Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO cho doanh nghiệp: 7 Bước chuẩn hóa

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp liên tục phát sinh nhiều loại hồ sơ liên quan đến kinh doanh, sản xuất, chất lượng, nhân sự ,… Nếu lưu trữ thủ công, tài liệu dễ thất lạc, khó tìm kiếm và khó kiểm soát phiên bản. Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO cho doanh nghiệp sẽ giúp thống nhất cách thức thu thập, phân loại, lưu trữ, truy xuất và bảo quản hồ sơ, từ đó nâng cao khả năng kiểm soát và đáp ứng yêu cầu đánh giá. Vậy quy trình này gồm những bước nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Thực trạng lưu trữ hồ sơ tại các doanh nghiệp hiện nay

Cùng với quá trình mở rộng quy mô, số lượng hồ sơ và tài liệu doanh nghiệp cần quản lý cũng ngày càng lớn. Hồ sơ không chỉ nằm ở phòng hành chính mà còn phát sinh liên tục từ bộ phận kinh doanh, mua hàng, sản xuất, chất lượng, nhân sự, tài chính – kế toán, kỹ thuật,…

Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay vẫn đang quản lý hồ sơ theo phương thức thủ công và thiếu một hệ thống quy chuẩn xuyên suốt. Điều này dẫn đến hàng loạt vấn đề tồn đọng, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và uy tín doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý và lưu trữ hồ sơ thủ công

Một số vấn đề điển hình trong công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay có thể kể đến như:

• Thất lạc tài liệu: Hồ sơ được lưu ở nhiều nơi như tủ giấy, máy tính cá nhân, email hoặc các thư mục dùng chung nhưng không có quy tắc thống nhất. Khi nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, việc bàn giao và tìm lại tài liệu trở nên khó khăn.
• Tìm kiếm hồ sơ mất nhiều thời gian: Không có quy chuẩn phân loại và đặt tên tài liệu thống nhất khiến nhân viên phải lục tìm thủ công mất nhiều thời gian.
• Tồn tại nhiều phiên bản tài liệu: Một quy trình, biểu mẫu hoặc hướng dẫn công việc có thể được lưu thành nhiều bản khác nhau. Nếu không kiểm soát phiên bản, nhân viên có thể sử dụng tài liệu cũ hoặc đã hết hiệu lực.
• Rủi ro rò rỉ thông tin nội bộ: Hồ sơ chứa dữ liệu khách hàng, thông tin nhân sự, giá thành, hợp đồng, công nghệ hoặc bí quyết sản xuất nhưng chưa được phân quyền truy cập phù hợp.
• Khó đáp ứng yêu cầu đánh giá ISO: Trong các đợt đánh giá nội bộ hoặc xin tái chứng nhận, doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ minh chứng quy trình được kiểm soát hiệu quả. Nếu tài liệu lưu trữ phân tán, thiếu phiên bản hoặc không xác định được nguồn gốc, việc chứng minh sự phù hợp sẽ gặp nhiều khó khăn.

Vì sao doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO?

Lưu trữ hồ sơ là nền tảng cốt lõi cho công tác quản trị thông tin và tri thức doanh nghiệp. Việc chuẩn hóa quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO giúp doanh nghiệp:

Lý do doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO

• Đảm bảo tính nhất quán của hồ sơ: Khi có quy định thống nhất về cách đặt tên, phân loại, quản lý các phiên bản và nơi lưu trữ, doanh nghiệp sẽ hạn chế đáng kể tình trạng mỗi bộ phận lưu hồ sơ theo một cách khác nhau.
• Rút ngắn thời gian tra cứu: Hồ sơ được tổ chức khoa học giúp nhân sự nhanh chóng tìm kiếm đúng tài liệu, đúng phiên bản khi cần.
• Hạn chế rủi ro sử dụng tài liệu lỗi thời: Kiểm soát phiên bản giúp xác định đâu là tài liệu hiện hành, đâu là tài liệu đã thay thế. Nhờ đó, nhân viên không tiếp tục sử dụng quy trình, biểu mẫu hoặc hướng dẫn đã hết hiệu lực.
• Tăng tính minh bạch trong quản trị: Hồ sơ được quản lý theo quy trình cho phép doanh nghiệp xác định tài liệu do ai tạo, ai phê duyệt, thời điểm ban hành và những thay đổi đã được thực hiện.
• Hỗ trợ đánh giá và cải tiến: Hồ sơ lưu giữ bằng chứng về kết quả hoạt động, sự cố, hành động khắc phục, đánh giá nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng… Đây là cơ sở để doanh nghiệp phân tích nguyên nhân và cải tiến quy trình.
• Hỗ trợ báo cáo và thống kê: Hồ sơ được tổ chức và lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo và thực hiện các thống kê phục vụ công tác quản trị.
• Cung cấp thông tin cho cơ quan chức năng và các bên liên quan: Khi phát sinh yêu cầu, doanh nghiệp có thể nhanh chóng truy xuất và cung cấp các hồ sơ cần thiết cho cơ quan quản lý, khách hàng, đối tác hoặc các bên có thẩm quyền.

