Ma trận Eisenhower là gì? Hướng dẫn ứng dụng ma trận Eisenhower​ chi tiết

Ma trận Eisenhower là một trong những công cụ quản lý thời gian được nhiều nhà lãnh đạo sử dụng. Cùng ITG Technology tìm hiểu chi tiết về khái niệm và cách ứng dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower trong công việc ở bài viết!

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower hay còn gọi là ma trận ưu tiên của Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dựa trên hai tiêu chí chính: Độ quan trọng (Important) và độ khẩn cấp (Urgent), giúp người dùng sắp xếp công việc ưu tiên phù hợp, để có cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất.

Mô hình Eisenhower ma trận​

Theo đó, Eisenhower phân chia tất cả nhiệm vụ thành 4 góc phần tư khác nhau, mỗi góc phần tư đại diện cho một phân loại khác nhau của từng nhiệm vụ:

• Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng (ưu tiên làm ngay lập tức).
• Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (có thể lên kế hoạch làm sau).
• Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng (nên bàn giao cho người khác).
• Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng (có thể loại bỏ được).

Ma trận Eisenhower được phát triển dựa trên triết lý quản trị thời gian của Dwight D. Eisenhower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, người nổi tiếng với năng lực ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả trong điều kiện áp lực cao. Vị tổng thống này từng nói: “Việc quan trọng ít khi khẩn cấp, việc khẩn cấp ít khi quan trọng”. Câu nói này đã trở thành nền tảng để xây dựng nền tảng quản lý công việc Eisenhower.

Hiện tại, ma trận quản lý thời gian Eisenhower được ứng dụng rộng rãi trên toàn thế giới, nhiều cá nhân và tổ chức đã áp dụng phương pháp này để giải quyết vấn đề quá tải thông tin và quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Xem thêm: Ma trận Ansoff là gì? Khái niệm, thành phần và cách triển khai

Nguyên tắc cốt lõi của ma trận Eisenhower

Nguyên tắc cốt lõi của ma trận Eisenhower là ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Nhờ đó, người sử dụng có thể tách biệt, phân loại nhiệm vụ thành từng nhóm khác nhau để có cách tiếp cận và sử dụng thời gian hiệu quả nhất.

Mức độ quan trọng

Đánh giá mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đển mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Yếu tố này có thể là khả năng phát triển cá nhân, các mối quan hệ, cơ hội nghề nghiệp, sức khỏe hoặc những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống. Vì các nhiệm vụ ở mức độ này thường không mang lại kết quả ngay lập tức nên thường bị trì hoãn hoặc bỏ quên. Tuy nhiên, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng sẽ mang lại cho bạn tư duy sáng tạo, nhạy bén và cởi mở hơn với những ý tưởng mới.

Mức độ khẩn cấp

Đo lường mức độ cần thiết và thời gian cần để hoàn thành công việc. Các nhiệm vụ cấp thiết sẽ liên quan đến thời hạn, thường cần ngay lập tức. Nếu công việc không được hoàn thành kịp thời sẽ dẫn đến hậu quả khôn lường.

Phân loại nhiệm vụ

Hầu hết mọi người đều cho rằng tất cả nhiệm vụ khẩn cấp đều quan trọng, nhưng thực tế không hẳn vậy. Ma trận Eisenhower phân loại các nhiệm vụ dựa theo mức độ quan trọng và khẩn cấp để đưa ra cách tiếp cận, xử lý phù hợp với từng loại. Bằng cách này, người dùng ma trận Eisenhower có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn, cân bằng giữa mục tiêu cá nhân và công việc cần thực hiện.

