VN 
6 Bước chính trong quy trình thu mua nguyên vật liệu
Quy trình thu mua nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Một quy trình thu mua được thiết kế hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo chất lượng đầu vào. Trong bài viết này, ITG Technology sẽ chia sẻ đến doanh nghiệp chi tiết các bước trong quy trình thu mua nguyên vật liệu.
Tổng quan về quy trình thu mua nguyên vật liệu
Quy trình thu mua nguyên vật liệu là quá trình tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán và mua các loại nguyên liệu, vật liệu cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp.
Mục tiêu chính của quy trình thu mua nguyên vật liệu là đảm bảo cung cấp đủ số lượng và chất lượng nguyên vật liệu theo yêu cầu với chi phí hợp lý và đúng thời điểm, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa làm ảnh hưởng đến hoạt động vận hành.
Quy trình thu mua nguyên vật liệu là một khâu quan trong trong hoạt động sản xuất kinh doanh
Tầm quan trọng của quy trình thu mua nguyên vật liệu
Hoạt động thu mua nguyên vật liệu không chỉ đơn thuần là việc mua sắm các nguyên liệu, vật tư cần thiết mà còn liên quan đến chiến lược kinh doanh tổng thể. Một quy trình thu mua hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:
- Duy trì nguồn cung ổn định: Quá trình thu mua nguyên vật liệu diễn ra ổn định giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn do thiếu hụt nguyên vật liệu.
- Tối ưu hóa chi phí: Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất (khoảng 50-60%). Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp, đàm phán giá cả hợp lý giúp tiết kiệm chi phí đáng kể.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm: Nguyên vật liệu đầu vào có chất lượng tốt sẽ góp phần tạo ra sản phẩm đầu ra đạt tiêu chuẩn.
- Tăng khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp có thể giảm chi phí sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm thông qua việc tối ưu hóa hoạt động thu mua nguyên vật liệu. Điều này sẽ giúp công ty gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Xem thêm: Giải pháp quản lý nguyên vật liệu hiệu quả trong sản xuất
Các bước chính trong quy trình thu mua nguyên vật liệu
Ở phần này, ITG sẽ phân tích 6 bước chính trong quy trình thu mua nguyên vật liệu để doanh nghiệp áp dụng hiệu quả vào hoạt động sản xuất – kinh doanh:
6 Bước chính trong quy trình thu mua nguyên vật liệu
Bước 1: Xác định nhu cầu nguyên vật liệu & Lập kế hoạch thu mua
Tại bước đầu tiên này, doanh nghiệp cần tính toán nhu cầu cụ thể của từng loại nguyên vật liệu (MRP) để lên kế hoạch thu mua. Các yếu tố cần xác định bao gồm:
- Loại nguyên vật liệu: Lập danh mục các nguyên liệu, vật liệu cần mua dựa trên yêu cầu kỹ thuật, chất lượng và đặc tính sản phẩm để tránh mua sắm những nguyên vật liệu không cần thiết hoặc không phù hợp gây lãng phí tài nguyên và chi phí.
- Số lượng: Căn cứ vào tình trạng tồn kho hiện tại, kế hoạch sản xuất cũng như dự báo nhu cầu thị trường để tính toán số lượng nguyên liệu cần mua.
- Thời gian: Xác định thời điểm cần sử dụng nguyên vật liệu để có kế hoạch nhập hàng hợp lý, tránh tình trạng gián đoạn sản xuất.
- Ngân sách: Dự trù ngân sách cho việc thu mua, bao gồm chi phí mua hàng, vận chuyển, lưu kho và các chi phí khác. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mua nguyên vật liệu hiệu quả và đảm bảo không vượt quá ngân sách đã đề ra.
Để xác định chính xác những yếu tố kể trên và đảm bảo kế hoạch thu mua phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể, đòi hỏi các bộ phận trong doanh nghiệp như kế toán, sản xuất, mua hàng, bán hàng, kho… cần có sự phối hợp chặt chẽ với nhau. Nếu mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm quản lý riêng, dữ liệu sẽ không được đồng bộ và kết nối hiệu quả, gây khó khăn cho việc lập kế hoạch, ảnh hưởng đến quy trình thu mua nguyên vật liệu nói chung.
Phương án hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề này đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng là sử dụng phần mềm ERP để kết nối đồng bộ quy trình và dữ liệu của tất cả các phòng ban cốt lõi, từ đó đảm bảo kế hoạch thu mua được thiết lập dựa trên các thông tin chính xác, có tính cập nhật nhất, đồng thời rút ngắn thời gian tính toán nhu cầu nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi
Bước 2: Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Quá trình này bao gồm việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp, đánh giá năng lực, chất lượng sản phẩm, giá cả và uy tín của nhà cung cấp trên thị trường:
- Tìm kiếm nhà cung cấp: Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà cung cấp nguyên vật liệu tiềm năng từ nhiều nguồn như: Internet, hội chợ triển lãm, mạng lưới kinh doanh và các mối quan hệ. Danh sách càng lớn, doanh nghiệp càng có nhiều lựa chọn và cơ hội tìm ra đơn vị cung cấp phù hợp nhất.
- Đánh giá nhà cung cấp: Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp (bao gồm: Năng lực sản xuất, chất lượng sản phẩm, báo giá, điều khoản thanh toán, khả năng giao hàng đúng hẹn, dịch vụ hậu mãi…) và tiến hành so sánh các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí này.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Từ kết quả so sánh, doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị phù hợp nhất đáp ứng yêu cầu của mình.
