KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI ERP TẠI FPT

Là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đoàn, bao gồm nhiều công ty thành viên và chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu của công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Kinh nghiệm và những bước triển khai ERP tại FPT là những điều bổ ích đối với mỗi DN đang và sẽ áp dụng CNTT vào quản trị.

Bước đầu nhận thức

Năm 2000, sau khi đạt chứng chỉ ISO, FPT chính thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning).

Hệ thống phần mềm ERP được FPT chọn ban đầu là giải pháp Solomon. Giải thích vì sao FPT không tự viết giải pháp mà lại lựa chọn phần mềm (PM) nước ngoài, ông Bùi Quang Ngọc, phó tổng giám đốc FPT đã khẳng định đây là điều hoàn toàn hợp lý vì ‘ Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP hiểu chính xác không chỉ là một hệ thống công nghệ mà chủ yếu là hệ thống tác nghiệp và quản trị DN. Do vậy, các công ty phần mềm VN (kể cả của FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm và tri thức để đưa vào hệ thống phần mềm các giá trị của tác nghiệp và quản trị. Ngoài ra, công nghệ hiện nay phát triển rất nhanh, các chức năng mới được thêm vào hết sức đa dạng nên phần mềm VN không đủ sức để đáp ứng sự thay đổi cũng như nâng cấp’. Ông Ngọc cho biết, trong thời gian tới FPT sẽ lựa chọn một giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP ở mức cao hơn và cũng là một giải pháp của nước ngoài.

Việc lựa chọn giải pháp ERP với đầy đủ các quá trình, theo ông Ngọc, không hẳn là điều phù hợp với tất cả các doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp nhỏ, mới áp dụng tin học vào quản trị có thể lựa chọn giải pháp ERP xoay quanh hoạt động kế toán, sau đó có thể tìm đến bài toán tổng thể hơn. Ông Ngọc cũng lưu ý cần tránh xu hướng yêu cầu PM phải phù hợp với hoạt động đang có của nhiều doanh nghiệp, vì đặc thù của DN VN hiện nay là hoạt động xoay quanh quy trình thủ công, nếu bắt tin học phục vụ theo quy trình đó là hạ sách, hạn chế sức mạnh của CNTT và không lâu dài. Cách làm thượng sách là tuân theo các quy trình của hệ ERP chuẩn thế giới đã được lồng theo phương thức quản lý (QL) tiên tiến và tác nghiệp tốt nhất cho doanh nghiệp.

Vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp trước khi bắt tay vào áp dụng phần mềm ERP chính là nhận thức. Chỉ khi doanh nghiệp thấy sự cấp bách phải có một hệ thống thông tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời chính xác các báo cáo, phân tích, cũng như nhận thức rõ các yếu tố này chỉ có thể thỏa mãn bởi một hệ thống thông tin quản trị hiện đại thì đó là thời điểm doanh nghiệp này thực sự muốn bắt đầu với giải pháp ERP. Vấn đề còn lại là quyết tâm của lãnh đạo và sự lựa chọn sáng suốt giải pháp cũng như nhà triển khai.

Kinh nghiệm triển khai

Giải pháp phần mềm ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh. Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận quản lý như: quản trị nhân sự và tiền lương, quản lý cổ đông, quản lý hệ thống chất lượng, quản lý sản xuất dự án PM, quản lý bảo hành, quản lý đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Cuối cùng FPT tự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn gồm tổng công ty và các đơn vị thành viên.

Áp dụng giải pháp ERP rất giống áp dụng ISO trước đó, nhưng tầm ảnh hưởng của giải pháp ERP lớn hơn nhiều. Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thông tin và không thể làm tắt, làm sai. Ngoài ra, hệ thống phần mềm ERP tự ghi nhận, tự đưa ra báo cáo, tự kiểm soát… để hỗ trợ việc QL mà không cần phải có một bộ phận chuyên trách theo dõi và quản lý như đối với ISO.

Tuy nhiên, theo ông Ngọc, thành công của giải pháp ERP hầu như không can hệ gì đến việc doanh nghiệp đó mạnh hay không mạnh về ứng dụng CNTT. ‘Một doanh nghiệp ứng dụng CNTT ở trình độ thấp vẫn có thể áp dụng thành công giải pháp phần mềm ERP’, ông Ngọc khẳng định. Vấn đề cốt lõi là doanh nghiệp đó có mạnh về phương thức quản lý và cam kết của lãnh đạo hay không. Còn khi triển khai, tự yếu tố CNTT sẽ đi kèm theo giải pháp. Khi đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn một đội ngũ phù hợp, hay thậm chí thuê mướn bên ngoài, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống CNTT.

Hiệu quả

Tại FPT, giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán. Quan trọng nhất là giải pháp ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định.

Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là 43% (giảm 25% so với năm 2003).

Việc áp dụng giải pháp ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn vị tác nghiệp của FPT. Giải pháp ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong công ty.

Điểm cuối cùng liên quan đến thành công của giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, theo ông Ngọc chính là vấn đề chọn đối tác. DN luôn trong trạng thái phát triển và để ERP có thể đồng hành mãi với DN thì giải pháp đã lựa chọn cần nhận được cam kết hỗ trợ lâu dài và luôn luôn cập nhật mới theo chuẩn thế giới của nhà cung cấp.