Top 5 phần mềm quản lý công nợ đáng mua nhất hiện nay

Việc quản lý công nợ bằng bảng tính Excel tiềm ẩn nhiều nguy cơ sai sót và gây tốn thời gian. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý công nợ để tối ưu hóa quy trình thu chi, giảm thiểu nợ xấu và đảm bảo dòng tiền ổn định. Bài viết này sẽ chia sẻ 5 phần mềm quản lý công nợ hiệu quả nhất để các doanh nghiệp quan tâm tham khảo và áp dụng.

Phần mềm quản lý công nợ là gì?

Phần mềm quản lý công nợ là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và kiểm soát các khoản phải thu, phải trả với các bên liên quan. Bên cạnh đó, hệ thống còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình thu hồi công nợ, giảm thiểu rủi ro nợ xấu và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Các chức năng cơ bản thường có trong phần mềm quản lý công nợ có thể kể đến như: Quản lý và theo dõi công nợ, tính toán công nợ, cảnh báo nợ đến hạn, lập báo cáo…

Nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý công nợ thay thế cho excel

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng và công nợ với chi phí triển khai và chức năng khác nhau cho người dùng lựa chọn như: 3S ERP, SAP Business One, Sapo, 1CRM… Dựa vào mục tiêu, nhu cầu và ngân sách đã được xác định, doanh nghiệp có thể chọn phần mềm phù hợp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.

Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý công nợ?

Quản lý công nợ kém hiệu quả là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến khó khăn về dòng tiền trong doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, phương pháp quản lý công nợ thủ công đang gây ra nhiều vấn đề trong doanh nghiệp như:

• Sai sót dữ liệu và thiếu minh bạch
• Chậm trễ trong xử lý thông tin
• Khó khăn trong việc theo dõi công nợ khi đến hạn

Những hạn chế này không chỉ gây khó khăn cho công tác kế toán mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền của doanh nghiệp và uy tín với các khách hàng, đối tác.

Đây chính là lý do nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý công nợ chuyên nghiệp để tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý công nợ, giúp nâng cao hiệu suất lao động của nhân viên và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra những quyết định chiến lược chính xác về chính sách tín dụng, điều kiện thanh toán, quản lý rủi ro.

Top 5 phần mềm quản lý công nợ tốt nhất hiện nay

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm hiểu các phần mềm quản lý công nợ trên thị trường nhưng còn đắn đo chưa lựa chọn được giải pháp phù hợp, hãy tham khảo ngay 5 phần mềm dưới đây:

Phần mềm 3S ERP

Không dừng lại ở phần mềm quản lý công nợ thông thường, 3S ERP là giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng thể, cung cấp khả năng quản lý toàn diện các hoạt động cốt lõi trong tổ chức như: Tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, tồn kho, sản xuất… vào một hệ thống duy nhất.

Giao diện phần mềm quản lý công nợ 3S ERP

Quản lý công nợ là một trong những tính năng nằm trong module Tài chính kế toán của 3S ERP. Tính năng này cho phép doanh nghiệp:

• Khởi tạo công nợ nhanh chóng theo mẫu có sẵn hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu.
• Quản lý công nợ chi tiết, ghi nhận đầy đủ các thông tin như số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
• Ghi nhận lịch sử giao dịch (ngày phát sinh, số tiền, nội dung thanh toán…) giúp dễ dàng tra cứu khi cần đối soát.
• Tự động gửi thông báo về các khoản công nợ sắp đến hạn, giúp nhà quản lý lên kế hoạch thanh toán/thu tiền kịp thời.
• Tự động tính toán công nợ đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ.
• Hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả, tránh nợ xấu, quá hạn.
• Cung cấp báo cáo trực quan dưới dạng bảng hoặc biểu đồ.

Tìm hiểu giải pháp 3S ERP

Ngoài quản lý công nợ, module Tài chính kế toán của 3S ERP còn cung cấp các tính năng mạnh mẽ khác như: quản lý chi phí theo trung tâm, lập kế hoạch ngân sách/dòng tiền, quản lý tài sản cố định và các nghiệp vụ thuế. 

Tất cả dữ liệu đều được kết nối chặt chẽ và liên thông với các module khác (Mua hàng, Bán hàng, Tồn kho, Sản xuất), tạo nên một bức tranh tổng thể về mọi hoạt động vận hành của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

3S ERP hiện là một trong những phần mềm ERP bán chạy nhất tại thị trường Việt Nam hiện nay. Giải pháp đã và đang được áp dụng tại hơn 1.200 doanh nghiệp, trong đó, có nhiều doanh nghiệp thuộc top VNR500 và FDI Nhật Bản, Hàn Quốc. Một số cái tên tiêu biểu có thể kể đến như: TDV, Cosmos, Kimsen, HHP Paper, Panasonic, Fukoku, Aristino, Traphaco…

SAP Business One

Tương tự như 3S ERP, SAP Business One cũng là giải pháp ERP sở hữu tính năng quản lý công nợ mạnh mẽ. 

Do là hệ thống ERP nước ngoài nên SAP Business One có chi phí triển khai khá lớn, thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Đổi lại, phần mềm có tính chuẩn hóa cao và đã được áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp. 

SAP Business One cung cấp các công cụ phân tích tài chính chuyên sâu và báo cáo đa chiều, hỗ trợ doanh nghiệp:

• Theo dõi và quản lý các khoản thu chi, tài sản, nợ phải thu/phải trả
• Lưu trữ và phân loại công nợ theo nhiều tiêu chí
• Tính toán công nợ nhanh chóng theo công thức có sẵn
• Quản lý đơn hàng, khách hàng, nhà cung cấp và các hoạt động thanh toán.

1CRM

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý công nợ dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, có chi phí triển khai hợp lý thì 1CRM chính là một trong những sự lựa chọn tối ưu nhất.

1CRM hỗ trợ quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng 1CRM được thiết kế theo hướng đơn giản hóa, giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ, dòng tiền của doanh nghiệp tự động, hiệu quả. Phần mềm sở hữu những tính năng nổi bật như:

• Quản lý danh sách công nợ phải thu, phải trả
• Theo dõi tình trạng công nợ (đã thanh toán/chưa thanh toán)
• Cảnh báo thanh toán đến hạn
• Quản lý rủi ro nợ xấu

Nhanh.vn

Nhanh.vn cũng là một trong những giải pháp quản lý công nợ được nhiều doanh nghiệp nhỏ áp dụng hiện nay. Phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý công nợ chuyên nghiệp và hiệu quả thông qua các tính năng chính như:

• Quản lý công nợ nhà cung cấp
• Quản lý công nợ khách hàng
• Quản lý công nợ đối tác vận chuyển
• Nhắc nhở khi đến hạn thanh toán, thu nợ

Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng tích hợp với các kênh bán hàng online như Shopee, Lazada, Tiki, Sendo,… giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý bán hàng trên nhiều kênh.

Sapo POS

Là một nền tảng quản lý bán hàng đa kênh, Sapo POS cũng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả. Phần mềm đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, doanh nghiệp kinh doanh online và có nhu cầu quản lý bán hàng đa kênh.

Một số tính năng hỗ trợ quản lý công nợ của phần mềm này gồm:

• Theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp
• Nhắc nhở thanh toán tự động
• Lập báo cáo tài chính chi tiết

Lợi ích thiết thực của phần mềm quản lý công nợ

Doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ nhận được nhiều lợi ích lớn, tiêu biểu như:

Lợi ích khi triển khai phần mềm quản lý công nợ

Tự động hóa quy trình

Hệ thống quản lý công nợ cho phép doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ thủ công như: Tạo hóa đơn, phiếu thu chi, tạo báo cáo công nợ định kỳ, cập nhật trạng thái thanh toán… giúp giải phóng nhân sự khỏi các công việc lặp đi lặp lại tốn thời gian để tập trung vào những công việc tạo ra giá trị cao hơn.

Tối ưu hóa dòng tiền

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng cho phép doanh nghiệp theo dõi chính xác tình trạng các khoản phải thu và phải trả theo thời gian thực. Điều này giúp CFO và bộ phận tài chính có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó lập kế hoạch dòng tiền chính xác và tránh những rủi ro về thanh khoản.

Bên cạnh đó, hệ thống còn cung cấp tính năng dự báo dòng tiền dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng thanh toán của khách hàng, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý nguồn vốn, đảm bảo luôn có đủ thanh khoản để duy trì hoạt động kinh doanh.

Giảm thiểu rủi ro nợ xấu

Tính năng cảnh báo của phần mềm quản lý công nợ sẽ nhắc nhở người dùng khi có khoản công nợ đến hạn phải trả, nhằm giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch thanh toán kịp thời, nâng cao tỷ lệ thanh toán đúng hạn và hạn chế rủi ro về nợ xấu.

Ngoài ra, một số phần mềm chuyên nghiệp còn có khả năng phân tích hành vi thanh toán của khách hàng dựa trên dữ liệu lịch sử, hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện những tài khoản có nguy cơ cao về nợ xấu để có biện pháp can thiệp kịp thời, thu hồi công nợ trước khi trở thành nợ khó đòi.

Tăng hiệu quả quản lý

Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý công nợ, doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết từng khoản công nợ của khách hàng và nhà cung cấp (số tiền, ngày phát sinh giao dịch, hạn thanh toán, tình trạng thanh toán…), từ đó, đánh giá hiệu suất kinh doanh chính xác hơn.

Đặc biệt, thông qua các báo cáo, thống kê chi tiết về tình hình bán hàng, công nợ phải thu/phải trả được phần mềm cung cấp, ban lãnh đạo sẽ nắm được bức tranh toàn cảnh về tình hình kinh doanh của tổ chức để đưa ra quyết định chính xác hơn.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công nợ phù hợp

Để xác định phần mềm quản lý công nợ định lựa chọn có phù hợp hay không, doanh nghiệp có thể đánh giá dựa trên một số tiêu chí dưới đây:

• Tính năng: Phần mềm được chọn cần cung cấp đầy đủ tính năng quản lý công nợ như theo dõi công nợ theo từng đối tượng, quản lý thanh toán, theo dõi lịch sử giao dịch, cảnh báo khi đến hạn, báo cáo thông minh…

• Mức độ phù hợp về quy mô: Các doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu với những giải pháp cơ bản. Trong khi đó, các tập đoàn lớn nên ưu tiên chọn những hệ thống có khả năng xử lý đa tác vụ, có thể giải quyết nhiều bài toán quản lý tài chính khác nhau.
• Ngân sách đầu tư: Chi phí triển khai phần mềm quản lý công nợ thường bao gồm phí license, chi phí xây dựng hệ thống, bảo trì. Vì vậy, doanh nghiệp cần tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO) trong vòng 3-5 năm để đưa ra quyết định đầu tư hợp lý.
• Khả năng tích hợp: Phần mềm được lựa chọn cần có khả năng tích hợp tốt với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp để đảm bảo tính đồng bộ của dữ liệu.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Phần mềm có giao diện quá phức tạp sẽ gây cản trở cho nhân viên trong quá trình làm quen và sử dụng. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên chọn phần mềm quản lý công nợ có giao diện trực quan và dễ thao tác.

Với sự đa dạng của các giải pháp trên thị trường, việc đánh giá kỹ lưỡng các tiêu chí như quy mô, ngân sách, khả năng tích hợp và hỗ trợ kỹ thuật là vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp chọn lựa được phần mềm quản lý công nợ phù hợp. Một hệ thống quản lý công nợ chất lượng sẽ đem đến nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, từ việc tối ưu hóa dòng tiền, giảm thiểu rủi ro tài chính cho đến nâng cao năng lực quản trị tổng thể.