[Download] Mẫu file quản lý công nợ bằng excel miễn phí

Kiểm soát chặt chẽ công nợ phải thu, phải trả giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng tiền ổn định và tránh rủi ro tài chính. Tại nhiều doanh nghiệp, excel là công cụ chính được sử dụng để quản lý công nợ. Dưới đây là mẫu file quản lý công nợ bằng excel miễn phí kèm hướng dẫn chi tiết về cách tạo.

File quản lý công nợ bằng excel là gì?

File excel quản lý công nợ là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp ghi chép, theo dõi, tính toán các khoản chi phí phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp, từ đó giảm thiểu rủi ro phát sinh do nợ quá hạn.

Excel là công cụ quen thuộc được sử dụng để quản lý công nợ tại nhiều doanh nghiệp

Các thông tin cơ bản cần có trong file quản lý công nợ bằng excel miễn phí gồm:

• Tên khách hàng hoặc tên nhà cung cấp
• Ngày phát sinh giao dịch
• Số tiền phải thu hoặc phải trả
• Ngày đến hạn thanh toán
• Số tiền đã thanh toán
• Số dư còn lại
• Tình trạng công nợ (còn hạn/quá hạn/đã thu đủ)
• Ghi chú liên quan

Hướng dẫn tạo file excel quản lý công nợ​

Phân loại file quản lý công nợ bằng excel

Để quản lý công nợ bằng excel hiệu quả, trước tiên, doanh nghiệp cần phân biệt 2 loại công nợ chính trong doanh nghiệp là: Công nợ khách hàng (công nợ phải thu) và công nợ nhà cung cấp (công nợ phải trả).

File quản lý công nợ bằng excel miễn phí có 2 loại

Cấu trúc nội dung của file excel quản lý công nợ phải thu

File excel quản lý công nợ khách hàng (công nợ phải thu) là bảng tổng hợp các khoản doanh thu đã phát sinh nhưng chưa thu tiền ngay, giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết dư nợ của từng khách hàng (đã trả bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu), ngày phát sinh…

Các cột dữ liệu cần có trong file quản lý công nợ bằng Excel miễn phí đối với bảng tổng hợp công nợ phải thu bao gồm:

• Số thứ tự: Dùng để đánh dấu thứ tự giao dịch của các khoản nợ phải thu để dễ theo dõi
• Mã số khách hàng: Mã định danh của khách hàng (lấy từ cột diễn giải của sổ chi tiết công nợ).
• Tên khách hàng: Tên đầy đủ của khách hàng liên quan đến khoản công nợ
• Số dư đầu kỳ bên Nợ: Số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp tính từ thời điểm bắt đầu kỳ kế toán (lấy từ cột số dư Nợ đầu kỳ của sổ chi tiết công nợ).
• Số dư đầu kỳ bên Có: Số tiền doanh nghiệp còn nợ khách hàng vào đầu kỳ kế toán (lấy từ cột số dư Có đầu kỳ của sổ chi tiết công nợ).
• Số phát sinh trong kỳ bên Nợ: Số tiền khách hàng nợ thêm doanh nghiệp trong kỳ (lấy từ cột tổng số phát sinh Nợ trong kỳ của sổ chi tiết công nợ).
• Số phát sinh trong kỳ bên Có: Số tiền doanh nghiệp nợ thêm khách hàng trong kỳ (lấy từ cột tổng số phát sinh Có trong kỳ của sổ chi tiết công nợ).
• Số dư cuối kỳ bên Nợ: Số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp vào cuối kỳ kế toán (lấy từ cột số dư Nợ cuối kỳ của sổ chi tiết công nợ).
• Số dư cuối kỳ bên Có: Số tiền doanh nghiệp còn nợ khách hàng vào cuối kỳ kế toán (lấy từ cột số dư Có cuối kỳ của sổ chi tiết công nợ).
• Cộng: Tổng cộng số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ của cả bên Nợ và bên Có cho tất cả các khách hàng.

Cấu trúc nội dung của file excel quản lý công nợ phải trả

File excel quản lý công nợ nhà cung cấp (công nợ phải trả) là bảng theo dõi các khoản hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa thanh toán hoặc mới trả một phần; giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.

Các cột dữ liệu cần có trong mẫu file quản lý công nợ bằng Excel miễn phí đối với bảng tổng hợp công nợ phải trả bao gồm:

• Số thứ tự: Dùng để đánh dấu thứ tự giao dịch của các khoản nợ phải trả để dễ theo dõi
• Mã hàng: Mã định danh của nhà cung cấp (lấy từ cột diễn giải của sổ chi tiết công nợ).
• Tên nhà cung cấp: Tên đầy đủ của nhà cung cấp liên quan đến khoản công nợ
• Các thông tin dữ liệu về công nợ phải trả: Phải trả bắt đầu, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ.

