Tiêu chuẩn 5S của người Nhật doanh nghiệp hưởng lợi gì từ 5S?

Tiêu chuẩn 5S có một xuất xứ thú vị. Không phải ra đời từ một tổ chức Âu Mỹ nào đó, tiêu chuẩn 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản, một quốc gia Châu Á đề cao tính kỷ luật. Nơi áp dụng đầu tiên chính là hãng Toyota, sau đó phát triển nhanh chóng tại các tổ chức công ty ở Nhật Bản, rồi nhân rộng ra toàn thế giới.

>>> Xem thêm: Lãng phí trong sản xuất là gì? Cách loại bỏ lãng phí trong sản xuất

Ban đầu, tiêu chuẩn 5S có thiên hướng về lĩnh vực kỹ thuật máy móc, biểu trưng cho một hệ thống công nghiệp chính xác, chặt chẽ. Nhưng càng về sau, khi mà hiệu quả được chứng thực rõ rệt, tiêu chuẩn 5S dần trở thành tiêu chuẩn đại trà được phổ biến cho mọi lĩnh vực, trong nhà xưởng lẫn không gian văn phòng, được áp dụng đối với mỗi nhân viên để cùng xây dựng môi trường làm việc năng suất, hiệu quả hơn.

Tiêu chuẩn 5S là gì?

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, “SĂN SÓC”, “SĂN SÀNG”. Từ ý nghĩa của các từ bắt đầu bằng 5 chữ S, các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như sau:

SEIRI (Sàng lọc): là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng;

SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng;

SEISO (Sạch sẽ): là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị);

SEIKETSU (Săn sóc): là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso;

SHITSUKE (Sẵn sàng): Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện

Trước khi áp dụng tiêu chuẩn 5S

Sau khi áp dụng tiêu chuẩn 5S

>>>Đọc thêm: Câu chuyện nhà máy sản xuất bao bì thông minh của Vendor cấp 1 cho Samsung

Những loại hình doanh nghiệp nào nên áp dụng tiêu chuẩn 5S

Áp dụng tiêu chuẩn 5S mang lại lợi ích cho gần như mọi ngành công nghiệp, bao gồm cả trường học và bệnh viện.

Trường học: Đại học Georgia bắt đầu một chương trình tinh gọn vào năm 2009. Sử dụng 5S, họ đã giảm 83% khoảng cách di chuyển để xử lý vật tư, tiết kiệm 7.000 đến 10.000 đô la lao động mỗi năm.
Bệnh viện: Một nghiên cứu gần đây cho thấy 5S cải thiện sự an toàn, tăng hiệu quả và giảm chi phí. Bệnh viện đã giảm 37% thời gian thiết lập và giảm 70% số công cụ cần thiết cho một số thủ tục. Về mặt tài chính, bệnh viện nhận ra khoản tiết kiệm khoảng 2,8 triệu đô la mỗi năm.
Các nhà sản xuất: Boeing đang sử dụng các công cụ lấy cảm hứng từ 5S để tăng sản lượng hàng năm.

Văn phòng làm việc: Đối với văn phòng: 5S góp phần xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, tích cực. Nâng cao tính kỷ luật, tự giác và tinh thần làm việc của mỗi cá nhân

Ứng dụng Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng: SEIRI: Bất kỳ hàng hóa nào đưa vào kho hàng đều phải được xem xét kỹ lưỡng và phân loại rõ ràng, đưa vào các khu vực hợp lý. Đồng thời loại bỏ mọi loại thiết bị, máy móc, hàng hóa, vật dụng,… không thực sự cần thiết ra khỏi kho. Việc sàng lọc kho nên thực hiện 1-3 tháng/lần

SEITON (Sắp xếp): Kho cần sắp xếp đảm bảo các tiêu chí Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại. Tức mọi thứ cần được đặt để tại chính xác vị trí của mình, hàng hóa sắp xếp ngay ngắn theo đúng nguyên tắc để khi cần có thể tiếp cận một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

SEISO (Sạch sẽ): Một nơi làm việc bừa bộn, đầy bụi bẩn, mọi vật đặt để lung tung không chỉ làm mất nhiều thời gian tìm kiếm mà còn khiến nhân viên cảm thấy khó chịu, mệt mỏi, giảm năng suất hoạt động. Đặc biệt đối với môi trường đặc thù như kho hàng (có rất nhiều hàng hóa), càng bắt buộc phải sạch sẽ gọn gàng, đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa an toàn.

SEIKETSU (Săn sóc): Chủ kho hàng cần lập ra các quy định cụ thể để mỗi nhân viên kho nắm rõ trách nhiệm của mình và trách nhiệm chung đối với kho hàng. Đồng thời cũng có thể tổ chức các cuộc thi, dành tặng các phần thưởng cho những cá nhân thực hành tốt. Mục đích nhằm hướng đến xây dựng một kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp, ý thức của mỗi cá nhân được rèn giũa, cải thiện mang đến tác phong làm việc chuyên nghiệp, đúng quy trình.

SHITSUKE (Sẵn sàng): Đó là tinh thần tuân thủ các quy định, sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ một cách tự giác, có trách nhiệm. Hãy khơi dậy ý thức trong mỗi nhân viên kho rằng “đây là công việc của mình” “đây là nơi mình gắn bó”, “máy móc phục mình”, “những sản phẩm mình tạo ra”, “vai trò quan trọng của mình đối với công việc trong kho hàng”,….để họ làm việc với sự cống hiến cao nhất.

Tiêu chuẩn 5S có triết lý đơn giản, có thể ứng dụng vào mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực góp phần đảm bảo rằng có một nơi tốt hơn để làm việc, cải thiện tinh thần công việc và giao tiếp hiệu quả hơn.