Quản lý tài sản trong doanh nghiệp với phần mềm 3S ERP

Tài sản luôn là nội lực quan trọng của doanh nghiệp. Quản lý tài sản hiệu quả trong bối cảnh cạnh tranh bên ngoài ngày càng gay gắt sẽ tạo cơ sở vững chắc cho các đơn vị phát triển nhanh và bền vững. Trong xu hướng đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm để hỗ trợ đắc lực để quản lý tài sản của mình sao cho hiệu quả.

Quản lý Tài sản là gì?

Tài sản của doanh nghiệp là những vật có thực, tiền hay giấy tờ trị giá được bằng tiền cũng như các quyền tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp, được doanh nghiệp sử dụng nhằm tạo ra lợi ích kinh tế cho của mình.

Quản lý tài sản là hoạt động giám sát và duy trì những thứ có giá trị cho một tổ chức. Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản trong bối cảnh kinh doanh có nhiều cạnh tranh và thách thức sẽ tạo cơ sở vững chắc cho doanh nghiệp vững bước phát triển.

Bên cạnh đó, việc quản lý tài sản còn cho phép các nhà quản lý theo dõi hiệu suất tổng thể của tài sản tốt nhất, đảm bảo rằng các tài sản này đang được sử dụng hiệu quả. Từ đó sẽ đánh giá hiệu suất và giúp loại bỏ những chi phí bổ sung không cần thiết có thể phát sinh khi tài sản không được quản lý tốt.

Song, quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp không bao giờ là dễ dàng. Nó đòi hỏi mỗi tổ chức phải giám sát toàn bộ vòng đời của tài sản, bao gồm từ lúc tài sản được mua sắm cho đến lúc đổi mới và thải bỏ. Mục tiêu của quá trình là quản lý vòng đời của tài sản bài bản là để doanh nghiệp có kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản phù hợp với chiến lược phát triển chung của đơn vị, có sự giám sát, vận hành tài sản một cách hợp lý. Mặc dù việc này có thể được thực hiện thủ công qua sổ sách hay Excel, nhưng hiệu quả là rất thấp, cũng như gây tiêu tốn nhiều thời gian.

Những sai lầm thường gặp trong quản lý tài sản 

Thực tế cho thấy, quá trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp thường mắc các sai lầm sau:

• Việc ghi nhận thiếu chính xác

Một số doanh nghiệp hiện đang mắc phải tình trạng ghi nhận tài sản không chính xác và kịp thời. Một số biểu hiện cụ thể là chọn phương pháp khấu hao không phù hợp, ước tính sai thời gian hữu dụng của tài sản; Không ghi chép kịp thời các chi phí bảo trì, sửa chữa dẫn đến việc hạch toán sai chi phí; Không ước tính rủi ro xảy ra, không mua bảo hiểm cho các tài sản có giá trị lớn; Gây thất thoát tài sản do không kiểm kê định kỳ.

• Sử dụng tài sản sai cách

Ảnh hưởng đầu tiên khi doanh nghiệp sử dụng tài sản sai cách đó là gây lãng phí hoặc sử dụng không đúng công suất… điều này vừa giảm năng suất lao động vừa gây thất thoát lợi nhuận cho nhà máy.

• Quản lý tài sản thủ công gây khó khăn cho nhân sự thực hiện

Tại nhiều doanh nghiệp, quá trình quản lý, kiểm kê định kỳ, yêu cầu cấp phát tài sản được thực hiện thủ công, tự phát, chưa áp dụng quy trình chuẩn, dẫn đến hệ quả khó kiểm soát quy trình quản lý và lưu trữ thông tin. Đặc biệt, trong quá trình vận hành, các máy móc, thiết bị khác nhau cần được bảo dưỡng theo chu kỳ, điều kiện riêng biệt, để tránh hỏng hóc đột xuất ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, kéo theo chi phí sửa chữa rất tốn kém. 

Xóa bỏ nỗi “trăn trở” quản lý tài sản của doanh nghiệp với giải pháp 3S ERP

Phân hệ quản lý tài sản trong phần mềm 3S ERP là giải pháp cho phép đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp toàn diện, áp dụng hiệu quả cho tất cả các chủng loại tài sản hữu hình và tài sản vô hình của doanh nghiệp. 