Sử dụng các công thức/hàm excel để tăng hiệu quả quản lý công nợ

Thay vì phải nhập liệu cũng như tính toán từng khoản mục thủ công, bạn có thể sử dụng các hàm excel có sẵn để tự động hóa các phép tính và tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác.

Dưới đây là một số hàm excel thông dụng thường được áp dụng để tính toán công nợ:

• Hàm SUM: Dùng để tính tổng số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của các khoản nợ phải thu và nợ phải trả.
• Hàm IF: Dùng để kiểm tra tình trạng của các khoản nợ, chẳng hạn như nợ quá hạn hay chưa quá hạn.
• Hàm VLOOKUP: Dùng tìm kiếm thông tin về khách hàng, nhà cung cấp trong bảng công nợ Excel.
• Hàm COUNTIF: Dùng để đếm số lượng các khoản nợ quá hạn.
• Hàm AVERAGE: Dùng để tính trung bình thời gian thanh toán của các khoản nợ.

Mẫu file quản lý công nợ bằng excel miễn phí

Dưới đây là file quản lý công nợ bằng excel miễn phí bạn có thể lưu về sử dụng được ngay:

Tải file quản lý công nợ bằng excel miễn phí – Mẫu 1: Công nợ phải thu

Mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu

Tải file quản lý công nợ bằng excel miễn phí – Mẫu 2: Công nợ phải trả

Bảng tổng hợp công nợ phải trả

Ưu nhược điểm việc quản lý công nợ bằng excel

Việc sử dụng Excel để quản lý công nợ là giải pháp phổ biến tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt ở giai đoạn đầu khi nguồn lực còn hạn chế. Dưới đây là phân tích chi tiết về những ưu điểm và hạn chế của việc quản lý công nợ bằng Excel.

Ưu điểm khi sử dụng mẫu quản lý công nợ bằng excel

Chi phí thấp, dễ tiếp cận

Excel là công cụ quen thuộc, được sử dụng tại hầu hết văn phòng hiện nay. Để sử dụng Excel, doanh nghiệp chỉ phải chi trả phí bản quyền phần mềm  Microsoft Office khoảng vài triệu đồng cho một năm sử dụng mà hầu như không phải tốn thêm bất kỳ chi phí phát sinh nào. Điều này vô cùng có lợi cho những doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn chế.

Tùy chỉnh dễ dàng

Khác với một số phần mềm kế toán hay phần mềm quản lý công nợ có cấu trúc cố định, khi sử dụng excel quản lý công nợ, người dùng có thể tự tạo các bảng theo nhu cầu riêng. Người dùng có thể dễ dàng thêm/bớt các cột dữ liệu, điều chỉnh công thức tính hoặc hoặc thiết kế các mẫu báo cáo riêng phù hợp với cách vận hành của từng doanh nghiệp.

Dễ tiếp cận và triển khai nhanh chóng

Hầu hết nhân viên văn phòng đều có kiến thức cơ bản về Excel, nên không cần đào tạo chuyên sâu để bắt đầu sử dụng. Việc thiết lập một bảng quản lý công nợ cơ bản chỉ mất vài phút nếu có sẵn mẫu file quản lý công nợ bằng excel miễn phí. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp ưu tiên Excel cho các nghiệp vụ như theo dõi công nợ, bán hàng, tồn kho trong giai đoạn đầu vận hành.

Không yêu cầu kết nối Internet

Excel hoạt động độc lập trên máy tính cá nhân, không phụ thuộc vào kết nối Internet hoặc hệ thống máy chủ. Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp hoạt động tại các vùng hạ tầng mạng chưa ổn định, chưa đầu tư hệ thống server nội bộ, giúp kế toán linh hoạt xử lý dữ liệu linh hoạt khi không có mặt tại văn phòng.

Nhược điểm khi sử dụng file excel quản lý công nợ

Không thể xử lý dữ liệu lớn

Khi dữ liệu công nợ phát sinh nhiều, lên đến hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, việc quản lý công nợ bằng Excel trở nên kém hiệu quả hơn. File có thể nặng, dễ treo, mất thời gian thao tác và đặc biệt dễ phát sinh lỗi tính toán nếu công thức bị sai sót. Việc tổng hợp báo cáo từ nhiều sheet hoặc nhiều file càng làm gia tăng độ phức tạp và nguy cơ sai lệch.

