bài Viết

5S là gì? Nguồn gốc và ý nghĩa, lợi ích của 5S đối với doanh nghiệp

31/07/2019

5S được khởi nguồn và ở Nhật và hiện nay 5S rộng rãi ở các doanh nghiệp trên thế giới. Vậy 5S là gì? Hãy cùng ITG tìm hiểu về nguồn gốc và ý nghĩa của 5S nhé.

>>>Đọc thêm: Six sigma là gì? Doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng tỷ USD nhờ Six sigma

5S là gì?

5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

5S là một mô hình quản lý toàn diện, đa năng, vận hành vô cùng hiệu quả nhưng lại khá đơn giản, dễ thực hiện ở bất kỳ khu vực, quốc gia, hay địa phương, tổ chức nào. Nó chính là một hệ thống cơ bản bắt nguồn từ quan điểm. Nếu mỗi cá nhân, tổ chức làm việc trong một môi trường sạch sẽ, lành mạnh, thoáng mát, làm cho tinh thần thoải mái thì hiệu quả lao động sẽ tăng cao.

5S là gì

Ý nghĩa của 5S là gì?

– SERI (SÀNG LỌC): Đây là bước đầu tiên và cũng là công việc đầu tiên cần làm của bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Nó là việc sàng lọc tất cả những gì không còn hữu dụng và loại bỏ chúng. Chỉ giữ lại những gì cần thiết và mang lại giá trị.

– SEITON (SẮP XẾP): Sau khi sàng lọc tất cả những thứ không còn đem lại giá trị sử dụng thì việc sắp xếp lại những đồ dùng, công cụ trong nơi làm việc một cách khoa học, có hệ thống cũng không kém phần quan trọng.

– SEISO (SẠCH SẼ): Là việc dọn dẹp nơi làm việc mỗi ngày sau khi hoàn thành xong công việc của mình, bao gồm cả việc làm sạch các trang thiết bị, máy móc. Để nơi làm việc luôn được sạch sẽ, khi môi trường làm việc sạch sẽ, tinh thần con người sẽ thoải mái do vậy năng suất thực hiện công việc luôn ở mức cao nhất và hiệu quả nhất, giúp hoàn thành những deadline một cách dễ dàng hơn.

– SEIKETSU (SĂN SÓC): Chính là việc thực hiện và duy trì một cách đều đặn và có hệ thống 3 tiêu chuẩn phía trên của 5S. Chỉ khi duy trì và thực hiện tốt được những tiêu chuẩn đó mới có thể hoàn thành tốt nhất tiêu chuẩn cuối cùng và vô cùng quan trọng.

– SHITSUKE (SẴN SÀNG): Mỗi cá nhân trong một tổ chức, công ty luôn phải sẵn sàng cho mọi việc, luôn có ý thức cao trong việc thực hiện công việc của bản thân mình, luôn luôn tuân thủ những quy tắc tại nơi làm việc. Điều quan trọng hơn cả là phát huy cao tinh thần tự giác trong công việc. Bản thân mỗi cá nhân nói riêng và tập thể trong công ty, doanh nghiệp nói chung phải luôn nhận thức rõ ràng tầm quan trọng của 5S, phải biết kết hợp và thực hiện một cách chủ động, nhịp nhàng các chuẩn mực chung của 5S để đem lại năng suất lao động, giá trị cao cho công ty, doanh nghiệp.

Đọc thêm: Phần mềm ERP trong nhà máy là gì?

5S LÀ GÌ

>>>Đọc thêm: TPM là gì? Sự cần thiết của TPM đối với các doanh nghiệp Việt Nam

Tại sao phải thực hiện 5S?

Những sản phẩm của người Nhật luôn đem lại rất nhiều giá trị và hiệu quả, được ứng dụng rộng rãi không chỉ ở Nhật mà còn ở nhiều quốc gia khác và 5S cũng như vậy. 5S đã và đang được áp dụng phổ biến ở môi trường công sở, là một công cụ đem lại nhiều lợi ích:

  • Cải thiện lợi nhuận: Giảm chi phí, hợp lý hóa chi phí lao động và nâng cao chất lượng.
  • Lực lượng lao động hiệu quả hơn: Làm cho công việc dễ dàng hơn với các thủ tục tiêu chuẩn.
  • Nơi làm việc an toàn hơn: Cải thiện sự an toàn bằng cách giữ cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ và ngăn nắp.
  • Ít lỗi hơn: Giảm lỗi và khuyết điểm bằng cách giúp dễ dàng xác định và giải quyết vấn đề hơn.
  • Giao tiếp tốt hơn: Đảm bảo lực lượng lao động của bạn có thông tin cần thiết để hoạt động hiệu quả bằng cách tạo ra một nhà máy 5S trực quan.

Lợi ích của 5S trong sản xuất

Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt: Bởi nhiều vấn đề sẽ rất khó phát hiện khi lưu quá nhiều các vật dụng mà không chọn lọc. Tuy nhiên, nhờ S1 (Seri) mọi thứ không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc.

