bài Viết

Business Process Management là gì? Vòng đời và Lợi ích của BPM với doanh nghiệp

27/05/2022

Business Process Management (BPM) đặc biệt hữu ích trong việc đẩy nhanh chiến lược chuyển đổi số doanh nghiệp nhờ khả năng phân tích, giám sát và nâng cao khả năng ra quyết định. Vậy Business Process Management là gì? 

Business Process Management là gì?

Business Process Management viết tắt là BPM được hiểu là hoạt động quản lý quy trình kinh doanh. Theo Gartner BPM như là ‘Khuôn khổ kỷ luật nhằm cải thiện hiệu quả doanh nghiệp thông qua việc hướng doanh nghiệp tới sự sắc sảo trong vận hành và tính nhanh nhẹn trong kinh doanh’. Bạn có thể tưởng tượng kinh doanh như một động cơ (Engine) và BPM chính là một công cụ (Tool) nhằm tinh chỉnh mọi kết cấu của động cơ nhằm mục đích đạt hiệu suất tối đa.

business process management là gì

Tại sao quản lý quy trình kinh doanh lại quan trọng?

Trong một doanh nghiệp, việc quản lý quy trình kinh doanh kém hiệu quả sẽ dẫn đến tình trạng:

  • Lãng phí thời gian và tài nguyên vào các tác vụ kém quan trọng;
  • Hệ thống kinh doanh không có khả năng dự báo và bị động khi có sự cố bất ngờ xảy ra;
  • Thiếu dữ liệu, thông tin quan trọng để đề xuất cho chiến lược kinh doanh;
  • Năng suất làm việc của nhân viên kém hiệu quả;

BPM sẽ giám sát tất cả các quy trình kinh doanh, sử dụng các mô hình, số liệu, và phân tích, đánh giá và khuyến nghị các cải tiến cần thiết để mang lại hiệu suất hoạt động tốt hơn. Khi ứng dụng 1 quy trình kinh doanh mới, BPM đảm bảo cho các quy trình được tích hợp, hoạt động xuyên suốt và liền mạch. Gartner cũng chỉ ra rằng “BPM tập trung vào các quy trình mang lại giá trị cao nhất – các quy trình gắn liền nhất với mục tiêu và chiến lược kinh doanh – nhằm mang lại hiệu quả chi phí đầu tư cao nhất.”

Đọc thêm: Phần mềm ERP

Vòng đời của Business Process Management: 5 bước trong quản lý quy trình kinh doanh

business process management là gì - Ảnh 2

Bước 1: Thiết kế

Trước tiên, doanh nghiệp cần phân tích và xem xét các quy tắc kinh doanh dựa trên các yếu tố quan trọng như: luồng quy trình xử lý, nhiệm vụ, mục tiêu, thủ tục vận hành… Bước này giúp doanh nghiệp định hình rõ mục tiêu và hướng đi tốt nhất cho con đường kinh doanh của mình.

Bước 2: Mô hình hóa

Doanh nghiệp sẽ biến những gì đã phác họa ở khâu trước đó vào thử nghiệm và vận hành. Ở khâu này, nhiều doanh nghiệp sẽ sử dụng các phần mềm BPM để có thể đem lại hiệu quả tốt nhất.

Bước 3: Thực thi

Đây là giai đoạn doanh nghiệp thử nghiệm mô hình Business Process Management trực tiếp với nhóm nhỏ người dùng (một phòng ban, một team, một nhóm đối tượng cụ thể,…). Trong quá trình thử nghiệm, cần xem xét những ưu điểm và hạn chế của mô hình, từ đó điều chỉnh lại cho đến khi hoàn thiện nhất. Cuối cùng, ban quản trị tiến hành áp dụng mô hình cho toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp.

Bước 4: Theo dõi

Giai đoạn này được thực hiện dựa trên các chỉ số hiệu suất (KPI) hay OKRs thông qua các báo cáo hoặc trang tổng quan. Mọi dữ liệu ở khâu này đòi hỏi sự chi tiết, độ chính xác cao.

Bước 5: Tối ưu hóa

Dựa trên thông tin hiệu suất đã theo dõi ở giai đoạn 4, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những hạn chế như: các điểm tắc nghẽn, bất hợp lý, mối đe dọa tiềm tàng trong quy trình… hoặc điểm mạnh như: cơ hội tiềm năng để giảm chi phí, cải thiện quy trình. Giai đoạn này giúp doanh nghiệp thu lại những kết quả chính xác và giá trị nhất cho mình.

Các lợi ích của Business Process Management mang đến cho doanh nghiệp              

business process management

  • Tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh

Hệ thống BPM cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhiệm vụ bằng cách hạn chế các nhiệm vụ dư thừa hoặc không hiệu quả, giúp do nhân viên sở hữu nhiều thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, cốt lõi. Đồng thời, chúng cũng đảm nhiệm luôn việc tự động hóa các công việc mang tính lặp lại, tốn kém thời gian.

