Cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho doanh nghiệp cần biết

Xử lý chênh lệch hàng tồn kho đúng cách giúp doanh nghiệp duy trì độ chính xác dữ liệu, kiểm soát chi phí và tránh thất thoát. Hãy cùng ITG Technology tìm hiểu nguyên nhân, quy trình xử lý và giải pháp hạn chế chênh lệch tồn kho hiệu quả trong bài viết dưới đây.

Chênh lệch hàng tồn kho là gì?

Chênh lệch hàng tồn kho là sự khác biệt giữa số lượng hàng hóa tồn kho thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán hoặc hệ thống quản lý. Vấn đề này thường được phát hiện trong quá trình doanh nghiệp thực hiện kiểm kê kho và có hai trường hợp:

• Chênh lệch tồn kho thừa: Số lượng tồn kho thực tế lớn hơn số liệu trong sổ sách (thừa hàng)
• Chênh lệch tồn kho thiếu hụt: Số lượng tồn kho thực tế nhỏ hơn số liệu trong sổ sách (thiếu hàng)

Chênh lệch hàng tồn kho là vấn đề thường xảy ra khi doanh nghiệp quản lý kho kém hiệu quả

Dù trong trường hợp nào, chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho cũng gây ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng, lập kế hoạch sản xuất và tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, xử lý chênh lệch hàng tồn kho là yếu tố bắt buộc để doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch cũng như tối ưu hiệu quả hoạt động.

Nguyên nhân dẫn đến chênh lệch hàng tồn kho

Chênh lệch hàng tồn kho có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Dưới đây là các nguyên nhân phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường gặp phải:

Có 6 nguyên nhân chính dẫn đến chênh lệch hàng tồn kho

Sai sót khi nhập – xuất hàng hóa

Sai sót trong quá trình nhập xuất thường xảy ra do nhân viên kho thiếu kinh nghiệm, quên ghi phiếu nhập/xuất kho, nhập sai mã hàng, gộp hoặc tách lô không đúng quy trình,… Khi thông tin không được ghi nhận chính xác, số lượng hàng thực tế sẽ lệch so với số liệu trên sổ sách, dẫn đến chênh lệch hàng tồn kho.

Lỗi kiểm kê thủ công

Tại nhiều doanh nghiệp, việc kiểm kê kho vẫn được thực hiện thủ công, phụ thuộc vào nhân sự và giấy tờ. Điều này rất dễ xảy ra sai sót do nhân viên đếm sai, bỏ sót hàng hóa, cộng dồn số liệu nhầm lẫn,… đặc biệt với những kho hàng có quy mô lớn, nhiều chủng loại.

Hư hỏng, hao hụt tự nhiên

Nếu điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm,…) trong kho không phù hợp, hàng hóa được lưu trữ có thể bị hư hỏng, ẩm mốc, gây ảnh hưởng đến số lượng. Ngoài ra, một số loại hàng hóa như thực phẩm, hóa chất, vật liệu dễ bay hơi có thể bị hao hụt tự nhiên theo thời gian do đặc tính vật lý.

Chênh lệch tồn kho do vận chuyển

Chênh lệch tồn kho có thể phát sinh từ quá trình luân chuyển hàng hóa nội bộ giữa các kho và chi nhánh. Hàng hóa có thể bị hư hỏng, rơi vỡ do va đập khi vận chuyển dẫn đến hao hụt. Ngoài ra, sai sót trong khâu bàn giao (ví dụ: Hai bên đếm nhầm số lượng hoặc giao sai mã hàng) cũng là nguyên nhân gây ra sai lệch.

Thiếu đồng bộ hệ thống

Doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ nhưng các hệ thống không được tích hợp với nhau và thiếu khả năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán về số lượng tồn kho được ghi nhận giữa các bộ phận (mua hàng, bán hàng, kho, kế toán), khiến doanh nghiệp không thể nắm được tồn kho thực tế chính xác, làm phát sinh chênh lệch không kiểm soát được.

Gian lận, mất cắp hàng hóa

Đây là nguyên nhân dẫn đến chênh lệch hàng tồn kho nghiêm trọng và khó phát hiện nhất. Hành vi trộm cắp có thể đến từ nhân viên nội bộ hoặc đối tác vận chuyển. Gian lận có thể xảy ra dưới nhiều hình thức như lập chứng từ khống, móc nối giữa nhân viên kho và nhà cung cấp, tẩu tán hàng hóa ra ngoài,…

Hướng dẫn xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả

Việc xử lý chênh lệch hàng tồn kho cần thực hiện theo quy trình bài bản để đảm bảo dữ liệu chính xác và tuân thủ quy định kế toán. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho cho doanh nghiệp trong từng trường hợp cụ thể:

Hướng dẫn doanh nghiệp xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả

Cách xử lý chênh lệch tồn kho thừa

Trường hợp tồn kho thực tế lớn hơn số lượng ghi nhận trên sổ sách hoặc hệ thống quản lý kho, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1 – Xác minh nguyên nhân: Bộ phận kiểm kê cần rà soát lại toàn bộ chứng từ liên quan đến hàng hóa phát sinh thừa trong khoảng thời gian gần nhất. Kiểm tra các phiếu nhập kho, xuất kho, chuyển kho, nhật ký kho,… để xác định có sai sót trong việc ghi nhận không.