5S LÀ GÌ

Giảm lãng phí chi phí cho doanh nghiệp: Lợi ích tiếp theo của phương pháp 5S là giảm lãng phí cho doanh nghiệp. Đó là những lãng phí phát sinh từ việc tìm kiếm, sắp đặt, vận chuyển, thay thế máy móc, trang thiết bị. Giúp giảm chi phí lưu kho, khoảng không, các vật dụng – tài liệu lỗi thời, các vật dụng đã hết giá trị.

Nâng cao năng suất doanh nghiệp: Áp dụng phương pháp 5S, các máy móc, trang thiết bị sẽ được kiểm tra, lau chùi, bảo dưỡng hàng ngày; phòng ngừa việc hỏng hóc của thiết bị, nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc. Nhờ đó vấn đề an toàn lao động cũng được nâng cao.

Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên: Việc áp dụng phương pháp 5S thường xuyên, giúp tất cả nhân viên đều có thể tham gia hoạt động, nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hòa đồng của mọi người. Qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc, từ đó năng suất chất lượng công việc được tăng lên đáng kể trong doanh nghiệp.

loi ich cua 5s trong san xuat 3 - Lợi ích của áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất

Nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc đội, nhóm: Một nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, an toàn cho sức khỏe; một không khí làm việc tập thể cởi mở; một tinh thần làm việc hăng say – đó là những gì mà tiêu chuẩn 5S đem lại. Triết lý của tiêu chuẩn 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. Mặt khác, bản chất con người ai cũng thích sạch sẽ, thoải mái và an toàn tại nơi làm việc. Vì thế, để nâng cao năng suất chất lượng, hãy áp dụng tiêu chuẩn 5S & rèn luyện 5S hàng ngày.

Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen 

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật. Kaizen được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn. Có thể hiểu là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Trong tiếng Anh thuật ngữ được gọi là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement”.
Cũng giống với kaizen, mục tiêu mà 5s hướng tới cũng là cải tiến quy trình làm việc. Nhưng phương thức thực hiện của 5s là tăng cường tính tổ chức và hiệu quả. Nói đúng hơi thì 5S tạo nền tảng cho cơ sở doanh nghiệp áp dụng quy trình kaizen. Một khi hình thành hệ thống tổ chức công việc, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các cơ hội để cải tiến hơn.

4 yếu tố quyết định thành công của 5S: 

1/ Có sự cam kết và ủng hộ liên tục của lãnh đạo cấp cao
Điều kiện tiên quyết cho sự thành công của 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo cấp cao. Nhiệm vụ của lãnh đạo cấp cao là hình thành các cơ chế để thực hiện chương trình và chỉ định những người hỗ trợ thực hiện.
2/ 5S bắt đầu bằng giáo dục và đào tạo
Trước hết, người hỗ trợ chương trình nên tham gia vào chương trình đào tạo dành cho lãnh đạo và nên tổ chức chương trình đào tạo toàn công ty. Sau đó cần phác thảo kế hoạch dài hạn thực hiện 5S (ví dụ kế hoạch hai năm trong Phụ lục 1) và thực hiện kế hoạch đó.
3/ Không có ai là quan sát viên trong 5S mà mọi người đều tham gia
Để áp dụng hiệu quả chương trình 5S và đạt được kết quả thực sự thì không chỉ phải hiểu mà phải áp dụng được trong thực tiễn. Do vậy chính những cán bộ điều hành và hướng dẫn 5S phải thực hiện 5S và làm gương cho mọi người tham gia. Chỉ nói miệng và chỉ tay năm ngón thì không bao giờ thành công. Bí quyết thành công là tạo ra một môi trường thích hợp giúp mọi người có thể tham gia. Sau đó, nhân viên cần được khuyến khích đưa ra sáng kiến thực hiện chương trình. Nói cách khác, để đảm bảo cho sự thành công của chương trình, tổ chức nên lập kế hoạch và thực hiện với tất cả mọi người.

4/ Lặp lại chu trình 5S để dạt được chuẩn mực cao hơn
Chương trình 5S là sự lặp lại liên tục chu trình 5S ở mức cao hơn và được thiết kế cải tiến việc quản lý. Sự nhận thức đúng đắn và phương pháp thực hiện chương trình có tính hệ thống (như vòng tròn cải tiến P-D-C-A).

Kết luận

ITG hy vọng rằng những kiến thức chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn hiểu về 5S là gì? từ đó có thể có một công cụ giúp hoạt động tổ chức, doanh nghiệp trở nên hiệu quả và năng suất hơn.

4/5 - (4 bình chọn)
4/5 - (4 bình chọn)
Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

    Tặng bạn ebook







      Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
      Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

        Phone Gọi ngay
        zalo chat Zalo chat
        Facebook chat Facebook chat