QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN CHO DOANH NGHIỆP LOGISTICS

Quản lý thanh toán cho doanh nghiệp Logistics là vấn đề quan trọng cốt yếu do quá trình hoạt động dàn trải trên nhiều phòng ban, qua nhiều bước, nên để quản lý chặt chẽ thanh toán, giảm thiểu tối đa thất thoát là việc phức tạp và phải có quy trình cụ thể.

Bài toán này đã được ITG Việt Nam giải quyết và đưa vào ứng dụng trong bộ giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp chuyên ngành Logistics 3S ERP .iLogistics.

1. Quy trình thanh toán trong hoạt động Logistics

2. Mô tả

Bước 1: Tạo JOB

Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng hay bộ chứng từ, chỉ thị từ đại lý nhân viên phòng Document lập JOB.

Mẫu JOB có thể thiết kế theo đặc trưng từng doanh nghiệp, nhập và hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết.

JOB được lập xong chuyển qua phòng OPT để bắt đầu làm hàng.

Bước 2: Tạm ứng làm hàng

Phòng OPT nhận JOB, giao cho nhân viên OPT đi làm hàng. Nhân viên OPT lập yêu cầu tạm ứng làm hàng trình giám đốc, nếu được duyệt thì chuyển sang kế toán chi tạm ứng.

Một số trường hợp yêu cầu tạm ứng không được duyệt do vượt các định mức chi phí quy định thì nhân viên OPT phải làm lại yêu cầu tạm ứng hợp lý.

Bước 3: Làm hàng và ghi nhận chi phí

Nhân viên OPT nhận chi tạm ứng đi làm hàng: làm tờ khai hải quan,… Sau đó khi kết thúc quá trình đi làm hàng, nhân viên OPT tiến hành lập đề nghị thanh toán trình giám đốc.

Nếu được duyệt, đề nghị thanh toán được chuyển sang kế toán để làm hoàn ứng và ghi nhận chi phí JOB vào tài khoản 154 (tài khoản chi phí) và tài khoản 1388 (tài khoản thu hộ, trả hộ).

Trong trường hợp không được duyệt do phát hiện lỗi trong quá trình làm hàng, nhân viên OPT phải làm lại đề nghị thanh toán.

Nếu cần vận tải thì phải làm phiếu vận tải để kế toán cập nhật buying rate vào ghi nhận chi phí.

Bước 4: Lên debit note

Kế toán cập nhật selling rate, chốt tỷ giá là kết thúc một quy trình làm JOB. Lập Debit note để thông báo công nợ cho khách hàng.

Bước 5: Theo dõi công nợ

Lập hóa đơn dịch vụ, theo dõi công nợ và ghi nhận thanh toán JOB của khách hàng.

Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP chuyên ngành Logistics giúp hoạt động thanh toán JOB diễn ra nhanh chóng , các số liệu được kế thừa trong hệ thống, tránh sai xót tối đa đồng thời truy lỗi hệ thống khi cần thiết chính xác đến từng nhân viên.