5 Dấu hiệu cho biết doanh nghiệp đang rất cần phần mềm ERP

Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên phải đối mặt với các vấn đề như: Sự hài lòng của khách hàng ngày càng giảm sút, khó khăn trong việc theo dõi đơn hàng và hàng tồn kho, dự báo bán hàng dựa trên phỏng đoán nhiều hơn là số liệu thực tế,… thì đã đến lúc cần phải triển khai ERP. Chi tiết hơn về các dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần phải triển khai phần mềm ERP, hãy cùng tìm hiểu thêm trong bài viết dưới đây!

Dữ liệu khó truy cập

Trong khi hoạt động sản xuất – kinh doanh ngày càng mở rộng và tạo ra lượng không tin khổng lồ thì nhân viên công ty bạn lại khó tiếp cận được những thông tin này do nguồn dữ liệu bị đứt đoạn. Trước các câu hỏi về sản lượng sản xuất, doanh số trung bình biên hay các chỉ số đo lường khác như: Số đơn hàng mỗi ngày, số đơn hàng đang giao, lượng sales cập nhật,… nhân viên phải mất rất nhiều thời gian để truy xuất, phân loại thông tin và tạo báo cáo.

Lượng thông tin lớn và khó truy cập làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên

Tuy nhiên, để bắt kịp nhịp độ công việc, nhân viên toàn công ty cần phải được tiếp cận những thông tin quan trọng càng nhanh càng tốt. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần được truy xuất báo cáo mọi lúc mọi nơi để đưa ra quyết định nhanh hơn, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trước những thay đổi bất ngờ từ thị trường. 

Những điều này hoàn toàn có thể thực hiện được nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP. Nếu nói về tính tự động, di động và khả năng tích hợp thông tin thì giải pháp ERP vượt trội hơn hẳn so với những hệ thống đơn lẻ hay công cụ Excel cần phải liên tục cập nhật và tinh chỉnh bằng tay.

ERP cho phép người dùng có thể truy cập vào toàn bộ dữ liệu hiện có dễ dàng. Điều này không chỉ giúp các quản lý theo dõi hoạt động kinh doanh bất cứ lúc nào và có cái nhìn toàn cảnh về toàn bộ hoạt động kinh doanh mà các nhân viên cũng có thể truy cập các thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả hơn.

Quá nhiều phần mềm cho các quy trình khác nhau

Sử dụng quá nhiều phần mềm cho các quy trình khác nhau là vấn đề chung của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Trong khi nhân viên tài chính – kế toán sử dụng phần mềm kế toán để xử lý hóa đơn, chứng từ, sổ sách thì nhân viên sales lại dùng một hệ thống khác để nhập các đơn hàng của khách, nhân viên kho cũng có một phần mềm riêng để quản lý dịch vụ vận chuyển và nhận hàng,…

Nhân viên mệt mỏi vì có quá nhiều quy trình

Sự thiếu nhất quán trong hệ thống khiến doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả, nhân viên trong công ty phải bỏ nhiều thời gian để nhập dữ liệu thủ công, kiểm tra thông tin chéo giữa các bộ phận hay sao chép dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác. Trong trường hợp này, phần mềm ERP chính là giải pháp toàn vẹn nhất bởi nó có khả năng tích hợp tất cả dữ liệu từ mọi bộ phận trên một nền tảng duy nhất.

Xem thêm: Các phân hệ trong ERP

Không đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng

Khi công việc kinh doanh phát triển và mở rộng hơn, nếu tiếp tục sử dụng các quy trình thủ công hay phần mềm riêng lẻ sẽ khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức lớn như:

• Chuỗi cung ứng chưa sẵn sàng để tự động hóa nên phản ứng chậm chạp với yêu cầu từ khách hàng và thị trường.
• Đội ngũ bán hàng mất nhiều thời gian để tiếp cận các thông tin kinh doanh, dữ liệu khách hàng, tồn kho nên dự báo đưa ra chậm và thiếu chính xác.
• Hoạt động quản lý tồn kho quá tải.

Doanh số bán hàng, tồn kho và dữ liệu khách hàng được lưu trữ tách biệt, nó có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng không chỉ trong nội bộ công ty mà còn ảnh hướng đến trải nghiệm của khách hàng.

Sử dụng ERP giúp doanh nghiệp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn

Trong khi đó, nếu sử dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể giải quyết được toàn bộ những vấn đề kể trên. Những nhân viên tuyến đầu giờ đây có thể trả lời bất cứ vấn đề nào liên quan đến đơn hàng của khách mà không cần phải gác máy để gọi hỏi bộ phận khác. Bộ phận kho có thể kiểm soát chính xác tình trạng hàng trong kho và số lượng đơn đặt đến. Sales sẽ được cải thiện nhờ nguồn thông tin được cập nhật liên tục và có thể truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi,… Tất cả giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, rút ngắn thời gian giao hàng, từ đó phản ứng tốt hơn với nhu cầu thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn.

Bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn

Kế toán là bộ phận nhạy cảm nhất với bất kỳ thay đổi nào trong doanh nghiệp. Nếu như nhân viên kế toán đang mất hàng giờ mỗi ngày để nhập tay những hóa đơn giấy, đơn đặt hàng và củng cố thông tin tài chính thông qua vô số bảng tính Excel, thì doanh nghiệp cần nghiêm túc cân nhắc một giải pháp tốt hơn.

Bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn vì dữ liệu không đồng bộ

Nếu sử dụng phần mềm ERP, tất cả các dữ liệu tài chính (khoản chi thu, tạm ứng, chứng từ, hóa đơn,…) trong doanh nghiệp sẽ được tổng hợp đầy đủ và thể hiện minh bạch, rõ ràng, trực quan trên một hệ thống duy nhất, giúp nhân viên kế toán được giải phóng khỏi công việc giấy tờ khô khan, làm việc có năng suất hơn và cho ra những báo cáo quan trọng mà không có sự chậm trễ hay chống đối nào. Điều này hết sức quan trọng với hoạt động vận hành cơ bản của doanh nghiệp và đóng vai trò thiết yếu trong việc cải thiện năng suất.

Xem thêm: Phần mềm kế toán ERP

Quản trị kém và cơn ác mộng của IT

“Quá phức tạp”, “tốn kém” và “tốn thời gian” là ba cụm từ thường nghe nhất khi mô tả hệ thống quản lý IT tại một công ty sử dụng nhiều phần mềm khác nhau. Điều chỉnh, tích hợp và bảo trì những hệ thống này với các bản sửa lỗi và nâng cấp sẽ ngày ngày tiêu hao nguồn lực của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP tích hợp tất cả tác vụ của các phòng ban vào cùng một hệ thống

Một phần mềm ERP tốt sẽ giúp công ty giải quyết vấn đề này bởi nó tích hợp tác vụ của tất cả các phòng ban vào cùng một hệ thống. Nhờ đó, bộ phận IT sẽ giảm bớt được gánh nặng khi quản trị.

Những lý do đáng chú ý nhất cho việc hoạt động kém năng suất của một công ty có thể bắt nguồn từ những yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn đang xuất hiện 6 dấu hiệu trên thì lựa chọn phần mềm ERP là điều cần thiết. Đã đến đến lúc doanh nghiệp phát triển một cách vững chắc và thiết kế lại quy trình dòng chảy của thông tin xuyên suốt doanh nghiệp bằng một giải pháp thực sự chuyên nghiệp: giải pháp ERP.