Spare Parts là gì? Hướng dẫn quản lý và phân loại phụ tùng thay thế

Spare Parts là những thành phần không thể thiếu trong việc duy trì, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị công nghiệp, góp phần đảm bảo hoạt động liên tục của dây chuyền sản xuất và giảm thời gian ngừng hoạt động. Vậy Spare parts là gì? Làm thế nào để quản lý Spare parts hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết!

Spare Parts là gì?

Spare parts (phụ tùng thay thế) là các thành phần, linh kiện hoặc bộ phận được dùng để thay thế cho những phần bị hỏng hóc hoặc cần bảo trì trong một hệ thống, thiết bị hoặc máy móc. Các thành phần này có thể là chi tiết nhỏ hoặc linh kiện lớn, nhưng đều cần phải tương thích với các phần gốc của hệ thống hoặc thiết bị.

Spare parts được dùng để thay thế cho các bộ phận bị hỏng, bị mòn hoặc không hoạt động của máy móc, thiết bị

Tầm quan trọng của Spare parts

Spare parts có vai trò quan trọng trong việc duy trì và sửa chữa máy móc, thiết bị. Doanh nghiệp quản lý phụ tùng thay thế hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu thời gian chết, tối thiểu chi phí hàng tồn kho, tăng vốn lưu động đồng thời cải thiện an toàn cho môi trường làm việc:

Hướng dẫn phân loại phụ tùng thay thế

Hiểu rõ về các loại Spare parts sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn. Dưới đây là một số cách phân loại phổ biến:

Có 4 cách phân loại phụ tùng thay thế phổ biến

Phân loại Spare parts theo tính chất vật lý

Phụ tùng cơ khí: Bao gồm các thành phần như ốc vít, ổ trục, bánh răng, trục vít, bạc đạn,… Những bộ phận này được sử dụng để khắc phục các hư hỏng và duy trì hiệu suất hoạt động của hệ thống cơ khí.

• Phụ tùng điện tử: Spare parts điện tử gồm các linh kiện như bộ vi xử lý, bảng mạch, điện trở, dây cáp, tụ điện,… được sử dụng để sửa chữa và bảo trì các bộ phận, thiết bị điện tử.
• Phụ tùng điện: Là các thành phần như công tắc, ổ cắm, dây điện, bóng đèn,… được sử dụng để sửa chữa và bảo trì hệ thống điện trong máy móc công nghiệp.
• Phụ tùng thủy lực/khí nén: Gồm các thành phần như xi lanh, van điều khiển, bộ lọc…

Phân loại Spare parts theo mức độ quan trọng

Doanh nghiệp cũng có thể dựa vào mức độ quan trọng của phụ tùng thay thế để tiến hành phân loại. Với các phân loại này, Spare parts được chia thành 2 loại chính là:

• Phụ tùng thiết yếu: Những bộ phận quan trọng mà nếu hỏng có thể khiến toàn bộ hệ thống máy móc ngừng hoạt động.
• Phụ tùng không thiết yếu: Những bộ phận ít quan trọng hơn, có thể dễ dàng thay thế hoặc sửa chữa.

Phân loại theo tần suất sử dụng phụ tùng thay thế

• Fast-moving spare parts: Các bộ phận thay thế hoặc vật tư tiêu hao được sử dụng thường xuyên.
• Slow-moving spare parts: Các phụ tùng ít được sử dụng.
• Non-moving spare parts: Phụ tùng hiếm khi được sử dụng nhưng vẫn cần thiết.

Phân loại Spare parts theo nguồn gốc

Dựa vào nguồn gốc, phụ tùng thay thế được chia thành 3 loại chính là:

• OEM spare parts: Là những linh kiện, phụ tùng thay thế được sản xuất bởi nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM – Original Equipment Manufacturer).
• Aftermarket spare parts: Là những thành phần được sản xuất bởi các nhà sản xuất bên thứ ba.
• Refurbished spare parts: Phụ tùng thay thế đã qua sử dụng và được tân trang lại.

Cách quản lý Spare parts hiệu quả cho doanh nghiệp

Các phương pháp quản lý spare parts hiệu quả có thể tiết kiệm từ 5 đến 15% chi phí tồn kho của phụ kiện thay thế. Dưới đây là một số phương pháp quản lý phụ tùng thay thế đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao:

Một số phương pháp quản lý Spare parts hiệu quả

Lập kế hoạch dự báo spare parts cho sản xuất

Để máy móc, thiết bị trong nhà máy được bảo trì và sửa chữa đúng thời điểm, doanh nghiệp cần đảm bảo Spare parts được cung cấp chính xác, kịp thời cả về số lượng và chất lượng. 

Do đó, việc dự báo và lập kế hoạch nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng, giúp đảm bảo Spare parts luôn có sẵn để thay thế khi các bộ phận máy bị trục trặc trong quá trình sản xuất, từ đó duy trì hoạt động sản xuất liên tục và hiệu quả.

Phân loại và mã hóa Spare parts

Doanh nghiệp có thể phân loại phụ tùng thay thế dựa trên các tiêu chí phù hợp như: Chức năng, kích thước, chất liệu… Sau đó, gán cho mỗi loại một mã số duy nhất. Ví dụ, mã có thể bao gồm: loại thiết bị + nhóm phụ tùng + số thứ tự. Hoặc doanh nghiệp cũng có thể mã hóa thông tin phụ tùng dưới dạng mã vạch hoặc mã QR Code, để dễ dàng theo dõi và kiểm kê. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định và tìm kiếm các thành phần cần thiết, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý.

Kiểm soát tồn kho phụ tùng thay thế hiệu quả

Một hệ thống kiểm soát tồn kho chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng, vị trí và tình trạng của từng loại phụ tùng; đồng thời đảm bảo rằng các Spare parts luôn sẵn sàng khi cần thiết, tránh tình trạng tồn kho quá mức gây lãng phí.

Dưới đây là những điều cần lưu ý để kiểm soát kho hàng phụ tùng thay thế hiệu quả:

• Bố trí kho hàng hợp lý: Bố trí kho theo nguyên tắc phụ tùng thường xuyên sử dụng được đặt ở vị trí dễ tiếp cận, phụ tùng nặng đặt ở vị trí thấp, nhóm phụ tùng của cùng một hệ thống/thiết bị đặt gần nhau…
• Kiểm kê định kỳ: Tiến hành kiểm kê Spare parts định kỳ 6 tháng/1 lần và kiểm kê ngẫu nhiên hàng tháng với 10% mặt hàng khác nhau.
• Áp dụng phương pháp ABC: Sử dụng phương pháp ABC phân loại phụ tùng thành ba nhóm dựa trên giá trị và tần suất sử dụng. Nhóm A gồm các phụ tùng có giá trị cao, quan trọng nhưng số lượng ít. Nhóm B là phụ tùng có giá trị trung bình. Nhóm C là phụ tùng có giá trị thấp nhưng số lượng nhiều.

Bạn chưa biết cách áp dụng phương pháp quản lý kho trong thời đại 4.0 như thế nào? Tải ngay Ebook “Cẩm nang quản trị kho hàng hiệu quả”!
- Cung cấp phương pháp quy hoạch kho, sắp xếp kho hàng thông minh
Phương pháp quản trị kho để hạn chế những tổn thất thấp nhất
- Cách thiết lập quy trình nhập – xuất kho khoa học
- Hướng dẫn kiểm kê được hàng hóa nhanh chóng

Tải Ebook miễn phí

Quản trị rủi ro cho phụ tùng thay thế

Thiết bị máy móc không thể tránh khỏi những trục trặc và hư hỏng bất ngờ. Tuy nhiên, việc dự đoán và tính toán rủi ro về thời gian ngừng hoạt động của máy móc có thể giúp doanh nghiệp chuẩn bị phụ tùng thay thế kịp thời để duy trì hoạt động sản xuất.

Để đảm bảo chất lượng và hiệu suất của phụ tùng thay thế, doanh nghiệp cần: Đánh giá các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến việc thay thế phụ tùng (không tương thích, hỏng hóc, mất mát…), lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, kiểm tra chất lượng của các phụ tùng trước khi đưa vào sử dụng, thiết lập quy trình theo dõi và bảo trì định kỳ…

Quản lý Spare parts hiệu quả với phần mềm quản lý kho vật tư 3S WMS

Tổng quan về hệ thống quản lý kho 3S WMS

3S WMS là giải pháp quản lý kho thông minh ứng dụng công nghệ QR Code/Barcode/RFID và các công nghệ 4.0 khác. Phần mềm 3S WMS cung cấp khả năng quản lý kho chính xác theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí tồn kho, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa và hạn chế lỗi do con người gây ra…

Một số tính năng nổi bật của 3S WMS có thể kể đến như:

• Nhập – xuất – kiểm kê – điều chuyển theo QR Code/Barcode/RFID/Pick to light
• Thiết lập và quản lý danh mục phụ tùng thay thế
• Quản lý kho theo vị trí
• Quản lý spare parts theo FIFO, LO/LOT…
• Quản lý hạn sử dụng của phụ tùng thay thế
• Trực quan hóa năng lực kho
• …

Lợi ích khi quản lý Spare parts bằng phần mềm 3S WMS

Quản lý phụ tùng thay thế bằng phần mềm 3S WMS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tự động hóa quy trình: Phần mềm 3S WMS giúp doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ quản lý kho thủ công như thu thập số liệu, nhập/xuất/kiểm kê kho… Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho nhân viên, đồng thời tăng cường hiệu quả hoạt động kho và giảm thiểu sai sót do con người gây ra.
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: Chức năng định danh vị trí của 3S WMS giúp nhân viên có thể tìm kiếm chính xác vị trí của Spare parts muốn tìm kiếm nhanh chóng chỉ với một thao tác quét mã/nhập thông tin trên hệ thống, nhờ đó, rút ngắn thời gian lấy hàng.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: 3S WMS cung cấp tính năng kiểm tra tồn kho theo thời gian thưc, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi mức tồn kho của từng loại phụ tùng . Nhờ vậy, việc bổ sung hoặc điều chỉnh số lượng phụ tùng sẽ được thực hiện kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa.
• Tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc: 3S WMS cho phép ghi nhận lịch sử nhập – xuất và nguồn gốc củng từng sqare parts giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định các yếu tố liên quan như nhà cung cấp, thời gian nhập hàng, mục đích sử dụng… để tăng cường sự minh bạch.
• Nâng cao khả năng dự báo nhu cầu và tối ưu mua sắm: Phần mềm cung cấp các mẫu báo cáo đa dạng và trực quan, giúp nhà quản lý phân tích và đưa ra dự báo chính xác hơn nhu cầu sử dụng phụ tùng trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua sắm phụ tùng một cách hiệu quả, giảm thiểu tình trạnh tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt phụ tùng.

Quản lý tốt phụ tùng thay thế không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian ngừng máy và tối ưu hóa chi phí bảo trì, mà còn đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả của dây chuyền sản xuất. Hiểu rõ spare parts là gì, nắm vững cách phân loại và quản lý spare parts chính là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp bạn xây dựng chiến lược quản lý phụ tùng thay thế hiệu quả. Nếu cần thêm thông tin chi tiết về các phương pháp và hệ thống quản lý spare part, bạn có thể liên hệ đến ITG theo hotline 092.6886.855 để được chuyên gia hỗ trợ.