Ma trận EFE là gì? Hướng dẫn 5 bước lập ma trận EFE chi tiết

Ma trận EFE là một trong những công cụ phân tích chiến lược được nhiều nhà quản trị sử dụng để nhận diện các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bài viết này, ITG Technology sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn ma trận EFE là gì, cách thức hoạt động của mô hình EFE và các ứng dụng hiệu quả vào doanh nghiệp!

Ma trận EFE là gì?

Ma trận EFE (External Factor Evaluation Matrix) hay “Ma trận đánh giá yếu tố bên ngoài”, là một công cụ phân tích chiến lược được phát triển bởi Fred R. David, tác giả nổi tiếng của cuốn sách Quản trị chiến lược.

EFE cho phép các nhà quản trị đánh giá mức độ tác động của các yếu tố môi trường bên ngoài (bao gồm cả cơ hội và thách thức) đến hoạt động kinh doanh. Từ đó, giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

Mô hình EFE được sử dụng rộng rãi trong phân tích SWOT, đánh giá vị thế cạnh tranh và xây dựng chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Tất tần tật về ma trận Ansoff: Khái niệm, thành phần và cách triển khai

Tầm quan trọng của EFE trong quản trị chiến lược

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, doanh nghiệp không thể kiểm soát được tất cả yếu tố bên ngoài. Tuy nhiên, hiểu và dự đoán tác động của những yếu tố này lại là chìa khóa để doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn.

Ma trận EFE đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp:

Những lợi ích nổi bật doanh nghiệp nhận được khi áp dụng mô hình EFE

Xác định cơ hội và thách thức trọng yếu

Ma trận EFE sử dụng hệ thống trọng số và điểm đánh giá để lượng hóa tác động của các yếu tố bên ngoài (kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ, đối thủ, khách hàng, nhà cung cấp,..) lên hoạt động vận hành. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhận diện yếu tố nào tạo cơ hội phát triển, yếu tố nào sẽ đe dọa đến kết quả kinh doanh để có phương án ứng phó kịp thời.

Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực

Thông qua hệ thống trọng số, mô hình EFE giúp ban lãnh đạo xác định chính xác yếu tố nào có tác động lớn nhất đến kết quả kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực (vốn, nhân sự, công nghệ) vào những hoạt động then chốt và xây dựng hệ thống phòng ngừa rủi ro hiệu quả.

Nâng cao khả năng dự báo và ứng phó

Sử dụng ma trận EFE để phân tích và đánh giá các yếu tố môi trường bên ngoài giúp doanh nghiệp ứng phó tốt hơn với biến động của thị trường. EFE sẽ cung cấp một tầm nhìn chiến lược, giúp các nhà quản trị nhận diện sớm các xu hướng mới nổi hay thách thức tiềm ẩn để điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp, từ đó củng cố vị thế cạnh tranh và tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ.

4 Thành phần chính của mô hình EFE

Ma trận EFE tiêu chuẩn được xây dựng dựa trên 4 thành phần cốt lõi: Yếu tố bên ngoài, trọng số, điểm đánh giá và tổng điểm có trọng số.

4 Thành phần chính tạo nên ma trận EFE

Các yếu tố bên ngoài (External Factors)

Là các yếu tố từ môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những yếu tố này được chia thành hai nhóm chính:

• Cơ hội (Opportunities): Là yếu tố tích cực mà doanh nghiệp có thể tận dụng để tăng trưởng. Ví dụ: Sự ra đời của công nghệ mới, chính sách ưu đãi, xu hướng tiêu dùng gia tăng, thị trường xuất khẩu mở rộng,…
• Thách thức (Threats): Là các yếu tố tiêu cực có thể gây tổn hại đến hoạt động kinh doanh. Ví dụ: Sự xuất hiện của đối thủ cạnh tranh mới, quy định pháp lý mới, chính sách thuế thay đổi, suy thoái kinh tế, biến động tỷ giá,…

Một ma trận EFE chuẩn thường sẽ liệt kê từ 10 – 20 yếu tố bên ngoài. Doanh nghiệp có thể xác định những yếu tố này bằng cách phân tích theo mô hình PESTEL hoặc 5 forces.

