Năng suất lao động là gì? 3 Cách tính năng suất lao động nhanh nâng cao năng suất cho doanh nghiệp

Năng suất lao động là một trong những chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực và năng lực vận hành của doanh nghiệp. Đo lường đúng chỉ số năng suất giúp doanh nghiệp nắm được mỗi đơn vị lao động tạo ra bao nhiêu giá trị hoặc sản lượng, từ đó đưa ra phương án cải tiến phù hợp. Vậy năng suất lao động được tính như thế nào? Doanh nghiệp cần làm gì để cải thiện năng suất một cách bền vững? Hãy cùng ITG Technology tìm hiểu trong bài viết.

Năng suất lao động là gì?

Năng suất lao động là chỉ số phản ánh hiệu quả sử dụng lao động của doanh nghiệp, được xác định bằng kết quả đầu ra (sản lượng, doanh thu, giá trị kinh tế) mà một đơn vị lao động tạo ra trong một khoảng thời gian nhất định.

Hiểu đơn giản, chỉ số năng suất giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: Với số lượng nhân sự và thời gian làm việc hiện có, doanh nghiệp tạo ra được bao nhiêu sản phẩm hoặc giá trị?

Năng suất lao động là gì?

Trong sản xuất, doanh nghiệp cần phân biệt “năng suất lao động” với hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn khác là “sản lượng” và “hiệu suất”:

• Hiệu suất: Là chỉ số dùng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu, định mức hoặc nguồn lực được giao.
• Sản lượng: Là tổng số sản phẩm đầu ra, không xét đến lượng nguồn lực bỏ ra. Một nhà máy có thể tăng sản lượng chỉ bằng cách tuyển thêm người mà năng suất không hề cải thiện.

Ảnh hưởng của năng suất lao động đến hiệu quả vận hành doanh nghiệp

Năng suất lao động có mối liên hệ trực tiếp với chi phí, năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp:

Năng suất lao động có tác động lớn đến hiệu quả vận hành doanh nghiệp

• Quyết định đến chi phí nhân công: Với cùng lượng lao động, nhưng khi năng suất cải thiện, doanh nghiệp có thể tạo ra sản lượng cao hơn. Điều này giúp giảm chi phí nhân công trên mỗi đơn vị sản phẩm.
• Năng lực đáp ứng đơn hàng: Năng suất cao giúp doanh nghiệp nâng cao sản lượng, từ đó tăng khả năng đáp ứng đơn hàng và rút ngắn thời gian sản xuất.
• Hỗ trợ kiểm soát giá thành: Khi sản lượng tăng nhưng nguồn lực đầu vào được kiểm soát tốt, chi phí bình quân trên sản phẩm có xu hướng giảm. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có thêm dư địa để tối ưu giá bán hoặc cải thiện biên lợi nhuận.
• Cơ sở tối ưu hóa nguồn lực: Phân tích năng suất giúp doanh nghiệp nhận diện những công đoạn, bộ phận hoặc nguồn lực chưa được khai thác hiệu quả, từ đó có những điều chỉnh phù hợp.

Xem thêm: 4 phương pháp phổ biến tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp sản xuất

3 Công thức tính năng suất lao động cơ bản

Dưới đây là 3 công thức năng suất lao động phổ biến và dễ áp dụng:

Công thức năng suất lao động

Công thức 1: Cách tính năng suất lao động theo sản lượng

Đây là cách tính năng suất phổ biến, thường được áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất có sản phẩm đồng nhất, đầu ra được đo lường bằng số lượng sản phẩm.

Công thức:

Trong đó:

• Tổng sản lượng: Số sản phẩm hoàn thành trong kỳ.
• Tổng số lao động: Số người trực tiếp tham gia tạo ra sản lượng.

Ví dụ, một xưởng sản xuất có 20 công nhân hoàn thành 4.000 sản phẩm trong một ngày. Như vậy, năng suất lao động sẽ được tính như sau: Năng suất lao động = 4.000 / 20 = 200 sản phẩm/người/ngày.

Cách tính này phù hợp để so sánh năng suất giữa các tổ sản xuất, ca làm việc hoặc dây chuyền có cùng loại sản phẩm.

Công thức 2: Cách tính năng suất lao động theo thời gian

Công thức tính năng suất này thường được áp dụng khi doanh nghiệp muốn đánh giá lượng công việc hoàn thành trong một đơn vị thời gian lao động, đặc biệt phù hợp để phân tích hiệu suất theo giờ, ca hoặc ngày làm việc.

Công thức:

Trong đó:

• Số lượng công việc hoàn thành: Tổng số sản phẩm hoặc công việc hoàn tất trong kỳ.
• Tổng số giờ hoàn thành: Tổng thời gian lao động thực tế được sử dụng để hoàn thành khối lượng công việc đó.

Ví dụ, một tổ gia công hoàn thành 600 chi tiết trong 120 giờ công. Năng suất lao động được tính như sau: Năng suất lao động = 600 / 120 = 5 chi tiết/giờ công.