Rủi ro bảo mật cao

Một hạn chế khác của file excel quản lý công nợ là thiếu tính phân quyền và không thể theo dõi được lịch sử chỉnh sửa. Trong khi đó, file này thường được chia sẻ qua email hoặc lưu trữ trong các thư mục chung của phòng kế toán. Vậy nên, khi có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện, doanh nghiệp khó có thể truy vết được ai đã chỉnh sửa, chỉnh vào lúc nào và thay đổi dữ liệu gì. Điều này dẫn đến rủi ro trong kiểm toán nội bộ hoặc khi cần xác minh tranh chấp công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.

Thiếu hệ thống cảnh báo tự động

Excel không hỗ trợ chức năng tự động cảnh báo khi công nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn khiến doanh nghiệp dễ bỏ lỡ thời gian thu hồi nợ hoặc chậm thanh toán cho nhà cung cấp, dẫn đến bị phạt do nợ quá hạn.

Dữ liệu quản lý rời rạc

Dữ liệu công nợ được quản lý trên excel thường không được kết nối và đồng bộ hóa với dữ liệu excel của các bộ phận khác trong doanh nghiệp như: Bộ phận bán hàng, kho vận, sản xuất… Do đó, nhân sự phải tốn rất nhiều thời gian để tổng hợp thông tin và nhập liệu thủ công từ nhiều nguồn, làm tăng nguy cơ sai sót và gây tồn thời gian. Khi cần thống kê báo cáo tổng hợp, bộ phận kế toán cũng phải tốn công đối chiếu giữa các file rời rạc.

Giải pháp quản lý công nợ linh hoạt, tự động

Khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô, tăng tần suất giao dịch hoặc có nhu cầu kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn, việc tiếp tục sử dụng Excel sẽ trở thành rào cản lớn, gây ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành chung. Thay vào đó, doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý công nợ chuyên nghiệp.

Phần mềm quản lý công nợ không chỉ có khả năng quản lý dữ liệu lớn mà còn giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, đồng thời cung cấp tính năng cảnh báo tự động khi đến hạn thu/trả công nợ, phân quyền dữ liệu và bảo mật theo cấp độ.

Ngoài các phần mềm quản lý công nợ riêng lẻ, doanh nghiệp cũng có thể quản lý công nợ trên phần mềm ERP bởi đây là một trong những tính năng nổi bật của phân hệ tài chính kế toán trong ERP.

Nếu bạn đang tìm hiểu về hệ thống ERP hỗ trợ quản lý công nợ, có thể tham khảo 3S ERP. Đây là phần mềm quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng thể, giúp kết nối toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi: Tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, tồn kho, sản xuất… vào một hệ thống duy nhất.

Sổ chi tiết công nợ trên phần mềm 3S ERP

Đặc biệt, module tài chính kế toán của 3S ERP cung cấp các tính năng vượt trội hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ phải thu, phải trả hiệu quả. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể:

• Khởi tạo công nợ dễ dàng theo mẫu có sẵn
• Tự động tính toán công nợ đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ
• Theo dõi dòng tiền dựa trên công nợ
• Nhận thông báo về công nợ phải thu/phải trả, giúp lên kế hoạch thanh toán/thu tiền kịp thời
• Lập báo cáo công nợ nhanh chóng, dễ dàng
• Xuất dữ liệu nhanh chóng dưới dạng file excel

Ngoài công nợ, module tài chính kế toán của 3S ERP còn hỗ trợ quản lý chi phí theo trung tâm phí, quản lý ngân sách/dòng tiền, quản lý tài sản cố định, thuế… Các dữ liệu được kết nối chặt chẽ với nhau và liên thông với dữ liệu của những module khác như: Mua hàng, bán hàng, sản xuất… tạo ra bức tranh tổng thể về toàn bộ hoạt động vận hành trong doanh nghiệp. Nhờ đó, giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.

Trên đây là file quản lý công nợ bằng excel miễn phí và hướng dẫn tạo file excel quản lý công nợ​ chi tiết cho người mới bắt đầu. Excel mặc dù là công cụ thông dụng được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều vấn đề hạn chế, đặc biệt trong việc quản lý dữ liệu lớn, khả năng bảo mật và cảnh báo. Hy vọng thông qua những chia sẻ trên của ITG, bạn không chỉ nắm được cách tạo file quản lý công nợ bằng excel mà còn “bỏ túi” thêm giải pháp quản lý công nợ hiệu quả để áp dụng khi cần thiết.