Chi phí dở dang là gì? Cách xác định, hạch toán và quản lý hiệu quả

“Chi phí dở dang là gì?” chắc chắn là thắc mắc chung của nhiều kế toán viên mới nghề cũng như các chủ doanh nghiệp khi bắt tay vào quản lý vận hành sản xuất. Việc xác định và kiểm soát hiệu quả chi phí sản xuất dở dang sẽ giúp doanh nghiệp tính giá thành sản phẩm và lợi nhuận ròng chính xác hơn. Trong bài viết này, ITG Technology sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ bản chất của chi phí dở dang, cách phân loại, phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ và giải pháp số hóa quản lý chi phí trong doanh nghiệp sản xuất.

Chi phí dở dang là gì?

Chi phí dở dang là toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh đã phát sinh nhưng tại thời điểm xác định vẫn gắn với sản phẩm, dịch vụ chưa hoàn thành. Trong doanh nghiệp sản xuất, khoản này thường được gọi đầy đủ là chi phí sản xuất dở dang và được tập hợp để phục vụ tính giá thành.

Hiểu một cách đơn giản, khi doanh nghiệp đưa nguyên vật liệu vào sản xuất, trả lương cho công nhân trực tiếp và phát sinh các khoản chi phí như điện, khấu hao máy móc, chi phí phân xưởng,… nhưng sản phẩm chưa hoàn thành thì phần chi phí đã phát sinh tương ứng sẽ được xem là chi phí dở dang.

Chi phí dở dang là gì?

Có thể hình dung mối quan hệ giữa chi phí dở dang với giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ như sau:

Giá thành sản xuất sản phẩm hoàn thành = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ – Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ

Trong đó:

• Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ: Là giá trị của những sản phẩm chưa hoàn thành từ kỳ trước, được chuyển sang kỳ hiện tại để tiếp tục sản xuất.
• Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ: Là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất trong kỳ, bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.

Ví dụ về chi phí dở dang:

Một doanh nghiệp sản xuất nội thất nhận đơn hàng 100 bộ bàn ghế. Đến cuối tháng, 70 bộ đã hoàn thiện, đóng gói và nhập kho thành phẩm; 30 bộ còn lại mới chỉ hoàn tất công đoạn cắt gỗ và lắp ráp khung, chưa sơn phủ và hoàn thiện. Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung đã phân bổ cho 30 bộ bàn ghế dở dang này chính là chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ, cần được xác định chính xác để tính giá thành cho kỳ sau.

Xem thêm:

• Chi phí biến đổi là gì? Cách tính và giải pháp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
• Chi phí cơ hội là gì? Ví dụ và cách tính chi phí cơ hội chuẩn xác

Bản chất của chi phí sản xuất dở dang

Một số đặc điểm riêng của chi phí sản xuất dở dang gồm:

• Là chi phí đã phát sinh: Mặc dù sản phẩm chưa hoàn thành nhưng chi phí nguyên vật liệu, nhân công, năng lượng tiêu hao,… đều được ghi nhận và tính trong chi phí giá thành sản xuất.
• Có tính chuyển tiếp: Khi sản phẩm hoàn thành, phần chi phí này sẽ được chuyển vào giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ hoàn thành.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành và lợi nhuận: Nếu giá trị dở dang cuối kỳ được ghi nhận quá thấp hoặc quá cao, giá thành sản phẩm hoàn thành và giá vốn có thể bị sai lệch.
• Gắn với hoạt động sản xuất: Chi phí dở dang phản ánh giá trị của các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác mức độ hoàn thành và khối lượng công việc còn lại, từ đó có cơ sở đo lường hiệu quả sản xuất.

Phân loại chi phí dở dang phổ biến

Doanh nghiệp có thể phân loại chi phí dở dang theo nhiều tiêu thức khác nhau tùy vào đặc điểm sản xuất và yêu cầu quản trị. Dưới đây là một số cách phân loại chi phí dở dang phổ biến:

Phân loại chi phí dở dang

Phân loại theo yếu tố chi phí cấu thành sản phẩm

Đây là cách phân loại phổ biến thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất nhằm giúp kế toán xác định chính xác khoản mục đang chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá trị sản phẩm dở dang.

Với cách phân loại này, chi phí sản xuất dở dang được xác định dựa trên:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là giá trị nguyên vật liệu đã xuất dùng cho sản phẩm chưa hoàn thành (bán thành phẩm)
• Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản chi phí liên quan đến lao động trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm dở dang.
• Chi phí sản xuất chung: Bao gồm các khoản chi phí gián tiếp phục vụ hoạt động sản xuất như điện, nước, khấu hao máy móc, công cụ dụng cụ tại phân xưởng,…

Phân loại theo thời điểm phát sinh

Doanh nghiệp có thể phân loại chi phí dở dang dựa trên thời điểm các khoản phí được ghi nhận tại từng phân xưởng, công đoạn trong quá trình sản xuất.

• Chi phí dở dang đầu kỳ: Là giá trị sản phẩm chưa hoàn thành được chuyển từ kỳ trước sang kỳ hiện tại.
• Chi phí phát sinh trong kỳ: Là các khoản chi phí được phát sinh trong kỳ để tiếp tục sản xuất sản phẩm.
• Chi phí dở dang cuối kỳ: Là phần chi phí còn gắn với sản phẩm, công việc chưa hoàn thành tại thời điểm cuối kỳ.

Phân loại chi phí dở dang theo công đoạn sản xuất

Đối với các doanh nghiệp có nhiều công đoạn sản xuất, chi phí dở dang có thể được theo dõi theo từng bước của quy trình.

Ví dụ, một doanh nghiệp bao bì có các công đoạn sản xuất gồm: Dàn sóng – in flexo – bế/dán – hoàn thiện – đóng gói. Mỗi công đoạn này sẽ được tính chi phí sản xuất dở dang riêng. Bán thành phẩm nằm ở công đoạn dàn sóng sẽ có giá trị dở dang khác với bán thành phẩm đã chuyển sang công đoạn hoàn thiện.

Việc theo dõi theo công đoạn giúp doanh nghiệp xác định chính xác chi phí đang nằm ở đâu và phát hiện những công đoạn có lượng sản phẩm tồn đọng bất thường.

Phân loại theo đối tượng tập hợp chi phí

Với doanh nghiệp hoạt động theo mô hình MTO (sản xuất theo đơn đặt hàng) hoặc sản xuất nhiều mã hàng, chi phí dở dang có thể được phân loại theo từng sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn hàng hoặc hợp đồng. Việc tập hợp chi phí theo từng đối tượng giúp doanh nghiệp tính giá thành sát với thực tế hơn.

Phân biệt chi phí dở dang với các khoản chi phí và tài sản khác

Để quản lý chi phí hiệu quả, bên cạnh việc hiểu rõ chi phí dở dang là gì, doanh nghiệp còn cần phân biệt được chi phí sản xuất dở dang với các khoản chi phí và tài sản khác như: Chi phí nguyên vật liệu tồn kho, chi phí sản xuất, chi phí ngoài sản xuất, tài sản cố định.

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp phân biệt rõ sự khác biệt của các khoản chi phí và tài sản này:

Phương pháp xác định và tính giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ

Dưới đây là 5 phương pháp tính giá trị sản phẩm dơ dang cuối kỳ được sử dụng phổ biến nhất:

05 Phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ

Phương pháp xác định theo tỷ lệ hoàn thành

Đây là tính giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ phổ biến nhất, thường được áp dụng khi doanh nghiệp có thể xác định tương đối chính xác mức độ hoàn thành của sản phẩm.

• Công thức tính:

Giá trị sản phẩm dở dang = Chi phí sản xuất của sản phẩm hoàn thành tương đương × Số lượng SPDD × Tỷ lệ hoàn thành

• Đối tượng áp dụng:

Doanh nghiệp có quy trình sản xuất liên tục. Phương pháp này giúp phản ánh sát hơn lượng chi phí thực tế đã đầu tư vào sản phẩm chưa hoàn thành.

Phương pháp xác định theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Phương pháp xác định chi phí dở dang này thường được áp dụng khi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn (trên 70%) trong tổng giá thành sản phẩm, còn chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung được giả định phân bổ đều, không tính riêng cho sản phẩm dở dang.

• Công thức tính:

Chi phí dở dang cuối kỳ = (Chi phí dở dang đầu kỳ + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ) / (Số lượng thành phẩm + Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ) × Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ

• Đối tượng áp dụng: 

Doanh nghiệp sản xuất có quy trình công nghệ đơn giản, chi phí nguyên vật liệu chiếm ưu thế tuyệt đối, chi phí chế biến (nhân công, sản xuất chung) không đáng kể. Chẳng hạn, ngành khai thác, sơ chế nông sản, gia công đơn giản.

Phương pháp ước tính theo sản lượng hoàn thành tương đương

Phương pháp này quy đổi số lượng sản phẩm dở dang thành số lượng sản phẩm hoàn thành tương đương dựa trên tỷ lệ hoàn thành, sau đó tính chi phí dở dang cho từng khoản mục (nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung) theo tỷ lệ tương ứng.

• Công thức tính:

Chi phí dở dang cuối kỳ (theo khoản mục) = (Chi phí dở dang đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ) / (Số lượng thành phẩm + Số lượng SP tương đương) × Số lượng sản phẩm tương đương

Số lượng sản phẩm tương đương = Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ × Tỷ lệ hoàn thành

• Đối tượng áp dụng:

Doanh nghiệp có quy trình sản xuất phức tạp, chi phí chế biến chế tạo (nhân công, chi phí chung) chiếm tỷ trọng lớn và có nhiều sản phẩm dở dang ở các mức độ hoàn thành khác nhau. Chẳng hạn, doanh nghiệp cơ khí, điện tử, hóa chất, giấy, dệt may,…

Phương pháp xác định theo định mức chi phí

Phương pháp này sử dụng định mức chi phí đã được xây dựng sẵn cho từng công đoạn sản xuất để tính chi phí dở dang, thay vì tính toán dựa trên số liệu thực tế phát sinh.

• Công thức tính:

Chi phí dở dang cuối kỳ = Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ × Định mức chi phí cho từng công đoạn đã hoàn thành

• Đối tượng áp dụng:

Phương pháp xác định chi phí dở dang cuối kỳ theo định mức chi phí thường được áp dụng ở các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, sản xuất theo dây chuyền chuẩn hóa và đã xây dựng được hệ thống định mức chi phí tương đối ổn định, có quy trình sản xuất lặp lại.

Phương pháp xác định theo định mức

Doanh nghiệp có hệ thống sản xuất ổn định có thể sử dụng chi phí định mức để xác định nhanh giá trị sản phẩm dở dang.

• Công thức tính:

Giá trị sản phẩm dở dang = Tổng định mức chi phí theo tỷ lệ hoàn thành

• Đối tượng áp dụng:

Doanh nghiệp đã có định mức chi phí sản xuất rõ ràng và được kiểm soát chặt chẽ.

Quản lý chi phí dở dang bằng Excel và phương pháp thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ phát sinh sai lệch. 3S ERP giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình quản lý chi phí và tính giá thành chính xác

• Quản lý chi phí dở dang: Theo dõi giá trị dở dang theo từng đối tượng, công đoạn và kỳ sản xuất.
• Tính giá thành chính xác: Hỗ trợ tính giá thành theo đặc thù sản xuất, giảm thao tác tổng hợp và tính toán thủ công.
• Đồng bộ sản xuất – kho – kế toán: Liên kết dữ liệu xuyên suốt, hạn chế sai lệch và rút ngắn thời gian đối chiếu.
• Phân tích và kiểm soát chi phí: So sánh chi phí thực tế với định mức, cung cấp báo cáo giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện và tối ưu các khoản chi phí phát sinh.

Khám phá 3S ERP

Cách hạch toán chi phí dở dang theo quy định kế toán

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, chi phí dở dang được theo dõi và phản ánh qua tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Nguyên tắc hạch toán cơ bản:

Trong kỳ, các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được tập hợp lần lượt vào các tài khoản 621, 622, 627. Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển toàn bộ các khoản chi phí này sang tài khoản 154 để tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ:

• Nợ TK 154 / Có TK 621, 622, 627: Kết chuyển chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ.

Sau khi tổng hợp, kế toán xác định giá thành sản phẩm hoàn thành và giá trị chi phí dở dang cuối kỳ còn lại trên tài khoản 154:

• Nợ TK 155 (Thành phẩm) / Có TK 154: Đối với phần sản phẩm đã hoàn thành nhập kho.
• Số dư còn lại bên Nợ TK 154 chính là giá trị chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang cuối kỳ, được trình bày trên bảng cân đối kế toán thuộc khoản mục hàng tồn kho.

Xem thêm: 5 Cách giảm chi phí sản xuất hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Tại sao doanh nghiệp cần xác định chính xác chi phí dở dang?

Xác định chính xác chi phí dở dang giúp doanh nghiệp:

• Tính đúng giá thành sản phẩm: Giá trị dở dang cuối kỳ là một trong các yếu tố cấu thành nên công thức xác định giá thành sản phẩm hoàn thành. Nếu tính sau chỉ số này, giá thành cũng có nguy cơ sai theo.
• Kiểm soát lợi nhuận: Chi phí dở dang có quan hệ trực tiếp với giá thành và giá vốn. Việc tính sai có thể làm thay đổi lợi nhuận kế toán của kỳ.
• Đánh giá hiệu quả sản xuất: So sánh chi phí dở dang theo kỳ, sản phẩm và công đoạn giúp doanh nghiệp nhận diện nơi đang sử dụng nhiều nguồn lực hoặc phát sinh tồn đọng.
• Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất: Khi biết chính xác khối lượng sản phẩm đang dở dang, doanh nghiệp có cơ sở để dự kiến năng lực còn lại, thời gian hoàn thành và nhu cầu nguyên vật liệu.
• Kiểm soát dòng tiền: Chi phí đã bỏ vào những sản phẩm chưa hoàn thành đồng nghĩa với nguồn vốn đang nằm trong quá trình sản xuất. Theo dõi tốt giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng vốn bị chiếm dụng.

Lý do doanh nghiệp cần xác định chính xác chi phí dở dang

Những thách thức thường gặp khi quản lý chi phí dở dang

Trong quá trình quản lý chi phí dở dang, doanh nghiệp có thể gặp một vài khó khăn như:

• Khó xác định tỷ lệ hoàn thành của sản phẩm dở dang nếu không có tiêu chí đánh giá thống nhất và minh bạch.
• Dữ liệu của bộ phận sản xuất và kế toán thiếu đồng bộ, không được kết nối theo thời gian thực khiến việc tính toán chi phí dở dang cuối kỳ thường bị chậm trễ, thiếu chính xác.
• Tồn nhiều thời gian tổng hợp và tính chi phí sản xuất dở dang do vẫn sử dụng phương pháp quản lý thủ công trên Excel, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều đơn hàng hoặc nhiều công đoạn sản xuất.
• Khó truy vết nguyên nhân gây tăng chi phí dở dang đến từ nguyên vật liệu, nhân công, máy móc hay thời gian sản xuất,…
• Giá nguyên vật liệu, năng suất máy móc và quy trình sản xuất thay đổi nhưng định mức không thay đổi sẽ khiến việc tính toán và so sánh chi phí mất đi độ chính xác.
• Khó kiểm soát chi phí theo đơn hàng do không tập hợp đầy đủ chi phí theo từng lệnh sản xuất.

Giải pháp quản lý và tối ưu chi phí dở dang với phần mềm 3S ERP

3S ERP là phần mềm quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp do ITG Technology phát triển. Phần mềm sở hữu 6 module chức năng lõi theo chuẩn quốc tế gồm: Tài chính – kế toán, quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị hàng tồn kho, quản trị sản xuất và trục kế hoạch sản xuất thông minh.

Các phân hệ trong 3S ERP có thể kết nối dữ liệu đồng bộ với nhau, giúp doanh nghiệp hoạch định và tối ưu các nguồn lực quan trọng như Tài chính, Con người, Nguyên vật liệu, Máy móc thiết bị, Nhà xưởng.

Đối với bài toán quản lý và tính chi phí dở dang, phần mềm 3S ERP giúp doanh nghiệp:

• Tập hợp chi phí theo từng sản phẩm, đơn hàng, lệnh sản xuất hoặc công đoạn, đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng đối tượng.
• Theo dõi chi phí dở dang xuyên suốt quá trình sản xuất, từ nguyên vật liệu xuất dùng đến sản lượng hoàn thành.
• Tự động tính giá thành và xác định chi phí dở dang cuối kỳ, giảm phụ thuộc vào tổng hợp, tính toán thủ công.
• Đồng bộ dữ liệu sản xuất – kho – kế toán, giúp đối chiếu nhanh chóng và hạn chế sai lệch dữ liệu.
• Phân tích chênh lệch chi phí thực tế với định mức, hỗ trợ nhận diện nguyên nhân phát sinh và kiểm soát chi phí.
• Cung cấp báo cáo quản trị kịp thời, giúp nhà quản trị nắm bắt biến động chi phí và đưa ra quyết định tối ưu nguồn lực.

Hiểu rõ chi phí dở dang là gì là nền tảng quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất trong công tác kế toán giá thành và quản trị tài chính. Việc xác định chính xác chi phí sản xuất dở dang giúp doanh nghiệp tính đúng giá thành, phản ánh đúng hàng tồn kho, kiểm soát lợi nhuận và đánh giá hiệu quả sản xuất. Ngược lại, nếu dữ liệu dở dang thiếu chính xác, những sai lệch có thể lan sang giá thành, giá vốn, lợi nhuận và các quyết định quản trị.