Business Process Management là gì? Vòng đời và Lợi ích của BPM với doanh nghiệp

Business Process Management (BPM) là phương pháp quản lý giúp doanh nghiệp thiết kế, thực thi, giám sát và liên tục cải tiến các quy trình nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả vận hành. BPM giúp doanh nghiệp nhìn tổng thể cách một quy trình đang được thực hiện, xác định điểm nghẽn, giảm các công việc không cần thiết và chuẩn hóa hoạt động giữa các bộ phận.

Vậy Business Process Management là gì, được thực hiện như thế nào và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu chi tiết qua nội dung dưới đây.

Business Process Management là gì?

Business Process Management viết tắt là BPM được hiểu là hoạt động quản lý quy trình kinh doanh. Theo Gartner BPM như là ‘Khuôn khổ kỷ luật nhằm cải thiện hiệu quả doanh nghiệp thông qua việc hướng doanh nghiệp tới sự sắc sảo trong vận hành và tính nhanh nhẹn trong kinh doanh’. Bạn có thể tưởng tượng kinh doanh như một động cơ (Engine) và BPM chính là một công cụ (Tool) nhằm tinh chỉnh mọi kết cấu của động cơ nhằm mục đích đạt hiệu suất tối đa.

Tại sao quản lý quy trình kinh doanh lại quan trọng?

Quản lý quy trình kinh doanh quan trọng vì giúp doanh nghiệp chuẩn hóa cách thức vận hành, giảm lãng phí, kiểm soát hiệu suất và liên tục cải tiến các hoạt động để đạt mục tiêu kinh doanh. Khi quy trình không được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp dễ phát sinh công việc chồng chéo, xử lý thủ công, thời gian chờ kéo dài và khó kiểm soát trách nhiệm giữa các bộ phận.

Một số vấn đề thường gặp khi quy trình kinh doanh chưa được quản lý tốt gồm:

• Quy trình thiếu nhất quán: Các bộ phận hoặc nhân viên thực hiện cùng một nghiệp vụ theo những cách khác nhau, gây khó khăn trong kiểm soát chất lượng.
• Công việc thủ công và trùng lặp: Nhân viên phải nhập liệu, kiểm tra hoặc chuyển thông tin nhiều lần, làm tăng thời gian xử lý và nguy cơ sai sót.
• Khó kiểm soát tiến độ: Nhà quản lý không có thông tin đầy đủ về trạng thái của từng công việc và khó xác định nguyên nhân khi quy trình bị chậm.
• Xuất hiện điểm nghẽn trong quy trình: Một công đoạn hoặc khâu bàn giao giữa các bộ phận có thể làm ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ xử lý.
• Thiếu cơ sở để cải tiến: Doanh nghiệp không có đủ dữ liệu và chỉ số để đánh giá quy trình đang hoạt động hiệu quả đến đâu và cần thay đổi ở đâu.

BPM giúp doanh nghiệp quản lý các vấn đề trên theo một cách có hệ thống. Thông qua việc mô hình hóa, thực thi, giám sát và phân tích quy trình, doanh nghiệp có thể xác định các bước không cần thiết, phát hiện điểm nghẽn, chuẩn hóa cách thức thực hiện và đưa ra các phương án cải tiến dựa trên dữ liệu.

Nhờ đó, quản lý quy trình không chỉ giúp tối ưu một công việc riêng lẻ mà còn cải thiện sự phối hợp giữa con người, phòng ban và hệ thống trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ.

Đọc thêm: Phần mềm ERP

Vòng đời của Business Process Management: 5 bước trong quản lý quy trình kinh doanh

Vòng đời của Business Process Management: 5 bước trong quản lý quy trình kinh doanh

Vòng đời Business Process Management (BPM) là một chu trình liên tục giúp doanh nghiệp thiết kế, mô hình hóa, thực thi, giám sát và cải tiến quy trình nghiệp vụ. Năm bước trong vòng đời BPM thường được thực hiện nối tiếp nhau nhưng không kết thúc ở bước tối ưu hóa; kết quả phân tích sau mỗi chu kỳ sẽ là cơ sở để doanh nghiệp tiếp tục điều chỉnh và hoàn thiện quy trình.

Bước 1: Thiết kế quy trình

Thiết kế là bước xác định quy trình cần được thực hiện như thế nào để đạt mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu, phạm vi quy trình, các công việc cần thực hiện, người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm, dữ liệu đầu vào – đầu ra và các quy tắc nghiệp vụ liên quan.

Ở bước này, doanh nghiệp cũng cần xem xét quy trình hiện tại để xác định những công đoạn không cần thiết, điểm chồng chéo hoặc vấn đề cần cải thiện. Kết quả của bước thiết kế là một quy trình được xác định rõ về luồng công việc, vai trò, trách nhiệm và yêu cầu vận hành.

Bước 2: Mô hình hóa quy trình

Mô hình hóa là bước biểu diễn quy trình đã thiết kế thành một mô hình trực quan để doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, phân tích và chuẩn hóa. Các bước xử lý, điểm quyết định, điều kiện, vai trò và luồng thông tin có thể được thể hiện bằng sơ đồ quy trình hoặc các công cụ mô hình hóa chuyên dụng.

Thông qua mô hình, các bên liên quan có thể thống nhất cách thức quy trình vận hành trước khi đưa vào thực tế. Doanh nghiệp cũng có thể phát hiện sớm các bước dư thừa, điểm giao thoa trách nhiệm hoặc nguy cơ gây tắc nghẽn.

Bước 3: Thực thi quy trình

Thực thi là bước đưa quy trình đã được thiết kế và mô hình hóa vào hoạt động thực tế. Doanh nghiệp phân công trách nhiệm cho các cá nhân hoặc bộ phận liên quan và triển khai các công việc theo luồng đã xác định.

Tùy vào đặc điểm quy trình, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ công, kết hợp giữa con người và hệ thống hoặc tự động hóa một phần công việc bằng phần mềm BPM và các hệ thống liên quan.

Trước khi triển khai trên phạm vi rộng, doanh nghiệp có thể thực hiện thử nghiệm ở một bộ phận hoặc nhóm người dùng để đánh giá khả năng vận hành, phát hiện vấn đề và điều chỉnh quy trình nếu cần.

Bước 4: Giám sát và theo dõi

Giám sát là bước theo dõi quá trình thực hiện để đánh giá quy trình có đang hoạt động theo mục tiêu và tiêu chuẩn đã đặt ra hay không. Doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ số như thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn thành, số lượng lỗi, thời gian chờ hoặc các KPI phù hợp với từng quy trình.

Dữ liệu thu thập trong quá trình vận hành giúp nhà quản lý nhận diện các điểm nghẽn, bước xử lý chậm, sai lệch so với quy trình chuẩn và những vấn đề phát sinh trong thực tế.

Bước 5: Phân tích và tối ưu hóa

Tối ưu hóa là bước sử dụng dữ liệu và kết quả giám sát để xác định những thay đổi cần thiết nhằm cải thiện hiệu quả của quy trình. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh thứ tự công việc, loại bỏ bước không cần thiết, phân bổ lại trách nhiệm, thay đổi quy tắc xử lý hoặc tự động hóa những công việc phù hợp.

Sau khi cải tiến, quy trình được đưa trở lại giai đoạn thiết kế và tiếp tục thực hiện các bước mô hình hóa, thực thi và giám sát. Vì vậy, vòng đời BPM là một chu trình liên tục chứ không phải quy trình chỉ thực hiện một lần.

Lợi ích của Business Process Management đối với doanh nghiệp

Business Process Management (BPM) giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và kiểm soát quy trình, nâng cao hiệu suất vận hành, giảm chi phí và sai sót, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu và tăng khả năng thích ứng với thay đổi.

Chuẩn hóa và nâng cao khả năng kiểm soát quy trình

BPM giúp doanh nghiệp xác định rõ các bước xử lý, trách nhiệm của từng bộ phận và quy tắc nghiệp vụ. Nhờ đó, nhân viên thực hiện công việc theo quy trình thống nhất, nhà quản lý dễ theo dõi tiến độ và xác định trách nhiệm khi phát sinh vấn đề.

Nâng cao hiệu suất và năng suất

Khi quy trình được tổ chức hợp lý và các công việc được phân công rõ ràng, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xử lý, giảm thời gian chờ và hạn chế các thao tác thủ công. Những công việc lặp lại, có quy tắc rõ ràng cũng có thể được tự động hóa khi phù hợp, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ tạo ra giá trị cao hơn.

Giảm chi phí và hạn chế sai sót

Quy trình được chuẩn hóa và kiểm soát tốt giúp doanh nghiệp hạn chế công việc trùng lặp, sai sót trong quá trình xử lý và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn. Việc giảm các thao tác thủ công cũng góp phần tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu

BPM giúp doanh nghiệp thu thập và theo dõi dữ liệu về quá trình vận hành, chẳng hạn như thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn thành hoặc số lượng lỗi. Nhà quản lý có thể sử dụng những dữ liệu này để đánh giá hiệu quả quy trình, xác định vấn đề và đưa ra quyết định cải tiến phù hợp.

Tăng khả năng thích ứng với thay đổi

Khi các quy trình được mô hình hóa và quản lý rõ ràng, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi về chính sách, nhu cầu khách hàng, cơ cấu tổ chức hoặc yêu cầu vận hành. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và thích ứng nhanh hơn với những thay đổi của môi trường kinh doanh.

Đọc thêm: Chief Technology Officer là gì?

Sự khác nhau giữa BPM và BPA

BPM (Business Process Management) và BPA (Business Process Automation) đều hướng đến việc nâng cao hiệu quả quy trình, nhưng khác nhau về phạm vi và trọng tâm. BPM tập trung vào quản lý, phân tích và cải tiến toàn bộ vòng đời quy trình, trong khi BPA tập trung vào sử dụng công nghệ để tự động hóa các công việc hoặc quy trình có thể tự động thực hiện.

Sự khác nhau giữa BPM và BPA

BPM (Business Process Management) và BPA (Business Process Automation) đều hướng đến việc nâng cao hiệu quả quy trình, nhưng khác nhau về phạm vi và trọng tâm. BPM tập trung vào quản lý, phân tích và cải tiến toàn bộ vòng đời quy trình, trong khi BPA tập trung vào sử dụng công nghệ để tự động hóa các công việc hoặc quy trình có thể tự động thực hiện.

Như vậy có thể hiểu rằng BPM trả lời câu hỏi “Quy trình nên được thiết kế, quản lý và cải tiến như thế nào?”, còn BPA tập trung vào câu hỏi “Những công việc nào trong quy trình có thể được tự động hóa bằng công nghệ?”.

Hai khái niệm này không loại trừ nhau. BPA có thể là một phần trong chiến lược BPM, khi doanh nghiệp xác định những công việc phù hợp để tự động hóa nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình.

Ví dụ, trong quy trình phê duyệt đơn mua hàng, BPM có thể giúp doanh nghiệp thiết kế luồng phê duyệt, xác định trách nhiệm của từng bộ phận, theo dõi thời gian xử lý và cải tiến quy trình. Trong khi đó, BPA có thể được sử dụng để tự động gửi yêu cầu phê duyệt, thông báo cho người phụ trách hoặc chuyển hồ sơ sang bước tiếp theo khi đáp ứng điều kiện đã thiết lập.

Một số hiểu nhầm về Business Process Management là gì?

• BPM không phải là một sản phẩm phần mềm. Có sẵn các công cụ BPM giúp thực hiện các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn và tự động.
• Một ứng dụng đơn lẻ sẽ không tạo thành nên một BPM hoàn chỉnh. BPM còn bao gồm việc thực thi quy trình nghiệp vụ, hay hỗ trợ nhân sự trong việc thực hiện mục tiêu tổ chức…
• BPM cho phép doanh nghiệp cải thiện quy trình nhưng không phải bất kỳ công cụ nào giúp cải thiện quy trình cũng được coi là BPM.
• Để quản lý quy trình kinh doanh một cách chuẩn xác, đòi hỏi nhà quản trị phải có tư duy, tầm nhìn xa cũng như vạch sẵn chiến lược ứng dụng cho tổ chức. Đừng cho rằng, chỉ một vài thao tác tối ưu tổ chức đã được coi là thực hiện BPM thành công.

FAQ về Business Process Management (BPM)

BPM phù hợp với doanh nghiệp nào?

BPM phù hợp với doanh nghiệp có nhiều quy trình cần phối hợp giữa các phòng ban, quy trình phức tạp hoặc thường xuyên phát sinh chậm trễ, sai sót và công việc thủ công. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một quy trình quan trọng rồi mở rộng sang các quy trình khác.

Doanh nghiệp có cần phần mềm BPM để triển khai BPM không?

Không nhất thiết. Doanh nghiệp có thể quản lý quy trình bằng phương pháp và công cụ thủ công, nhưng phần mềm BPM giúp mô hình hóa, triển khai, giám sát và tự động hóa quy trình thuận tiện và hiệu quả hơn, đặc biệt khi số lượng quy trình và người tham gia tăng lên.

Khi nào doanh nghiệp nên triển khai BPM?

Doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai BPM khi quy trình có nhiều bước và phòng ban tham gia, thường xuyên xảy ra chậm trễ hoặc sai sót, khó kiểm soát tiến độ hoặc cần chuẩn hóa cách thức vận hành giữa các bộ phận.

BPM có thể tích hợp với ERP không?

Có. BPM có thể tích hợp với ERP và các hệ thống doanh nghiệp khác để trao đổi dữ liệu, kết nối các bước xử lý và tự động hóa một số hoạt động trong quy trình. Việc tích hợp giúp quy trình được vận hành xuyên suốt thay vì dữ liệu bị phân tách giữa nhiều hệ thống.

Triển khai BPM có thay thế hoàn toàn nhân viên không?

Không. BPM chủ yếu giúp chuẩn hóa, kiểm soát và tối ưu cách thức thực hiện công việc. Một số tác vụ lặp lại có thể được tự động hóa, nhưng các công việc cần phán đoán, ra quyết định hoặc chuyên môn của con người vẫn cần nhân viên thực hiện.

Business Process Management (BPM) là phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm soát và liên tục cải tiến quy trình nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả vận hành. Thông qua việc chuẩn hóa quy trình, theo dõi hiệu suất và ứng dụng công nghệ phù hợp, doanh nghiệp có thể giảm lãng phí, hạn chế sai sót và nâng cao khả năng thích ứng với thay đổi. Nếu có bất kỳ thắc mắc, hãy liên hệ tới hotline: 092.6886.855 để được tư vấn miến phí. 

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/