Xem thêm: Bản đồ chiến lược (Strategy map) là gì? Các bước tạo bản đồ chiến lược

4 Cấp độ ưu tiên trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận Eisenhower được tạo thành từ 4 góc phần tư, mỗi góc phần tư đại diện cho một nhóm nhiệm vụ:

4 thành phần chính của ma trận thời gian Eisenhower

Góc phần tư thứ nhất: Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng

Góc phần tư thứ nhất trong ma trận Eisenhower thể hiện các nhiệm vụ vừa khẩn cấp, vừa quan trọng cần được giải quyết ngay lập tức. Ví dụ, sự cố sản xuất, khủng hoảng truyền thông, deadline hợp đồng quan trọng sắp hết hạn,…

Nhóm này thường chiếm 15-20% quỹ thời gian xử lý công việc. Những nhiệm vụ nằm trong góc phần tư thứ nhất nếu không được thực hiện ngay sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp và nhiều vấn đề xung quanh khác.

Cách để xác định các công việc cần ưu tiên thực hiện ngay:

• Công việc xuất hiện bất ngờ, không nằm trong dự đoán
• Công việc có tính chất lặp lại, có thể biết trước sẽ xảy ra và sắp xếp để chuẩn bị
• Công việc chưa hoàn thành mặc dù đang gần đến hạn

Để kiểm soát tốt nhóm công việc này, chúng ta cần có kế hoạch rõ ràng theo ngày/tuần/tháng và tránh trì hoãn. Hoàn thành những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng sẽ giúp chúng ta có động lực để tiếp tục công việc khác, đồng thời, tăng tính kỷ luật khi làm việc.

Góc phần tư thứ hai: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Góc phần phần tư thứ hai là nơi đặt các nhiệm vụ quan trọng nhưng không quá khẩn cấp. Những công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu dài hạn của tổ chức, tuy nhiên, không cần thực hiện ngay mà có thể lên lịch để làm sau.

Các nhiệm vụ thuộc nhóm hai của Eisenhower thường chiếm phần lớn thời gian xử lý công việc của người lãnh đạo (khoảng 60 – 65%) và được thực hiện sau khi các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất đã hoàn thành. Ví dụ, lập kế hoạch kinh doanh, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, đào tạo nhân viên, cải tiến quy trình,… Công việc có mức độ quan trọng càng cao thì thời gian cần để hoàn thành càng nhiều.

Tuy nhiên, do không có áp lực về thời gian nên công việc thuộc nhóm phần tư thứ hai thường bị trì hoãn trong thời gian dài, gây ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả của mục tiêu dài hạn. Bên cạnh đó, người dùng cũng khó xác định rõ mức độ ưu tiên giữa các công việc, khiến việc sử dụng thời gian và nguồn lực không hiệu quả, làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Để khắc phục, khi lên kế hoạch về các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, chúng ta có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như nguyên tắc Pareto hoặc phương pháp Pomodoro.

Góc phần tư thứ ba: Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng

Góc phần tư thứ ba trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower thể hiện những công việc cần xử lý sớm nhưng không đóng góp nhiều vào mục tiêu chiến lược của tổ chức. Nhóm công việc này thường chiếm khoảng 10-15% quỹ thời gian để hoàn thành. Ví dụ, báo cáo định kỳ, trả lời email, gửi thư, đặt vé máy bay,…

Đa số các nhà quản trị sẽ chuyển giao những nhiệm vụ này cho cấp dưới hoặc sử dụng công nghệ để giải phóng thời gian làm việc và tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn.

Góc phần tư thứ tư: Việc không khẩn cấp và không quan trọng

Những công việc còn sót lại nằm ở góc phần tư cuối cùng là những công việc không khẩn cấp và quan trọng. Nhà lãnh đạo nên loại bỏ những công việc hoặc chỉ nên dành 5% quỹ thời gian để xử lý, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ của những công việc khác.

Công việc nằm trong góc phần tư này không đóng góp vào mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Vì vậy, chúng ta nên dành thời gian cho các nhóm công việc thuộc góc phần tư 1, 2, 3 trong mô hình Eisenhower. Nếu còn thời gian mới thực hiện các nhiệm vụ thuộc nhóm này.

