Quy trình triển khai ERP trong thực tế: 9 bước để thành công

ERP là phần mềm quản trị hiệu quả nhất cho doanh nghiệp, không chỉ làm trơn tru quá trình kinh doanh mà còn thúc đẩy tăng trưởng doanh nghiệp. Một dự án triển khai ERP bao gồm các bước và giai đoạn khác nhau. 9 bước trong quy trình triển khai ERP trong thực tế sẽ giúp bạn phân bổ ngân sách, hợp lý hóa quy trình và áp dụng thành công ERP vào chiến lược kinh doanh của bạn.

1.Chuẩn bị dự án

Trong quy trình triển khai ERP trong thực tế muốn có được thành công thì việc thiết lập và chuẩn bị dự án hết sức quan trọng.

Nhóm dự án ERP là những người nhìn thấy được bức tranh toàn cảnh, thấu hiểu việc thay đổi hệ thống quản lý doanh nghiệp là cần thiết, đồng thời họ là người có uy tín và tin tường mọi hoạt động của tổ chức. Đội ngũ quản lý sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo dự án diễn ra đúng dự định, thu về kết quả tốt và nhìn chung mọi thành viên khá hài lòng với kết quả mà hệ thống ERP mới đem lại.

2. Khảo sát & tư vấn

Đội BA của đơn vị cung cấp phần mềm sẽ khảo sát yêu cầu và thực trạng của doanh nghiệp: Khảo sát hệ thống hạ tầng, Khảo sát cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, Khảo sát nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, báo biểu, hệ thống thông tin truyền thông, Xây dựng hồ sơ đánh giá hiện trạng.… từ đó xây dựng tài liệu URD chuẩn. Sau đó hai bên cùng duyệt và thống nhất tài liệu URD. Và đội tư vấn giải pháp sẽ tư vấn quy trình nghiệp vụ tại đơn vị được triển khai

3. Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn

4. Phân tích thiết kế hệ thống

Quản trị dự án sẽ phân tích, thiết kế hệ thống

5. Phát triển, chỉnh sửa hệ thống

Cài đặt server, chuẩn bị master dât, phát triển và chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu của dự án

6. Cài đặt, đào tạo

Chìa khóa cho việc tối đa giá trị có được từ phần mềm chính là sự phù hợp của hệ thống ERP với nhu cầu người sử dụng thông qua đào tạo cùng với thực hành để tăng thêm tính trực quan, kết hợp các khía cạnh về nhu cầu của người sử dụng hệ thống.

Việc đào tạo nên theo dụng phương pháp “train the trainer”, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống và nhận bàn giao hệ thống, sau đó đội ngũ này sẽ đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users) là toàn bộ nhân sự của công ty.

Phương pháp training dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.

Đọc thêm: Thế nào là giải pháp ERP tốt nhất?

7.Vận hành thử

8.Golive, nghiệm thu dự án, vận hành thực tế

Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu và đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất – kinh doanh một cách thực tế.

Sau một thời gian sử dụng doanh nghiệp có thể thấy được những kết quả tốt hơn trong quá trình hoạt động của mình.

Doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống quản lý đang mang lại. Đây là giai đoạn mà nhiều người cho rằng đã thành công ít nhiều…

9.Bảo trì và nâng cấp

Bảo trì: là công việc liên quan đến việc sửa lỗi phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống ERP. Thông thường các nhà cung cấp giải pháp ERP sẽ bảo trì miễn phí các lỗi cho doanh nghiệp của bạn trong thời gian từ 12-24 tháng từ ngày nghiệm thu vận hành hệ thống.

Sau thời gian này thì doanh nghiệp phải trả phí cho nhà cung cấp khi phần mềm phát sinh lỗi

Nâng cấp: Một hệ thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới, nâng phiên bản mới, thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới…

>>> Đọc thêm: Tính năng nổi bật của phần mềm hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp 3S ERP

Kết luận

9 bước trong quy trình triển khai ERP trong thực tế ITG nêu trên hy vọng sẽ giúp bạn có được sự hình dung chi tiết về các bước mình cần làm khi đầu tư hệ thống ERP để phân bổ chi phí và nguồn lực tối đa cho doanh nghiệp. Và nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP và tư vấn hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cho công ty của mình thì việc bạn cần làm chỉ là nhấc máy lên và gọi cho chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn 0986.196.838 hoàn toàn miễn phí.