VN 
Cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel | Quy trình, mẫu file và lưu ý quan trọng
Quản lý kho bằng Excel là giải pháp được nhiều doanh nghiệp SME áp dụng hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể khai thác tối đa tiềm năng của công cụ này. Hãy cùng ITG Technology tìm hiểu cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel trong bài viết và tải về ngay những mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí, phục vụ công tác kiểm soát hàng hóa của doanh nghiệp.
Lợi ích khi quản lý kho bằng Excel
Quản lý kho bằng Excel là phương pháp được các doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc đang trong giai đoạn đầu phát triển sử dụng bởi tính linh hoạt, dễ sử dụng và chi phí thấp. Khi được sử dụng đúng cách, Excel sẽ trở thành công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp nắm bắt nhanh tình hình tồn kho, lượng hàng hóa nhập xuất và tối ưu quy trình vận hành.
Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của cách quản lý kho bằng Excel:
- Tiết kiệm chi phí đầu tư: Hầu hết các doanh nghiệp đều đã sở hữu bản quyền Microsoft Office. Do đó, việc cài đặt và sử dụng Excel rất dễ dàng, nhanh chóng, không cần tốn chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng hay mua phần mềm quản lý kho chuyên dụng.
- Hỗ trợ tính toán và thống kê nhanh: Nhân viên quản lý kho có thể sử dụng các hàm SUM, VLOOKUP, COUNTIF… trên Excel để tự động tính toán tổng số lượng hàng hóa nhập xuất, tồn kho mà không cần đếm thủ công. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian quản lý kho.
- Dễ dàng trích xuất báo cáo: Excel hỗ trợ người dùng trích xuất báo cáo tồn, nhập xuất, kiểm kê kho theo tuần/tháng/quý. Điều này giúp lãnh đạo dễ dàng nắm bắt xu hướng tồn kho để điều chỉnh kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp.
Xem thêm: Top 12 phần mềm quản lý kho hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay
Cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel: Quy trình thực hiện chi tiết
Để quản lý kho bằng Excel đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình và xây dựng file quản lý khoa học. Dưới đây là hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel đang được nhiều công ty áp dụng:
Bước 1: Thiết lập danh mục hàng hóa và cấu trúc dữ liệu kho
Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp cần tạo một Trang tính (Sheet) riêng để quản lý danh mục sản phẩm (Master Data). Trang tính này sẽ thể hiện các thông tin cơ bản như: Loại hàng hóa, nhóm vật tư, mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá nhập, giá bán, vị trí lưu kho,…
Ví dụ:
- Mã hàng: NVL001, TP002,…
- Tên hàng: Thép cuộn, bao bì nhựa, động cơ,…
- Đơn vị tính: kg, thùng, cái…
- Vị trí lưu kho: K01, K02,…
Việc tập trung tất cả thông tin sản phẩm vào một trang tính riêng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, đối chiếu dữ liệu giữa các bảng và cập nhật khi có thay đổi.
Bước 2: Xây dựng các trang tính riêng trong file Excel quản lý kho
Ngoài trang tính tổng hợp Master Data, doanh nghiệp cần tạo thêm các bảng tính riêng để quản lý tách bạch thông tin tồn kho, nhập, xuất hàng hóa. Thông thường, một file quản lý kho bằng Excel chuẩn sẽ có 3 trang tính quan trọng là:
- Bảng quản lý nhập kho: Ghi nhận mọi giao dịch nhập hàng vào kho
- Bảng quản lý xuất kho: Ghi nhận mọi giao dịch xuất hàng
- Báo cáo tồn kho: Tổng hợp tự động dữ liệu từ các sheet nhập – xuất, giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa còn lại trong kho.
Mỗi bảng cần cung cấp các cột thông tin cơ bản về: Ngày tháng, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá và tổng giá trị. Doanh nghiệp cũng có thể bổ sung thêm thông tin cần thiết khác (số chứng từ, mã nhà cung cấp, ghi chú,…) vào bảng tùy theo nhu cầu quản lý.
Bước 3: Ứng dụng công thức tính toán tự động
Đây là bước giúp Excel phát huy tối đa sức mạnh trong hoạt động quản lý kho. Một số công thức thường dùng để quản lý kho trên Excel có thể kể đến như:
- Hàm VLOOKUP (Hàm tìm kiếm dữ liệu theo cột): Khi nhập hoặc xuất hàng, nhân viên chỉ cần gõ mã hàng, các thông tin như tên hàng, đơn vị tính, giá bán,… sẽ tự động hiển thị nhờ công thức VLOOKUP liên kết với danh mục hàng hóa. Cách này giúp đảm bảo thông tin chính xác, đồng nhất và tiết kiệm thời gian nhập liệu.
- Hàm SUMIF/SUMIFS (Hàm tính tổng theo điều kiện): Hàm này giúp doanh nghiệp nhanh chóng tính tổng số lượng nhập – xuất – tồn hoặc tổng giá trị hàng hóa dựa trên từng mã hàng cụ thể, từ đó dễ dàng xác định số tồn cuối kỳ.
- Hàm IFERROR (Hàm ẩn lỗi trong công thức): Khi sử dụng VLOOKUP cho nhiều dòng dữ liệu, những ô chưa có mã hàng sẽ thường hiển thị lỗi #N/A. Lúc này, sử dụng hàm IFERROR sẽ giúp doanh nghiệp ẩn các lỗi #N/A, giúp bảng tính trông chuyên nghiệp hơn.
Bước 4: Tạo báo cáo
Để theo dõi kho hiệu quả, doanh nghiệp nên tạo một sheet Dashboard tổng hợp các chỉ số quan trọng như: Tổng giá trị tồn kho, Số lượng sản phẩm tồn kho, Top sản phẩm xuất nhiều nhất, Hàng tồn kho chậm luân chuyển, Xu hướng nhập xuất theo thời gian.
Sử dụng các công cụ như Pivot Table, biểu đồ (Chart) và công thức VLOOKUP, INDEX-MATCH để tạo báo cáo tự động. Điều này giúp ban quản lý có cái nhìn tổng quan và kịp thời về tình hình kho hàng.
Xem thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn | 7 bước quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp
Tổng hợp 7 mẫu file quản lý kho bằng Excel thông dụng nhất
Để giúp doanh nghiệp bắt đầu dễ dàng hơn, ITG đã tổng hợp 7 mẫu file quản lý kho bằng Excel thường dùng trong thực tế, phục vụ cho các nhu cầu nghiệp vụ khác nhau. Doanh nghiệp có thể tham khảo và tải về dưới đây:
File quản lý xuất/nhập hàng hóa bằng Excel cơ bản
Mẫu quản lý kho bằng Excel này chỉ bao gồm 4 Sheet cơ bản (Danh mục sản phẩm, Nhập kho, Xuất kho, và Tồn kho), phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với số lượng sản phẩm ít (dưới 100 SKU).
File Excel quản lý xuất/nhập hàng hóa chi tiết
Mẫu bao gồm 4 Sheet (Sổ hàng hóa, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn, Phiếu nhập kho, Sổ chi tiết), cho phép doanh nghiệp theo dõi chi tiết từng giao dịch và tự động tính toán các chỉ số tồn kho.
Mẫu file Excel quản lý xuất/nhập hàng hóa chi tiết
Mẫu file Excel quản lý kho vật tư
File quản lý kho vật tư bằng Excel thường dùng cho doanh nghiệp sản xuất. Mẫu này có thêm các trường dữ liệu để quản lý nguyên vật liệu đầu vào và vật tư tiêu hao, giúp theo dõi quá trình sử dụng vật tư trong sản xuất.
File Excel quản lý xuất nhập tồn kho vật tư
Mẫu file Excel kiểm kê kho định kỳ
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho được thiết kế để ghi lại kết quả kiểm đếm thực tế tại kho. Mẫu này thường có 2 cột chính: “Số lượng trên sổ sách” và “Số lượng thực tế” để dễ dàng đối chiếu và xác định chênh lệch (thừa/thiếu) sau kiểm kê.
Mẫu Excel kiểm kê hàng hóa, vật tư định kỳ
Mẫu phiếu xuất kho bằng Excel
Mẫu phiếu xuất kho file Excel chứa các thông tin pháp lý cần thiết (tên hàng, số lượng, đơn giá, người nhận, chữ ký) theo mẫu chuẩn của Bộ Tài chính, giúp doanh nghiệp ghi nhận việc xuất hàng hóa từ kho ra ngoài.
Mẫu file Excel quản lý kho tích hợp mã vạch
Đây là một phiên bản nâng cao. Mẫu này được thiết lập để kết nối với máy quét mã vạch, cho phép người dùng quét mã sản phẩm thay vì nhập tên thủ công, giúp tốc độ nhập liệu nhanh hơn và giảm thiểu sai sót.
Mẫu quản lý kho tích hợp mã vạch bằng Excel
Mẫu file Excel quản lý xuất/nhập đồ uống
Mẫu file Excel quản lý xuất/nhập đồ uống thường được sử dụng trong ngành F&B (nhà hàng/quán bar). Mẫu này khá phức tạp, chia thành nhiều sheet, giúp doanh nghiệp tính toán và theo dõi hàng hóa chính xác.
Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn kho công ty Thương mại dịch vụ và xây dựng
Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn kho công ty TMDV & XD bao gồm 4 sheet chính (Danh mục hàng hóa, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Báo cáo xuất nhập tồn), hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hàng hóa thương mại (mua bán), thiết bị/công cụ phục vụ dự án (xây dựng) và chi phí dịch vụ.
Mẫu Excel quản lý kho cho công ty Thương mại dịch vụ và xây dựng
Lưu ý giúp quản lý kho bằng Excel hiệu quả
Cách quản lý kho bằng Excel mà ITG chia sẻ ở trên chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi doanh nghiệp tuân thủ những nguyên tắc nghiêm ngặt về quy trình và dữ liệu:
Một số điểm cần lưu ý khi quản lý kho bằng Excel
- Duy trì tính nhất quán trong nhập liệu: Sai sót trong nhập liệu là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến dữ liệu kho không chính xác. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nhập liệu chuẩn, đồng thời, sử dụng danh sách thả xuống (Data Validation) để nhập nhanh, giảm lỗi gõ nhầm.
- Chuẩn hóa thông tin: Đảm bảo mỗi sản phẩm có một mã duy nhất để tránh trùng lặp, sai sót khi nhập dữ liệu. Ngoài ra, mã hàng (SKU) giữa các trang tính phải được đồng nhất 100%. Một lỗi chính tả hoặc khoảng trắng thừa có thể khiến công thức SUMIF bị sai lệch hoàn toàn.
- Phân quyền và kiểm soát truy cập: Chỉ nên phân quyền một người duy nhất được phép chỉnh sửa thông tin trong file tại một thời điểm. Nếu sử dụng fie Excel online (Google Sheets) cần thiết lập quyền “Chỉ xem” cho các Sheet công thức.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ: Excel dễ bị lỗi hoặc mất dữ liệu do thao tác ghi đè. Do đó, doanh nghiệp nên lưu trữ dữ liệu định kỳ trên các nền tảng đám mây như Google Drive, OneDrive.
- Thường xuyên kiểm kê thực tế: Dù có phần mềm quản lý kho Excel, doanh nghiệp vẫn nên kiểm kê hàng tồn kho định kỳ hàng tháng/quý để đảm bảo số liệu thực tế và dữ liệu trên hệ thống trùng khớp. Mọi sai lệch cần được điều tra nguyên nhân và điều chỉnh ngay lập tức.
- Hạn chế sử dụng các công thức phức tạp: File Excel chứa quá nhiều công thức phức tạp có thể chạy chậm, ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Doanh nghiệp có thể tối ưu bằng cách sử dụng bảng (Table) thay vì range, hạn chế sử dụng các công thức như NOW(), TODAY(), OFFSET() và chia nhỏ file theo năm hoặc quý nếu dữ liệu quá lớn.
>> Tham khảo thêm: Download mẫu báo cáo tồn kho mới nhất – Cách tạo báo cáo tồn kho nhanh, chính xác
Ưu, nhược điểm của cách quản lý kho bằng Excel
Cách quản lý kho trên Excel có những ưu và nhược điểm nhất định như:
Ưu và nhược điểm khi quản lý kho bằng Excel
Ưu điểm khi quản lý kho bằng Excel
- Chi phí thấp: Doanh nghiệp không cần đầu tư phần mềm hay hệ thống máy chủ đắt đỏ, không cần tốn chi phí bảo trì hàng năm hay phí sử dụng theo người dùng.
- Dễ triển khai: Hầu hết nhân viên văn phòng đều có kiến thức cơ bản về Excel, do đó doanh nghiệp không cần tốn nhiều thời gian đào tạo nhân viên làm quen với hệ thống quản lý kho trên Excel.
- Dễ tùy chỉnh theo nhu cầu: Doanh nghiệp có thể tự thiết kế file quản lý kho bằng Excel đơn giản, phù hợp với quy trình vận hành riêng, dễ dàng thêm bớt các trường thông tin theo nhu cầu thực tế mà không bị ràng buộc bởi cấu trúc cứng nhắc.