Bước 2 – Lập biên bản kiểm kê: Lập biên bản ghi nhận chi tiết về chênh lệch hàng hóa thừa và nguyên nhân. Biên bản cần có chữ ký xác nhận của đại diện ban kiểm kê, thủ kho và kế toán trưởng. Tải ngay: Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho file Excel, Word mới nhất

Bước 3 – Hạch toán điều chỉnh: 

Bước 4 – Báo cáo và lưu trữ hồ sơ: Kết quả xử lý cần được báo cáo lên ban giám đốc và lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ theo quy định.

Cách xử lý chênh lệch tồn kho thiếu

Trường hợp tồn kho thực tế ít hơn số lượng được ghi trong sổ sách hoặc phần mềm, doanh nghiệp cần xử lý theo các bước sau:

Bước 1 – Rà soát và điều tra nguyên nhân: Rà soát kỹ lưỡng mọi chứng từ nhập, xuất, bán hàng và phỏng vấn nhân viên liên quan để xác định nguyên nhân gây chênh lệch. Nếu phát hiện sai lệch lớn, doanh nghiệp phải lập ban thanh tra nội bộ hoặc thuê đơn vị kiểm toán độc lập điều tra.

Bước 2 – Phân loại nguyên nhân thiếu hụt: 

Căn cứ vào kết quả điều tra, doanh nghiệp có thể phân loại thiếu hụt theo các nhóm sau:

• Hao hụt tự nhiên trong định mức: Là mức hao hụt được phép, đã được tính toán trước và nằm trong giới hạn cho phép theo quy định.
• Hao hụt vượt định mức: Mức hao hụt vượt quá giới hạn cho phép do bảo quản không tốt, sơ suất trong quá trình vận chuyển.
• Thiếu hụt do nguyên nhân khách quan: Hỏa hoạn, thiên tai, tai nạn bất khả kháng có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
• Thiếu hụt do lỗi chủ quan: Do sơ suất, cố ý hoặc hành vi gian lận của cá nhân, tổ chức có thể xác định được người chịu trách nhiệm.

Bước 3 – Lập biên bản kiểm kê: Biên bản kiểm kê thiếu hụt cần ghi rõ tên hàng hóa, số lượng thiếu, nguyên nhân, giá trị tổn thất (tính theo giá gốc), người chịu trách nhiệm bồi thường (nếu có). Giá trị tổn thất được xác định dựa trên giá trị ghi sổ của hàng hóa thiếu.

Bước 4: Hạch toán chênh lệch hàng tồn kho thiếu:

Mẫu biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho

Để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong công tác xử lý chênh lệch hàng tồn kho, doanh nghiệp cần lập biên bản theo đúng quy định. Dưới đây là mẫu biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Tải mẫu biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho Excel
• Tải mẫu biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho Word

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho:

• Biên bản phải được lập ngay sau khi kiểm kê xong
• Các thông tin phải chính xác, đầy đủ, không được tẩy xóa, sửa chữa
• Nếu phát hiện chênh lệch lớn hoặc có dấu hiệu bất thường, cần báo cáo ngay lên cấp trên
• Biên bản cần có chữ ký đầy đủ của tất cả thành viên ban kiểm kê và người liên quan
• Lưu trữ biên bản cùng với hồ sơ kế toán theo quy định (tối thiểu 10 năm)
• Đính kèm đầy đủ chứng từ liên quan: Phiếu kiểm kê chi tiết, ảnh chụp hiện trường (nếu có), văn bản xác nhận của các bên liên quan

Giải pháp hạn chế chênh lệch hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Thay vì chỉ tập trung vào xử lý chênh lệch sau khi phát sinh, doanh nghiệp nên tập trung xây dựng hệ thống phòng ngừa toàn diện. Dưới đây là các giải pháp hiệu quả giúp giảm thiểu tình trạng chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho:

Ứng dụng phần mềm quản lý kho hiện đại

Đầu tư ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu nhất giúp doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng chênh lệch hàng tồn kho. Bằng cách ứng dụng phần mềm để quản lý hàng hóa lưu trữ và kiểm soát quá trình xuất, nhập, điều chuyển kho, doanh nghiệp có thể đảm bảo số lượng sản phẩm, vật tư được ghi nhận trên hệ thống luôn phản ánh đúng tình trạng thực tế. Ngoài ra, sử dụng phần mềm cũng giúp doanh nghiệp phát hiện bất thường sớm để có phương án xử lý kịp thời.

