Hệ thống ERP của Vinamilk và bài học kinh nghiệm khi triển khai ERP

Câu chuyện triển khai hệ thống ERP của Vinamilk đã truyền cảm hứng tới nhiều doanh nghiệp đang muốn đổi mới công nghệ và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Những đột phá ấn tượng mà Vinamilk đạt được sau khi áp dụng phần mềm ERP như nâng cao năng suất, tối ưu hóa quy trình và tăng trưởng doanh thu đã chứng minh rõ ràng sức mạnh của công nghệ trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về hành trình ứng dụng ERP tại Vinamilk trong bài viết!

Vinamilk là tập đoàn có bước chuyển mình ngoạn mục nhờ sử dụng ERP

Thực trạng quản trị của Vinamilk trước khi sử dụng ERP

Vinamilk từng gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý quy trình nghiệp vụ trước khi triển khai phần mềm ERP:

Dữ liệu phân tán và không đồng nhất

Trước khi xây dựng hệ thống ERP, Vinamilk từng sử dụng một số phần mềm riêng lẻ cho các bộ phận, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Những phần mềm này được thiết kế dựa trên đặc thù nghiệp vụ riêng của từng bộ phận nên có quy trình tách biệt và dữ liệu không đồng bộ với nhau. Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, khoảng cách giữa các bộ phận “phình to”, khiến việc chuyển giao thông tin thiếu đồng nhất, quy trình không thể trôi chảy. Điều này  khiến đội ngũ nhân viên và quản lý gặp nhiều khó khăn trong việc cũng như công tác điều hành.

Khó khăn trong quản lý xuất nhập kho

Trong quá khứ, việc theo dõi hàng hóa nhập – xuất của Vinamilk được thực hiện hoàn toàn thủ công qua file Excel. Vậy nên nhân viên thường mất rất nhiều thời gian cho việc nhập liệu, số liệu cũng được cập nhật chậm hơn thực tế.

Sự chậm trễ ngay từ giai đoạn đầu vào đã làm cho hàng tồn kho liên tục tăng cao. Vinamilk phải tiêu tốn nhiều nguyên liệu và nhân công hơn trong quá trình sản xuất, từ đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của tổ chức.

Quy trình quản lý kho tại Vinamilk từng gặp nhiều trở ngại trước khi có phần mềm ERP

Hạch toán chi phí không chính xác

Khi chưa có ERP, bộ phận tài chính – kế toán của Vinamilk vẫn tiến hành hạch toán theo cách thủ công. Khối lượng giấy tờ và thủ tục cần giải quyết hàng ngày lớn khiến nhân sự dễ mắc lỗi và bỏ sót số liệu. 

Thêm vào đó, do chưa có công cụ hỗ trợ theo dõi, đo lường dữ liệu vận hành chi tiết (khấu hao máy, thời gian gia công, vật tư tiêu hao,…) để phân bổ đúng chi phí cho từng sản phẩm nên công ty phải tiến hành phân bổ chi phí chung theo tỉ trọng sản phẩm, dẫn đến chi phí sản xuất được tính ra không sát với thực tế.

Hạch toán chi phí từng là bài toán nan giải với Vinamilk

Quy trình sản xuất rời rạc

Hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp được tạo nên bởi sự tương tác và phối hợp giữa nhiều phòng ban. Vinamilk có một cơ cấu tổ chức lớn, vì vậy cần phải gắn kết chặt chẽ tất cả các quy trình với nhau để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liền mạch. Tuy nhiên, ở những giai đoạn đầu khi chưa ứng dụng ERP tại Vinamilk, công ty gặp rất nhiều khó khăn khi liên kết các khâu trong quá trình sản xuất, từ nhập hàng đến sản xuất hoàn thiện, bán hàng và truyền thông quảng bá sản phẩm.

Quy trình sản xuất tại Vinamilk từng gặp nhiều khó khăn khi chưa thể đồng bộ

Hệ thống ERP của Vinamilk giúp doanh nghiệp phát triển vượt bậc

Đối mặt với những thách thức trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp, Vinamilk đã chính thức triển khai hệ thống ERP từ năm 2007. Hệ thống này tạo ra một nền tảng quản lý công việc liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty.

Chỉ sau 8 tháng áp dụng hệ thống ERP, Vinamilk đã ghi nhận nhiều sự cải thiện. Quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách ổn định, giúp công ty nâng cao khả năng cạnh tranh. Đến năm 2019, Vinamilk đã vinh dự lọt vào danh sách 200 công ty có doanh thu tốt nhất khu vực Châu Á – Thái Bình Dương.