- Phân quyền dễ dàng: Doanh nghiệp có thể phân quyền người xem, người chỉnh sửa và theo dõi lịch sử chỉnh sửa để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, tránh sai sót.
Nhược điểm của cách quản lý kho bằng Excel
- Dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu thủ công: Mọi dữ liệu đều phải nhập bằng tay, dẫn đến tốn thời gian, dễ sai sót (lỗi đánh máy) và nhầm lẫn. Một lỗi đánh máy nhỏ cũng có thể dẫn đến sai lệch lớn trong báo cáo tồn kho.
- Thiếu tính bảo mật: Excel không được thiết kế để nhiều người làm việc cùng lúc. Điều này dẫn đến việc phải gửi file qua lại, dễ tạo ra nhiều phiên bản dữ liệu khác nhau (Ví dụ, “Báo cáo tồn kho”, “Báo cáo tồn kho mới”, “Báo cáo kho mới nhất”,…). Đồng thời, dễ xảy ra tình trạng ghi đè dữ liệu hoặc xóa nhầm.
- Khó mở rộng: Excel có giới hạn 1,048,576 dòng trên mỗi sheet. Vì vậy, với các kho hàng nhiều chủng loại hoặc có số lượng giao dịch trong ngày lớn, file Excel có thể hoạt động chậm và dễ treo máy.
- Thiếu tính năng tự động hóa: Phần mềm quản lý kho Excel không có khả năng tự động cảnh báo tồn kho tối thiểu/tối đa. Mọi quy trình như cập nhật số lượng tồn kho, tạo báo cáo định kỳ đều phải thực hiện thủ công tốn thời gian và dễ dẫn đến dữ liệu không theo thời gian thực.
- Khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển: Khi doanh nghiệp tăng trưởng, số lượng sản phẩm, giao dịch và phức tạp trong quản lý tăng lên, Excel sẽ không còn đáp ứng được nhu cầu. Việc chuyển đổi sang hệ thống mới sau này cũng khó khăn hơn.
- Tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho
- Cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa
- Hạn chế tối đa lỗi do con người gây ra trong quá trình kiểm kê
Nên quản lý kho bằng Excel hay sử dụng phần mềm?
Để giải đáp thắc mắc của nhiều doanh nghiệp liên quan đến việc nên sử dụng Excel hay phần mềm chuyên dụng để quản lý kho, ITG đã lập bảng so sánh chi tiết dưới đây, giúp doanh nghiệp thấy rõ sự khác biệt về tính năng, hiệu quả và khả năng đáp ứng nhu cầu của hai hệ thống này
| Tiêu chí so sánh | Quản lý kho bằng Excel | Quản lý kho bằng phần mềm chuyên dụng (WMS) |
| Mức độ tự động hóa | Chủ yếu thao tác thủ công: nhập, sửa, tính toán bằng công thức, dễ sai sót. | Tự động hóa toàn bộ: cập nhật tồn kho, tính giá vốn, cảnh báo tồn kho tối thiểu, đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận,… |
| Tính chính xác | Dễ sai lệch do lỗi nhập liệu, công thức tính sai hoặc trùng dữ liệu. | Dữ liệu chính xác và đồng nhất nhờ quy trình nhập liệu chuẩn, phân quyền truy cập rõ ràng, kiểm soát lỗi logic. |
| Khả năng kiểm soát hàng tồn kho | Chỉ phản ánh số liệu tại thời điểm nhập liệu. Khó theo dõi biến động thực tế theo thời gian thực | Cập nhật real-time theo từng giao dịch nhập, xuất, điều chuyển. Hỗ trợ phân tích tồn kho theo lô, hạn dùng, vị trí lưu trữ,… |
| Khả năng mở rộng | Khó mở rộng. Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, lượng hàng ít, giao dịch không nhiều | Dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Hỗ trợ đa kho, đa chi nhánh, đa người dùng. |
| Tính bảo mật | Bảo mật thấp. File Excel dễ bị chỉnh sửa, mất dữ liệu khi file lỗi hoặc quên lưu. | Bảo mật cao. Có tính năng phân quyền người dùng, dễ dàng sao lưu và lưu trữ dữ liệu trên cloud hoặc server nội bộ. |
| Theo dõi theo lô, mã vạch, QR code | Không hỗ trợ hoặc phải làm thủ công rất phức tạp. | Hỗ trợ quản lý kho theo mã vạch/QR code/RFID, quản lý theo số lô, hạn sử dụng, vị trí kho và truy xuất nguồn gốc. |
| Khả năng truy cập và làm việc nhóm | Dễ xung đột dữ liệu khi nhiều người cùng mở file, khó kiểm soát phiên bản. | Hỗ trợ làm việc đa người dùng, đa thiết bị. Dữ liệu cập nhật đồng bộ trên hệ thống. |
| Chi phí triển khai | Thấp. Chỉ cần mua bản quyển Microsoft Excel (khoảng >2.500.0000đ/năm tùy gói) | Chi phí triển khai ban đầu cao nhưng mang lại hiệu quả dài hạn: Tiết kiệm nhân lực, giảm sai sót,… |
| Phù hợp với | Doanh nghiệp quy mô nhỏ, Startup | Doanh nghiệp vừa và lớn |
Từ các phân tích về ưu nhược điểm của Excel, kết hợp với bảng so sánh với phần mềm chuyên dụng ở trên, có thể thấy rằng, cách quản lý kho bằng Excel là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới khởi nghiệp trong giai đoạn đầu.