Tổng quan về quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO cho doanh nghiệp

Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO là gì?

Lưu trữ hồ sơ theo chuẩn ISO là tập hợp các nguyên tắc lập, thu thập, phân loại, lưu trữ và bảo quản toàn bộ thông tin dạng văn bản phát sinh trong quá trình vận hành doanh nghiệp theo một phương thức thống nhất (ISO 9001:2015).

Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO

Các loại hồ sơ cần lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO 9001

Các doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 cần lưu trữ những hồ sơ như sau:

Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO 9001 cho doanh nghiệp

Để xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ đạt chuẩn ISO, doanh nghiệp cần triển khai theo trình tự các bước sau đây:

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO

Bước 1: Thu thập hồ sơ

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định danh mục hồ sơ cần lưu trữ và phân loại hồ sơ theo từng phòng ban (nhân sự, kế toán, marketing, kinh doanh, sản xuất, pháp lý…), quy trình nghiệp vụ.

Quá trình thu thập phải được thực hiện một cách có hệ thống để đảm bảo không bỏ sót tài liệu, đồng thời giúp doanh nghiệp xác minh nguồn gốc hồ sơ nhanh chóng khi cần.

Bước 2: Phân loại, sắp xếp và lập chỉ mục hồ sơ

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phân loại hồ sơ đã thu thập theo các nhóm/tiêu chí phù hợp như: Loại tài liệu, phòng ban, thời gian phát hành,… Mỗi nhóm hồ sơ cần có hệ thống mã hóa riêng biệt (ví dụ: mã phòng ban – mã loại hồ sơ – số thứ tự – năm phát sinh) để thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý về sau.

Lưu ý:

Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO yêu cầu doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

Đối với hồ sơ thu thập ngắn hạn (theo ngày/tuần)

• Phân loại và sắp xếp theo thứ tự ngày trước để dưới, ngày sau để trên.
• Dán nhãn bên ngoài bìa, ghi rõ mã nhận diện, thời gian và tên hồ sơ.
• Tiến hành kiểm tra, sắp xếp và đóng hồ sơ vào hộp lưu trữ vào cuối mỗi tháng/quý.

Đối với hồ sơ thu thập dài hạn (theo tháng/quý/năm)

• Phân loại và lưu trữ vào các hộp tài liệu tương ứng với tháng, quý hoặc năm, theo một trình tự thống nhất.

Đối với hồ sơ phát sinh theo công việc hoặc yêu cầu cụ thể

• Lưu hồ sơ vào bìa theo từng nội dung công việc hoặc đối tượng yêu cầu, sắp xếp theo trình tự thời gian.
• Sử dụng vách ngăn hoặc ký hiệu nhận diện riêng để phân tách các nhóm hồ sơ, thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu.

Đối với tài liệu có nhiều lần sửa đổi

• Hệ thống cần lưu được lịch sử phiên bản và người thực hiện thay đổi. Khi ban hành phiên bản mới, phiên bản cũ phải được nhận diện rõ để tránh việc nhân viên tiếp tục sử dụng tài liệu đã hết hiệu lực.

Bước 3: Xác định thời gian lưu trữ và trách nhiệm bảo quản

Thời gian lưu trữ cần được quy định rõ ràng để đáp ứng quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO.

Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Thông tư 11/2021/TT-BNV, thời hạn bảo quản hồ sơ của doanh nghiệp được xác định tùy theo nhóm tài liệu:

• Lưu trữ 5 năm: Đối với hồ sơ nghiệp vụ, báo cáo và tài liệu hàng ngày.
• Lưu trữ 10 năm: Đối với hồ sơ kế toán, hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan đến lương thưởng, quyết định bổ nhiệm
• Lưu trữ 20 năm hoặc vĩnh viễn: Đối với hợp đồng, giấy phép, thỏa thuận và các hồ sơ liên quan đến tài sản cố định.

Bên cạnh việc xác định thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát và cập nhật danh mục hồ sơ, thời hạn bảo quản và trạng thái lưu trữ. Điều này giúp đảm bảo hồ sơ quan trọng được lưu giữ đầy đủ, tránh lưu trữ thiếu hoặc tiêu hủy không đúng quy định.