Kết quả tính năng suất lao động cho thấy, trung bình mỗi giờ công tạo ra 5 chi tiết. Doanh nghiệp có thể sử dụng chỉ số này để theo dõi biến động năng suất hoặc so sánh hiệu quả giữa các tổ gia công.

Công thức 3: Cách tính năng suất lao động theo giá trị

Trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm với giá trị và mức độ phức tạp khác nhau, công thức tính năng suất lao động theo giá trị đầu ra sẽ là lựa chọn phù hợp nhất.

Công thức:

Trong đó:

• Giá trị sản phẩm hoặc dịch vụ tạo ra: Tổng giá trị đầu ra trong kỳ (có thể tính theo doanh thu, giá trị gia tăng, giá trị sản xuất,…)
• Tổng số nhân lực đầu vào: Tổng số lao động tham gia tạo ra giá trị đầu ra hoặc tổng số giờ công thực tế trong kỳ.

Ví dụ, Một doanh nghiệp sản xuất tạo ra tổng giá trị sản phẩm là 2 tỷ đồng trong tháng với 50 lao động. Khi đó, năng suất lao động bình quân là: Năng suất lao động = 2.000.000.000 / 50 = 40 triệu đồng/người/tháng.

Xem thêm: OEE là gì? Công thức tính OEE và cách tối ưu chỉ số Overall Equipment Effectiveness

Những yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số năng suất trong doanh nghiệp

Có 6 yếu tố chính ảnh hưởng đến năng suất lao động gồm: Trình độ và kỹ năng của người lao động, công nghệ, máy móc và công cụ làm việc, quy trình và phương pháp tổ chức công việc, động lực làm việc, khả năng khai thác dữ liệu, điều kiện làm việc.

Yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số năng suất

Trình độ và kỹ năng của người lao động

Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, sức khỏe và thái độ làm việc của người lao động sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ cũng như chất lượng công việc. Nhân sự được đào tạo bài bản thường xử lý nhiệm vụ nhanh hơn, ít lỗi hơn. Ngược lại, nhân sự chưa được đào tạo bài bản, thiếu kỹ năng sẽ khiến doanh nghiệp tốn thời gian giám sát, sửa lỗi và làm lại. Do đó, doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nâng cao kỹ năng cho nhân sự để duy trì năng suất ổn định.

Công nghệ, máy móc và công cụ làm việc

Máy móc, công cụ sử dụng trong quá trình làm việc cũng có thể ảnh hưởng đến năng suất lao động. Máy móc cũ, thiết bị lạc hậu, hệ thống quản lý rời rạc khiến nhân viên mất nhiều thời gian để hoàn thành công việc hơn. Trong khi đó, đầu tư máy móc công nghệ hiện đại sẽ giúp nhân viên giảm sai sót và các công việc thủ công, từ đó nâng cao năng suất lao động.

Quy trình và phương pháp tổ chức công việc

Quy trình rườm rà, nhiều bước phê duyệt chồng chéo, phân công trách nhiệm không rõ ràng là nguyên nhân phổ biến gây lãng phí thời gian làm việc. Nhiều doanh nghiệp có nhân sự giỏi nhưng năng suất vẫn thấp vì phải chờ đợi thông tin, xử lý các công việc nhập liệu lặp lại, phối hợp giữa các bộ phận thiếu nhịp nhàng. Vì vậy, doanh nghiệp muốn nâng cao năng suất lao động nên dành thời gian chuẩn hóa quy trình, loại bỏ công đoạn không tạo giá trị.

Động lực làm việc

Chính sách lương thưởng, cơ hội phát triển, sự ghi nhận phù hợp,… có thể khuyến khích nhân sự chủ động và trách nhiệm hơn trong công việc. Đây là một trong những yếu tố cốt lõi ảnh hưởng đến đến năng suất của người lao động. Đây là lý do doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế đánh giá, khen thưởng và tạo động lực phù hợp với từng nhóm nhân sự.

Khả năng khai thác dữ liệu

Dữ liệu giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá năng suất dựa trên các chỉ số cụ thể thay vì chỉ dựa vào cảm nhận hoặc báo cáo thủ công. Khi dữ liệu về sản lượng, thời gian làm việc, tiến độ, chất lượng và hiệu suất được cập nhật đầy đủ, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định điểm nghẽn và nguyên nhân khiến năng suất giảm. Đây cũng là cơ sở để nhà quản lý đưa ra quyết định điều chỉnh nhân lực, máy móc và quy trình phù hợp.

Điều kiện làm việc

Không gian làm việc, ánh sáng, an toàn lao động, thời gian làm việc, chế độ nghỉ ngơi,… đều có thể ảnh hưởng đến thời gian duy trì năng suất của nhân sự. Chẳng hạn, việc làm việc quá giờ kéo dài có thể tăng sản lượng ngắn hạn nhưng lại làm giảm chất lượng đầu ra và tăng nguy cơ sai sót. Hay như việc bố trí khu vực làm việc không thuận tiện có thể khiến người lao động phải di chuyển nhiều, làm ảnh hưởng đến năng suất. Do đó, cân bằng giữa mục tiêu và điều kiện làm việc là yếu tố cần thiết nếu doanh nghiệp mong muốn nâng cao năng suất lao động.

Giải pháp nâng cao năng suất lao động hiệu quả

Để nâng cao năng suất lao động, doanh nghiệp cần cải thiện cách tổ chức công việc, khả năng khai thác nguồn lực và chất lượng dữ liệu quản trị:

Giải pháp nâng cao năng suất lao động

Chuẩn hóa quy trình sản xuất

Chuẩn hóa giúp giảm sự phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân và hạn chế các thao tác không cần thiết. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc xác định và loại bỏ các bước không tạo như: Nhập liệu lặp lại, chờ duyệt, chuyển giao thủ công,… Đồng thời thiết kế lại luồng quy trình vận hành khoa học hơn, làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân/bộ phận trong quy trình và giảm thời gian chờ giữa các công đoạn.

Khi quy trình được chuẩn hóa và cập nhật thường xuyên, người lao động có thể thực hiện công việc nhất quán hơn, giảm sai sót và thời gian xử lý. Nhờ đó, tạo nền tảng để nâng cao năng suất lao động.

Ứng dụng công nghệ số

Để cải thiện năng suất lao động, doanh nghiệp cần biết chính xác nguồn lực đang được sử dụng vào đâu, kết quả tạo ra là gì và khâu nào đang làm phát sinh lãng phí. Đây là bài toán không dễ giải quyết nếu thông tin về nhân sự, đơn hàng, vật tư, chi phí, tồn kho hay tiến độ công việc nằm ở nhiều hệ thống và được tổng hợp thủ công.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu các giải pháp số như phần mềm ERP để kết nối những dữ liệu này thành một luồng thông tin thống nhất. Điều này sẽ giúp nhà quản lý theo dõi hiệu quả sử dụng nguồn lực và đánh giá năng suất lao động chính xác hơn.

Phần mềm 3S ERP do ITG Technology phát triển là một trong những giải pháp ERP nổi bật trên thị trường hiện đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp quản lý tập trung các nghiệp vụ cốt lõi như: Tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, sản xuất, kho… trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp các phòng ban phối hợp công việc hiệu quả hơn, giảm thời gian trao đổi và tổng hợp thông tin thủ công, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

Thông qua hệ thống dữ liệu quản trị xuyên suốt, 3S ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động theo nhiều khía cạnh: Tối ưu thời gian xử lý công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý, kiểm soát chi phí và giảm các thao tác dư thừa. Chẳng hạn, dữ liệu đơn hàng, tồn kho và kế hoạch sản xuất được liên kết giúp các bộ phận chủ động phối hợp, hạn chế thời gian chờ do thiếu thông tin hoặc vật tư. Nhà quản lý cũng có cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động giữa các bộ phận, nhận diện điểm nghẽn và đưa ra phương án cải tiến phù hợp.

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc của từng bộ phận mà còn cải thiện năng suất trên toàn hệ thống, hướng tới mục tiêu sử dụng nguồn lực hiệu quả.

Xem thêm: Top 12 phần mềm quản lý sản xuất MES được ưa chuộng nhất hiện nay

Ứng dụng phương pháp Lean Manufacturing và Six sigma

Lean Manufacturing tập trung loại bỏ các hoạt động không tạo giá trị như: Chờ đợi, thao tác thừa, sản xuất lỗi, di chuyển không cần thiết,… Trong khi đó, Six Sigma giúp doanh nghiệp kiểm soát biến động của quy trình, xác định nguyên nhân gây lỗi và cải thiện chất lượng đầu ra.

Doanh nghiệp có thể kết hợp hai phương pháp này để rà soát từng công đoạn, xác định điểm gây lãng phí hoặc làm giảm năng suất, sau đó đưa ra giải pháp cải tiến dựa trên dữ liệu. Việc cải tiến liên tục giúp rút ngắn thời gian sản xuất, giảm tỷ lệ lỗi và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

Xây dựng cơ chế đãi ngộ và văn hóa hiệu suất

Cơ chế lương thưởng gắn với kết quả, kết hợp ghi nhận thường xuyên và phản hồi hai chiều sẽ tạo động lực giúp nhân sự nâng cao năng suất lao động. Bên cạnh chính sách lương thưởng, doanh nghiệp cũng cần xây dựng văn hóa cải tiến liên tục, khuyến khích nhân sự đề xuất sáng kiến giảm lãng phí. Khi người lao động hiểu rõ mục tiêu và nhận được sự ghi nhận phù hợp, doanh nghiệp sẽ tạo được động lực duy trì và cải thiện năng suất một cách bền vững.

Câu hỏi thường gặp về năng suất lao động (FAQ)

Năng suất lao động là chỉ số cốt lõi phản ánh sức khỏe vận hành và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Khi nắm vững công thức năng suất lao động, biết cách tính năng suất phù hợp và theo dõi hệ thống chỉ số năng suất nhất quán, nhà quản lý sẽ có cơ sở vững chắc để tối ưu nguồn lực, kiểm soát chi phí và tăng trưởng bền vững.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/