Tuy nhiên, khi quy mô sản xuất hoặc số lượng giao dịch/hàng hóa tăng lên, phương pháp quản lý truyền thống này sẽ nhanh chóng bộc lộ những hạn chế và khiến doanh nghiệp đối mặt với hàng loạt vấn đề nghiêm trọng:
- Dữ liệu khó kiểm soát khi có nhiều kho hoặc nhiều nhân viên cùng cập nhật.
- Mất nhiều thời gian tổng hợp và báo cáo.
- Sai lệch giữa dữ liệu thực tế và dữ liệu trên file.
- Không có tính năng cảnh báo, tự động hóa hoặc truy xuất nguồn gốc.
Đây là thời điểm doanh nghiệp nên chuyển đổi sang phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp.
Sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng như 3S WMS giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị kho
Nếu doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng nâng cấp hệ thống quản lý kho, phần mềm 3S WMS của ITG là giải pháp rất đáng để cân nhắc. Phần mềm được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hoạt động quản lý kho một cách toàn diện thông qua những tính năng như:
- Quản lý kho theo thời gian thực nhanh chóng, chính xác, giúp tối ưu chi phí tồn kho và thời gian tìm kiếm hàng hóa.
- Tự động hóa quy trình từ đặt hàng, nhập kho, kiểm tra chất lượng, đến xuất kho và kiểm kê.
- Quản lý nhập – xuất – kiểm kê- điều chuyển kho theo Barcode/QR Code/RFID/Pick to light, giúp tăng tốc độ và độ chính xác trong nhập xuất kho.
- Quản lý kho theo lô, serial, hạn sử dụng, FIFO,… đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc nghiêm ngặt
- Quản lý kho theo sơ đồ, vị trí giúp tiết kiệm thời gian lấy hàng, tối ưu năng lực lưu kho.
- Quản lý đa kho, đa chi nhánh, giúp doanh nghiệp giám sát tập trung toàn bộ hệ thống kho trên một hệ thống duy nhất.
- Cảnh báo tồn kho tối đa/tối thiểu, hàng gần hết hạn, hàng tồn kho chậm luân chuyển,… để nhà quản lý có phương án sản xuất, nhập hàng phù hợp.
- Báo cáo phân tích chuyên sâu dưới dạng dashboard trực quan với các chỉ số KPI quan trọng.
- Kết nối dễ dàng với ERP, CRM, phần mềm kế toán,… giúp đồng bộ toàn bộ chuỗi cung ứng.
Tìm hiểu giải pháp 3S WMS
Nhiều doanh nghiệp đầu ngành đã tin tưởng và sử dụng 3S WMS thay thế cho việc quản lý kho bằng Excel thủ công trước đây. Một số cái tên tiêu biểu có thể kể đến như: VIPIC1, Goshi Thăng Long, Cosmos, HHP Global, Ishigaki Việt Nam,…
Trên đây là hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel và các mẫu file quản lý kho bằng Excel đơn giản doanh nghiệp có thể tham khảo. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong hoạt động quản lý kho, doanh nghiệp nên cân nhắc việc sử dụng phần mềm quản lý kho. Mọi thông tin cần tư vấn thêm về phần mềm quản lý kho chuyên dụng, vui lòng liên hệ đến ITG theo hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
Xem thêm thông tin tại:
Ebook: Ứng dụng AI trong sản xuất bao bì 
xemthem 