Ngoài ra, cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm bảo quản đối với từng loại hồ sơ cũng nên được chỉ định rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót trách nhiệm khi có sự thay đổi nhân sự.

Bước 4: Thiết lập cơ chế lưu trữ hồ sơ

Theo quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO cho doanh nghiệp, tài liệu bản giấy và tài liệu điện tử sẽ có phương thức lưu trữ khác nhau. Cụ thể:

Đối với hồ sơ, tài liệu giấy

• Sử dụng bìa hồ sơ, hộp tài liệu và tủ chuyên dụng để bảo quản, nhằm hạn chế hư hỏng, thất lạc hoặc tác động từ môi trường.
• Mỗi hồ sơ cần được đặt tên, đánh số và dán nhãn thống nhất để thuận tiện cho việc phân loại, tìm kiếm và truy xuất.
• Xác định rõ tủ, kệ, ngăn lưu trữ cho từng nhóm hồ sơ; ưu tiên khu vực an toàn nhưng vẫn thuận tiện khi cần sử dụng.
• Lập danh mục thể hiện tên hồ sơ, mã hồ sơ và vị trí lưu trữ. Danh mục cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh chính xác tình trạng hồ sơ.
• Đánh dấu và lưu trữ riêng các hồ sơ mật hoặc hồ sơ quan trọng, đồng thời áp dụng biện pháp kiểm soát quyền tiếp cận phù hợp theo mức độ bảo mật.

Đối với hồ sơ, dữ liệu điện tử

• Phân loại tài liệu khoa học theo phòng ban, nghiệp vụ, dự án hoặc thời gian; thống nhất quy tắc đặt tên file để dễ tìm kiếm.
• Xây dựng danh mục hồ sơ điện tử, ghi nhận rõ thư mục hoặc hệ thống lưu trữ tương ứng để hỗ trợ truy xuất nhanh chóng.
• Quản lý lịch sử chỉnh sửa và phiên bản tài liệu nhằm hạn chế sử dụng nhầm hồ sơ cũ hoặc đã hết hiệu lực.
• Phân quyền truy cập theo vai trò, sử dụng mật khẩu và các biện pháp mã hóa đối với hồ sơ có tính chất nhạy cảm.
• Thực hiện sao lưu dữ liệu theo kế hoạch nhằm hạn chế nguy cơ mất hồ sơ do sự cố hệ thống, thiết bị hoặc thao tác của người dùng.

Bước 5: Kiểm soát truy cập và phân quyền sử dụng hồ sơ

Mỗi loại hồ sơ cần được gắn với một cấp độ bảo mật tương ứng, quy định rõ những vị trí công việc nào được quyền xem, chỉnh sửa, sao chép hoặc chuyển giao tài liệu.

Đối với hồ sơ điện tử, việc phân quyền cần được thiết lập trực tiếp trên hệ thống phần mềm quản lý, kèm theo nhật ký truy cập để phục vụ công tác kiểm tra, truy vết khi cần. Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin nội bộ.

Bước 6: Bảo quản hồ sơ

Để đảm bảo hồ sơ được bảo quản an toàn, hạn chế nguy cơ thất lạc và hư hỏng, doanh nghiệp cần thực hiện thống nhất các yêu cầu sau:

• Bố trí khu vực lưu trữ phù hợp: Hồ sơ giấy cần được bảo quản tại nơi khô ráo, sạch sẽ, sắp xếp trong tủ hoặc kệ chuyên dụng, tránh các yếu tố có thể gây hư hỏng hoặc thất lạc.
• Sắp xếp theo tần suất sử dụng: Hồ sơ được sử dụng thường xuyên nên đặt tại vị trí thuận tiện, dễ tiếp cận; hồ sơ ít sử dụng có thể bố trí tại khu vực lưu trữ riêng.
• Lưu trữ email công việc định kỳ: Các email có nội dung liên quan đến công việc cần được phân loại và sao lưu vào thư mục hoặc ổ đĩa được quy định theo định kỳ hàng tuần.
• Sao lưu dữ liệu máy tính: Thực hiện sao lưu dữ liệu quan trọng định kỳ hàng tháng vào thiết bị lưu trữ riêng và bàn giao cho bộ phận IT quản lý.
• Duy trì không gian làm việc gọn gàng: Hồ sơ đang sử dụng trên bàn làm việc hoặc trong ngăn kéo cần được sắp xếp ngăn nắp, tránh thất lạc hoặc nhầm lẫn.
• Loại bỏ hồ sơ không còn giá trị: Định kỳ rà soát và xử lý các hồ sơ hết thời hạn lưu trữ hoặc không còn nhu cầu sử dụng theo quy định của doanh nghiệp.
• Bảo mật hồ sơ điện tử: Các hồ sơ, dữ liệu quan trọng hoặc có tính bảo mật cần được thiết lập mật khẩu, phân quyền truy cập và áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp.
• Quy định trách nhiệm quản lý: Nhân viên được giao quản lý hồ sơ có trách nhiệm sắp xếp, bảo quản và lưu trữ tài liệu đúng vị trí, đúng quy định.
• Kiểm soát việc mượn và trả hồ sơ: Theo dõi việc mượn, trả hồ sơ giữa cá nhân và các phòng ban, đảm bảo xác định được người đang sử dụng và tình trạng của hồ sơ khi bàn giao.

