Giải pháp quản lý kho hàng chặt chẽ, hiệu quả mà DN không thể bỏ qua

Ứng dụng công nghệ trong quá trình quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành, tối ưu nguồn lực. Ngoài ra, các giải pháp quản lý kho hàng còn mang lại hiệu quả cao trong việc kiểm soát hàng hóa, nguyên vật liệu chính xác, từ đó hạn chế tối đa những sai sót không mong muốn.

Thất thoát doanh thu từ chính những lỗ hổng quản lý kho

Các kho hàng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực ngày càng tăng về số lượng, diện tích cũng như chủng loại hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng và sản xuất ngày một đa dạng. Việc quản lý theo phương thức truyền thống, dẫn tới nhiều khó khăn như:

• Thực hiện qua nhiều bước, nhiều quy trình làm gia tăng thời gian và nguồn lực thực hiện công việc.
• Việc kiểm kê hay sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí để tìm kiếm, lấy hàng khi cần thiết còn gặp nhiều khó khăn, đôi khi, dẫn đến thất thoát hàng hóa do đặc thù hàng hóa đa dạng về chủng loại, kích thước, quy cách đóng gói…
• Các thông tin về sản phẩm được ghi lại một cách thủ công và thiếu đầy đủ khiến việc kiểm soát hạn sử dụng của sản phẩm trở nên khó khăn.
• Các quy trình được thực hiện thủ công và qua nhiều giai đoạn cũng như quản lý lượng hàng xuất nhập kho lớn nên các loại giấy tờ lưu cần lưu trữ là không hề nhỏ.

Do vậy, việc tối ưu và tận dụng tối đa nguồn lực, trong quản lý kho hàng là một trong những công việc quan trọng của mọi doanh nghiệp

Cách quản lý kho chặt chẽ với các giải pháp CNTT

• RFID

Để khắc phục các khó khăn còn tồn tại trong vấn đề quản lý kho hàng, một số doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng các giải pháp ứng dụng RFID (Radio Frequency Identification – Nhận dạng bằng tần số sóng radio) trong toàn bộ các khâu quản lý kho hàng.

Giải pháp quản lý kho hàng này được cấu tạo bởi 03 bộ phận chính là RFID Tag, thiết bị đọc thẻ RFID Reader (đầu đọc) và hệ thống xử lý dữ liệu. RFID Tag có chức năng lưu trữ thông tin, chủ yếu là định danh sản phẩm được thiết lập từ trước. RFID Reader phát sóng và tiếp nhận thông tin từ RFID Tag và truyền dữ liệu về hàng hóa, vị trí đến hệ thống xử lý. Hai thiết bị RFID tag và RFID Reader cần trùng nhau về tần số để có thể nhận dạng và thu phát được tín hiệu với nhau, do vậy, khả năng bảo mật và chính xác thông tin được đảm bảo.

Trong quản lý kho hàng, RFID Tag được gắn lên các loại hàng hóa cần theo dõi, còn RFID Reader thường đặt tại vị trí cố định tùy theo nhu cầu, phát ra một tần số nhất định để phát hiện các thiết bị xung quanh. Khi hàng hóa có gắn RFID Tag đi qua vùng tần số này, RFID Reader nhận dạng chính xác thông tin về hàng hóa.

Nhờ ưu điểm về khả năng đọc số lượng lớn và chính xác, RFID giúp nhân viên kho có thể dễ dàng kiểm kê hàng hiệu quả và tiết kiệm tới 50% thời gian kiểm kê so với phương pháp truyền thống. Ngoài ra, cung cấp thông tin chính xác về vị trí kho, khu vực, giá, kệ cụ thể để nhập hay lấy hàng, giúp cải thiện hiệu quả làm việc và giảm 4% -5% độ trễ khi lấy hàng.

• QR code

QR code là một phiên bản cải tiến của mã vạch một chiều với khả năng lưu trữ dữ liệu về sản phẩm lớn hơn và cũng có khả năng chịu lỗi cao hơn. Mã QR có thể lưu trữ nhiều ký tự hơn 200 lần so với mã vạch thông thường. Nó cũng giữ lại các đặc điểm về chi phí thấp và tính nhanh chóng trong nhận dạng mã từ giải pháp tiền thân của nó.