  • Giám sát liên tục và phân tích dựa trên dữ liệu

Business Process Management giám sát liên tục và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Từ đó, doanh nghiệp được cung cấp báo cáo phân tích đa chiều, dễ dàng trong việc đưa ra các dự báo xu hướng trong tương lai gần và dài hạn.

  • Các quy trình kinh doanh minh bạch

Phần mềm Business Process Management cho phép tự động hiển thị chỉ số năng suất theo thời gian thực, giúp tạo ra tính minh bạch trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. 

  • Quản lý quy trình làm việc hiệu quả

Đồng thời, dựa trên bảng kết quả cuối cùng, doanh nghiệp có thể sửa đổi cấu trúc và quy trình làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, hệ thống BPM giúp tự động hóa quản trị, giảm thời gian nhập liệu, rút ngắn quy trình tác nghiệp giữa các phòng ban từ đó giảm sức lao động, nâng cao hiệu suất.

  • Nâng cao trải nghiệm của nhân viên và khách hàng 

Bộ công cụ BPM hỗ trợ giảm thiểu các công đoạn có tính trùng lặp cao và giúp thông tin dễ tiếp cận hơn. Đặc biệt, bằng việc loại bỏ những tác vụ thủ công, BPM giúp nhân viên tập trung vào chuyên môn, từ đó nâng cao trải nghiệm cũng như độ hài lòng của khách hàng.

Đọc thêm: Chief Technology Officer là gì?

Sự khác nhau giữa BPM và BPA

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) và quản lý quy trình kinh doanh (BPM) có mối quan hệ chặt chẽ và gắn bó với nhau, tuy nhiên, chúng vẫn có những điểm riêng biệt cần phân định rõ. BPA thiên về tự động hóa các quy trình, trong khi BPM lại quản lý các quy trình, có thể liên quan đến tự động hóa hoặc không. 

Cụ thể, tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) đề cập đến bất kỳ phương pháp nào được sử dụng để hợp lý hóa các quy trình kinh doanh thông qua tự động hóa. Nó có thể sử dụng nhiều phương pháp và công cụ khác nhau với mục đích cuối cùng là nâng cao năng suất, tính linh hoạt, hiệu quả và tuân thủ của doanh nghiệp. Còn BPM là một cách tiếp cận rộng hơn và tổng quát hơn. Nó không tập trung vào tự động hóa, mà là tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh. Mục tiêu của nó là đạt được giá trị và hiệu quả tối đa trong các nhiệm vụ hàng ngày. Nó thường được thực hiện như một chính sách có quy mô toàn tổ chức. Điều này liên quan đến việc tìm kiếm liên tục các phương thức mới để tối ưu hóa và cải thiện hơn nữa quy trình làm việc của công ty.

Một số hiểu nhầm về Business Process Management là gì?

  • BPM không phải là một sản phẩm phần mềm. Có sẵn các công cụ BPM giúp thực hiện các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn và tự động.
  • Một ứng dụng đơn lẻ sẽ không tạo thành nên một BPM hoàn chỉnh. BPM còn bao gồm việc thực thi quy trình nghiệp vụ, hay hỗ trợ nhân sự trong việc thực hiện mục tiêu tổ chức…
  • BPM cho phép doanh nghiệp cải thiện quy trình nhưng không phải bất kỳ công cụ nào giúp cải thiện quy trình cũng được coi là BPM.
  • Để quản lý quy trình kinh doanh một cách chuẩn xác, đòi hỏi nhà quản trị phải có tư duy, tầm nhìn xa cũng như vạch sẵn chiến lược ứng dụng cho tổ chức. Đừng cho rằng, chỉ một vài thao tác tối ưu tổ chức đã được coi là thực hiện BPM thành công.

Chính vì thế, việc tìm kiếm một đơn vị đối tác hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý quy trình kinh doanh cũng như định hướng mục tiêu chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Hãy liên hệ tới ITG Technology – Đơn vị tiên phong trong lĩnh vực CNTT và chuyển đổi số tại Việt Nam để được tư vấn chuyên sâu cũng như tìm ra cho mình lộ trình phù hợp nhất. Chúng tôi luôn đồng hành cùng khách hàng trong việc xác định các cơ hội, khám phá các giá trị mới để có thể trở nên đột phá trên thị trường. Liên hệ: 092.6886.855 để được hỗ trợ. 

Tag: Business Process Management là gì

5/5 - (13 bình chọn)
5/5 - (13 bình chọn)
Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

    Tặng bạn ebook







      Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
      Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

        Phone Gọi ngay
        zalo chat Zalo chat
        Facebook chat Facebook chat