Phần mềm quản lý kho 3S WMS giúp quản lý kho hiệu quả, giảm chênh lệch hàng tồn kho

Chẳng hạn, với phần mềm quản lý kho thông minh 3S WMS của ITG, doanh nghiệp có thể:

• Theo dõi hàng hóa theo thời gian thực từ khâu nhập đến xuất.
• Cảnh báo tồn kho lệch chuẩn, phát hiện bất thường sớm.
• Hỗ trợ quét mã vạch, mã QR, RFID để giảm thiểu sai sót thủ công.
• Quản lý hạn sử dụng, tuổi tồn kho theo phương pháp.
• Quản lý vị trí kho trực quan, giảm rủi ro bỏ sót hàng.
• Báo cáo vòng quay hàng tồn kho.

Xây dựng quy trình kiểm soát kho chặt chẽ

Để hạn chế tình trạng chênh lệch hàng trong kho, doanh nghiệp cũng cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ:

• Phân chia nhiệm vụ cụ thể: Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên, tránh tình trạng chồng chéo công việc.
• Xây dựng quy trình phê duyệt rõ ràng: Mọi phiếu nhập/xuất kho đều phải có chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền.
• Kiểm kê định kỳ và đột xuất: Thực hiện kiểm kê toàn bộ ít nhất một lần/năm theo quy định. Kiểm kê đột xuất khi có dấu hiệu bất thường hoặc thay đổi nhân sự.

Tăng cường đào tạo nhân sự kho

Đầu tư đào tạo chuyên sâu cho nhân viên kho về quy trình nhập/xuất/kiểm kê, nguyên tắc bảo quản từng loại hàng hóa, kỹ năng sử dụng phần mềm, kỹ năng phát hiện và xử lý sai lệch,… và tiến hành thi sát hạch để đánh giá năng lực định kỳ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xây dựng tài liệu hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu cho từng vị trí công việc. Đồng thời, khuyến khích nhân viên đề xuất cải tiến quy trình làm việc.

Bố trí kho hàng khoa học

Doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp bố trí hàng hóa khoa học như: Sắp xếp hàng theo nguyên tắc ABC, FIFO, Lo/Lot, phân chia khu vực riêng biệt cho từng loại mặt hàng, đánh số kệ/vị trí cụ thể và đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm hàng hóa, tránh tình trạng nhầm lẫn vị trí hoặc bỏ sót hàng hóa khi kiểm kê; từ đó, giảm sai sót trong quá trình nhập/xuất.

Bố trí kho khoa học giúp doanh nghiệp giảm sai lệch hàng tồn kho

Xem thêm: 15+ Cách sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học giúp tối ưu không gian kho

Tăng cường kiểm soát với nhà cung cấp và đối tác

Trong nhiều trường hợp, chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho phát sinh từ khâu giao nhận với bên ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp cần có hệ thống kiểm soát chặt chẽ hàng hóa nhập vào từ nhà cung cấp:

• Kiểm đếm toàn bộ hàng hóa khi nhận từ nhà cung cấp. Đối chiếu với đơn hàng và phiếu giao hàng ngay tại thời điểm nhận để ghi nhận ngay các chênh lệch (nếu có) và yêu cầu nhà cung cấp ký xác nhận.
• Trong hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm về hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Xác định bên nào chịu tổn thất khi có hư hỏng, mất mát và thỏa thuận mức bồi thường cụ thể cho từng trường hợp.
• Theo dõi tỷ lệ giao hàng đúng số lượng, chất lượng của từng nhà cung cấp. Ưu tiên làm việc với đối tác có độ tin cậy cao. Loại bỏ dần những nhà cung cấp thường xuyên giao hàng sai lệch.

Qua các phần của bài viết, có thể thấy rằng, chênh lệch hàng tồn kho gây ra rất nhiều tổn thất cho tổ chức. Vì vậy, việc hiểu rõ nguyên nhân và xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc duy trì tính chính xác của hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Hy vọng, thông qua những chia sẻ của ITG ở trên, các doanh nghiệp đã tìm được giải pháp phù hợp giúp ngăn ngừa tình trạng này xảy ra, từ đó, nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí vận hành. Để được tư vấn về các giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp, hãy liên hệ tới số hotline: 092.8668.855 để được tư vấn tận tình nhất.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology