Order Picking là gì? Tổng quan về các giải pháp lấy hàng trong kho

Trong mỗi doanh nghiệp, việc chọn lọc và lấy hàng trong kho (order picking) là một quá trình không thể thiếu trong quy trình sản xuất. Hoạt động này tiêu tốn nhiều thời gian, công sức và chiếm tới 55% thời gian trên tổng hoạt động của kho hàng (Theo nghiên cứu của Grandview Research). Để phát triển một quy trình lấy hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố. Hãy cùng tìm hiểu những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý qua bài viết dưới đây.

Order Picking là gì?

Order Picking (có nghĩa là lấy hàng/nhặt hàng), là quá trình tìm kiếm, thu thập và lấy hàng hóa trong kho theo danh sách đặt hàng của khách (customer order). Quá trình lấy hàng là một trong những giai đoạn đầu tiên để thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Tùy thuộc vào chiến lược lấy hàng của mỗi doanh nghiệp, quy trình này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất tổng thể của chuỗi cung ứng (cụ thể là tốc độ xử lý đơn hàng) và quá trình kiểm soát hàng tồn kho.

Mục tiêu của Order picking

Order picking là một hoạt động chiếm nhiều thời gian trong kho hàng. Do đó, thiết lập một quy trình chọn hàng/lấy hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể nhiều nguồn lực. Dưới đây là bốn mục tiêu của chiến lược Order Picking:

• Giảm thiểu việc đi lại: Thời gian di chuyển của công nhân để thu thập các mặt hàng là một trong những lãng phí lớn nhất ảnh hưởng tới năng suất kho. Để giảm thiểu việc di chuyển, doanh nghiệp nên tổ chức chiến lược nhà kho và lên kế hoạch cẩn thận cho các tuyến đường chọn hàng. Thường xuyên liên lạc với nhân viên để tìm hiểu những yếu tố làm cản trở tới việc đi lại trong kho.
• Giảm thiểu sai sót: Trong quy trình Order picking, những sai sót thường gặp bao gồm chọn sai mặt hàng, bỏ qua các mặt hàng bị lỗi hay số lượng đơn hàng bị sai… Khi những mặt hàng có lỗi này xuất kho, nhiều khả năng chúng sẽ bị trả lại khi gửi đếnkhách hàng, từ đó gây ảnh hưởng không tốt về thương hiệu cũng như trải nghiệm khách hàng. Mặc dù những sai sót trong quá trình làm việc của con người là không thể tránh khỏi, nhưng doanh nghiệp có thể cải thiện độ chính xác bằng cách sử dụng công nghệ như máy quét mã vạch và những giải pháp mà công nghệ mang tới. Khi xảy ra lỗi trong quy trình lấy hàng, hãy lưu giữ hồ sơ và phân tích chúng để tìm ra gốc rễ của vấn đề, từ đó giải quyết triệt để và giảm tối đa những sai sót không đáng có.
• Tăng tính an toàn: Đảm bảo an toàn khi lấy hàng trong kho chính là chìa khóa để ngăn ngừa thương tích trong công việc. Doanh nghiệp cần ưu tiên các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Khi quy trình sản xuất diễn ra, các công việc chuyển động lặp đi lặp lại, có thể gây ra những chấn thương dễ thấy và thường gặp, tuy nhiên vấn đề này có tính lặp lại nên doanh nghiệp có thể phòng ngừa được. Ngoài việc đảm bảo các mặt hàng dễ tiếp cận và ở độ cao phù hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng xe nâng, và xe đẩy  để hỗ trợ.
• Tối đa hóa không gian: Khi các mặt hàng khó xác định vị trí và chưa được sắp xếp ở các vị trí cố định, công nhân sẽ cần nhiều thời gian hơn để lấy hàng. Lối đi không đủ rộng cũng là một vấn đề đối với xe nâng và các thiết bị xử lý khác. Áp dụng dự báo trong sản xuất (Order picking) tốt sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp hàng hóa cẩn thận và khoa học, từ đó sẽ tối đa hóa không gian và cải thiện quy trình nhặt  hàng. Khi tất cả hàng tồn kho được lưu trữ thích hợp, doanh nghiệp sẽ giảm được tối đa những lãng phí trong quy trình sản xuất.

Các yếu tố của Order picking

Để đưa ra một chiến lược nhặt hàng/lấy hàng (Order Picking) hiệu quả, doanh nghiệp cần chú ý tới các yếu tố:

• Phương pháp nhặt hàng/lấy hàng: Yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình lấy hàng của một doanh nghiệp. Ví dụ, một số phương pháp yêu cầu công nhân di chuyển đến các vị trí vật phẩm trong nhà kho, trong khi những phương pháp hiện đại khác sử dụng tự động hóa và robot để mang các mặt hàng đến người nhặt.
• Kỹ thuật và lộ trình lấy hàng: Ví dụ như lấy hàng đơn lẻ (single picking), lấy hàng theo lô (batch picking), hay lấy hàng cùng một lúc ở các chỗ khác nhau theo chu kỳ ngắn nhất (wave picking) . Không có chiến lược tốt nhất cho tất cả các doanh nghiệp, vì vậy bạn cần lựa chọn các kỹ thuật lấy hàng phù hợp cho nhu cầu của mình.
• Công nghệ: Hiện nay, công nghệ ngày càng được áp dụng nhiều trong việc chọn đơn hàng, chẳng hạn như chọn giọng nói, tần số vô tuyến (RF), máy quét mã vạch, chọn ánh sáng, các giải pháp robot và tự động hóa… Những công nghệ tiên tiến này có thể giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình sản xuất và giảm thiểu sai sót của con người.

Các phương pháp lấy hàng

Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn những phương pháp lấy hàng (Order Picking) sao cho phù hợp nhất với nhu cầu và nguồn lực nhà máy..

1. Pick-to-carton (Nhặt hàng vào thùng carton)

Người nhặt hàng sẽ lưu ý kích thước và trọng lượng của các mặt hàng trong đơn trước khi lấy. Sau đó, di chuyển trong khu vực nhà kho để nhặt hàng trực tiếp vào thùng các thùng carton thích hợp

• Lợi thế: Có thể tiết kiệm thời gian vì giúp loại bỏ hoạt động đóng gói chính thức.
• Khó khăn: Chỉ hiệu quả khi các sản phẩm có kích thước và trọng lượng tương tự nhau. Có thể không hiệu quả đối với các công ty có dịch vụ sản phẩm đa dạng và dễ dẫn tới nguy cơ sai lỗi do con người gây ra như: Công nhân có thể vô tình nhặt hàng sai vào các thùng carton không phù hợp. 

2. Pick-to-tote (Nhặt hàng vào thùng chứa)

Là phương pháp bao gồm việc lấy các mặt hàng ra khỏi kệ và đặt chúng vào thùng nhựa. Sau đó, với sự trợ giúp của một băng chuyền cho các hộp hoặc xe đẩy, thùng nhựa được vận chuyển đến khu vực tập kết, nơi công nhân kiểm tra xem có tất cả các sản phẩm trong đơn hàng yêu cầu hay không. Cuối cùng, các sản phẩm được đóng gói, dán nhãn và gửi đi.

• Lợi thế: Công nhân có thể dễ dàng chọn bất kỳ sản phẩm nào trực tiếp vào thùng nhựa
• Khó khăn: Không giống như Pick-to-carton, Pick-to-tote yêu cầu chức năng đóng gói chuyên dụng. Có thể tốn thời gian vì các mặt hàng sau đó phải được sắp xếp lại sau khi nhặt.

3. Pick-to-cart (Nhặt hàng vào kệ)

Công nhân sẽ đi nhặt hàng trong kho với một chiếc kệ di động có bánh xe trượt. Trên kệ có các thùng chứa nhỏ, giúp họ lấy nhiều mã hàng SKU cùng một lúc và phân loại vào từng thùng.

• Lợi thế: Tiết kiệm thời gian bằng cách nhặt hàng cho nhiều đơn cùng một lúc.
• Khó khăn: Có thể là một thách thức với người lấy hàng nếu khu vực đường đi giữa các giá để hàng trong kho bị nhỏ hoặc không vừa với kệ di động. Bên cạnh đó, phương pháp này còn có nguy cơ gây ra lỗi do con người như: đặt nhầm hàng vào thùng chứa. 

Minh họa nhặt hàng vào kệ (Pick-to-cart)

4. Part-to-picker (Hay còn gọi là Goods-to-person)

Đây là phương thức đưa hàng tới tận tay người lấy. Part-to-picker là một phương pháp công nghệ cao dựa trên các thành phần hiện đại như băng chuyền, hệ thống phân loại và rô-bốt để có thể đưa toàn bộ các mặt hàng cho người lấy hàng.

• Lợi thế: Có thể giảm đáng kể thời gian đi lại vì hàng tồn kho được đưa trực tiếp đến người lấy hàng.
• Khó khăn: Người lao động có thể gặp phải thời gian chết (downtime) chờ hàng hóa được chuyển đến địa điểm lấy hàng.

