kho hàng mà thủ kho không thể bỏ lỡ

5 nguyên nhân gây thất thoát kho trong nhà máy

Trong môi trường sản xuất công nghiệp, thất thoát kho không đơn thuần là tình trạng mất cắp hữu hình. Những lỗ hổng lớn nhất thường nằm ở các sai lệch trong quy trình vận hành và sự thiếu liên kết giữa các dữ liệu nghiệp vụ, điều mà các phần mềm quản lý kho phổ thông thường bỏ qua do thiếu tính tùy biến chuyên sâu.

Dưới đây là 5 nguyên nhân lớn gây thất thoát kho mà các nhà quản lý nhà máy cần đặc biệt lưu tâm:

Sai lệch BOM định mức giữa sản xuất và kho

Sai lệch giữa định mức nguyên vật liệu trên hệ thống (BOM lý thuyết) và lượng tiêu hao thực tế trong sản xuất là nguyên nhân hàng đầu gây thất thoát kho mà ít được phát hiện sớm. Khi lệnh sản xuất không được liên kết trực tiếp với việc xuất kho theo thời gian thực, lượng nguyên liệu xuất ra thường dư thừa hoặc thiếu hụt so với thực tế, gây nhiễu loạn báo cáo tồn kho. Sự thiếu đồng bộ này khiến doanh nghiệp khó xác định chính xác số lượng hàng bị thất thoát hay do quy trình sản xuất gây lãng phí.

Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu giữa các xưởng không đồng bộ

Trong các nhà máy quy mô vừa và lớn, nguyên vật liệu thường xuyên di chuyển giữa các phân xưởng hoặc từ kho trung tâm sang kho sản xuất. Nếu quy trình này không có hệ thống quản lý tập trung, các thao tác chuyển kho chủ yếu dựa trên giấy tờ hoặc các file Excel rời rạc. Điều này dễ dẫn đến tình trạng “hàng đang trên đường” (in-transit) nhưng không được ghi nhận, gây ra sự chênh lệch tồn kho lớn giữa các bộ phận.

Quản lý hàng tồn kho theo Lô/Date không chặt chẽ

Việc quản lý hàng tồn kho theo lô (batch/lot) và hạn sử dụng (expiry date) là yếu tố sống còn đối với các ngành như nhựa kỹ thuật, bao bì hay linh kiện điện tử… Nhiều hệ thống cũ chỉ quản lý theo số lượng tổng, không kiểm soát được dòng luân chuyển theo tiêu chuẩn FIFO, FEFO. Kết quả là nguyên vật liệu bị tồn kho quá hạn, suy giảm chất lượng và buộc phải hủy bỏ. Đây là một trong những nguyên nhân gây lãng phí tồn kho khó nhìn thấy nhưng gây thiệt hại tài chính rất lớn.

Sai lệch dữ liệu giữa các hệ thống rời rạc

Hiện tượng “Silos data” xảy ra khi hệ thống ERP (quản trị nguồn lực) không kết nối chặt chẽ với hệ thống WMS (quản lý kho) và MES (quản lý sản xuất). Khi dữ liệu không được đồng bộ theo thời gian thực, bộ phận kế toán sẽ thấy một con số, nhưng bộ phận kho và sản xuất lại làm việc trên một con số khác. Sự thiếu nhất quán này tạo khoảng trống lớn cho sai sót dữ liệu và làm gia tăng nguy cơ thất thoát kho do không có khả năng truy xuất nguồn gốc chính xác.

Quản lý con người và sự thiếu hụt quy trình kiểm soát đa tầng

Yếu tố con người luôn là biến số khó kiểm soát nhất trong kho bãi. Sự thiếu hụt các quy trình kiểm soát đa tầng (như yêu cầu xác nhận kép cho các đơn hàng xuất/nhập lớn, quy trình kiểm kê xoay vòng) tạo cơ hội cho các sai sót chủ quan. Một hệ thống không có phân quyền chặt chẽ hoặc không ghi lại nhật ký thao tác (audit trail) chi tiết sẽ khiến việc truy cứu trách nhiệm khi có thất thoát kho xảy ra trở nên vô vọng.

Bảng tóm tắt tác động của các nguyên nhân thất thoát:

Việc nhận diện được 5 nguyên nhân này là bước đầu tiên để doanh nghiệp chuyển dịch tư duy từ quản lý kho truyền thống sang quản trị kho thông minh, giúp giảm thiểu tối đa tình trạng thất thoát kho và tối ưu hóa hiệu suất vận hành toàn diện.

