Kho riêng và kho công cộng: Lựa chọn kho “chuẩn” cho doanh nghiệp

Lưu trữ hàng hóa và quản lý kho là hoạt động quan trọng trong lĩnh vực sản xuất – kinh doanh. Trong đó, lựa chọn loại kho phù hợp đóng vai trò quyết định lớn đến hiệu quả của hoạt động quản lý kho. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sự khác biệt giữa kho riêng và kho công cộng, hai loại kho phổ biến trong sản xuất – kinh doanh, cũng như những yếu tố cần xem xét để doanh nghiệp đưa ra quyết định lựa chọn thông minh và hợp lý.

Kho riêng là gì?

Kho riêng (hay kho tư nhân) là kho được xây dựng và thuộc quyền sở hữu quản lý của các cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức. Dùng để lưu trữ các sản phẩm hàng hóa thuộc quyền sở hữu của họ hoặc do họ tự sản xuất.

Kho riêng – kho tư nhân

Kho công cộng là gì?

Kho công cộng (hay kho chung, kho ghép, kho chia sẻ) là nhà kho do một cá nhân hay doanh nghiệp đầu tư xây dựng với mục đích cho các bên khác thuê và sử dụng. 

Cụ thể, nhà kho chung sẽ được chia ra nhiều khu vực hoặc ô kệ, sau đó sẽ cho các cá nhân, công ty khác thuê trong một khoảng thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn nhằm thu về một khoản phí nhất định hàng tháng. Đối tượng sử dụng kho công cộng thường là các hộ kinh doanh, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ bị hạn chế về tài chính, không có khả năng xây dựng kho riêng.

Kho công cộng – kho chung

Kho công cộng thường đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn về kho bãi đồng thời cung cấp thêm các dịch vụ tiện ích đi kèm khác như: bốc xếp, xe nâng, kiểm đếm,…. 

Đọc thêm: Phân loại kho hàng trong chuỗi cung ứng 

So sánh kho riêng và kho công cộng 

Điểm giống nhau giữa kho riêng và kho công cộng

• Cơ sở vật chất: Cả kho riêng và kho công cộng đều được trang bị các hệ thống, thiết bị hỗ trợ quản lý, lưu trữ hàng hóa, bao gồm: kệ để đặt hàng hóa, các hệ thống quản lý kho WMS, máy móc và thiết bị xếp dỡ hàng hóa.
• Quy trình vận hành: Cả kho riêng và kho công cộng đều có quy trình vận hành nghiêm ngặt nhằm  đảm bảo hàng hóa được quản lý và lưu trữ đúng cách. Các quy trình này bao gồm: quy trình kiểm soát kho, quy trình xếp dỡ hàng hóa và quy trình phân phối hàng hóa.
• Dịch vụ cung cấp: Cả kho riêng và kho công cộng đều cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận chuyển và lưu trữ hàng hóa, bao gồm dịch vụ đóng gói, dịch vụ xếp dỡ và dịch vụ giao nhận hàng hóa.

Phân biệt kho công cộng và kho riêng

Điểm khác biệt giữa kho riêng và kho chung

Mục đích sử dụng

• Mục đích chính của kho riêng là lưu trữ hàng hóa và sản phẩm cho cá nhân hoặc tổ chức sở hữu kho đó. Kho riêng được sử dụng để duy trì hàng tồn kho và đáp ứng nhu cầu lưu trữ hàng hóa của chủ sở hữu.
• Mục đích chính của kho chung là cung cấp không gian lưu trữ cho nhiều cá nhân hoặc tổ chức khác nhau. Kho chung thường được thuê hoặc quản lý bởi một bên thứ ba độc lập, và nhiều khách hàng có thể chia sẻ cùng một không gian lưu trữ.

Diện tích

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà diện tích kho riêng của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Nó có thể là một căn phòng lưu trữ nhỏ hoặc một công trình của một doanh nghiệp lớn. Mặt khác, kho công cộng thường lớn hơn nhiều so với kho riêng vì kho công cộng cần có đủ không gian để lưu trữ hàng hóa cho nhiều doanh nghiệp.

Vị trí

Kho riêng được đặt ở bất kì vị trí nào, từ trụ sở của doanh nghiệp cho đến khu công nghiệp. Kho công cộng thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp cần vận chuyển sản phẩm thường xuyên và nhanh chóng, vì thế loại kho này thường được xây dựng ở những vị trí đảm bảo tính tiện lợi và hiệu quả cho quá trình vận chuyển và phân phối hàng hóa như gần các tuyến đường chính, gần cảng biển/sân bay, các khu công nghiệp, khu dân cư hay trung tâm các vùng kinh tế phát triển.

Chi phí

Chi phí xây dựng kho riêng và kho công cộng là khác nhau. Chi phí xây kho riêng tùy vào quy mô và vị trí xây dựng của chúng, trong khi kho công cộng thường được tính chi phí dựa trên diện tích không gian được thuê sử dụng.

Ưu nhược điểm khi sử dụng kho riêng và kho công cộng 

Cùng xem xét sâu hơn về ưu nhược điểm của từng loại kho để biết loại kho nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Ưu điểm khi sử dụng kho công cộng

Tiếp cận nhiều tuyến đường vận chuyển: Kho công cộng thường đặt gần các tuyến đường vận chuyển chính, giúp dễ dàng vận chuyển hàng hóa ra vào kho.

Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp thuê kho chung sẽ tiết kiệm được chi phí xây dựng kho; Không phải trả những chi phí phát sinh như chi phí điện nước, nâng cấp kho, bảo trì máy móc; Không phải chịu thuế do là diện tích sử dụng chung. Chỉ doanh nghiệp cho thuê kho chung mới phải tốn chi phí cho việc xây dựng, sửa chữa kho, chi phí phát sinh và đóng thuế do luật định. 

Kiểm soát chi phí tốt hơn: Các công ty cho thuê kho chung thường sẽ công khai mức giá. Doanh nghiệp thuê kho căn cứ vào đó chỉ phải trả một khoản chi phí cố định tương đương với diện tích đã sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được chi phí bỏ ra cho việc thuê kho chứa hàng, từ đó cân đối ngân sách tốt hơn cho hoạt động kinh doanh.

Tính linh hoạt cao: Kho công cộng mang đến sự linh hoạt cao vì các doanh nghiệp có thể tính phương án thuê sử dụng trong thời gian ngắn hoặc dài tùy theo nhu cầu sử dụng. Doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ kho chung không quá phụ thuộc vào đơn vị cho thuê kho mà chỉ bị ràng buộc bởi một hợp đồng thuê kho có thời hạn. Vì thế, nếu trong trường hợp doanh nghiệp tìm được nơi khác cho thuê kho chứa hàng có giá tốt hơn, hoặc muốn thay đổi địa điểm kinh doanh chiến lược, thì hoàn toàn có thể chuyển địa điểm thuê kho chỉ trong vòng 1-2 tháng. 

Bên cạnh đó, diện tích thuê cũng có thể linh hoạt thay đổi theo thời điểm. Nếu hoạt động của doanh nghiệp có tính thời vụ, sẽ có những thời điểm lượng hàng tăng cao trong năm. Kho chung với tính chất linh hoạt của mình có thể mở rộng diện tích lưu trữ kịp thời cho doanh nghiệp – điều mà kho riêng cố định không thể đáp ứng. Khi hết mùa cao điểm, lượng hàng giảm xuống, doanh nghiệp có thể đổi sang thuê không gian nhỏ hơn để giảm chi phí thuê mặt bằng. 

Tối giản được các thủ tục hành chính: Khi sử dụng kho riêng, doanh nghiệp buộc phải đăng ký thêm giấy phép sử dụng địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh. Điều này sẽ kèm theo các thủ tục khai báo phức tạp. Còn khi sử dụng “dịch vụ” lưu kho chung, doanh nghiệp tối giản được bước này, chỉ cần thanh toán hóa đơn sử dụng dịch vụ hàng tháng mà không phải làm nhiều thủ tục rườm rà.

Nhược điểm khi sử dụng kho công cộng

Không gian có thể không có sẵn: Kho chung được sử dụng bởi nhiều khách hàng cùng lúc. Vì vậy các doanh nghiệp muốn tăng số lượng hàng hóa lưu trữ ở kho lên thì cần phải có một kế hoạch đặt trước, đặc biệt trong mùa cao điểm sản xuất để đủ không gian đáp ứng nhu cầu lưu kho.

Kho công cộng có thể không có sẵn không gian cho thuê

Khó đáp ứng cho những sản phẩm đặc thù: Dịch vụ kho chung phục vụ lưu trữ nhiều loại mặt hàng đa dạng nên chỉ thường đáp ứng ở mức cơ bản, phù hợp với số đông. Với các sản phẩm đặc thù đòi hỏi tính chuyên môn và điều kiện lưu trữ đặc biệt (độ ẩm, nhiệt độ, không gian, giám sát,…) như thực phẩm, linh kiện điện tử,… thì không phải lúc nào cũng có sẵn dịch vụ, hoặc là chi phí sẽ khá cao. 

Ưu điểm khi sử dụng kho riêng

Tiết kiệm được thời gian: Doanh nghiệp có thể tự quản lý kho riêng của mình nên sẽ giúp họ chủ động hơn khi xuất nhập hàng. Nếu như khi sử dụng kho chung, doanh nghiệp cần gửi kế hoạch xuất nhập hàng trước để hệ thống hoặc bên quản lý sắp xếp kho, gây tốn nhiều thời gian thì với kho riêng, doanh nghiệp có thể xuất nhập hàng bất cứ lúc nào mà không cần phải thông báo hay phải có kế hoạch sử dụng trước.

Cá nhân hóa dịch vụ kho bãi doanh nghiệp: Các kho tư nhân được xây dựng cho một doanh nghiệp cụ thể nên doanh nghiệp có thể đặt ra các tiêu chuẩn, quy định, cách thức vận hành phù hợp với đặc thù và nhu cầu sử dụng riêng, từ đó giúp kiểm soát hoạt động kho bãi chủ động, tốt hơn.

Tận dụng tối đa nguồn nhân lực: Doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn nhân lực để phân bổ trong kho riêng một cách phù hợp với từng công việc trong kho. Nhân sự có chuyên môn hoặc kinh nghiệm sẽ giúp hoạt động trong kho diễn ra chuyên nghiệp, hiệu quả và ít rủi ro hơn. 

Độ tin tưởng của khách hàng cao: Khi chọn kho riêng để lưu trữ hàng hóa thì quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ diễn ra theo đúng với thời gian yêu cầu. Hơn nữa, khách hàng sẽ cảm thấy tin tưởng hơn khi làm đối tác với một công ty quy mô có nhà kho riêng, với quy trình chuyên nghiệp và hoạt động xuất nhập kho diễn ra lặp lại hằng ngày.

Tính linh hoạt: Kho riêng cũng có tính linh hoạt cao nên khi vận chuyển xuất nhập kho hàng hóa sẽ dễ dàng hơn. Khi bạn cần thay đổi việc sắp xếp, vận chuyển, thời gian xuất nhập kho thì sẽ dễ dàng linh hoạt mà không bị rập khuôn theo một quy trình của đơn vị nào khác.

Nhược điểm khi sử dụng kho riêng

Chi phí đầu tư cao: Kho riêng cần chi phí rất lớn để xây dựng và duy trì hoạt động. Ngân sách tiêu tốn cho việc xây kho riêng cần thời gian rất lâu mới có thể thu hồi. Bên cạnh chi phí về vật liệu xây dựng, thiết kế, kho riêng sẽ buộc doanh nghiệp tiêu tốn một khoản lớn về đầu tư máy móc thiết bị, bảo trì nhà kho, tuyển dụng đào tạo nhân viên và các chi phí vận hành khác mỗi tháng. Vì thế nếu doanh nghiệp đang có ý định xây/thuê kho riêng cần cân nhắc thật kỹ về năng lực tài chính dài hạn của mình. 

Chi phí cơ hội lớn: Đối với những doanh nghiệp mà nguồn lực tài chính còn nhiều hạn chế thì việc xây dựng kho riêng có thể sẽ khiến công ty bỏ lỡ nhiều cơ hội đầu tư tốt hơn. Thay vì bỏ một khoản tiền lớn để xây kho riêng thì sử dụng dịch vụ kho công cộng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí hơn. Với khoản tiền tiết kiệm được, doanh nghiệp có thể sử dụng để phục vụ cho nhiều hoạt động khác hỗ trợ phát triển hoạt động kinh doanh, phát triển sản phẩm và các chiến lược khác.

Chi phí khi xây dựng kho riêng rất lớn

Hạn chế khi cần mở rộng không gian lưu trữ: Khi chọn kho riêng thì việc lưu hàng hóa chỉ theo một diện tích không gian cố định. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều hàng hóa cần lưu trữ hơn so với dự định ban đầu thì không thể mở rộng diện tích kho ngay. Và ngược lại, thời điểm hàng hóa ít thì cũng không thể thay đổi diện tích kho riêng nhỏ lại. Từ đó làm lãng phí diện tích kho hàng. Vì diện tích kho riêng đã cố định khi xây dựng không thể thay đổi theo ý muốn.

Rủi ro cao: Trường hợp quá trình vận hành kho riêng không tốt dẫn đến thất thoát, hư hỏng hàng hóa thì mọi chi phí tổn thất do doanh nghiệp gánh chịu. Không chỉ thế còn ảnh hưởng dây chuyền đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Một lưu ý nữa là, sau thời gian vận hành kho, nếu muốn bán lại sẽ gặp nhiều khó khăn và lỗ phí đầu tư. Vì thiết kế của kho trước đó đã được chuyên môn hóa theo nhu cầu của bạn. Người mua /hoặc thuê sau đó thì lại không thích điều này.

Lựa chọn kho phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?

Doanh nghiệp hãy xem xét kỹ các yếu tố sau và đối chiếu với tình hình thực tế của doanh nghiệp để lựa chọn triển khai lại kho phù hợp nhất. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

Loại sản phẩm: Nhà kho riêng có thể sử dụng để lưu trữ các loại hàng hóa tinh xảo hoặc dễ hư hỏng vì nhà kho này có khả năng đáp ứng các điều kiện lưu trữ sản phẩm với điều kiện đặc thù tốt hơn. Ngược lại, đối với những mặt hàng không phải hàng hóa dễ hư hỏng, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà kho công cộng để tiết kiệm chi phí.

Sản phẩm dễ hư hỏng nên được lưu trữ tại kho riêng

Chi phí: Kho riêng sẽ tốn nhiều chi phí hơn so với kho công cộng, bao gồm chi phí đầu tư, chi phí vận hành và chi phí bảo trì. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận và tính toán kỹ chi phí trước khi quyết định lựa chọn kho riêng hay kho công cộng.

Quy mô sản xuất: Nếu quy mô sản xuất lớn và doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ hàng hóa lớn thì kho riêng có thể là lựa chọn tốt hơn giúp quản lý và kiểm soát tốt hơn lượng hàng hóa. Ngược lại, nếu quy mô sản xuất nhỏ và lượng hàng hóa không quá lớn thì kho công cộng có thể là lựa chọn phù hợp hơn để giảm chi phí cho doanh nghiệp.

Năng lực quản lý kho: Kho riêng cho phép doanh nghiệp kiểm soát và quản lý hàng hóa của mình trực tiếp, trong khi kho công cộng được quản lý bởi các công ty logistic chuyên nghiệp. Do đó, nếu doanh nghiệp có đủ kỹ năng và kinh nghiệm để quản lý kho của mình, kho riêng có thể là lựa chọn tốt hơn để giảm chi phí quản lý.

Quản lý kho hiệu quả hơn với giải pháp quản lý kho thông minh

Để hoạt động quản lý kho hiệu quả hơn thì doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kho riêng và các dịch vụ lưu kho công cộng cần sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp.

3S iWAREHOUSE – Giải pháp quản lý kho thông minh do ITG Technology phát triển là công cụ hữu ích cho phép doanh nghiệp: quản lý hàng nhập kho, tồn kho, kiểm kê kho, điều chuyển hàng hóa, xuất kho, báo cáo phân tích hoạt động kho toàn diện.

Phần mềm giúp tối ưu hóa chu trình vận hành kho thông qua việc:

• Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa: 3S iWAREHOUSE cho phép nhân viên kho thiết lập, khai báo danh mục vật tư hàng hóa, các trạng thái và thuộc tính của hàng hóa, các phân loại đa dạng phục vụ cho công tác quản trị.
• Quản lý năng lực lưu kho theo vị trí: Tất cả vị trí trong kho sẽ được khai báo và mã hóa thông tin dán tem dưới dạng Barcode/ Qrcode. Các nghiệp vụ nhập xuất trong kho có thể kiểm soát thông qua việc scan mã vị trí. Điều này cho phép 3S iWAREHOUSE trực quan hóa toàn bộ năng lực vị trí trong kho, xây dựng báo cáo tồn kho theo vị trí,…
• Quản lý kho theo nhiều đơn vị tính: Cho phép quản lý kho nhiều thông tin trên chứng từ kho như kho, vật tư, nhập/xuất theo nhiều đơn vị tính (Tấn- Kg, Thùng-Hộp, Két-Chai,…)
• Nhập/ xuất kho tự động thông qua Handy Terminal: Tự động tạo phiếu xuất nhập kho chỉ với 1 thao tác quét QR code/ barcode. Nhân viên kho sẽ trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê kho thông qua thiết bị Handy terminal. Toàn bộ dữ liệu liệu sẽ được kiểm tra và ghi nhận chính xác gửi về hệ thống theo thời gian thực.
• Quản lý kiểm kê kho: Kiểm kê kho dễ dàng chỉ với 1 thao tác scan mã QR Code/ Barcode trên các lô sản phẩm. Hệ thống sẽ ghi nhận số lượng hiện tại và tạo phiếu kiểm kê kho để người dùng đối chiếu với số lượng tồn kho trên phần mềm.
• Kiểm soát tuổi hàng tồn kho hàng hóa: Quản lý xuất/nhập/tồn kho và thời hạn sử dụng của vật tư, hàng hóa theo từng lô hoặc từng phiếu nhập.
• Trực quan hóa năng lực lưu kho: Hệ thống cho phép người dùng quản lý hiện trường kho và đề xuất vị trí trống trong kho
• Báo cáo quản trị hàng nhập, xuất, tồn kho: Báo cáo trực quan tình trạng xuất nhập và lưu trữ hàng hóa trong kho

Nhờ giải pháp tổng thể, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận hành, tránh sai sót do lỗi thủ công. Nhà quản trị có thể theo dõi báo báo tồn kho, hoạt động vận hành kho thông qua phần mềm một cách nhanh chóng, chính xác.

Để được tư vấn về giải pháp, liên hệ ngay số hotline: 092.6886.855. Chuyên gia của chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc của bạn. 

Kết luận

Nhìn chung, kho riêng và kho chung đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, phù hợp với quy mô doanh nghiệp khác nhau. Các doanh nghiệp lớn với điều kiện tài chính tốt thường sẽ xây dựng kho riêng để lưu trữ hàng hóa và quản lý một cách tiện lợi nhất. Trong khi đó các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng thuê kho chứa hàng chung để cắt giảm chi phí phù hợp với ngân sách của mình. Hy vọng bài viết trên có thể cung cấp đủ kiến thức về 2 loại kho hàng để giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quyết định lựa chọn của mình.