Vì sao phải chuyển đổi số? Các bước để chuyển đổi số doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ 4.0, không thể phủ nhận những lợi ích chuyển đổi số đang ngày càng ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Hãy cùng ITG giải đáp vì sao phải chuyển đổi số? Và các bước để doanh nghiệp bứt phá trong cuộc đua chuyển đổi số.

1. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là sự thay đổi mang tính căn bản về công nghệ và cách thức quản trị, từ đó tạo ra sự đột phá và chuyển đổi quy trình cả bên trong và bên ngoài giúp doanh nghiệp bứt phá trong cuộc đua kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh tổng thể.

Chuyển đổi số nằm trong giai đoạn thứ 3 của tiến trình chuyển đổi (Xem mục 4 tại bài này): đó là ứng dụng những thành tựu của Cách mạng Công nghiệp 4.0 như điện toán đám mây (cloud), dữ liệu lớn (Big data),… vào mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp nhằm đưa lại hiệu suất cao, thúc đẩy phát triển doanh thu và thương hiệu.

Chuyển đổi số không đơn thuần thay đổi cách thực hiện công việc từ thủ công truyền thống (ghi chép trong sổ sách, họp trực tiếp,…) sang vận dụng công nghệ. Mà trên thực tế, chuyển đổi số còn bao hàm việc thay đổi tư duy kinh doanh, phương thức điều hành, văn hóa tổ chức,…

2. Vì sao phải chuyển đổi số ?

Giải đáp câu hỏi: Vì sao phải chuyển đổi số, vì chuyển đổi số mang lại những lợi ích nhãn tiền, không chỉ cắt giảm chi phí, tối ưu hiệu suất và năng suất lao động mà còn đưa tới những thay đổi về tư duy nhân sự lao động và tối đa hoá doanh thu thông qua các lợi thế cạnh tranh độc đáo. Với những lợi ích toàn diện này, chuyển đổi số đang ngày càng thể hiện được sự hiện diện vững vàng của mình trên khắp các lĩnh vực, đặc biệt không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất hiện nay.

IDC ước tình rằng chi tiêu trên toàn thế giới cho chuyển đổi số sẽ đạt gần 2 nghìn tỷ USD vào năm 2022. Điều này đã cho thấy sức “càn quét” của cơn bão chuyển đổi số vào các lĩnh vực kinh doanh và đời sống xã hội trong những năm gần đây. Vì vậy, để duy trì tính cạnh tranh trên thị trường toàn cầu thay đổi liên tục hàng giờ, không còn cách nào khác doanh nghiệp phải chuyển đổi số.

Đọc thêm: Chuyển đổi số trong sản xuất

3. Lợi ích hàng đầu doanh nghiệp nhận được khi chuyển đổi số

• Tăng cơ hội, nâng cao khả năng cạnh tranh: Chuyển đổi số góp phần giúp doanh nghiệp theo kịp tiến bộ công nghệ mới, tạo sự khác biệt để cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.
•  Tăng cường hiệu quả sản xuất và năng suất lao động: Đầu tư vào chuyển đổi số giúp nhà máy cải thiện đáng kể hiệu quả công việc và năng suất: Hợp lý hoá quy trình, cải thiện khả năng ra quyết định, giảm thiểu thời gian chết và thời gian sửa chữa khắc phục lỗi, đơn giản hoá việc giám sát hiệu suất, xác định các điểm nghẽn trong hệ thống và kịp thời khắc phục…
• Tiết kiệm chi phí: Chuyển đối số giúp doanh nghiệp thay đổi phương thức tiếp cận các công việc giấy tờ thủ công trở nên nhanh chóng hơn trên nền tảng kỹ thuật số, từ đó giảm chi phí in ấn, nhân lực so với quy trình truyền thống.
• Tăng tính bảo mật thông tin: Chuyển đổi số nhằm tăng khả năng bảo vệ mạng thông qua việc tận dụng tiến bộ công nghệ mới. Từ đó đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục không bị ngắt quãng.
• Tạo nên sự linh hoạt của doanh nghiệp: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tạo nên sự linh hoạt từ việc tăng khả năng thích nghi với những thay đổi của môi trường xung quanh cũng như khả năng nắm bắt cơ hội, thấu hiểu nguy cơ và dự đoán rủi ro.
• Quản lý thông tin và tài nguyên tốt hơn: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp có được bộ công cụ kinh doanh mới, dựa trên sự hợp nhất giữ thông tin và tài nguyên. 

Đọc thêm: 3 xu hướng chính trong chuyển đổi số chuỗi cung ứng và sản xuất thông minh

4. Các giai đoạn tiến tới chuyển đổi số 

4.1. Giai đoạn 1: Số Hoá Thông Tin – Digitization

Số hóa thông tin là các hoạt động ứng dụng công nghệ ở mức cơ bản nhằm chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital). Ví dụ: hoạt động scan tài liệu, thông tin dạng giấy sang lưu trữ ở dạng file điện tử như excel, PDF và lưu trữ trong hệ thống máy tính của công ty.

Bước này đóng vai trò bước đệm quan trọng nhằm chuẩn bị dữ liệu, nền tảng cũng như bước đầu giúp doanh nghiệp làm quen với hoạt động chuyển đổi số. Thông qua giai đoạn này, dữ liệu hoạt động được tập trung thay vì phân tán rải rác và được tìm kiếm, trích xuất dễ dàng hơn.

4.2. Giai đoạn 2: Số Hoá Quy Trình – Digitalization

Số hóa quy trình là hoạt động tiến tới áp dụng công nghệ nhằm tự động hóa một số quy trình hoạt động hiện tại. Ví dụ trong việc áp dụng các giải pháp chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử… thay thế cho các nghiệp vụ ký và lưu trữ hoạt động truyền thống, nhất là sau thời kỳ Covid. 

Tại khâu này, doanh nghiệp sẽ sử dụng các thông tin đã được số hóa ở khâu trước đó để phân tích nhằm tối ưu quy trình vận hành, nghiên cứu nâng cao trải nghiệm khách hàng hoặc đưa ra các chiến lược, mô hình kinh doanh mới… tùy theo định hướng mỗi doanh nghiệp. 

4.3. Giai đoạn 3: Chuyển đổi số – Digital Transformation

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ thay đổi từ mô hình doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Việc đầu tư vào các công nghệ tiên tiến không chỉ mang lại những cải thiện về mặt vận hành, mà với con người, việc cập nhật liên tục những kiến thức và công nghệ mới cũng giúp thúc đẩy sự sáng tạo và thay đổi linh hoạt, giúp kích hoạt các hệ thống nhân sự trì trệ, mang đến một môi trường hoạt động theo hướng hiện đại hoá. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ cũng giúp tăng cường việc liên kết và kết nối, chia sẻ thông tin, dễ dẫn tới việc hình thành và tạo ra các ý tưởng lớn.

5. Các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp 

Với kinh nghiệm thực chiến 16 năm trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp số hóa và chuyển đổi số, ITG nhận thấy các bước giúp các đơn vị thành công trong cuộc đua chuyển đổi toàn diện bao gồm 5 bước: 

1. Đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu
2. Lập kế hoạch và xác định chiến lược 
3. Số hóa các tài liệu quy trình
4. Chuẩn bị đội ngũ nhân sự chất lượng
5. Áp dụng công nghệ mới, cải tiến liên tục 
6. Đánh giá và cải thiện

Đọc thêm: Hệ thống nhúng và IoT là gì? Khái niệm, đặc điểm và ứng dụng

Trên đây là những giải đáp cho câu hỏi Vì sao phải chuyển đổi số. Thực tế, tại Việt Nam hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều đang ở giai đoạn số hóa quy trình và một số ít có thể coi là chuyển đổi số thành công. Để tránh tình trạng đầu tư công nghệ quá đà nhưng chưa thực sự hiệu quả, doanh nghiệp hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi nhằm lựa chọn lộ trình Chuyển đổi số phù hợp tiềm lực của mình.