Các phương pháp quản lý kho hiệu quả – Tránh thất thoát

Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Sắp xếp hàng hóa khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian, giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc. Hàng hóa khi được sắp xếp một cách khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực khi phải tìm kiếm hàng hóa, vận chuyển hàng hóa, nhập xuất kho và những thao tác khác cũng sẽ trở nên nhanh hơn.

Khi quản lý kho hàng, việc sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học theo quy trình quản lý kho là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Để thuận tiện trong việc sắp xếp hàng hóa thì bạn có thể đẩy những hàng hóa được sử dụng nhiều và số lượng lớn ở gần cửa ra vào. Vẽ những bảng chỉ dẫn hàng hóa để khi nhân viên vào sẽ không có cảm giác như đứng ở trong ma trận. Dán trên những kệ những thông tin quan trọng như: tên hàng hóa, mã sản phẩm, ngày nhập,…

Ứng dụng Barcode/RFID/QR Code trong toàn bộ quy trình sản xuất

Công nghệ nhận diện tự động như Barcode, QR Code hoặc RFID đóng vai trò là “mắt thần” cho hệ thống quản lý. Bằng cách gán định danh duy nhất cho từng mã hàng, nguyên vật liệu và thành phẩm, doanh nghiệp có thể theo dõi hành trình của hàng hóa một cách tự động từ lúc nhập kho, luân chuyển đến khi xuất xưởng. Việc này loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công – nguồn cơn của những sai sót dữ liệu nghiêm trọng, đồng thời tạo ra nhật ký truy xuất nguồn gốc chính xác.

Ngoài ra bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho hàng để kiểm kho bằng máy quét mã vạch. Chỉ cần quét mã trên sản phẩm là bạn có thể tự động nhập, xuất kho, tìm kiếm vị trí hàng hoá một cách nhanh chóng, tránh sai sót do nhập sai số liệu dẫn đến thất thoát hàng hóa.

Kiểm kho định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do một nhóm nhân viên thực hiện, thường cần từ 2 – 3 người. Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm.

Các hình thức kiểm kê kho:

• Kiểm kê thực tế: Khi quản lý kho, kiểm kê kho thực tế là hoạt động kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc.
• Kiểm tra tại chỗ: Nếu bạn sợ khi kiểm kê thực tế cuối năm sẽ gặp phải nhiều vấn đề dồn dập hoặc lượng hàng hóa trong kho quá lớn thì bạn có thể thực hiện kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong năm.

Kiểm theo chu kỳ (Cycle Counting): Nếu như kiểm kê thực tế được thực hiện mỗi năm thì phương pháp kiểm theo chu kỳ có thể được thực hiện mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày mà không làm gián đoạn dây chuyền sản xuất. Khi kết hợp với dữ liệu chuẩn từ hệ thống WMS, quy trình này giúp phát hiện sớm các chênh lệch nhỏ nhất, giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của thất thoát kho trước khi chúng tích tụ thành các khoản thiệt hại lớn.

Có thể bạn quan tâm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Thiết lập cơ chế cảnh báo tự động theo thời gian thực

Một số giải pháp công nghệ như phần mềm 3S WMS của ITG Technology sẽ có chức năng “cảnh báo” theo thời gian thực cho các quản lý. Doanh nghiệp chỉ cần thiết lập các ngưỡng an toàn cho hàng tồn kho và cơ chế cảnh báo tự động thông qua dashboard quản trị. Khi có bất kỳ sự thay đổi bất thường nào về số lượng, hoặc khi định mức nguyên vật liệu vượt ngưỡng cho phép, hệ thống sẽ gửi thông báo ngay lập tức tới cấp quản lý. Việc nắm bắt thông tin kịp thời cho phép CEO và Manager các cấp đưa ra các quyết định can thiệp sớm, tránh để thất thoát kho vượt ngoài tầm kiểm soát.

Ứng dụng phần mềm vào quản lý

Việc duy trì các quy trình quản lý thủ công qua giấy tờ hoặc file Excel là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến sai lệch tồn kho. Giải pháp tối ưu là triển khai hệ thống quản trị kho (WMS) tích hợp sâu với ERP. Khi dữ liệu kho được kết nối trực tiếp với dữ liệu sản xuất và kế toán, mọi biến động về hàng hóa đều được ghi nhận tức thời. Điều này đảm bảo tính minh bạch, giúp nhà quản trị nắm bắt được số lượng thực tế tại mọi thời điểm, từ đó ngăn chặn hiệu quả thất thoát kho do sai sót con người.

Nhằm tạo ra công cụ quản lý hiệu quả cho các doanh nghiệp, đồng thời xây dựng một giải pháp quản trị chuyên nghiệp, nhiều đơn vị đã triển khai áp dụng phần mềm quản lý kho được phát triển trên nền tảng công nghệ tiên tiến, thay thế cách quản lý thủ công.