Trọng số (Weights)

Trọng số phản ánh mức độ ảnh hướng của mỗi yếu tố đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các nguyên tắc xác định trọng số trong EFE như sau:

• Phạm vi của trọng số sẽ dao động từ 0.0 (ít quan trọng) đến 1.0 (cực kỳ quan trọng).
• Tổng trọng số của tất cả các yếu tố trong mô hìnn EFE (bao gồm cả cơ hội và thách thức) phải bằng 1.0.
• Yếu tố có tác động lớn đến thành công của doanh nghiệp sẽ được gán trọng số cao hơn và ngược lại.

Lưu ý: Trọng số của mỗi yếu tố sẽ phụ thuộc vào tầm quan trọng và mức độ ảnh hưởng của yếu tố đó đến hoạt động kinh doanh của tổ chức. Để xác định các trọng số này một cách khách quan, doanh nghiệp nên căn cứ vào kết quả từ các phân tích chiến lược như SWOT hoặc tham vấn thêm ý kiến từ đội ngũ chuyên gia trong ngành.

Xem thêm: Bản đồ chiến lược (Strategy map) là gì? Các bước tạo bản đồ chiến lược

Điểm đánh giá (Rating)

Điểm đánh giá thể hiện khả năng phản ứng của doanh nghiệp trong việc ứng phó với các yếu tố bên ngoài theo thang điểm từ 1 – 4. Trong đó:

• 4 điểm (Phản ứng vượt trội): Doanh nghiệp khai thác rất tốt các cơ hội và ứng phó hiệu quả với thách thức từ môi trường bên ngoài.
• 3 điểm (Phản ứng tốt): Công ty phản ứng tốt với các yếu tố bên ngoài, tuy nhiên, vẫn có thể cải thiện.
• 2 điểm (Phản ứng trung bình): Khả năng phản ứng của doanh nghiệp ở mức chấp nhận được, chưa tạo ra lợi thế cạnh tranh.
• 1 điểm (Phản ứng kém): Doanh nghiệp phản ứng chậm, kém hiệu quả.

Tổng điểm có trọng số (Weighted Score)

Weighted Score là tổng điểm có trọng số của tất cả yếu tố riêng lẻ trong ma trận EFE. Chỉ số này phản ánh vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh.

Điểm có trọng số của từng yếu tố được tính theo công thức sau:

Tổng điểm cuối cùng của EFE Matrix được tính bằng:

Lưu ý:

Tổng điểm cuối cùng của ma trận EFE sẽ luôn nằm trong khoảng từ 1.0 đến 4.0. Trong đó, mốc tham chiếu là 2.5:

• Tổng điểm EFE > 2.5: Doanh nghiệp đang tận dụng tốt cơ hội và xử lý thách thức từ bên ngoài hiệu quả.
• Tổng điểm EFE = 2.5: Khả năng phản ứng của doanh nghiệp đang ở mức trung bình hoặc chấp nhận được.
• Tổng điểm EFE < 2.5: Doanh nghiệp chưa tận dụng tốt các yếu tố bên ngoài, bỏ lỡ nhiều cơ hội quan trọng. Đồng thời, chưa có biện pháp hiệu quả để giảm thiểu các mối đe dọa.

Hướng dẫn 5 bước lập ma trận EFE chi tiết

Để xây dựng ma trận EFE hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau đây:

Quy trình 5 bước lập ma trận EFE

Bước 1: Xác định các yếu tố bên ngoài

Đầu tiên, doanh nghiệp cần thu thập thông tin về các yếu tố chính tác động đến hoạt động kinh doanh. Sau đó, lọc ra khoảng 10 – 20 yếu tố quan trọng nhất, chia thành hai nhóm: Cơ hội và thách thức.

Doanh nghiệp có thể xác định các yếu tố bên ngoài thông qua phân tích PESTEL hoặc mô hình 5 lực lượng cạnh tranh của Porter.

Bước 2: Gán trọng số cho từng yếu tố

Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố đã xác định ở trên theo thang điểm từ 0 đến 1. Quá trình đánh giá các yếu tố trong quy trình lập ma trận EFE cần đảm bảo tính khách quan và được đo lường dựa trên số liệu thực tế. Doanh nghiệp có thể xin tư vấn của chuyên gia hoặc tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến từ các bộ phận liên quan. Việc tổng hợp ý kiến từ nhiều góc nhìn sẽ mang lại kết quả đáng tin cậy hơn.

Lưu ý: Mặc dù mức độ quan trọng của mỗi yếu tố có thể khác nhau, nhưng doanh nghiệp cần đảm bảo tổng trọng số của tất cả các yếu tố phải bằng 1.

Bước 3: Xếp hạng mức độ phản ứng của doanh nghiệp

Sau khi đã ấn định trọng số của từng yếu tố ảnh hưởng, doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá khả năng khai thác cơ hội hoặc ứng phó với thách thức của mình theo thang điểm 1 – 4. Trong đó:

• Khả năng phản ứng kém: 1 điểm
• Khả năng phản ứng trung bình: 2 điểm
• Khả năng phản ứng tốt: 3 điểm
• Khả năng phản ứng xuất sắc: 4 điểm

Để xếp hạng mức độ phản ứng trong mô hình EFE, doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố như: Năng lực hiện có, nguồn lực, tốc độ tăng trưởng, hiệu quả sử dụng chi phí,…

Bước 4: Tính điểm trọng số và tổng điểm EFE

Điểm số của mỗi yếu tố được xác định bằng cách nhân trọng số với hệ số tương ứng. Kết quả thu được sẽ phản ánh tầm quan trọng của yếu tố đó cùng với khả năng ứng phó của công ty trước mỗi vấn đề được nêu ra.

Sau khi đã có điểm trọng số của từng yếu tố, doanh nghiệp chỉ cần cộng tất cả các điểm trọng số lại để có được tổng điểm của ma trận EFE:

Thông qua chỉ số này, ban lãnh đạo sẽ có cái nhìn tổng thể về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức mà công ty đang đối mặt để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

Bước 5: Phân tích kết quả và định hướng chiến lược phù hợp

Dựa vào kết quả phân tích ma trận EFE, doanh nghiệp có thể đề xuất các chiến lược cụ thể để tận dụng cơ hội và đối phó với những thách thức từ môi trường bên ngoài như:

• Đầu tư vào R&D để bắt kịp công nghệ mới.
• Đa dạng hóa danh mục sản phẩm/dịch vụ.
• Mở rộng thị trường xuất khẩu nếu chính sách thương mại thuận lợi.
• Củng cố chuỗi cung ứng để giảm rủi ro từ biến động nguyên vật liệu.
• …

>> Xem thêm: Balanced scorecard (BSC) là gì? Ứng dụng mô hình quản trị Thẻ điểm cân bằng trong doanh nghiệp

So sánh ma trận EFE và ma trận IFE

Ma trận EFE và ma trận IFE (Internal Factor Evaluation Matrix) là hai công cụ được sử dụng để bổ trợ cho nhau trong quá trình phân tích chiến lược. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về sự khác biệt của ma trận IFE và EFE:

Cả hai ma trận này đều sử dụng cùng nguyên tắc đánh trọng số (từ 0.0 đến 1.0, tổng bằng 1.0) và cùng công thức tính điểm trọng số. Điều này tạo nên sự đồng nhất trong phân tích. Kết quả của EFE và IFE là hai tọa độ chính giúp nhà chiến lược đặt công ty vào đúng vị trí trong ma trận IE (xác định vị thế chiến lược tổng thể của doanh nghiệp).

Ví dụ minh họa thực tế về ma trận EFE

Để hiểu rõ hơn cách ứng dụng mô hình EFE trong thực tế, chúng ta hãy cùng phân tích 3 case study điển hình từ các doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong các ví dụ dưới đây:

Ma trận EFE của Vinamilk

Vinamilk là công ty sữa hàng đầu Việt Nam. Hoạt động trong lĩnh vực chính là thực phẩm và đồ uống, tập đoàn Vinamilk phải đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức trong giai đoạn hội nhập như: Xu hướng sức khỏe, giá nguyên liệu nhập, sự cạnh tranh gay gắt từ đối thủ cùng ngành,…

Phân tích ma trận EFE của Vinamilk

Dưới đây là ma trận EFE của Vinamilk:

Phân tích kết quả:

• Tổng điểm trọng số là 3.30 (>2.5) cho thấy Vinamilk đang phản ứng rất tốt với môi trường bên ngoài.
• Điểm mạnh: Vinamilk đạt điểm cao nhất ở hai yếu tố “Tăng trưởng tầng lớp trung lưu” (4 điểm) nhờ danh mục sản phẩm đa dạng và “Sự gia tăng mạnh mẽ của đối thủ” (4 điểm) nhờ lợi thế kênh phân phối rộng khắp và độ nhận diện thương hiệu tuyệt đối.
• Gợi ý hành động: Tiếp tục đầu tư vào R&D cho các dòng sản phẩm cao cấp, tập trung vào sữa hạt để nắm bắt triệt để xu hướng tiêu dùng mới (Cơ hội 4).

Ma trận EFE của Trung Nguyên

Trung Nguyên Legend là thương hiệu cà phê hàng đầu Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển đổi mạnh mẽ với tham vọng trở thành “Starbucks của phương Đông”. Ma trận EFE phân tích môi trường kinh doanh của Trung Nguyên như sau:

Phân tích kết quả:

• Tổng điểm trọng số là 2.75 (>2.5) cho thấy Trung Nguyên phản ứng trên mức trung bình với các yếu tố từ bên ngoài, nhưng cần phải cẩn trọng.
• Điểm mạnh: Trung Nguyên Legend đạt điểm cao nhất ở yếu tố “Thế hệ Gen Z ưa chuộng trải nghiệm không gian cà phê sang trọng” (4 điểm), cho thấy doanh nghiệp đã định vị thành công chuỗi cửa hàng với không gian sang trọng, mang đậm bản sắc văn hóa Việt, thu hút mạnh mẽ thế hệ Gen Z.
• Điểm yếu: Yếu tố “Chuỗi cà phê nước ngoài mở rộng mạnh” có trọng số cao (0.15) nhưng Trung Nguyên chỉ đạt Phân loại 2. Điều này cho thấy Trung Nguyên chưa có đủ biện pháp để bảo vệ thị phần quán cà phê truyền thống.
• Gợi ý hành động: Tăng cường tốc độ mở rộng chuỗi E-Coffee để củng cố thị phần nội địa và xây dựng các chiến dịch marketing mang tính toàn cầu.

Ma trận EFE của Viettel

Viettel là một trong những tập đoàn viễn thông hàng đầu Việt Nam, đang chuyển mình mạnh mẽ sang lĩnh vực công nghệ số, chịu sự tác động lớn của tốc độ phát triển công nghệ và luật pháp. Ma trận EFE của Viettel được phân tích trong bảng dưới đây:

Phân tích kết quả:

• Tổng điểm trọng số là 3.35 (>2.5) cho thấy Viettel có khả năng thích ứng và phản ứng cực kỳ mạnh mẽ đối với môi trường bên ngoài.
• Điểm nổi bật: Cơ hội “Nhu cầu chuyển đổi số” và “Triển khai 5G/IoT” có trọng số cao nhất (0.25 và 0.20) và đều đạt Phân loại 4. Điều này chứng tỏ Viettel đã đầu tư đúng hướng vào các lĩnh vực công nghệ mới, trở thành người dẫn đầu trong lĩnh vực này.
• Gợi ý hành động: Viettel cần tiếp tục duy trì và củng cố vị thế dẫn đầu công nghệ số, đồng thời tìm cách giảm thiểu ảnh hưởng của yếu tố “Cạnh tranh về giá cước” (Phân loại 2) bằng cách tập trung vào giá trị gia tăng chứ không chỉ giá cước.

Có thể thấy, ma trận EFE là công cụ phân tích chiến lược không thể thiếu, giúp các nhà lãnh đạo có cái nhìn rõ nét hơn về cơ hội và rủi ro trong kinh doanh. Doanh nghiệp hãy thực hiện phân tích mô hình EFE ít nhất mỗi năm một lần, hoặc bất cứ khi nào môi trường kinh doanh có sự thay đổi lớn để tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology