Chi phí biến đổi là gì? Cách tính và giải pháp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Quản lý chi phí hiệu quả là một trong những yếu tố quyết định đến khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Trong số các loại chi phí, chi phí biến đổi là khoản mục thay đổi trực tiếp theo quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, hiểu rõ chi phí biến đổi là gì, cách tính chi phí biến đổi cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến loại chi phí này sẽ giúp nhà quản lý định giá sản phẩm và tối ưu lợi nhuận hiệu quả.

Chi phí biến đổi là gì?

Chi phí biến đổi (Variable Cost) là những khoản chi phí thay đổi tỷ lệ thuận theo mức độ sản xuất hoặc doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Khi sản lượng hoặc mức tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp tăng, chi phí biến đổi sẽ tăng theo. Ngược lại, khi sản lượng hoặc lượng bán ra giảm, chi phí biến đổi cũng sẽ giảm. Tuy nhiên, về cơ bản, chi phí biến đổi tính trên mỗi đơn vị sản phẩm thường duy trì ở mức tương đối ổn định.

Chi phí biến đổi là gì?

Tùy thuộc vào ngành nghề hoạt động, chi phí biến đổi có thể xuất hiện trong những khoản mục sau:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Toàn bộ nguyên vật liệu đầu vào cấu thành nên sản phẩm như thép, nhựa, gỗ, vải,… đều được xếp vào nhóm chi phí biến đổi. Sản lượng tăng thì nguyên vật liệu được sử dụng càng nhiều, khiến chi phí biến đổi tăng theo.
• Chi phí nhân công trực tiếp: Đối với các doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm hoặc theo khối lượng công việc hoàn thành, chi phí nhân công sẽ biến động cùng với sản lượng sản xuất.
• Chi phí vận chuyển và logistics: Phí logistics, vận chuyển hàng hóa đến khách hàng thường tỷ lệ thuận với số lượng đơn hàng hoặc khối lượng hàng hóa vận chuyển.
• Chi phí năng lượng phục vụ sản xuất: Chi phí điện, nước, khí đốt,… phục vụ vận hành máy móc thường biến động theo mức độ sử dụng. Khi doanh nghiệp gia tăng sản xuất, mức tiêu thụ năng lượng cũng tăng theo.
• Chi phí đóng gói: Gồm chi phí bao bì, tem nhãn, thùng carton, màng bọc, vật tư đóng gói,… phục vụ khâu đóng gói sản phẩm. Số lượng sản phẩm sản xuất hoặc bán ra càng lớn thì chi phí này càng tăng.
• Chi phí hoa hồng bán hàng: Là khoản thù lao trả cho nhân viên kinh doanh theo tỷ lệ phần trăm doanh số. Chi phí này tăng hoặc giảm trực tiếp theo doanh thu bán hàng.

Ví dụ thực tế về chi phí biến đổi trong doanh nghiệp

Một công ty sản xuất nội thất có chi phí nguyên vật liệu (gỗ, sơn, ốc vít) là 2 triệu đồng cho mỗi bộ bàn ghế. Như vậy, khi tăng số lượng sản xuất, chi phí biến đổi cũng sẽ thay đổi theo như sau:

Qua ví dụ trên có thể thấy, mặc dù chi phí trên một đơn vị sản phẩm không thay đổi, nhưng tổng chi phí biến đổi tăng lên cùng với sản lượng.

Có thể bạn quan tâm:

• Chi phí sản xuất chung là gì? Hướng dẫn phân bổ chi phí sản xuất chung chi tiết
• Chi phí ngoài sản xuất là gì? Thành phần, cách tính và giải pháp tối ưu chi phí ngoài sản xuất
• Chi phí cơ hội là gì? Ví dụ và cách tính chi phí cơ hội chuẩn xác

Sự khác nhau giữa chi phí biến đổi, chi phí bán biến đổi và chi phí cố định

Phân biệt chi phí biến đổi và chi phí bán biến đổi

Chi phí bán biến đổi (Semi-Variable Cost) là chi phí mang đặc điểm của cả chi phí cố định và chi phí biến đối. Khoản chi phí này vẫn tồn tại ngay cả khi doanh nghiệp không hoạt động (cố định), nhưng sẽ tăng thêm khi quy mô hoạt động mở rộng (biến đổi).

Ví dụ, doanh nghiệp thường phải chi trả mức phí cố định theo năm cho dịch vụ bảo trì thiết bị và máy móc. Tuy nhiên, khi số lần sửa chữa vượt quá số lượng được thỏa thuận trên hợp đồng, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm phí phát sinh.

