Phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất – Công cụ thông minh cho doanh nghiệp

Trước sự phát triển không ngừng của công nghệ và sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, các doanh nghiệp sản xuất đang đối mặt với áp lực tăng cường hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm. Do vậy, phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất đã trở thành công cụ hỗ trợ không thể thiếu giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả, tối ưu chi phí, giảm thiểu các lãng phí không cần thiết.

Hạn chế khi doanh nghiệp quản lý đơn hàng sản xuất bằng Excel

Excel từ lâu đã là một công cụ phổ biến, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực quản lý, bao gồm cả quản lý đơn hàng sản xuất. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển và mở rộng của doanh nghiệp, việc quản lý đơn hàng sản xuất bằng Excel có thể đối mặt với nhiều hạn chế và thách thức:

Excel không hề “toàn năng” như chúng ta vẫn nghĩ

Rủi ro về bảo mật 

Trong môi trường sản xuất, việc bảo mật thông tin đơn hàng là rất yếu tố quan trọng. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của Excel là thiếu chức năng phân quyền kiểm soát và ghi lại lịch sử hoạt động người dùng. Trong khi đó, file quản lý đơn hàng thường được chuyển tiếp cho nhiều bộ phận liên quan (từ kinh doanh, đến bộ phận sản xuất, bộ phận kho…) nên rất dễ xảy ra nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Ngoài ra, trong quá trình chia sẻ thông tin giữa các phòng ban khác nhau, khi có bất kỳ nhân sự nào chỉnh sửa dữ liệu, doanh nghiệp cũng rất khó truy vết được do ai làm.

Sai sót do nhập liệu thủ công

Việc nhập liệu thủ công lên Excel có thể tiềm ẩn nhiều nguy cơ sai sót. Đặc biệt với các dữ liệu lớn, được cập nhật thường xuyên như đơn hàng sản xuất, chỉ cần một sai sót nhỏ cũng dẫn đến sai lệch trong việc lên kế hoạch, gây ra nhiều tổn thất về cơ hội, chi phí cho doanh nghiệp.

Thiếu khả năng thu thập dữ liệu theo thời gian thực

Không giống các phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất, Excel không thể thu thập dữ liệu hiện trường theo thời gian thực. Vì vậy, mỗi khi cần thông tin về tình trạng sản xuất đơn hàng, người quản lý cần phải chờ nhân viên dưới xưởng nhập báo cáo vào Excel và gửi lại. Công việc này không chỉ tốn nhiều thời gian, nguồn lực mà còn thiếu linh hoạt. Bên cạnh đó, do không thể thu thập dữ liệu theo thời gian thực, việc theo dõi tiến độ hoàn thành đơn hàng trở nên phức tạp và không chính xác. Các thông tin về tình trạng sản xuất, số lượng sản phẩm đã hoàn thành, và các vấn đề phát sinh không được cập nhật kịp thời, làm mất đi khả năng đưa ra quyết định trong việc quản lý đơn hàng của nhà quản lý.

Sử dụng Excel, doanh nghiệp sẽ không thể thu thập dữ liệu về đơn hàng sản xuất theo thời gian thực

Tính linh hoạt thấp, hạn chế trong việc điều chỉnh khi đơn hàng có sự thay đổi

Excel không cung cấp các tính năng linh hoạt để điều chỉnh quy trình sản xuất khi đơn hàng có sự thay đổi. Việc thay đổi công đoạn sản xuất, chuyển đổi máy móc hoặc sửa đổi lịch trình làm việc so với kế hoạch ban đầu sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp nhiều thời gian, công sức, nguồn lực. Thậm chí, nếu không được điều chỉnh hợp lý, kịp thời, điều này có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, Excel không cung cấp các tính năng đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận khác nhau của quy trình sản xuất. Thay đổi thông tin trong một tệp Excel có thể không được cập nhật tự động trong các tệp khác, làm mất đi tính nhất quán và chính xác của thông tin.

Phân tán thông tin và thiếu tính nhất quán

Excel không cung cấp các tính năng đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận khác nhau của quy trình sản xuất. Trong khi đó, thông thường, mỗi phòng ban khác nhau lại có các tệp quản lý riêng. Vì vậy, khi một bộ phận thay đổi thông tin trong một tệp Excel, dữ liệu sẽ không được cập nhật tự động trong các tệp khác, làm mất đi tính nhất quán và chính xác của thông tin. Điều này gây khó khăn cho các nhà quản lý trong việc thu thập và chỉnh lý dữ liệu để tạo ra một bản kế hoạch hoàn thiện, đồng bộ.

Tóm lại, mặc dù Excel là một công cụ quản lý đơn hàng sản xuất đơn giản và dễ tiếp cận, nhưng lại có nhiều hạn chế, đặc biệt khi phải xử lý đơn hàng quy mô lớn và phức tạp. Đối với các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất và quản lý hiệu quả, việc chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất chuyên nghiệp sẽ là một lựa chọn tốt hơn.

Kiểm soát đơn hàng hiệu quả cùng phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất 3S ERP

Chu trình quản lý đơn hàng sản xuất cần trải qua nhiều giai đoạn, từ bán hàng – lập kế hoạch – mua hàng – kho – sản xuất – kế toán. Mỗi giai đoạn lại được chia nhỏ thành nhiều bước và có các liên kết chặt chẽ với nhau. Chính vì vậy, nếu không có công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp khó có thể quản lý đơn hàng sản xuất hiệu quả.

