bài Viết

Phương pháp quản lý kho hạn chế tối đa thất thoát cho doanh nghiệp

08/12/2020

Một trong những vấn đề nan giải nhất của nhà quản lý là tránh tình trạng thất thoát hàng hóa trong kho. Các nguyên nhân gây ra tình trạng này có thể đến từ con người hoặc quy trình vận hành của kho. Hậu quả của việc thất thoát gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp, gây thiệt hại về kinh tế và khó khăn cho việc quản lý hàng tồn kho. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn những phương pháp quản lý kho hiệu quả, tránh thất thoát.

quản lý kho

Kho là khu vực lưu trữ hàng hóa cho hoạt động kinh doanh và phân phối

Lỗ hổng thất thoát trong quản lý kho

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên kho gian lận trong quá trình nhập xuất hoặc một nguyên nhân nữa là do hàng hóa bị trượt giá.

Dù các doanh nghiệp có hệ thống quản trị rủi ro chặt chẽ, nhưng nhiều lỗ hổng từ các bên dễ tạo ra các sai phạm, gây thất thoát hàng hóa trong khu vực kho bãi. Điều này dẫn đến những sai sót trong công tác kế toán quản trị hàng tồn kho, ảnh hưởng việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin mang tính chất dự báo tương lai, dự báo về lượng hàng tiêu thụ, tác động đến việc phân tích, đánh giá và ra các quyết định của nhà quản trị.

Nói cách khác, thông tin tồn kho là nhân tố đóng vai trò chủ đạo trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh. Để đạt được các mục tiêu đó, kế toán quản trị sẽ dựa trên số lượng hàng hóa nhập kho đầu kỳ và hàng hóa xuất ra trong kỳ nhằm phục vụ cho các công tác hoạch định và quản trị. Tuy nhiên, việc thất thoát hàng hóa ngoài việc khiến doanh nghiệp hao hụt doanh thu, còn khiến các đơn vị khó nắm bắt được số lượng chính xác hàng hóa tiêu thụ, ảnh hưởng rất lớn đến công tác kế toán sau này.

Phương pháp quản lý kho hiệu quả – Tránh thất thoát

  • Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Sắp xếp hàng hóa khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian, giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc. Hàng hóa khi được sắp xếp một cách khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực khi phải tìm kiếm hàng hóa, vận chuyển hàng hóa, nhập xuất kho và những thao tác khác cũng sẽ trở nên nhanh hơn.

Khi quản lý kho hàng, việc sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học theo quy trình quản lý kho là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Để thuận tiện trong việc sắp xếp hàng hóa thì bạn có thể đẩy những hàng hóa được sử dụng nhiều và số lượng lớn ở gần cửa ra vào. Vẽ những bảng chỉ dẫn hàng hóa để khi nhân viên vào sẽ không có cảm giác như đứng ở trong ma trận. Dán trên những kệ những thông tin quan trọng như: tên hàng hóa, mã sản phẩm, ngày nhập,…

  • Tạo mã vạch cho các sản phẩm

Một kho hàng thông minh thì không thể không nhắc đến mã vạch. Khi bạn sử dụng mã vạch để quét sản phẩm thì việc quản lý lượng hàng tồn kho sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Hãy đặt tên sản phẩm bao gồm cả ký hiệu để khi tìm kiếm sẽ dễ dàng hơn.

Ngoài ra bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho hàng để kiểm kho bằng máu quét mã vạch. Chỉ cần quét mã trên sản phẩm là bạn có thể tự động nhập, xuất kho, tránh sai sót do nhập sai số liệu hàng hóa, thất thoát hàng hóa.

  • Kiểm kho định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do một nhóm nhân viên thực hiện, thường cần từ 2 – 3 người. Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm.

Các hình thức kiểm kê kho:

  • Kiểm kê thực tế: Khi quản lý kho, kiểm kê kho thực tế là hoạt động kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc.
  • Kiểm tra tại chỗ: Nếu bạn sợ khi kiểm kê thực tế cuối năm sẽ gặp phải nhiều vấn đề dồn dập hoặc lượng hàng hóa trong kho quá lớn thì bạn có thể thực hiện kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong năm.

Kiểm theo chu kỳ: Nếu như kiểm kê thực tế được thực hiện mỗi năm thì phương pháp kiểm theo chu kỳ có thể được thực hiện mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày. Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết 10 sai lầm trong kiểm kê kho và quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn để biết các bước cần thiết khi muốn quản lý kho hàng hiệu quả.

  • Ứng dụng phần mềm vào quản lý

Nhằm tạo ra công cụ quản lý hiệu quả cho các doanh nghiệp, đồng thời xây dựng một giải pháp quản trị chuyên nghiệp, nhiều đơn vị đã triển khai áp dụng phần mềm quản lý kho được phát triển trên nền tảng công nghệ tiên tiến, thay thế cách quản lý thủ công.