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa chi phí biến đổi và chi phí bán biến đổi, bạn có thể xem trong bảng so sánh dưới đây:

Phân biệt chi phí biến đổi và chi phí cố định

Chi phí cố định (Fixed Cost) là những khoản chi phí không thay đổi trong một khoảng thời gian nhất định, bất kể doanh nghiệp sản xuất nhiều hay ít. Doanh nghiệp vẫn phải chi trả các khoản này ngay cả khi sản xuất tạm ngừng. Ví dụ:  Tiền thuê nhà xưởng, khấu hao tài sản cố định, chi phí phần mềm quản trị doanh nghiệp,…

Bạn có thể phân biệt chi phí biến đổi và chi phí cố định thông qua bảng so sánh dưới đây:

Cách tính chi phí biến đổi

Dưới đây là 4 công thức tính chi phí biến đổi cốt lõi bộ phận tài chính kế toán doanh nghiệp cần nắm vững:

Công thức tính tổng chi phí biến đổi

Tổng chi phí biến đổi (Total Variable Cost – TVC) là tổng của tất cả các khoản chi phí phát sinh tỷ lệ thuận theo sản lượng hoặc doanh thu trong một kỳ kế toán nhất định như: Chi phí như lao động trực tiếp, nguyên vật liệu, vận chuyển,…

Tổng chi phí biến đổi được tính theo công thức sau:

Ví dụ: Một doanh nghiệp in ấn có chi phí nguyên liệu, mực và nhân công trực tiếp là 85.000 đồng/quyển sách. Trong tháng, doanh nghiệp in 10.000 quyển. Vậy tổng chi phí biến đổi = 85.000 × 10.000 = 850.000.000 đồng.

Ngoài ra, có thể tính ngược lại chi phí biến đổi đơn vị khi đã biết tổng chi phí và sản lượng:

Cách tính tính chi phí biến đổi trung bình

Chi phí biến đổi trung bình (Average Variable Cost – AVC) cho biết mức chi phí biến đổi tính trên một đơn vị sản phẩm. Đây là chỉ số hữu ích khi doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả sản xuất theo thời gian hoặc so sánh giữa các dây chuyền sản xuất.

Để tính chi phí biến đổi trung bình, doanh nghiệp có thể áp dụng công thức tính sau:

Ví dụ, để sản xuất 20.000 bảng mạch điện tử (PCBA), doanh nghiệp phải chịu 2,8 tỷ đồng tổng chi phí biến đổi (bao gồm: 2 tỷ đồng cho linh kiện điện tử, 300 triệu đồng cho vật tư hàn và phụ trợ sản xuất, 500 triệu đồng cho nhân công trực tiếp). Áp dụng công thức tính chi phí biến đổi trung bình ở trên, ta có: 2.800.000.000 ÷ 20.000 = 140.000 đồng/sản phẩm

Như vậy, để sản xuất một bảng mạch điện tử, doanh nghiệp phải chi trung bình 140.000 đồng chi phí biến đổi.

Cách tính biên lợi nhuận với chi phí biến đổi

Để đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của một sản phẩm, doanh nghiệp không chỉ nhìn vào doanh thu mà còn cần phân tích mối quan hệ giữa giá bán và chi phí biến đổi. Phần chênh lệch giữa hai yếu tố này được gọi là biên lợi nhuận. Biên lợi nhuận trên mỗi đơn vị sản phẩm được tính  theo công thức sau:

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất nước giải khát bán một chai nước với giá 15.000 đồng. Chi phí biến đổi để sản xuất mỗi chai gồm nguyên liệu, bao bì, nhân công trực tiếp và chi phí vận chuyển là 9.000 đồng.

Khi đó, biên lợi nhuận trên mỗi sản phẩm sẽ là: 15.000 đồng – 9.000 đồng = 6.000 đồng

Như vậy, mỗi chai nước bán ra sẽ đóng góp 6.000 đồng để doanh nghiệp trang trải các khoản chi phí cố định như thuê nhà xưởng, khấu hao dây chuyền sản xuất, chi phí quản lý và tạo ra lợi nhuận.

Cách tính số lượng hòa vốn với chi phí biến đổi

Tổng điểm hòa vốn cho biết số lượng sản phẩm tối thiểu doanh nghiệp cần bán ra để bù đắp vào chi phí vận hành. Để tính số lượng hòa vốn, doanh nghiệp cần xác định tổng chi phí cố định trong kỳ và mức lợi nhuận đóng góp của mỗi sản phẩm.

Công thức tính điểm hòa vốn thông qua chi phí biến đổi như sau:

Giả sử, một doanh nghiệp sản xuất linh kiện nhựa ép phun có tổng chi phí cố định hàng tháng là 600.000.000 đồng/tháng, chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị sản phẩm là 30.000 đồng, giá bán một sản phẩm nhựa là 50.000 đồng thì số lượng hòa vốn sẽ được tính như sau: 600.000.000 đồng ÷ (50.000 – 30.000) = 30.000 sản phẩm

Như vậy, doanh nghiệp cần bán tối thiểu 30.000 sản phẩm nhựa mỗi tháng để bù đắp toàn bộ chi phí vận hành. Từ sản phẩm thứ 50.001 trở đi, phần lợi nhuận đóng góp của mỗi sản phẩm sẽ bắt đầu tạo ra lợi nhuận thực tế cho doanh nghiệp.

Tại sao cần xác định chi phí biến đổi?

Xác định chính xác chi phí biến đổi sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị nhờ:

• Định giá sản phẩm chính xác: Khi biết rõ chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị sản phẩm, doanh nghiệp có thể xác định mức giá bán tối thiểu để không bị lỗ và tạo ra lợi nhuận mong muốn.
• Phân tích lợi nhuận hiệu quả: Chi phí biến đổi là cơ sở để doanh nghiệp tính toán biên lợi nhuận gộp và đánh giá khả năng sinh lời của từng dòng sản phẩm hoặc kênh kinh doanh.
• Lập kế hoạch sản xuất tối ưu: Khi hiểu rõ chi phí phát sinh theo sản lượng, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường và năng lực hiện có.
• Tính toán điểm hòa vốn: Chi phí biến đổi là yếu tố không thể thiếu trong công thức tính điểm hòa vốn. Biết được sản lượng cần đạt để bù đắp toàn bộ chi phí giúp ban lãnh đạo đặt mục tiêu doanh số thực tế và có cơ sở để phân bổ nguồn lực.
• Hỗ trợ ra quyết định đầu tư: Các quyết định mở rộng sản xuất, đầu tư dây chuyền hoặc tung sản phẩm mới đều cần dựa trên phân tích chi phí biến đổi.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi chịu tác động từ nhiều yếu tố (nội sinh lẫn ngoại sinh):

Những yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí biến đổi

• Giá nguyên vật liệu đầu vào: Khi giá nguyên liệu trên thị trường tăng, chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm cũng tăng theo. Đây là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến chi phí biến đổi của doanh nghiệp sản xuất.
• Năng suất lao động: Năng suất của công nhân càng cao thì chi phí lao động trên mỗi sản phẩm càng thấp. Ngược lại, năng suất thấp làm tăng chi phí biến đổi.
• Quy trình sản xuất: Quy trình chưa tối ưu có thể gây hao hụt nguyên vật liệu, khiến chi phí biến đổi tăng dù sản lượng không thay đổi.
• Công nghệ và mức độ tự động hóa: Doanh nghiệp ứng dụng phần mềm, công nghệ hiện đại vào hoạt động sản xuất sẽ giúp giảm đáng kể chi phí biến đổi trên từng đơn vị sản phẩm về dài hạn.
• Biến động thị trường logistics: Chi phí vận tải và kho bãi tăng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí giao hàng và phân phối.
• Chính sách lương thưởng: Tỷ lệ giữa lương cố định và lương biến đổi (hoa hồng, thưởng doanh số) cho đội ngũ nhân sự cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí biến đổi.

Phương pháp cắt giảm chi phí biến đổi và tối ưu lợi nhuận

Giảm chi phí biến đổi mà vẫn duy trì chất lượng và hiệu suất là mục tiêu cốt lõi mà mọi doanh nghiệp đều hướng tới. Dưới đây là một số phương pháp đã được kiểm chứng trong thực tiễn giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí biến đổi và tối ưu lợi nhuận:

Một số cách làm giúp cắt giảm chi phí biến đổi và tối ưu lợi nhuận

Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu đầu vào

Một trong những đòn bẩy lớn nhất để tối ưu chi phí nguyên vật liệu là khai thác lợi thế về quy mô trong đàm phán mua hàng. Thay vì đặt những đơn hàng nhỏ lẻ, doanh nghiệp có thể đặt mua với số lượng lớn theo quý/năm hoặc hợp tác với doanh nghiệp khác thành lập nhóm mua chung để có lợi thế thương lượng giá tốt hơn.

Song song đó, doanh nghiệp cũng nên mở rộng danh sách nhà cung cấp để tránh phụ thuộc vào một nguồn duy nhất, đồng thời, tạo áp lực cạnh tranh về giá giữa các đơn vị.