Việc ứng dụng ERP vào quản trị giúp Vinamilk gặt hái được thành quả ấn tượng về doanh thu

Cung cấp báo cáo toàn diện cho người quản lý và lãnh đạo

Sản phẩm của Vinamilk liên quan trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng, do đó, việc quản lý chất lượng từ nguồn nguyên liệu đến quá trình chế biến, đóng gói và vận chuyển luôn được đặt lên hàng đầu.

Với sự hỗ trợ của hệ thống ERP Vinamilk, lãnh đạo có thể dễ dàng nắm bắt thông tin tổng quát mọi lúc mọi nơi, từ đó đưa ra những quyết định chính xác, tối ưu hóa quy trình làm việc một cách hiệu quả nhất.

Tối ưu quy trình thanh toán

Một trong những tính năng nổi bật mà hệ thống ERP của Vinamilk sở hữu là khả năng thanh toán tự động theo cài đặt của doanh nghiệp. Khi đến thời hạn, hệ thống sẽ tự động thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp hoặc đối tác mà không cần sự can thiệp thủ công.

Không chỉ thế, quá trình giao dịch giữa người bán và người mua trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Nhờ vào việc tích hợp trực tiếp với ngân hàng, hệ thống ERP cho phép khách hàng chỉ cần quét mã hoặc thực hiện vài thao tác trên ứng dụng để hoàn tất giao dịch ngay lập tức.

Quy trình thanh toán của Vinamilk ngày càng được tối ưu hoá

Nâng cao hiệu quả nguồn nhân lực

Hệ thống ERP của Vinamilk hỗ trợ nhà quản lý đánh giá chính xác năng suất và hiệu quả công việc của từng nhân viên. Khi một nhân viên cập nhật trạng thái công việc, người quản lý sẽ nhận được thông báo ngay lập tức để theo dõi thông tin một cách liên tục.

Hơn nữa, ERP còn phân tích dữ liệu thu thập để giúp nhân viên tự đánh giá công việc của mình. Đồng thời, người quản lý có thể nhanh chóng điều chỉnh để tối ưu hóa nguồn lực.

Đơn giản hóa nhiều quy trình nghiệp vụ

Vinamilk hiện đang cung cấp khoảng 200 dòng sản phẩm khác nhau cho thị trường trong nước và quốc tế. Mỗi dòng sản phẩm đi kèm với các chính sách giá và chương trình ưu đãi riêng.

Theo thời gian, điều này tạo ra áp lực lớn trong việc kiểm soát và thống kê. Lúc này, việc có được một công cụ hỗ trợ chuẩn hóa quy trình cũng như giúp đơn giản hóa và tự động hóa các nghiệp vụ phức tạp là điều rất cần thiết. Và hệ thống ERP đã trở thành giải pháp tối ưu cho thách thức này của Vinamilk. 

Xem thêm: Các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công theo 8 chuyên ngành dọc

Bài học từ quá trình triển khai hệ thống ERP của Vinamilk

Việc ứng dụng thành công hệ thống ERP của Vinamilk đã mang đến những bài học kinh nghiệm giá trị đối với các doanh nghiệp đang mong muốn tối ưu hóa quy trình quản trị. Cụ thể như sau:

Tập trung vào mục tiêu

Xác định mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp tổ chức đi đúng hướng. Khi toàn bộ nhân sự cùng chung một chí hướng, họ sẽ hiểu rõ mình cần đóng góp gì cho kết quả của doanh nghiệp. Từ đó, mỗi người sẽ nỗ lực hết mình, tập trung hoàn thành tốt nhiệm vụ, giúp tổ chức tiến xa hơn.

Mục tiêu phát triển thương hiệu, sản phẩm và phát triển bền vững của Vinamilk được thực hiện nhanh chóng và thành công

Chọn giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu quản lý

Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định những vấn đề cụ thể đang gặp phải và nhu cầu cần thiết cho phần mềm. Những yêu cầu này nên được tổng hợp từ tất cả các phòng ban để xác định giải pháp phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cũng nên tham khảo nhiều nhà cung cấp ERP khác nhau, so sánh tính năng, chi phí và mức độ hỗ trợ để đưa ra lựa chọn chính xác nhất.

Lập kế hoạch triển khai cụ thể và chi tiết

Khi đã chọn được giải pháp phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch triển khai rõ ràng, với lộ trình cụ thể, nhân sự tham gia và chi phí dự kiến. Sự chuẩn bị chu đáo sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, mang lại hiệu quả cao hơn.

Doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết để quản trị hiệu quả hơn

Cam kết từ ban lãnh đạo

Đối với một dự án lớn như triển khai ERP, có thể sẽ xuất hiện sự hoài nghi từ nhân viên về tính hiệu quả của hệ thống. Lúc này, sự cam kết từ ban lãnh đạo với những động lực cụ thể sẽ tạo ra nguồn năng lượng lớn để toàn bộ đội ngũ cùng tham gia vào công cuộc đổi mới và đạt được các mục tiêu đề ra.

Nhân sự có vai trò quyết định

Dù tính năng và khả năng đáp ứng của hệ thống rất quan trọng, nhưng con người mới chính là yếu tố quyết định đến sự thành bại của dự án ERP. Nếu đội ngũ triển khai dự án chịu trách nhiệm xác định yêu cầu, theo dõi tiến độ, kiểm thử và đưa hệ thống vào sử dụng thì nhân viên sử dụng hệ thống mới là những người trực tiếp tạo ra sự thay đổi từng ngày cho doanh nghiệp.

Nhân sự là nhân tố quan trọng mang lại thành công của quá trình ứng dụng ERP

Để hệ thống ERP phát huy tối đa hiệu quả, Vinamilk đã tạo ra văn hóa chuyển đổi số, khuyến khích nhân viên chủ động học hỏi và thích ứng với những thay đổi công nghệ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tổ chức các buổi đào tạo giúp nhân viên hiểu rõ các tính năng, quy trình làm việc trên hệ thống, từ đó tránh được những sai sót, tăng hiệu suất công việc và tối ưu hóa quy trình sản xuất kinh doanh.

Hệ thống ERP của Vinamilk có nên được áp dụng với doanh nghiệp khác?

ERP là hệ thống quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tối ưu, đem lại nhiều ưu thế cho các doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, đây cũng là một hệ thống phức tạp bao gồm nhiều module chức năng và có chi phí triển khai lớn. Vì vậy, các doanh nghiệp đang có định hướng triển khai ERP cần cân nhắc kỹ lưỡng và xem xét một số yếu tố quan trọng như: Mục tiêu, nguồn lực doanh nghiệp, tính phù hợp của hệ thống,…

Mô hình ERP của Vinamilk đã mang đến thành công vượt bậc cho doanh nghiệp này nhưng có thể không phù hợp khi áp dụng vào các đơn vị khác bởi mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù và quy trình vận hành riêng nên bài toán cần giải quyết cũng khác. 

Thay vì áp dụng y nguyên hệ thống ERP giống của Vinamilk, các doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu quản trị.

Giữa muôn vàn lựa chọn trên thị trường hiện nay, 3S ERP là cái tên được nhiều doanh nghiệp trong nước tin tưởng sử dụng.

Hệ thống module chức năng của phần mềm 3S ERP

Phần mềm sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội như:

• 3S ERP nằm trong Hệ sinh thái giải pháp Chuyển đổi số toàn diện của ITG, có thể tích hợp linh hoạt tùy theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp ở từng giai đoạn.
• Đúc kết Kiến thức và Kinh nghiệm (Know-how) tối ưu theo từng ngành nghề, giải pháp 3S ERP có thể giải quyết bài toán chuyên sâu cho nhiều ngành: Cơ khí chế tạo, Điện tử, Đúc nhựa, In ấn – Bao bì, Dược phẩm – Thiết bị y tế, F&B, Dây & Cáp điện, Nhôm – Kính, Phân phối – Bán lẻ…
• Đáp ứng mọi nhu cầu quản trị của doanh nghiệp, từ mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất đến tài chính – kế toán, quản trị nhân sự, khách hàng, kênh phân phối,…
• Đặc biệt, module nâng cao trục kế hoạch sản xuất thông minh 3S SPS giúp doanh nghiệp tính toán và lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn, đồng thời cho phép nhà quản lý theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất trực quan theo thời gian thực. Đây vốn là bài toán khó của nhiều doanh nghiệp mà ít có phần mềm nào trên thị trường có thể giải quyết triệt để vấn đề này.
• Đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kiến thức và kinh nghiệm luôn đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt quá trình triển khai hệ thống ERP, đảm bảo giải pháp đáp ứng mục tiêu quản trị với nguồn lực phù hợp và có khả năng mở rộng trong tương lai.

Hệ thống ERP của Vinamilk đã mở ra nhiều cơ hội mới cho tập đoàn hàng đầu ngành sữa Việt Nam và cũng là điểm sáng để các doanh nghiệp khác học hỏi. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm hiểu về hệ thống ERP và mong muốn triển khai nói riêng, hãy gọi ngay tới hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ kịp thời.