Điểm danh 6 khó khăn khi triển khai ERP

Hiện nay ERP là phần mềm quản trị hiệu quả nhất được ứng dụng trong nhiều doanh nghiệp. Các công ty thuộc mọi quy mô đang đầu tư vào hệ thống ERP để giúp cải thiện các quy trình và chuyển sang môi trường không giấy tờ. Tuy nhiên, việc triển khai ERP không phải lúc nào cũng đơn giản, có rất nhiều thách thức vì mỗi tổ chức đều khác nhau và đi kèm với nhu cầu, kỳ vọng và quy trình riêng. Đúc rút kinh nghiệm từ chính quá trình triển khai hệ thống ERP từ nhiều dự án. ITG đã rút ra được các khó khăn khi triển khai ERP.

Doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn khi triển khai ERP

1. Chưa lựa chọn đúng nhà cấp hệ thống ERP

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP với những lời quảng cáo hấp dẫn. Vì vậy, các nhà quản lý có thể gặp khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp.

Để chọn đúng nhà cung cấp ERP đòi hỏi nhà quản lý cần xem xét kỹ về nhu cầu và thách thức của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại, sau đó đưa ra các yêu cầu cụ thể với đơn vị triển khai. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá chính xác năng lực cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu của công ty cung cấp phần mềm.

Nhà cung cấp được chọn nên có kinh nghiệm triển khai ERP cho các đơn vị hoạt động cùng ngành, có uy tín và nhiều case triển khai thành công. Nếu không, dự án ERP có thể gặp thất bại. Điều quan trọng là lãnh đạo doanh nghiệp cần đảm bảo thu thập đủ thông tin về các yêu cầu chung và có cuộc trò chuyện cởi mở với những nhà cung cấp tiềm năng.

Tìm hiểu thêm: Công ty cung cấp phần mềm ERP uy tín được các doanh nghiệp FDI và VNR500 lựa chọn

2. Sự thiếu đồng lòng của nhân sự triển khai ERP

Khi triển khai hệ thống ERP, sự đồng lòng của toàn bộ nhân viên là yếu tố vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lại gặp khó khăn trong vấn đề này.

Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi triển khai ERP nếu thiếu sự đồng lòng của nhân viên

Một số nhân viên có thể sẽ từ chối sử dụng ERP vì cho rằng phần mềm không hiệu quả như các hệ thống đang sử dụng hoặc đơn giản vì không muốn đổi mới. Việc triển khai ERP cũng thường đi kèm với việc tăng cường đào tạo và thay đổi quy trình làm việc, khiến nhân viên cảm thấy số lượng công việc đột ngột tăng lên, dẫn đến sự thiếu nhiệt tình.

Ngoài ra, khi lãnh đạo và nhân viên không thống nhất được quan điểm khiến cho quyền lợi của một số cá nhân, phòng ban mâu thuẫn với mục tiêu của dự án, cũng có thể trở thành nguyên nhân gây cản trở công tác triển khai ERP. Như vậy, điều quan trọng mà các lãnh đạo cần lưu ý ở đây là: Người điều hành doanh nghiệp và mọi nhân viên cần phải có quan điểm chung để có thể sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả và thành công nhất.

Đọc thêm: Bí quyết giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công

3. Nhân sự chưa được đào tạo hệ thống

Hệ thống ERP sẽ chỉ mang lại giá trị thực sự khi những người sử dụng hiểu và sử dụng hệ thống hiệu quả trong công việc. Do đó, khi quyết định triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên, dù ở cấp bậc nào, đều được đào tạo đầy đủ, kỹ càng về hệ thống mới. Đây là một trong những khó khăn khi triển khai ERP bởi việc đào tạo đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch cụ thể: Từ việc lên danh sách nhân viên đào tạo, phân loại đối tượng được đào tạo thành các nhóm dựa trên vai trò và trách nhiệm khi sử dụng hệ thống cho đến sắp xếp thời gian đào tạo phù hợp để không làm ảnh hưởng đến công việc…

Cần đảm bảo nhân sự được đào tạo sử dụng hệ thống thành thạo

Hiểu rõ khó khăn của các doanh nghiệp trong việc đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm, ITG Technology – đơn vị tiên phong trong lĩnh vực phát triển các giải pháp ERP tại Việt Nam cam kết sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt hành trình triển khai dự án: Từ khảo sát, tư vấn đến xây dựng quy trình, triển khai, đào tạo và hỗ trợ sau nghiệm thu. Sau khi xây dựng hệ thống thành công, đội ngũ chuyên gia của ITG lên lịch đào tạo cho nhân sự trong doanh nghiệp và cung cấp các tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết, đảm bảo tất cả nhân viên có thể sử dụng thành thạo phần mềm. Với năng lực làm chủ công nghệ cùng đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, ITG nói chung và sản phẩm 3S ERP nói riêng hiện đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hàng đầu ở đa dạng lĩnh vực: Kim Sen, GoldSun, Aristino, Traphaco CNC, Nam Dược, Dragon,…