Bước 3: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp tiến hành thương lượng các điều khoản trong hợp đồng như: Giá cả, số lượng, chất lượng, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng… với nhà cung cấp. Mục tiêu của quá trình đàm phán là đạt được thỏa thuận có lợi nhất cho cả hai bên. Tiếp theo, hai bên sẽ tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng để cam kết thực hiện theo các điều khoản đã thỏa thuận.
Bước 4: Theo dõi và quản lý đơn hàng
Đây là một bước quan trọng trong quy trình thu mua nguyên vật liệu, giúp doanh nghiệp đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ đúng các điều khoản đã cam kết. Trong bước này, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao tiến độ giao hàng, liên tục cập nhật thông tin về tình trạng đơn hàng, đồng thời, kiểm tra kỹ lưỡng số lượng và chất lượng nguyên liệu đầu vào để đảm bảo hàng hóa đáp ứng đúng yêu cầu. Nếu phát hiện vấn đề, cần liên hệ ngay với nhà cung cấp để giải quyết.
Thêm vào đó, các thông tin liên quan đến đơn hàng như: Ngày nhận hàng, số lượng, chất lượng, tình trạng thanh toán,… cũng cần được nhập vào hệ thống quản lý để thuận tiện cho việc truy xuất về sau.
Bước 5: Quản lý tồn kho và việc sử dụng nguyên vật liệu
Kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu sau khi nhập kho để đảm bảo duy trì nguồn cung ổn định phục vụ cho sản xuất, đồng thời tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí. Việc quản lý tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Bước 6: Thanh toán và đánh giá sau mua hàng
Bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho để đảm bảo rằng số lượng, loại hàng và giá cả đều chính xác. Sau khi đã kiểm tra xong, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hình thức thanh toán có thể là chuyển khoản, tiền mặt hoặc các phương thức khác, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
Phương pháp tối ưu quy trình thu mua nguyên vật liệu
Ứng dụng công nghệ trong quản lý thu mua
Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý quy trình thu mua nguyên vật liệu tự động, theo dõi đơn hàng và tối ưu hóa kho vận. Một trong những công cụ được ưu tiên lựa chọn nhiều hiện nay là phần mềm ERP. Công cụ này cho phép doanh nghiệp kết nối các quy trình cốt lõi như: Tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất… vào một hệ thống duy nhất, từ đó tiết kiệm thời gian quản lý quy trình thu mua nguyên vật liệu và giảm thiểu sai lệch thông tin.
Chẳng hạn, hệ thống 3S ERP của ITG Technology cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình hoạt động cốt lõi như:
- Mua hàng: Tối ưu hóa quy trình mua hàng, từ việc lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi số lượng, trạng thái các đơn hàng đặt mua đến quản lý đơn hàng nhập kho, hóa đơn, lập phiếu yêu cầu và xuất lệnh đổi/trả lại hàng cho nhà cung cấp…
- Bán hàng: Cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết về tình trạng bán hàng, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua nguyên vật liệu bổ sung chính xác, kịp thời phục vụ sản xuất bổ sung
- Kho: Kiểm soát chặt chẽ số lượng nguyên vật liệu nhập – xuất kho tự động bằng mã vạch và quản lý danh sách hàng tồn kho theo nhiều tiêu chí giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu.
- Sản xuất: Tính toán nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) chính xác để lập kế hoạch mua hàng hiệu quả.
- Kế toán: Quản lý ngân sách, dòng tiền, công nợ với nhà cung cấp và hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử.
Ưu tiên nguồn cung tại địa phương
Lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu địa phương không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí nhập nguyên vật liệu (do chi phí vận chuyển giảm), rút ngắn thời gian nhận hàng mà còn đảm bảo nguồn cung ổn định. Bên cạnh đó, việc ủng hộ các nhà cung cấp địa phương cũng thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy kinh tế địa phương và tạo việc làm cho người lao động.
Xây dựng hệ thống nhà cung cấp tiềm năng
Doanh nghiệp nên lập một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng để dễ dàng so sánh, lựa chọn nhà cung cấp tối ưu nhất về chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng. Bên cạnh đó, việc này cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất, từ đó đảm bảo quy trình thu mua nguyên vật liệu diễn ra linh hoạt và hiệu quả.
Xây dựng chiến lược mua hàng linh hoạt
Doanh nghiệp nên có nhiều phương án mua hàng khác nhau để tránh bị động khi thị trường có biến động bất ngờ. Một chiến lược mua hàng linh hoạt có thể được xây dựng thông qua việc đa dạng hóa nguồn cung, đặt hàng theo nhu cầu thực tế hoặc ký hợp đồng dài hạn, áp dụng công nghệ vào quản lý mua hàng…
Quy trình thu mua nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng, thông qua những chia sẻ ở trên của ITG Technology, bạn đã nắm được phương pháp giúp tối ưu hóa quy trình này để chi phí, đảm bảo chất lượng nguyên liệu và duy trì nguồn cung ổn định. Nếu có thêm thắc mắc cần giải đáp, vui lòng liên hệ đến hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất!
Ebook Quản lý Năng lượng hiệu quả trong Sản xuất Công nghiệp 
xemthem 