Bước 7: Hủy bỏ hồ sơ

Đối với các hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản theo quy định, doanh nghiệp cần thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu để quyết định tiếp tục lưu trữ, chuyển giao lưu trữ lịch sử hay tiêu hủy theo đúng quy trình pháp lý. Toàn bộ quá trình này cần được lập biên bản, có chữ ký xác nhận của các bên liên quan nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro pháp lý khi tài liệu bị tiêu hủy không đúng quy định.

Ứng dụng 3S Assistant để quản trị tri thức doanh nghiệp hiệu quả

Việc triển khai đầy đủ 8 bước trong quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO cho doanh nghiệp nêu trên đòi hỏi sự kết hợp đồng bộ giữa con người, quy chế và công cụ hỗ trợ.

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì tính nhất quán khi khối lượng hồ sơ ngày càng lớn, nhân sự luân chuyển thường xuyên và tri thức vận hành chưa được hệ thống hóa đầy đủ. Đây chính là lúc các giải pháp công nghệ quản trị tri thức doanh nghiệp phát huy vai trò.

3S Assistant là trợ lý ảo ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) do ITG Technology phát triển. Công cụ này được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp số hóa và chuyển đổi toàn bộ các tài liệu quy trình quản lý – vận hành, quy chế, hướng dẫn công việc, tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng và kinh nghiệm của đội ngũ nhân sự sang nền tảng AI. Điều này cho phép nhân sự tiếp cận thông tin từ kho tri thức doanh nghiệp thông qua tương tác tự nhiên nhanh chóng, dễ dàng.

Thay vì phải nhớ tài liệu nằm ở thư mục nào, nhân viên có thể đặt câu hỏi liên quan đến công việc và nhận thông tin dựa trên nguồn dữ liệu, tài liệu, quy trình và hướng dẫn đã được doanh nghiệp chuẩn hóa.

Ví dụ:

• Nhân viên sản xuất: Tra cứu hướng dẫn thao tác, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc quy trình xử lý sự cố tại dây chuyền.
• Nhân viên kho: Tra cứu quy định nhập – xuất, bảo quản hoặc hướng dẫn xử lý từng trường hợp nghiệp vụ.
• Nhân sự mới: Tiếp cận nhanh các quy trình, quy định và tài liệu cần thiết cho vị trí công việc.
• Quản lý: Khai thác thông tin từ kho tri thức để hỗ trợ phân tích và ra quyết định.

Giá trị của mô hình này nằm ở việc đưa tri thức đến đúng người, đúng thời điểm và đúng bối cảnh công việc, thay vì để nhân viên tự tìm kiếm trong một kho tài liệu khổng lồ.

Hiện 3S Assistant đã được tích hợp trong phần mềm 3S ERP, góp phần gia tăng sức mạnh quản trị của hệ thống. Doanh nghiệp khi triển khai giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) của ITG Technology không chỉ kiểm soát được toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi của tổ chức mà còn có thể khai thác dữ liệu hiệu quả, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

Thực trạng thất lạc tài liệu, mất thời gian tìm kiếm hồ sơ không phải là vấn đề nhỏ. Đây là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang thiếu một hệ thống quản lý tài liệu bài bản. Việc xây dựng và áp dụng quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO cho doanh nghiệp là nền tảng giúp chuẩn hóa cách thức quản lý, lưu trữ và truy xuất tài liệu, đồng thời nâng cao tính minh bạch, khả năng kiểm soát và hiệu quả vận hành. Khi quy trình được thực hiện thống nhất, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro thất lạc, sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời và chủ động đáp ứng các yêu cầu về kiểm tra, đánh giá hoặc tuân thủ.