Nếu bạn đang cần tìm hiểu về lộ trình triển khai ERP, đăng ký ngay để đặt lịch hẹn với các chuyên gia của chúng tôi:

4. Thử nghiệm trên tất cả các chức năng

Phần mềm ERP thường bao gồm rất nhiều module, từ quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất đến bán hàng, mua hàng, kho… Mỗi module lại có nhiều chức năng con, vì vậy, việc kiểm thử tất cả các chức năng này đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Bên cạnh đó, các module trong ERP được liên kết chặt chẽ với nhau nên chỉ một lỗi nhỏ xuất hiện ở module bất kỳ cũng có thể gây ra ảnh hưởng lớn đến các module khác, làm cho việc xác định và khắc phục lỗi trở nên khó khăn hơn.

Mặt khác, để công tác thử nghiệm hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị một lượng lớn dữ liệu thử nghiệm. Việc tạo ra dữ liệu thử nghiệm phù hợp với các tình huống thực tế là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác. Doanh nghiệp buộc phải phải thực hiện đủ số lượng thử nghiệm để đảm bảo hệ thống chạy tốt và đáp ứng đúng các yêu cầu, kỳ vọng đã đặt ra. Đây là lý do vì sao nhiệm vụ này được xem là một trong những khó khăn hàng đầu khi triển khai ERP. 

Xem thêm: 10 bước triển khai phần mềm ERP thành công

5. Thiếu ngân sách là khó khăn khi triển khai ERP

Về lâu dài, hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả và năng suất, nhưng triển khai kém có thể có tác động ngược lại. Đó là điều không phải lúc nào cũng được tính đến. Khi lập ngân sách, người lãnh đạo phải tính đến chi phí tài chính và thời gian thực hiện công việc của các thành viên nhóm dự án ERP. Điều cần thiết là trong công ty cần có người phải chịu trách nhiệm về dự án, giao tiếp và làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp ERP để đạt được kết quả tốt nhất.

Thiếu ngân sách là khó khăn khi triển khai ERP

Bên cạnh đó việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng là rất cần thiết. Các module ứng dụng ERP sẽ yêu cầu tốc độ xử lý tốt và lưu trữ đầy đủ. Không phân bổ ngân sách phù hợp cho cơ sở hạ tầng sẽ dẫn đến giảm tốc độ ứng dụng và các vấn đề phần mềm khác.

Xem thêm: Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu?

6. Thiếu sự trao đổi giữa doanh nghiệp và bên triển khai

Trong quá trình triển khai ERP, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp cũng có những thay đổi, và những điều này cần được hai bên thông báo chính xác, kịp thời cho nhau, để đảm bảo cả hai bên đều biết họ đã, đang, và sẽ làm gì. Bởi nếu như nhà cung cấp ERP không thực sự hiểu được khách hàng cần gì thì sẽ dẫn đến tư vấn sai cho khách hàng, cũng như dẫn đến việc thiết kế cấu hình ERP không phù hợp với mô hình doanh nghiệp. Cũng có thể do nhà lãnh đạo doanh nghiệp không hoàn toàn tin tưởng nhà cung cấp, không muốn tiết lộ những “bí quyết kinh doanh”, dẫn tới đưa ra không đầy đủ thông tin về mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này cũng gây ra tình trạng hệ thống ERP không hoàn chỉnh và tương thích hoàn toàn với nhu cầu của doanh nghiệp. Do vậy lãnh đạo doanh nghiệp nên đặt niềm tin tuyệt đối vào nhà cung cấp giải pháp ERP mà mình đã lựa chọn.

Trên đây chúng tôi đã nêu ra các khó khăn khi triển khai ERP. Và thực sự nó sẽ rất hữu ích cho bạn khi chuẩn bị triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Bạn có thể yêu cầu tư vấn thêm hoặc yêu cầu demo phần mềm ERP dành riêng cho doanh nghiệp của bạn bằng cách đặt câu hỏi cho chuyên gia của chúng tôi: 0986.196.838 hoặc gửi yêu cầu cho chúng tôi: