MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIÚP KIỂM SOÁT DỰ ÁN ERP

Khi bắt đầu áp dụng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP ; bản thân doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị 1 đội ngũ đủ kiến thức về sản phẩm để làm việc trực tiếp với nhà cung cấp cũng như có đủ quyền hạn để đẩy end-users trong chính doanh nghiệp mình kể cả cần phải thay đổi Bussiness Process hiện tại.

1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai, ngoài đội IT, đều tham gia vào quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch. Điều này sẽ giúp Ban quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự và chi phí tiềm ẩn của việc triển khai phần mềm ERP.

2. Không nên rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp giải pháp . Rất nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai phần mềm ERP mà không dành thời gian xác định cụ thể các yêu cầu quản lý kinh doanh của mình, đánh giá các nhà cung cấp giải pháp khác nhau và lập kế hoạch cho một dự án thành công. Các doanh nghiệp nên dành ít nhất từ 03-04 tháng cho quá trình lựa chọn và lập kế hoạch. Các doanh nghiệp lớn với hơn 1000 nhân sự hay doanh số hàng năm trên 500 triệu USD nên dành nhiều thời gian hơn cho những bước này.

3. Thành lập Ban chỉ đạo dự án. Ban chỉ đạo dự án nên tham gia vào nhiều quy trình hơn là chỉ quan tâm đến những vấn đề quản lý cấp cao. Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá chính trong suốt quá trình triển khai dự án và sau đó.

4. Lập kế hoạch dự án và khung kế hoạch triển khai một cách thực tế. Các doanh nghiệp thường không xác định được những chi phí cụ thể cho đến khi có được kế hoạch triển khai, tuy nghiên rất nhiều doanh nghiệp lại cố gắng dự đoán trước khi phác thảo kế hoạch, đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến ngân sách dự án hay bị dội lên.

5. Hãy xác định thời điểm triển khai hợp lý. Nhiều người thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy. Có những doanh nghiệp dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ thì lạc hậu nhưng lại không hoàn toàn phù hợp để triển khai phần mềm ERP ngay lập tức. Có những giải pháp còn hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với phần mềm ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh hay tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại.

Tóm lại, khi bắt đầu áp dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp mình; bản thân doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị 1 đội ngũ đủ kiến thức về sản phẩm để làm việc trực tiếp với nhà cung cấp cũng như có đủ quyền hạn để đẩy end – users trong chính doanh nghiệp mình kể cả cần phải thay đổi Bussiness Process hiện tại.

(http://eac.vn – Lê Hưng)