Tối ưu định mức nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là thành phần chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu chi phí biến đổi của doanh nghiệp sản xuất. Bằng cách xây dựng định mức tiêu hao chính xác, kiểm soát hao hụt và giảm tỷ lệ phế phẩm, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí đầu vào mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Tối ưu quy trình sản xuất

Doanh nghiệp có thể giảm chi phí biến đổi bằng cách loại bỏ các hoạt động gây lãng phí và làm tăng nguy cơ sai lỗi trong sản xuất. Thông qua việc áp dụng các phương pháp cải tiến như Lean Manufacturing, Six Sigma, kiểm soát chất lượng thống kê (SPC),… doanh nghiệp sẽ xác định và loại bỏ các điểm lãng phí trong quá trình vận hành, từ đó giảm các chi phí biến đổi phát sinh từ hao hụt nguyên vật liệu, phế phẩm, sản xuất lại, tiêu hao năng lượng,…

Xem thêm: 5 Cách giảm chi phí sản xuất hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Cải thiện năng suất lao động

Doanh nghiệp nên tập trung nâng cao năng suất lao động thông qua công tác đào tạo kỹ năng, chuẩn hóa quy trình làm việc và đầu tư thêm vào công nghệ.

Việc ứng dụng máy móc tự động, robot công nghiệp, phần mềm quản lý sản xuất hay các giải pháp hỗ trợ sản xuất thông minh sẽ giúp giảm thời gian thao tác thủ công, hạn chế sai sót và tăng sản lượng trên mỗi lao động. Khi cùng một nguồn lực có thể tạo ra nhiều sản phẩm hơn, chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị sản phẩm sẽ giảm đáng kể.

Tối ưu hóa mô hình hoa hồng và cấu trúc bán hàng

Nếu chính sách hoa hồng được xây dựng chưa hợp lý, doanh nghiệp có thể phải chi trả nhiều hơn mức lợi nhuận thực tế tạo ra. Do đó, doanh nghiệp cần thiết kế cơ chế thưởng dựa trên các chỉ tiêu như biên lợi nhuận, giá trị đơn hàng hoặc tỷ lệ khách hàng duy trì thay vì chỉ tập trung vào doanh số. Điều này giúp đội ngũ kinh doanh hướng đến các đơn hàng có hiệu quả cao hơn, đồng thời kiểm soát tốt chi phí bán hàng.

Loại bỏ SKU kém hiệu quả

Không phải mọi sản phẩm trong danh mục đều mang lại lợi nhuận như nhau. Doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp phân tích Pareto (80/20) để xác định các SKU có lợi nhuận thấp nhưng lại tiêu tốn đáng kể chi phí nguyên vật liệu, lưu kho, đóng gói, vận chuyển,…  Những sản phẩm này cần được xem xét loại bỏ những sản phẩm này khỏi danh mục bán để doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào các sản phẩm chủ lực tạo ra giá trị cao hơn.

Giải pháp quản lý chi phí biến đổi tối ưu cho doanh nghiệp

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi theo dõi chi phí biến đổi do dữ liệu phân tán ở nhiều phòng ban như mua hàng, kho, sản xuất và kế toán. Điều này khiến việc tổng hợp số liệu chậm trễ, thiếu chính xác và ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của cấp quản lý.

Để giải quyết bài toán này, doanh nghiệp cần một nền tảng quản trị tổng thể có khả năng kết nối dữ liệu xuyên suốt các phòng ban trong tổ chức.

Giải pháp 3S ERP của ITG Technology được thiết kế chính từ định hướng này. Phần mềm giúp kết nối toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi của doanh nghiệp: Từ tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, hàng tồn kho cho đến sản xuất đều được quản lý trên một nền tảng thống nhất, hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác hơn.

Phân hệ tài chính – kế toán của 3S ERP giúp doanh nghiệp quản lý chi phí biến đổi hiệu quả nhờ:

• Tự động ghi nhận chi phí phát sinh từ các hoạt động mua hàng, sản xuất, kho vận và bán hàng.
• Theo dõi chi tiết chi phí theo từng sản phẩm, đơn hàng
• Tính giá thành sản xuất tự động dựa trên dữ liệu thực tế.
• Phân tích biến động chi phí theo thời gian và cảnh báo các khoản vượt định mức.
• Kết nối dữ liệu tài chính với sản xuất, kho và mua hàng trên cùng một nền tảng.

Thông qua phân hệ này, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt chi phí biến đổi mà còn xây dựng được hệ thống quản trị tài chính minh bạch, giúp tối ưu lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh trong dài hạn.

Hiểu rõ chi phí biến đổi là gì là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát giá thành, xây dựng chiến lược định giá và tối ưu hiệu quả kinh doanh. Thông qua việc xác định chính xác các khoản chi phí biến đổi, áp dụng đúng cách tính chi phí biến đổi và triển khai các giải pháp quản trị phù hợp, doanh nghiệp có thể giảm lãng phí, nâng cao biên lợi nhuận và chủ động ứng phó với những biến động của thị trường.