Phân loại các loại hình lấy hàng Order Picking

Có một loạt các loại chọn đơn hàng mà các tổ chức có thể sử dụng kết hợp với các phương pháp của Order Picking chọn đơn hàng được liệt kê ở trên.

1. Single Picking (Lấy hàng theo đơn lẻ)

Phương pháp này đòi hỏi mỗi nhân viên phải chuẩn bị tất cả các mặt hàng, nguyên vật liệu cho một đơn đặt hàng trước khi đưa chúng vào sản xuất hoặc đi vận chuyển. Người lấy hàng thường dựa vào danh sách chọn được in, đến từng kệ hàng trong kho và lấy từng nguyệt liệu liệu một rồi mới bắt đầu đưa vào dây chuyền sản xuất

• Lợi thế: Đơn giản, ít cơ hội trộn lẫn. Có thể hoạt động tốt trong các nhà kho nhỏ với khối lượng đặt hàng thấp. Dễ dàng đào tạo nhân viên.
• Khó khăn: Không hiệu quả, đặc biệt là đối với các công ty có nhiều đơn đặt hàng cần thực hiện. Thời gian di chuyển tăng lên vì người chọn thường phải đi bộ qua toàn bộ nhà kho chỉ để hoàn thành một đơn đặt hàng duy nhất.

2. Batch Picking (Lấy hàng hàng loạt theo lô)

Nhiều đơn hàng được nhóm thành các lô nhỏ. Một nhân viên đồng thời đi nhặt nhiều mặt hàng/nguyên vật liệu cho một lô tại một thời điểm. Điều này giúp loại bỏ thời gian lãng phí khi di chuyển giữa các không gian. Chọn hàng loạt thường được sử dụng khi đơn đặt hàng có một vài mã SKU với kích thước nhỏ (bởi nếu kích thước và khối lượng lớn, công nhân sẽ mất công khi lấy hàng và mang theo).

• Lợi thế: Loại bỏ các chuyến đi lặp đi lặp lại vì người lấy hàng chỉ cần ghé thăm từng vị trí kệ hàng một lần để nhặt hàng.
• Khó khăn: Hiệu quả nhất khi có nhiều đơn hàng có cùng đơn vị vận chuyển. Có thể sử dụng hệ thống ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hoặc hệ thống quản lý đơn hàng để phân tích các đơn đặt hàng và xác định cách tốt nhất để phân tích BOM (cấu trúc sản phẩm/định mức nguyên vật liệu) và lựa chọn lộ trình lấy hàng hiệu quả

3. Wave Picking (Lấy hàng theo đợt)

Các đơn đặt hàng sẽ được lên lịch để đi nhặt hàng/lấy hàng thành từng đợt trong suốt cả ngày. Ví dụ: trong mỗi đợt, một số đơn đặt hàng nhất định sẽ được chọn để đi lấytrong một khung thời gian cụ thể sao cho điều phối hoạt động vận chuyển tốt hơn, đặc biệt hiệu quả trong trường hợp một số đơn đặt hàng nhất định phải khởi hành trên cùng một xe tải cùng lúc.

• Lợi thế: Cho phép các kho hàng sắp xếp tất cả các hoạt động, bao gồm nhận, chọn và vận chuyển.
• Khó khăn: Yêu cầu sử dụng các giải pháp công nghệ để lên lịch lấy hàng tốt nhất.

4. Zone Picking hay còn được gọi là Pick and Pass (Lấy hàng theo khu vực)

Nhà kho được tổ chức thành nhiều khu vực rời rạc. Trong đó, những người lấy hàng được chỉ định làm việc trong một khu vực cụ thể và chỉ chọn SKU trong khu vực đó. Nhân viên có thể đồng thời nhặt hàng cho nhiều đơn đặt hàng cùng lúc.

• Lợi thế: Giảm thời gian di chuyển giữa khu vực để hàng ở xa nhau Đặc biệt hữu ích khi người lấy hàng cần soạn các đơn đặt hàng cần nhiều  thành phần/nguyên vật liệu rời rạc. Đặc biệt hiệu quả đối với các nhà kho có khối lượng lớn có xu hướng thấy lưu lượng truy cập cao ở nhiều khu vực. Các đơn đặt hàng lớn có thể được thực hiện nhanh chóng
• Khó khăn: Nhân viên khu vực kế tiếp có thể có thời gian chết trong khi chờ nhận thùng rác từ khu vực trước đó

Kết hợp các loại

Kết hợp hai hoặc nhiều loại chọn ở trên. Ví dụ: Zone Picking có thể được kết hợp với Wave Picking, Batch Picking hoặc cả hai..

• Lợi thế: Tạo ra chiến lược chọn hàng có cấu trúc cao giúp giảm thời gian di chuyển và giúp mỗi người lấy hàng hiệu quả nhất có thể..
• Khó khăn: Có thể tạo ra sự phức tạp không cần thiết nếu không được thực hiện tốt.

Doanh nghiệp nên lựa chọn phương pháp lấy hàng nào phù hợp

Không có công thức nào chung cho tất cả mọi doanh nghiệp. Sự kết hợp giữa các loại hình lấy hàng/nhặt hàng như thế nào là phù hợp sẽ  phụ thuộc vào nhu cầu và đặc thù riêng của từng đơn vị. Các tiêu chí có thể bao gồm: Số lượng đơn đặt hàng của khách hàng, kích thước của các mặt hàng, quy mô kho hàng, độ phức tạp, cách bố trí, công nghệ hỗ trợ nhặt hàng…

Ví dụ: Các quy trình đơn giản, như Single Picking hay Batch Picking, thường phù hợp với doanh nghiệp nhỏ. Nhưng khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp có thể xem xét các phương thức phức tạp hơn kết hợp cùng yếu tố tự động hóa để nhặt hàng nhằm đảm bảo tính hiệu quả. Ví dụ như hệ thống kết hợp giữa rô-bốt, băng chuyền, và thiết bị có khả năng phân loại.

Với bất kỳ điều kiện hay nguồn lực nào của doanh nghiệp, điều quan trọng là bạn cần nhanh nhẹn trong các phương pháp tiếp cận chọn đơn hàng và liên tục đánh giá lại các chiến lược của mình. Các mặt hàng có khối lượng đặt hàng lớn với nhiều mã sản phẩm (SKU) có thể áp dụng phương pháp đưa hàng tới tận tay người lấy (Part-to-pickers hay Goods-to-person). Trong khi đó, những đơn hàng có ít mã SKU và trọng lượng thấp thì lại phù hợp với phương pháp đi tới tận giá/kệ để nhặt hàng. Trong một vài trường hợp, ví dụ như mùa cao điểm hoặc khi mới ra mắt sản phẩm mới, thay đổi phương thức nhặt hàng/lấy hàng phù hợp cũng là một cách giúp nâng cao hiệu suất sản xuất/giao hàng.

Các công nghệ hỗ trợ lấy hàng trong kho

Nếu quy trình lấy hàng được đơn giản hóa, doanh nghiệp có thể thực hiện đơn hàng nhanh hơn. Đầu tư vào công nghệ sẽ thúc đẩy độ chính xác khi lấy hàng. Đây chính là chìa khóa để hoạt động nhặt hàng trở nên nhanh và chính xác, đồng thời giảm thiểu chi phí và tối đa hóa năng lực kho hàng. Dưới đây là một số công nghệ phổ biến hỗ trợ lấy hàng trong kho:

• Voice picking: Là một hệ thống trang bị cho người lấy hàng các hướng dẫn bằng giọng nói theo thời gian thực.. Người lấy hàng được hướng dẫn đến các địa điểm và cho biết nên lấy cái gì với số lượngbao nhiêu. Hệ thống sẽ cho phép nhân viên cung cấp phản hồi bằng giọng nói để xác nhận rằng họ đang chọn đúng mặt hàng hoặc lấy đúng số lượng.
• Máy quét RFID: Máy quét này sẽ truyền thông tin qua tần số vô tuyến, cho phép công nhân truyền dữ liệu trong thời gian thực khi thực hiện nhiệm vụ. Các thiết bị cầm tay không dây này thường hướng dẫn người lao động qua màn hình hiển thị và cho họ biết những gì cần lấy với số lượng bao nhiêuu. Sau đó, người lấy hàng có thể sử dụng thiết bị để xác nhận tác vụ bằng cách quét mã vạch trên vị trí sản phẩm hoặc kệ.
• Pick-to-light: Là một hệ thống bao gồm một loạt các mô-đun đèn màu và màn hình hiển thị được gắn vào vị trí hàng tồn kho. Đèn chiếu sáng sẽ hiển thị số lượng cần lấy hàng để nhân viên biết vị trí cần lấy với số lượng bao nhiêu. Khi nhiệm vụ hoàn thành, đèn sẽ tắt. Hệ thống Pick-to-light có thể được ứng dụng để đặt hàng, soạn hàng và lắp ráp hàng theo đơn.

• Hệ thống nâng thẳng đứng (hay VLM): Là một hệ thống màtrong đó các mặt hàng tồn kho được lưu trữ an toàn cho đến khi được người chọn đơn đặt hàng truy xuất. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết khi công nhân phải đi bộ giữa các lối đi để kéo các mặt hàng ra khỏi kệ và có thể đẩy nhanh quá trình lấy hàng với quy mô lớn.

Hệ thống nâng thẳng đứng (VLM)

• Robot: Hệ thống robot giúp nâng cao quy trình lấy hàng thủ công, truyền thống bằng cách đưa hệ thống tự động hóa vào để phối hợp vận hành với người lấy hàng. Robot giúp lấy hàng có nhiều loại, phải kể đến xe tự hành (AGV, AMR), phương tiện bay không người lái (Drone), hay hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS)
• Kính thông minh cho phép người dùng xem thông tin lấy hàng trong tầm nhìn của mình, thay vì phải nhìn xuống giấy hoặc thiết bị di động. Kính thông minh cung cấp hướng dẫn cho người đi nhặt hàng. Kính thông minh cũng thường kết hợp loa và micro, cho phép người lao động xác nhận các hoạt động hoặc yêu cầu giúp đỡ.
• Các giải pháp phần mềm: Phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chiến lược lấy hàng/nhặt hàng. Vậy giữa vô vàn những giải pháp công nghệ có thể giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động Order picking, đâu là lựa chọn dành cho bạn?

3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành kho 4.0 được phát triển bởi ITG Technology, hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực. Giải pháp hiện đã được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp FDI, cũng như các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam như An Phú Việt, Italisa, Công ty Xi măng Quảng Ninh, Ngọc Khánh Group… Ứng dụng 3S iWAREHOUSE, doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích như:

• Thời gian tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và dễ dàng hơn

3S iWAREHOUSE cho phép các nhà quản lý có thể kiểm soát thông tin hàng hóa của công ty tại bất kỳ thời điểm nào. Giải pháp có ứng dụng các công nghệ mới như: Công nghệ quét mã QR Code, công nghệ Pick to light… giúp hỗ trợ tìm kiếm và lấy hàng một cách nhanh chóng. Qua đó, nhân viên kho sẽ không cần lãng phí quá nhiều thời gian, công sức để kiểm kê các sản phẩm của doanh nghiệp, mà có thể dễ dàng định vị được khu vực/vị trí của sản phẩm trong kho hàng.

• Giảm thời gian chuẩn bị đơn hàng

Khi xuất kho hay lấy hàng, doanh nghiệp chỉ cần tra cứu một cách nhanh chóng trên phần mềm trung tâm. Từ đó, giảm thiểu được việc tổng hợp và quá trình lấy hàng nhanh chóng sẽ được rút ngắn và hiệu quả hơn.

• Tối ưu hóa nguồn nhân sự trong kho

Cho dù sở hữu hàng trăm đến hàng nghìn sản phẩm khác nhau trong kho hàng, việc quản lý vị trí sản phẩm trong kho bằng phần mềm sẽ giúp tối ưu nhân sự trong kho hàng khi doanh nghiệp sẽ cần ít nhân viên hơn. Từ đó, thời gian đào tạo nhân viên sẽ được rút ngắn.

• Tận dụng tối đa diện tích

Với việc áp dụng phần mềm, mọi thông tin về sản phẩm từ ngày nhập/xuất, đều sẽ được cập nhập một cách đồng nhất, liên tục theo thời gian thực. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tối đa dung lượng lưu trữ thông qua tận dụng triệt để các vị trí trống.

• Kiểm soát các mặt hàng theo vị trí

Với tính năng sắp xếp và quản lý vị trí sản phẩm trong kho, tất cả các sản phẩm đều được quản lý trên hệ thống một cách chính xác và chi tiết. Bằng việc ứng dụng phương pháp quét QR code, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt vị trí của mọi sản phẩm với độ chính xác tuyệt đối.

• Quản lý số lượng tồn kho

Với 3S iWAREHOUSE, người quản lý sẽ biết được số lượng hàng hóa trong kho, số lượng hàng hóa tồn đọng, qua đó công việc nhập và xuất hàng sẽ được cải thiện qua những số liệu đã được tổng hợp.

Trước sự cạnh tranh giữa các công ty trên thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng liên tục thay đổi, các nhà quản lý cần liên tục cải thiện sự hài lòng của khách hàng đồng thời tối ưu chi phí và bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.  Nếu bạn đang cần tư vấn sâu hơn về cách thức tối ưu quy trình sản xuất cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua hotline tư vấn giải pháp: 092.6886.855.