Hướng dẫn lập ma trận quản lý thời gian Eisenhower chi tiết

Để áp dụng Eisenhower Matrix hiệu quả vào công việc, chúng ta cần tuân thủ thực hiện theo 4 bước sau:

4 bước áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower vào công việc

Bước 1: Lập danh sách công việc cần thực hiện

Đầu tiên, chúng ta cần xác định các mục tiêu cần đạt được và những công việc cần làm để đạt được mục tiêu đó. Sau khi đã có danh sách công việc, hãy phân loại theo hai tiêu chí: Khẩn cấp và quan trọng.

• Các công việc cần ưu tiên thực hiện sớm sẽ sắp xếp vào ô đầu tiên “quan trọng và khẩn cấp”.
• Các công việc nên thực hiện ngay sau khi có thời gian sẽ được đưa vào ô phần tư thứ hai “quan trọng nhưng không khẩn cấp”.
• Công việc có thể trì hoãn hoặc ủy quyền cho người khác được xếp vào ô phần tư thứ ba “không quan trọng nhưng khẩn cấp”
• Những công việc không cần thiết, có thể loại bỏ khỏi danh sách sẽ được đặt ở ô “không quan trọng và không cần thiết”

Bước 2: Phân màu cho từng nhóm công việc

Để theo dõi và phân loại các công việc rõ ràng hơn, chúng ta có thể bôi màu cho từng góc phần tư. Thông thường, việc phân màu sẽ được thực hiện như sau:

• Màu đỏ: Sử dụng cho nhóm quan trọng và khẩn cấp
• Màu xanh dương: Sử dụng cho nhóm quan trọng nhưng không khẩn cấp
• Màu xanh lá cây: Sử dụng cho nhóm khẩn cấp nhưng không quan trọng
• Màu vàng: Sử dụng cho nhóm không quan trọng và không khẩn cấp

Tuy nhiên, bạn cũng có thể thay đổi màu sắc các ô theo sở thích cá nhân, miễn sao sự thay đổi này không làm ảnh hưởng đến việc bạn nhận diện các nhóm nhiệm vụ.

Bước 3: Loại bỏ những công việc không quan trọng

Đây không phải là bước bắt buộc khi lập ma trận Eisenhower. Tuy nhiên, việc loại bỏ những nhiệm vụ không quan trọng và khẩn cấp sẽ giúp chúng ta có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các công việc quan trọng, mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

Việc loại bỏ những nhiệm vụ không quan trọng cũng là một cách giúp các nhà lãnh đạo rèn luyện khả năng phán đoán và đưa ra quyết định chính xác hơn, từ đó, tập trung toàn bộ sức lực cho các mục tiêu quan trọng.

Bước 4: Theo dõi và đánh giá công việc

Trong khi lập ma trận Eisenhower, cần thường xuyên theo dõi và đánh giá lại các nhóm công việc (theo tuần/tháng/quý). Điều này giúp chúng ta xác định rõ các công việc đã được thực hiện hiệu quả chưa, có cần điều chỉnh thêm không, đâu là những nhóm công việc cần thực hiện trong thời gian tiếp theo,…

Ý nghĩa của mô hình ma trận Eisenhower

Ma trận thời gian Eisenhower giúp các cá nhân và tổ chức áp dụng sắp xếp công việc hiệu quả theo mức độ ưu tiên, từ đó mang lại nhiều lợi ích như:

Áp dụng Eisenhower Matrix hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân/tổ chức

• Cải thiện năng suất và hiệu quả công việc: Người áp dụng ma trận Eisenhower sẽ quản lý thời gian khoa học hơn, từ đó rút ngắn thời gian hoàn thành công việc mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
• Phân bổ thời gian hợp lý: Giúp phân chia thời gian hợp lý cho từng công việc dựa theo mức độ ưu tiên, từ đó, tránh tình trạng quá tải và đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đúng thời hạn.
• Xác định rõ mục tiêu chiến lược: Ma trận Eisenhower giúp nhà quản lý xác định rõ ràng mục tiêu của từng công việc để không bị sa đà vào những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng và tập trung thực hiện những nhiệm vụ quan trọng, mang tính chiến lược hơn.
• Giảm bớt căng thẳng: Khi có hệ thống phân loại công việc rõ ràng, các nhà quản lý không còn phải đối mặt với tình trạng quá tải, căng thẳng do phải xử lý công việc gấp. Thay vào đó, họ có thể tiếp nhận công việc với tinh thần thoải mái hơn, cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Ví dụ cách sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý công việc

Để hiểu rõ hơn về cách áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower trong thực tế, hãy xem xét 2 ví dụ cụ thể dưới đây:

• Sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý công việc của một CEO

Là một trong những người đứng đầu doanh nghiệp, giám đốc điều hành (CEO) có rất nhiều công việc cần hoàn thành. Thông qua ma trận Eisenhower, các CEO có thể phân bổ thời gian và công việc hợp lý hơn. Chẳng hạn:

• Sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý công việc của giám đốc phát triển sản phẩm

Giám đốc phát triển sản phẩm có thể sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để tối ưu hóa việc phân bổ thời gian như sau:

Lưu ý khi áp dụng phương pháp quản lý thời gian Eisenhower Matrix

Để áp dụng thành công ma trận Eisenhower, chúng ta cần chú ý một số yếu tố quan trọng sau:

Phân biệt được công việc “quan trọng” và “khẩn cấp”

Không phân biệt được hai khái niệm “quan trọng” và “cần thiết” khiến chúng ta dễ bị xoáy vào những công việc không mang lại giá trị thực sự, gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Hãy ghi nhớ rằng, công việc quan trọng là những hoạt động mang lại giá trị lâu dài và tác động đến mục tiêu chung của tổ chức. Còn công việc khẩn cấp là những nhiệm vụ cần hoàn thành ngay để tránh gây ra hậu quả tiêu cực.

Xác định rõ mục tiêu

Xác định mục tiêu rõ ràng giúp chúng ta phân bổ chính xác các nhiệm vụ và công việc quan trọng cần thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra. Nếu không có mục tiêu cụ thể, chúng ta rất dễ bị lạc lối và dành thời gian cho những việc không quan trọng hoặc không liên quan. Ngoài ra, mục tiêu còn là thước đo giúp bạn đánh giá được tiến độ và mức độ thành công của công việc.

Thiết lập thời gian thực hiện

Đặt thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ giúp chúng ta hoàn thành công việc đúng hạn và duy trì sự tập trung, tránh bị xao nhãng bởi các tác nhân bên ngoài. Đây cũng là cơ sở để đánh giá mức độ ưu tiên và sự khẩn cấp của mỗi nhiệm vụ. Nếu không có khung thời gian rõ ràng, chúng ta có thể bị cuốn vào những công việc ít quan trọng hoặc trì hoãn, khiến việc đạt được các mục tiêu đề ra trở nên khó khăn hơn.

Theo dõi và cập nhật thường xuyên

Tình trạng công việc liên tục thay đổi, vì vậy, việc cập nhật ma trận thường xuyên là điều cần thiết để đảm bảo ma trận luôn phản ánh chính xác mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc. Bên cạnh đó, việc này cũng giúp chúng ta dễ dàng thêm vào những công việc mới phát sinh và loại bỏ những nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc không còn cần thiết.

Ma trận Eisenhower là công cụ quản lý thời gian tối ưu, giúp các nhà lãnh đạo nâng cao hiệu suất, giảm stress và tập trung hơn vào các mục tiêu dài hạn. Hy vọng những chia sẻ trên đây của ITG đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì và ứng dụng hiệu quả trong sắp xếp công việc hàng ngày!

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology