Nhận biết nút thắt cổ chai và cách tháo gỡ nhanh chóng

Nút thắt cổ chai là khái niệm thường được nhắc đến trong các cuộc họp quản lý, báo cáo sản xuất hay chiến lược vận hành doanh nghiệp. Đây được xem nguyên nhân kìm hãm toàn bộ dây chuyền sản xuất, làm thất thoát doanh thu, tăng chi phí và giảm sức cạnh tranh. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu nút thắt cổ chai nghĩa là gì, các nguyên nhân, tác động cũng như cách tháo gỡ nút thắt cổ chai hiệu quả.

Nút thắt cổ chai là gì?

Nút thắt cổ chai (Bottleneck) là điểm tắc nghẽn trong quy trình vận hành, sản xuất của doanh nghiệp. Nút thắt cổ chai thường xuất hiện tại nơi có khối lượng công việc vượt quá khả năng xử lý thông thường hoặc không được xử lý hiệu quả gây ra sự chậm trễ, làm ảnh hưởng đến toàn bộ luồng công việc.

Nút thắt cổ chai là nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ trong quy trình vận hành của doanh nghiệp

Thuật ngữ “cổ chai” dùng để ám chỉ bộ phận hẹp nhất của một chiếc chai trong thực tế, nơi dễ xảy ra tắc nghẽn nhất, làm ảnh hưởng đến tốc độ dòng chảy của chất lỏng khi đổ ra ngoài.

Trong sản xuất, nút thắt cổ chai có thể là: Máy móc có công suất thấp, công nhân thiếu kỹ năng, thiếu nguyên liệu, quy trình phê duyệt chậm trễ,… Những nút thắt này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhanh chóng xác định và giải quyết các nút thắt cổ chai trong sản xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Các dạng nút thắt cổ chai phổ biến

Các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp đều có nguy cơ xảy ra nút thắt cổ chai nếu không được quản lý tốt. Tình trạng Bottleneck thường được chia thành 2 loại chính:

• Nút thắt cổ chai ngắn hạn: Thường xảy ra do các nguyên nhân mang tính bất ngờ hoặc tạm thời như nhân sự cốt cán nghỉ phép, máy móc hỏng đột ngột, vật tư giao chậm… Doanh nghiệp có thể giải quyết nút thắt cổ chai ngắn hạn bằng các biện pháp tạm thời (điều động thêm nhân sự, sửa chữa máy móc, sử dụng vật tư thay thế,…)
• Nút thắt cổ chai dài hạn: Điểm tắc nghẽn xuất hiện thường xuyên và lặp lại trong thời gian dài mà chưa được giải quyết; chẳng hạn như công nghệ lỗi thời, nhân viên thiếu kỹ năng, quy trình làm việc phức tạp… Để giải quyết nút thắt cổ chai dài hạn, doanh nghiệp cần các giải pháp mang tính chiến lược và lâu dài (đầu tư công nghệ mới, đào tạo nhân viên, cải tiến quy trình,…)

Nguyên nhân gây ra nút thắt cổ chai là gì?

Các nút thắt cổ chai không tự nhiên xuất hiện mà thường là kết quả của việc quản lý và vận hành doanh nghiệp chưa hiệu quả. Hiểu rõ các nguyên nhân này là bước đầu tiên để tìm kiếm giải pháp triệt để. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến nhất gây ra tình trạng nút thắt cổ chai:

Có 6 nguyên nhân chính gây ra tình trạng nút thắt cổ chai

Nhân sự

• Trình độ nhân sự không đồng đều
• Nhân viên không được đào tạo đầy đủ
• Thiếu hụt nhân sự ở các bộ phận trọng yếu
• Phân công công việc không hợp lý
• Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận và thành viên trong nhóm

Quy trình

• Quy trình xử lý phức tạp, cần qua nhiều bước không cần thiết
• Nhiều bước kiểm duyệt bằng giấy tờ thủ công gây chậm trễ
• Thủ tục nội bộ chồng chéo, thiếu chuẩn hóa

Dữ liệu

• Dữ liệu phân mảnh, không đồng bộ giữa các bộ phận
• Thiếu phần mềm quản lý giúp chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực
• Báo cáo thủ công tốn thời gian và dễ sai sót, gây ra sự chậm trễ trong quyết định.
• Không có công cụ phân tích hiệu quả khiến doanh nghiệp khó phát hiện và xử lý nút thắt kịp thời

Máy móc thiết bị

• Máy móc lỗi thời, công suất thấp, tốc độ xử lý chậm
• Không được bảo trì định kỳ, thường xuyên hỏng hóc
• Máy móc không đủ số lượng

Công nghệ

• Hệ thống phần mềm lỗi thời, không đáp ứng được yêu cầu về tốc độ, khả năng tích hợp hoặc phân tích dữ liệu.
• Các phần mềm riêng lẻ không tích hợp với nhau khiến dữ liệu sai lệch, không đồng bộ
• Doanh nghiệp chậm chạp trong việc áp dụng các giải pháp tự động hóa, số hóa

Chuỗi cung ứng

• Nhu cầu thị trường tăng vọt vượt quá năng lực sản xuất hiện có.
• Gián đoạn chuỗi cung ứng do thiên tai, dịch bệnh, xung đột chính trị,… làm ảnh hưởng đến nguồn cung nguyên vật liệu.
• Nhà cung cấp thiếu uy tín, giao hàng không đúng hẹn.
• Giá nguyên vật liệu biến động mạnh, ảnh hưởng kế hoạch sản xuất.

Ảnh hưởng của nút thắt cổ chai lên doanh nghiệp

Bottleneck có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Một số ảnh hưởng lớn có thể kể đến như:

Nút thắt cổ chai có thể làm ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng công việc

Giảm năng suất và hiệu quả công việc

Theo lý thuyết điểm hạn chế (Theory of Constrainst – TOC) năng suất của toàn bộ hệ thống sẽ bị giới hạn bởi khâu yếu nhất. Do đó, việc xuất hiện nút thắt có thể làm giảm năng suất tổng thể, khiến doanh nghiệp không thể tận dụng hết các tiềm lực đã đầu tư.

Trong sản xuất, chỉ cần một công đoạn bị chậm cũng sẽ kéo sản lượng của cả dây chuyển đi xuống. Điều này gây lãng phí lớn về nguồn lực khi các bộ phận khác phải dừng lại chờ đợi hoặc sản xuất chậm hơn, dẫn đến tăng chi phí vận hành.

Tăng chi phí

Nút thắt cổ chai tạo ra nhiều chi phí ẩn như:

• Chi phí tồn kho tăng cao do hàng hóa ùn ứ
• Chi phí nhân công không hiệu quả do thời gian chờ đợi
• Chi phí cơ hội khi mất đơn hàng do không giao được hàng đúng hạn
• Chi phí gia tăng ca làm thêm để bù đắp sản lượng
• Chi phí sửa chữa thiết bị do hoạt động quả tải hoặc không được bảo trì thường xuyên

Những vấn đề này kéo dài sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Ảnh hưởng đến chất lượng

Nút thắt cổ chai có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Trước áp lực chạy nhanh để bù tiến độ, nhân viên thường làm việc vội vàng, bỏ qua một số quy trình kiểm tra cần thiết, dẫn đến sai lỗi, khiến chất lượng sản phẩm giảm sút. Điều này có thể gây mất lòng tin của khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Ảnh hưởng đến tinh thần nhân viên

Ảnh hưởng từ nút thắt cổ chai có thể khiến môi trường làm việc trở nên căng thẳng, nhân viên phải chịu áp lực công việc lớn dẫn đến mất động lực và hiệu suất công việc giảm sút. Ngoài ra, xung đột có thể phát sinh giữa các bộ phận hoặc cá nhân do sự chậm trễ và tắc nghẽn công việc.

Cách xác định nút thắt cổ chai

Xác định chính xác vị trí nút thắt cổ chai sẽ giúp doanh nghiệp sớm tìm ra giải pháp để loại bỏ, từ đó tối ưu hóa quy trình vận hành. Trong phần này, ITG sẽ hướng dẫn bạn cách để xác định nút thắt cổ chai:

3 bước xác định nút thắt cổ chai

Bước 1: Sơ đồ hóa quy trình

Vẽ sơ đồ chi tiết tất cả quy trình hoạt động trong doanh nghiệp (bao gồm: các giai đoạn, các điểm quyết định, luồng thông tin giữa các công đoạn). Việc trực quan hóa giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về các luồng công việc, từ đó, có đánh giá chính xác hơn.

Bước 2: Thu thập dữ liệu hiệu suất

Sau khi có sơ đồ quy trình, hãy thu thập và đo lường các chỉ số quan trọng tại mỗi giai đoạn của quy trình như thời gian xử lý, khối lượng công việc tồn đọng (WIP), thời gian chờ đợi, tỷ lệ lỗi, chi phí… Những dữ liệu này sẽ là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xác định nút thắt cổ chai.

Bước 3: Phân tích luồng công việc

Theo dõi cách công việc di chuyển qua các giai đoạn khác nhau, ánh xạ với những chỉ số đo lường ở trên để xác định nơi có sự tích tụ, chờ đợi hoặc xử lý chậm. Những điểm này thường là dấu hiệu của nút thắt cổ chai.

Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể phỏng vấn nhân viên ở các bộ phận khác nhau để nắm rõ những khó khăn và các điểm gây cản trở công việc hàng ngày của nhân viên mà các số liệu có thể chưa thể hiện hết.

Giải pháp tháo gỡ nút thắt cổ chai cho doanh nghiệp

Để tháo gỡ nút thắt cổ chai, doanh nghiệp có thể sử dụng các giải pháp công nghệ hiện đại hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa luồng vận hành.

Hệ sinh thái chuyển đổi số toàn diện 3S Ecosystem do ITG Technology nghiên cứu và phát triển sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện, phân tích và tháo gỡ các nút thắt cổ chai trên nhiều khía cạnh khác nhau:

• Phần mềm 3S ERP: Kết nối toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi từ mua hàng, bán hàng tồn kho, sản xuất đến kế toán… trên một nền tảng đồng bộ, cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn tổng quan, minh bạch về toàn bộ luồng công việc và dữ liệu trong tổ chức. Nhờ đó, nhà quản trị có thể nhanh chóng phát hiện các điểm tồn đọng, công đoạn chậm trễ hoặc nguồn lực quá tải để tìm ra nút thắt cổ chai và đưa ra quyết định kịp thời.
• Phần mềm MES: Theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất tại nhà máy theo thời gian thực. Bằng cách thu thập dữ liệu tự động từ máy móc và thiết bị, hệ thống MES của ITG cung cấp thông tin chính xác về hiệu suất từng chuyền, từng máy, thời gian dừng máy,… giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện những máy móc, công đoạn có năng suất thấp hoặc thường xuyên gặp sự cố, chính là các nút thắt cổ chai trong sản xuất, để có biện pháp xử lý kịp thời.
• Phần mềm QMS: Đảm bảo chất lượng sản phẩm được kiểm soát chặt chẽ ở mọi công đoạn, từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm cuối cùng. Bằng cách giảm thiểu sản phẩm lỗi phải làm lại, phần mềm giúp doanh nghiệp tránh phát sinh các nút thắt do vấn đề chất lượng, đảm bảo luồng sản xuất không bị gián đoạn vì phải xử lý lỗi.
• Phần mềm WMS: Tối ưu hóa quy trình nhập, xuất, lưu trữ và kiểm kê hàng hóa. Việc quản lý tồn kho chính xác, tối ưu hóa vị trí lưu trữ và cảnh báo mức tồn kho giúp tránh tình trạng thiếu hụt vật tư gây tắc nghẽn chuỗi cung ứng hoặc tồn kho quá mức gây lãng phí, từ đó loại bỏ các nút thắt liên quan đến luân chuyển nguyên vật liệu và thành phẩm.
• Phần mềm MMS: Bằng cách dự đoán và ngăn ngừa các sự cố hỏng hóc, phần mềm giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian dừng máy đột xuất, một trong những nguyên nhân phổ biến gây ra nút thắt cổ chai trong sản xuất. Việc bảo trì chủ động và tối ưu sẽ đảm bảo máy móc luôn trong tình trạng tốt nhất, duy trì năng suất ổn định.
• Phần mềm OEE: Bằng cách liên tục theo dõi và phân tích hiệu suất thiết bị tổng thể OEE, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định các điểm yếu trong vận hành máy móc, từ đó nhận diện chính xác các nút thắt cổ chai liên quan đến thiết bị và đưa ra các quyết định cải tiến như bảo trì, nâng cấp, hoặc đào tạo vận hành.

Có thể thấy, hệ sinh thái chuyển đổi số 3S Ecosystem của ITG là một bộ giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý và tháo gỡ các nút thắt cổ chai bằng cách cung cấp dữ liệu minh bạch, tự động hóa quy trình, tối ưu hóa sản xuất và chuỗi cung ứng, từ đó nâng cao năng lực sản xuất, tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Tháo gỡ nút thắt cổ chai đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chủ động và áp dụng các giải pháp phù hợp. Bằng cách kết hợp các phương pháp quản lý hiệu quả với sức mạnh của công nghệ từ Hệ sinh thái chuyển đổi số 3S Ecosystem của ITG, doanh nghiệp không chỉ khắc phục được những vấn đề hiện tại mà còn xây dựng được nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Các doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn thêm về các giải pháp hỗ trợ tháo gỡ nút thắt cổ chai, vui lòng liên hệ đến hotline 092.6886.855 để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn chi tiết hơn.