Với nền tảng các ứng dụng mạnh mẽ và tính năng vượt trội, cùng khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, 3S ERP bám sát vòng đời của tài sản để cung cấp các công cụ hỗ trợ phù hợp cho từng giai đoạn, từng tác vụ cụ thể, giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình quản lý của tài sản và tối ưu hiệu quả.

Chức năng quản lý tài sản trong phần mềm 3S ERP

• Quản lý toàn bộ tài sản trong doanh nghiệp, theo dõi biến động, phân bổ khấu hao tài sản và phân bổ giá trị tài sản.
• Quản lý cán bộ quản lý về tài sản, người sử dụng tài sản
• Theo dõi chi tiết tài sản theo nhóm, nguồn vốn hình thành, bộ phận, mục đích sử dụng, người quản lý… Theo dõi biến động tài sản (Sửa chữa lớn, lắp thêm,tháo dỡ, ghi giảm, khấu hao, thanh lý…) qua các thời kỳ sử dụng.
• Theo dõi các lần điều chuyển tài sản 
• Quản lý số lần bảo trì bảo dưỡng sản phẩm
• Quản lý lưu kho sản phẩm

Nội tại mỗi chức năng được liên kết chặt chẽ với nhau, giúp đồng bộ quy trình và thông tin dữ liệu, tạo nên một hệ thống giải pháp toàn diện cho công tác quản lý của tài sản của doanh nghiệp.

Lợi ích của phần mềm 3S ERP đối với hoạt động quản lý tài sản 

• Hỗ trợ xây dựng kế hoạch mua hàng: 3S ERP hỗ trợ xây dựng kế hoạch toàn diện để quản lý về tài sản từ các khâu tiếp nhận yêu cầu, thống kê dữ liệu thực tiễn để phân tích nhu cầu mua sắm tài sản, phân bổ ngân sách đến các cấp, các chi nhánh, đến các khâu kiểm soát chi phí, lên kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì, tạo dựng kế hoạch kiểm kê đều có thể thao tác dễ dàng trên hệ thống và được lưu trữ để phục vụ việc đối soát hay báo cáo.

• Kiểm soát chặt chẽ vòng đời tài sản: 3S ERP giúp doanh nghiệp thiết lập bộ quy trình nội bộ liên quan đến tài sản, đặc biệt về luồng cấp phát, thay thế và thanh lý tài sản. 
• Quản lý chuyên sâu thông tin tài sản: Khi sử dụng 3S ERP, thông tin tài sản được lưu trữ đầy đủ và rõ ràng đến từng định danh thiết bị, vị trí lắp đặt, ngày cấp phát, giúp các phòng ban có thể truy xuất thông tin nhanh chóng và hạn chế tối đa thất thoát tài sản.

• Trợ thủ tối đa công tác kiểm kê: 3S ERP tích hợp barcode/QR code/RFID giúp giảm bớt gánh nặng kiểm kê và lưu trữ thông tin thủ công. 
• Bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ: 3S ERP cung cấp khả năng thiết lập, giám sát và thực thi kế hoạch bảo dưỡng định kỳ theo chu kỳ, đồng thời bảo dưỡng máy móc quan trọng theo tình trạng máy. Việc này hạn chế tối đa thời gian downtime của công cụ, thiết bị lao động.

• Quản lý kho tài sản thông minh: Module quản lý tài sản còn cho phép doanh nghiệp truy xuất được thông tin vị trí kho lưu trữ của tài sản; số lượng, tình trạng tài sản, để có thể lên kế hoạch cấp phát hoặc sửa chữa, bảo dưỡng. 

• Báo cáo thống kê chính xác, kịp thời: 3S ERP tích hợp hệ thống báo cáo (dashboard) cung cấp thông tin tổng hợp, trực quan về các chủng loại tài sản, thông qua thiết kế giao diện hiện đại và thân thiện với người dùng. Từ đó, hỗ trợ các cấp quản lý đưa ra các quyết định dựa trên số liệu thực tế một cách nhanh chóng.

Quản lý tài sản là nhiệm vụ quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rất nhiều rủi ro và gia tăng hiệu quả sử dụng các nguồn lực của mình. Trong đó, phần mềm 3S ERP được coi là trợ thủ đắc lực, cho phép doanh nghiệp khơi thông nguồn lực, và phát triển mạnh mẽ. Để được tư vấn về ứng dụng phần mềm ERP, vui lòng liên hệ: 092.6886.855