Đọc thêm: phần mềm quản lý hàng hóa

Giải pháp quản lý kho hàng bằng QR code sẽ được kết hợp cùng các thiết bị cầm tay IoT (máy Handy Terminal) để đọc thông tin đã được mã hóa bằng QR Code. Thông qua đó, các quy trình quản lý kho được diễn ra theo một bức tranh hoàn toàn mới:

• Khi nhập hàng vào kho: QR code gắn trên thùng hàng, sản phẩm đã chứa toàn bộ các thông tin như loại hàng, khu vực chứa, hạn dùng, màu sắc, xuất xứ… Khi sử dụng máy Handy Terminal để quét các mã QR, các thông tin hàng hóa sẽ được hệ thống nhận diện và cập nhật trực tiếp lên hệ thống mà không cần các thao tác kiểm đếm, cập nhật, ghi chép thủ công.
• Sắp xếp, kiểm đếm và quản lý tồn kho: Hàng hóa sau khi nhập kho được chuyển tới các giá kệ được quy định trước, cập nhật vị trí lên hệ thống. Việc kiểm đếm hàng tồn kho cũng trở nên rất dễ dàng nhờ thiết bị Handy Terminal , cho phép cùng lúc kiểm kê nhiều loại mặt hàng cũng như kiểm soát hàng hóa cận hết hạn nhằm đưa ra các xử lý phù hợp.
• Xuất hàng khỏi kho: Khi hàng hóa có gắn mã QR được quét bởi Handy Terminal, các thông tin liên quan về số lượng, chủng loại hàng hóa xuất kho sẽ được cập nhật ngay lên hệ thống.

Công nghệ QR code đang ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các giải pháp quản lý kho hàng, giúp doanh nghiệp hoạt động ngày một hiệu quả hơn. Với các lợi ích vượt trội cũng như khả năng tái sử dụng nhiều lần, QR code xứng đáng là một lựa chọn hàng đầu về giải pháp quản lý kho hàng chặt chẽ cho các doanh nghiệp hiện tại.

• Giải pháp quản lý kho hàng thông minh giúp giảm thất thoát 3S iWAREHOUSE

Phần mềm quản lý kho thông minh 3S iWAREHOUSE được phát triển bởi ITG Technology – Đơn vị có 16 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam và doanh nghiệp FDI.

Hệ thống 3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành kho 4.0 giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình, tiết kiệm 80% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho. Ứng dụng 3S iWAREHOUSE giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản trị. Phần mềm 3S iWAREHOUSE còn được cài đặt trên máy Handy Terminal – loại máy quét mã nhỏ gọn cầm tay sẽ giúp tự động nhập/xuất/kiểm kê kho chỉ với một thao tác quét mã QR code.

Một số hiệu quả khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm 3S iWAREHOUSE

• Giảm chi phí tồn kho nhờ khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực với mức độ chính xác.
• Tiết kiệm thời gian trong nhập/xuất hàng hóa: Với số lượng hàng hóa lớn, việc nhập/ xuất kho thủ công là một phương pháp tốn nhiều thời gian và dễ sai sót. Bằng việc ứng dụng phương pháp quét QR code thông tin nhập/ xuất kho sẽ được ghi nhận và tự động tạo phiếu nhập/xuất trên phần mềm
• Tiết kiệm thời gian trong tìm kiếm hàng trong kho: cho phép quản lý nhiều vị trí kho, hỗ trợ xác định vị trí của sản phẩm trong kho, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa;
• Kiểm soát kho nhanh chóng chính xác. Tránh thất thoát, gian lận hàng hóa;
• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động;
• Giảm áp lực lên đội ngũ nhân sự phụ trách kho, hạn chế tối đa các sai sót đáng tiếc trong quy trình quản lý kho;

Với các giải pháp quản lý kho hàng kể trên, giờ đây việc quản lý kho hàng tổng thể cũng như quản lý toàn diện thông tin chi tiết của từng mặt hàng trở nên dễ dàng, tiện dụng, chính xác và tiết kiệm nhiều nguồn lực cho đơn vị sử dụng. Nếu như doanh nghiệp của bạn có mong muốn tối ưu và tận dụng tối đa nguồn lực, cũng như thời gian, trong quản lý kho hàng, hãy liên hệ với các chuyên gia quản trị kho của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.955

Đọc thêm: phần mềm quản lý kho theo vị trí