Phần mềm quản lý kho thông minh là sự kết hợp hoàn hảo giữa hệ thống quản lý dữ liệu khoa học, tập trung cùng với công nghệ IoT tiên tiến nhất. Giải pháp sẽ sử dụng máy Handy Terminal – loại máy quét mã nhỏ gọn cầm tay có khả năng đọc mã QR code/Barcode ở khoảng cách 1m. Theo đó, toàn bộ các số liệu về kho vật lý của các đơn vị đều được đồng bộ với phần mềm quản trị kho và được khai báo từ xa qua mạng Internet. Sự kết hợp này giúp hoạt động vận hành kho luôn được kiểm soát tức thời, tổng hợp trên một hệ thống duy nhất và đảm bảo chính xác tuyệt đối với dữ liệu thực địa trong mỗi kho vật lý của doanh nghiệp. Từ đó nhà quản trị có thể tối ưu hóa dung lượng kho, loại bỏ tối đa sai sót trong hoạt động kiểm kê và tiết kiệm thời gian trong quy trình nhập/xuất/kiểm kê kho.

Bảng so sánh phương thức quản lý kho:

Việc đầu tư vào một hệ thống quản lý có khả năng tùy biến theo đặc thù nhà máy không chỉ là chi phí, mà là khoản đầu tư chiến lược. Nó giúp doanh nghiệp loại bỏ các lỗ hổng thất thoát kho tiềm ẩn, từ đó tối ưu hóa dòng vốn và tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Tại sao phần mềm quản trị kho cho phép hạn chế tối đa thất thành hàng hóa?

Sử dụng phần mềm quản lý kho thay vì các phương pháp truyền thống đã cung cấp cho người quản trị một công cụ để quản lý kho đơn giản – chính xác – toàn diện:

• Cập nhật thông tin nhanh chóng, linh hoạt. Cho phép doanh nghiệp nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho nhờ khả năng hiển thị hàng hóa trong kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối. Mọi hoạt động nhập/xuất/kiểm kê kho thủ công sẽ được thay thế bằng tự động hóa, tiết kiệm nhân lực, thời gian làm việc trong kho cũng như gia tăng mức độ chính xác của dữ liệu. Ngoài ra phần mềm quản trị kho còn được xây dựng tính năng cảnh bảo khi có tình trạng thất thoát, gian lận hàng hóa;
• Cho phép các vị trí quản lý chủ chốt trong công ty có thể kiểm soát thông tin hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào, quản lý từ xa thông qua các thiết bị cầm tay có kết nối internet;
• Doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và theo dõi hàng hóa thông qua tính năng định vị khu vực/vị trí của sản phẩm trong kho hàng, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa. Ngoài ra cho cho phép mỗi đơn vị có thể quản lý nhiều vị trí kho;
• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động.

Quản lý kho thông minh – toàn diện – hiệu quả với các giải pháp công nghệ tiên tiến là xu hướng hiện nay

Đâu là giải pháp quản lý kho hàng đầu cho những bài toán quản lý kho phức tạp của mỗi doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý kho 3S WMS do Công ty Cổ phần Công nghệ ITG xây dựng và phát triển là giải pháp quản trị kho thông minh được nhiều doanh nghiệp lớn trong nước và doanh nghiệp FDI tin dùng. Hệ thống được phát triển chuyên sâu theo đặc thù kho vận từng lĩnh vực, sử dụng QR Code/Barcode tích hợp cùng các thiết bị IoT. Giải pháp đem đến những hiệu quả to lớn có thể kể đến như:

• Quản lý chi tiết nhập, xuất, tồn kho theo mã QR code/Barcode trên các tem dán ở sản phẩm;

• Quản lý hàng hóa theo vị trí, thùng, bao, gói, pallet;
• Truy xuất nguồn gốc của hàng hóa dễ dàng;
• Nắm bắt tình trạng tồn kho theo thời gian thực;
• Quản lý kho theo quy trình chuẩn;
• Giảm áp lực lên đội ngũ nhân lực phụ trách kho, hạn chế tối đa các nhầm lẫn đáng tiếc trong quá trình vận hành;

Hoạt động quản lý kho tuy không có nhiều tác vụ phức tạp, nhưng nếu không được kiểm soát chặt chẽ sẽ gây thất thoát lãng phí rất lớn. Trong đó, những giải pháp quản trị thông minh được coi là điểm khởi đầu hoàn hảo cho sự phát triển vượt bậc của mỗi doanh nghiệp về sau.

Để được tư vấn về giải pháp hàng đầu cho những bài toán quản trị kho phức tạp, doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855