Phần mềm quản trị kho thông minh là sự kết hợp hoàn hảo giữa hệ thống quản lý dữ liệu khoa học, tập trung cùng với công nghệ IoT tiên tiến nhất. Giải pháp sẽ sử dụng máy Handy Terminal – loại máy quét mã nhỏ gọn cầm tay có khả năng đọc mã QR code/Barcode ở khoảng cách 1m. Theo đó, toàn bộ các số liệu về kho vật lý của các đơn vị đều được đồng bộ với phần mềm quản trị kho và được khai báo từ xa qua mạng Internet. Sự kết hợp này giúp hoạt động vận hành kho luôn được kiểm soát tức thời, tổng hợp trên một hệ thống duy nhất và đảm bảo chính xác tuyệt đối với dữ liệu thực địa trong mỗi kho vật lý của doanh nghiệp. Từ đó nhà quản trị có thể tối ưu hóa dung lượng kho, loại bỏ tối đa sai sót trong hoạt động kiểm kê và tiết kiệm thời gian trong quy trình nhập/xuất/kiểm kê kho.

Tại sao phần mềm quản trị kho cho phép hạn chế tối đa thất thành hàng hóa?

Sử dụng phần mềm quản lý kho thay vì các phương pháp truyền thống đã cung cấp cho người quản trị một công cụ để quản lý kho đơn giản – chính xác – toàn diện:

  • Cập nhật thông tin nhanh chóng, linh hoạt. Cho phép doanh nghiệp nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho nhờ khả năng hiển thị hàng hóa trong kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối. Mọi hoạt động nhập/xuất/kiểm kê kho thủ công sẽ được thay thế bằng tự động hóa, tiết kiệm nhân lực, thời gian làm việc trong kho cũng như gia tăng mức độ chính xác của dữ liệu. Ngoài ra phần mềm quản trị kho còn được xây dựng tính năng cảnh bảo khi có tình trạng thất thoát, gian lận hàng hóa;
  • Cho phép các vị trí quản lý chủ chốt trong công ty có thể kiểm soát thông tin hàng hóa tại bất kỳ thời điểm nào, quản lý từ xa thông qua các thiết bị cầm tay có kết nối internet;
  • Doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và theo dõi hàng hóa thông qua tính năng định vị khu vực/vị trí của sản phẩm trong kho hàng, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa. Ngoài ra cho cho phép mỗi đơn vị có thể quản lý nhiều vị trí kho;
  • Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động.

quan ly kho 01 - Phương pháp quản lý kho hạn chế tối đa thất thoát cho doanh nghiệp

Quản lý kho thông minh – toàn diện – hiệu quả với các giải pháp công nghệ tiên tiến là xu hướng hiện nay

Kho hàng được quản lý tốt sẽ giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn. Đón đọc bài viết: Nằm lòng bí quyết quản lý tồn kho hiệu quả tránh thất thoát để tìm thấy những phương pháp sắp xếp quản lý kho hiệu quả

Đâu là giải pháp quản lý kho hàng đầu cho những bài toán quản lý kho phức tạp của mỗi doanh nghiệp?

Giải pháp 3S iWAREHOUSE do Công ty Cổ phần Công nghệ ITG xây dựng và phát triển là giải pháp quản trị kho thông minh được nhiều doanh nghiệp lớn trong nước và doanh nghiệp FDI tin dùng. Hệ thống được phát triển chuyên sâu theo đặc thù kho vận từng lĩnh vực, sử dụng QR Code/Barcode tích hợp cùng các thiết bị IoT. Giải pháp đem đến những hiệu quả to lớn có thể kể đến như:

  • Quản lý chi tiết nhập, xuất, tồn kho theo mã QR code/Barcode trên các tem dán ở sản phẩm;
  • Quản lý hàng hóa theo vị trí, thùng, bao, gói, pallet;
  • Truy xuất nguồn gốc của hàng hóa dễ dàng;
  • Nắm bắt tình trạng tồn kho theo thời gian thực;
  • Quản lý kho theo quy trình chuẩn;
  • Giảm áp lực lên đội ngũ nhân lực phụ trách kho, hạn chế tối đa các nhầm lẫn đáng tiếc trong quá trình vận hành;

Hoạt động quản lý kho tuy không có nhiều tác vụ phức tạp, nhưng nếu không được kiểm soát chặt chẽ sẽ gây thất thoát lãng phí rất lớn. Trong đó, những giải pháp quản trị thông minh được coi là điểm khởi đầu hoàn hảo cho sự phát triển vượt bậc của mỗi doanh nghiệp về sau.

Để được tư vấn về giải pháp hàng đầu cho những bài toán quản trị kho phức tạp, doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855

Đọc thêm: Ứng dụng IoT thành công tại nhà cung cấp kho lạnh hàng đầu Hoa Kỳ

5/5 - (1 bình chọn)
5/5 - (1 bình chọn)
Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

    Tặng bạn ebook







      Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
      Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

        Phone Gọi ngay
        zalo chat Zalo chat
        Facebook chat Facebook chat