Quy trình quản lý đơn hàng sản xuất trên tầng hoạch định

Hiện nay, các phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất ngày càng phổ biến hơn, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và linh hoạt quá trình sản xuất. Một trong số đó phải kể đến 3S ERP.

3S ERP không chỉ là một giải pháp phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất thông thường, mà còn là công cụ mạnh mẽ giúp giải quyết các bài toán cốt lõi của doanh nghiệp trên một nền tảng đồng bộ và chuẩn quốc tế, thông qua 5 chức năng chính: Quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị sản xuất, quản trị hàng tồn kho, tài chính – kế toán.

Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP

- Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Dược phẩm, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ…
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi

Đăng ký ngay

Module quản trị bán hàng của phần mềm 3S ERP không chỉ giúp bộ phận Sales nắm bắt lãi lỗ của từng sản phẩm/ngành hàng và chính sách bán hàng tại từng điểm bán từ đó lập kế hoạch bán hàng hiệu quả, mà còn hỗ trợ nhân viên kinh doanh tính giá chính xác và phát hành báo giá nhanh chóng, nâng cao hiệu suất bán hàng và tỷ lệ chốt đơn thành công.

Module quản trị mua hàng trong 3S ERP được kết nối dữ liệu với bộ phận bán hàng, kế hoạch, sản xuất, kho, giúp phòng mua hàng có thể nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu mua nguyên vật liệu và tiến hành nhập kho để sẵn sàng phục vụ sản xuất. Bên cạnh đó, chức năng này còn hỗ trợ nhân viên ở bộ phận mua hàng dễ dàng kiểm soát số lượng, trạng thái, tiến độ nhận hàng từ nhà cung cấp.

Module quản trị hàng tồn kho hỗ trợ các thủ kho quản lý nhập – xuất – kiểm kê kho theo nhiều phương pháp, quản lý danh sách hàng tồn kho theo nhiều tiêu chí (định mức tồn kho, tuổi hàng tồn kho,…) và cảnh báo tồn kho Max, Min. Nhờ đó, bộ phận kho có thể thông báo cho bộ phận mua hàng và bán hàng để có các kế hoạch sử dụng và phân phối hàng tồn hiệu quả.

Module tài chính – kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành chính xác mà còn có thể quản lý hóa đơn, chứng từ, công nợ phải thu/phải trả để đảm bảo dòng tiền của doanh nghiệp.

Đặc biệt, module quản trị sản xuất của hệ thống 3S ERP có thể giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra:

• Quản lý nhu cầu sản xuất (MDS – Manufacturing Demand Planning): Sau khi tiếp nhận thông tin đơn hàng từ phía kinh doanh, phần mềm phân tích và tính toán nhu cầu sản xuất phù hợp dựa trên dự báo bán hàng (Sales Forecast), đơn đặt hàng của người mua (Sales Order), lịch giao hàng (Delivery Order), lịch sử sản xuất trước đó… để hoạch định năng lực sản xuất và lên kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất tổng thể phù hợp trước khi tiến hành sản xuất, đảm bảo đơn hàng được hoàn thành đúng tiến độ.
• Quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM – Bill of Materials): Cung cấp cái nhìn tổng quan về cấu trúc sản phẩm, giúp đảm bảo rằng tất cả các nguyên liệu và thành phần cần thiết được sắp xếp và sử dụng một cách hiệu quả trong quá trình sản xuất.
• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements Planning): Phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất 3S ERP có thể tự động tính toán số lượng nguyên vật liệu cần sử dụng dựa trên kế hoạch và nhu cầu sản xuất, giúp đảm bảo các nguyên liệu được cung cấp đủ số lượng, đồng thời tối ưu hóa mức tồn kho.
• Quản lý năng lực sản xuất tổng thể: Tính toán và hoạch định năng lực nhà máy (máy móc thiết bị, nhân công, công cụ dụng cụ,…) theo từng kỳ. Người dùng có thể dễ dàng điều chỉnh lịch trình sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường hoặc thay đổi trong quy trình sản xuất. Đồng thời, thông tin về kế hoạch sản xuất có thể được chia sẻ trực tiếp với các bộ phận liên quan như mua hàng, kho, và bộ phận sản xuất dưới nhà máy. Điều này giúp đảm bảo tính đồng bộ của thông tin.

• Lập kế hoạch sản xuất đơn hàng: Dựa trên năng lực và nhu cầu sản xuất tổng thể của nhà máy để lên kế hoạch sản xuất chi tiết theo từng kỳ (ngày/tuần/tháng/năm).

• Báo cáo quản trị sản xuất: Thông qua các thông tin về nhu cầu vật tư và sản lượng sản xuất, 3S ERP tự động trích xuất báo cáo theo thời gian thực dựa trên tập hợp các điểm dữ liệu được thu thập theo các khoảng thời gian (ngày, tháng, năm,…) được thể hiện dưới dạng biểu đồ trực quan.

Nằm trong hệ sinh thái chuyển đổi số toàn diện ITG Ecosystem, 3S ERP đáp ứng linh hoạt nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp ở đa dạng lĩnh vực, cung cấp giải pháp chuyên sâu cho từng chuyên ngành. Tận dung ngay sức mạnh của 3S ERP để mở ra những cơ hội mới và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp bằng cách liên hệ vào hotline 092.6886.855 hoặc email info@itgtechnology.vn để đăng ký tư vấn 1:1 với các chuyên gia đầu ngành ngay từ hôm nay!