WCS là gì? Tầm quan trọng của Warehouse Control System

Một hệ thống WCS (Warehouse Control System) hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa luồng hàng hóa, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giảm thiểu sai sót trong vận hành. Vậy WCS là gì? Hệ thống này được ứng dụng như thế nào trong hoạt động quản lý kho? Cùng tìm câu trả lời trong bài viết!

WCS là gì?

WCS (Warehouse Control System – Hệ thống kiểm soát kho hàng) là một ứng dụng phần mềm được thiết kế để điều khiển, giám sát và tối ưu hoạt động của các thiết bị, quy trình tự động hóa trong kho như: AS/RS, băng chuyền, băng tải, cổng giao hàng và thiết bị liên quan đến quá trình lưu trữ, di chuyển hàng hóa (máy nâng hàng, máy phân loại, máy xếp pallet…).

Hệ thống kiểm soát kho hàng WCS – Warehouse Control System

Các chức năng chính là WCS gồm:

• Giao tiếp trực tiếp với thiết bị và hệ thống trong kho (PLC, RFID, robot AGV, AMR…)
• Điều chỉnh và kiểm soát các thiết bị tự động để tối ưu hóa điều phối luồng công việc và giảm thời gian xử lý đơn hàng
• Cung cấp thông tin theo thời gian thực về hiệu suất kho, số lượng hàng tồn kho…
• Quản lý thứ tự và độ ưu tiên xử lý đơn hàng
• Trao đổi thông tin cần thiết với phần mềm cấp cao hơn (chẳng hạn: hệ thống quản lý kho WMS)
• Cảnh báo và xử lý sự cố tự động

Lợi ích khi triển khai WCS là gì?

Triển khai hệ thống kiểm soát kho WCS mang lại nhiều giá trị vượt trội cho doanh nghiệp. Tiêu biểu có thể kể đến như:

Một số lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp ứng dụng WCS

Nâng cao hiệu suất vận hành

Hệ thống WCS có thể điều phối các thiết bị trong kho với tốc độ và độ chính xác cao và tự động hóa nhiều tác vụ thường ngày như chọn hàng, đóng gói và vận chuyển… Điều này giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và tăng cường năng suất tổng thể của kho.

Giảm thiểu chi phí vận hành

Mặc dù, triển khai WCS cần một khoản vốn đầu tư ban đầu đáng kể, nhưng về lâu dài, phần mềm này lại mang đến hiệu quả lớn trong việc tiết giảm chi phí vận hành. Warehouse control system giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thông qua giảm nhu cầu về lao động thủ công, tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho, giảm thiểu lãng phí, đồng thời, nâng cao hiệu quả của các thiết bị tự động hóa trong kho.

Cải thiện độ chính xác

Bằng cách tự động hóa các thao tác vận hành và giảm sự can thiệp của con người, WCS giúp doanh nghiệp giảm đáng kể lỗi trong quá trình chọn hàng, đóng gói và giao hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ nâng cao sự hài lòng của khách hàng mà còn giảm chi phí liên quan đến việc xử lý hàng trả lại do sai sót.

Tăng tính linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh

WCS cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy trình vận hành để thích ứng với biến động đơn hàng, thay đổi quy mô hoặc cập nhật thiết bị mới mà không cần cải tổ toàn bộ hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường tính linh hoạt và giảm thiểu gián đoạn trong hoạt động sản xuất – kinh doanh trước những rủi ro tiềm ẩn từ thị trường. Ví dụ, khi số lượng đơn tăng đột biến, WCS tự động phân bổ lại lưu lượng qua nhiều tuyến băng chuyền để tránh quá tải.

Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu

Warehouse control system hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu về các hoạt động trong kho theo thời gian thực. Những báo cáo được cung cấp giúp các nhà quản lý đánh giá hiệu suất kho hiệu quả hơn, đồng thời xác định sớm các vấn đề và khu vực cần cải thiện để đưa ra quyết định chiến lược phù hợp dựa trên dữ liệu khách quan thay vì phán đoán cảm tính.

Phân biệt WCS và WMS

Hệ thống kiểm soát kho (WCS) và hệ thống quản lý kho (WMS) là hai phần mềm thường được sử dụng trong hoạt động quản lý kho hàng. Tuy nhiên, chức năng và nhiệm vụ của hai hệ thống này hoàn toàn khác nhau.

Mối tương quan giữa WCS và WMS

WCS là hệ thống hỗ trợ điều khiển và giám sát các thiết bị tự động trong kho hàng như: Thang nâng, băng chuyền, hệ thống tự động lưu trữ (AS/RS)… Nhờ Warehouse control system, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa luồng làm việc của thiết bị trong kho, đảm bảo các thiết bị này phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả để hàng hóa được xử lý, di chuyển đến đúng vị trí một cách nhanh chóng, chính xác.

WMS là công cụ hỗ trợ quản lý và kiểm soát hàng tồn kho. Phần mềm giúp người dùng theo dõi số lượng tồn kho; quản lý vị trí lưu trữ; điều phối các nghiệp vụ nhập, xuất, kiểm kê, điều chuyển kho và xử lý đơn hàng.

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt của WCS và WMS, bạn có thể xem ở bảng so sánh dưới đây:

Những yếu tố tạo nên một hệ thống kiểm soát kho tốt

Dưới đây là những yếu tố cốt lõi cần có trong một Warehouse control system tốt:

Khả năng tích hợp linh hoạt với hệ thống hiện có

Hệ thống kiểm soát kho tốt cần có khả năng tích hợp dễ dàng với hệ thống quản lý kho (WMS) và các thiết bị tự động hóa trong kho. Điều này giúp đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt và giảm thiểu rủi ro gián đoạn trong vận hành.

Giao tiếp theo thời gian thực với thiết bị

Warehouse control system cần có chức năng theo dõi và giám sát tình trạng của các thiết bị tự động trong kho theo thời gian thực. Điều này không chỉ nâng cao khả năng kiểm soát mà còn giúp hệ thống phản ứng nhanh chóng với các sự kiện xảy ra trong kho, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc của thiết bị và giảm thiểu thời gian chết do sự cố máy móc.

Giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng

Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm WCS có giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng và cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo dữ liệu trực quan, giúp nhân viên điều hành dễ dàng theo dõi hiệu suất vận hành, phát hiện sớm các vấn đề trong kho và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Khả năng tự động hóa và tối ưu hóa quy trình

WCS cần hỗ trợ tự động hóa các quy trình trong kho, từ việc điều phối thiết bị đến tối ưu hóa luồng hàng hóa. Điều này giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người, tăng độ chính xác và nâng cao hiệu suất tổng thể của kho.

Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư vào Warehouse Control System?

Không phải kho hàng nào cũng cần triển khai ngay lập tức WCS. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn có những dấu hiệu sau, thì đầu tư vào warehouse control system sẽ mang lại hiệu quả vượt trội:

• Khối lượng đơn hàng lớn, yêu cầu tốc độ xử lý cao
• Kho tích hợp nhiều hệ thống tự động hóa (băng chuyền, sortation, robot…)
• Yêu cầu quản lý thời gian thực (real-time control)
• Mục tiêu giảm chi phí và tăng độ chính xác trong logistics
• Định hướng xây dựng nhà máy thông minh (Smart Factory) hoặc kho thông minh (Smart Warehouse)

Phần mềm quản lý kho thông minh 3S WMS

3S WMS là giải pháp quản lý kho thông minh được ITG Technology nghiên cứu và phát triển, giúp các doanh nghiệp quản lý kho theo thời gian thực nhanh chóng, chính xác; từ đó, tối ưu chi phí tồn kho, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa và hạn chế lỗi do con người gây ra.

Nhằm cung cấp bức tranh tổng quan về mọi quy trình trong kho, giúp việc quản lý, giám sát và lập kế hoạch trở nên hiệu quả, ITG đã thiết kế 3S WMS có khả năng kết nối hiệu quả với các hệ thống hỗ trợ như WCS và các thiết bị tự động hóa như AGV, Pick to Light…

Có thể nói, 3S WMS là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng với những ưu điểm vượt trội như:

• Quản lý tồn kho theo thời gian thực
• Quản lý kho theo sơ đồ và vị trí
• Quản lý xuất – nhập – kiểm kê – điều chuyển kho theo QR Code, BarCode, RFID, Pick to light
• Trực quan hóa năng lực kho

Hy vọng những chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn WCS là gì và tầm quan trọng của hệ thống này trong hoạt động quản lý kho hàng. Có thể thấy, việc đầu tư Warehouse control system chính là một bước tiến chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao tính linh hoạt và tối ưu chi phí cho hoạt động kho hiệu quả.