KPI trong sản xuất – “Công cụ vàng” đánh giá mức độ hiệu quả về sản xuất của doanh nghiệp

Trong sản xuất, không phải quy trình nào được lập ra cũng được thực hiện một cách trơn tru. Nhiều hoạt động sẽ gặp tình trạng bất thường, phát sinh các hao hụt về nguyên vật liệu, tồn kho tăng cao, chậm trễ trong giao hàng…Chính vì vậy, bộ KPI sản xuất ra đời để giúp doanh nghiệp đo lường và khắc phục những sự cố trên. Trong bài viết dưới đây, ITG Technology sẽ giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi KPI trong sản xuất là gì, các chỉ số KPI tiêu biểu, cách tính và các bước để xây dựng một hệ thống KPI sản xuất hiệu quả.

KPI là gì? KPI trong sản xuất là gì? 

KPI (viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc/mục tiêu của một người hoặc tổ chức.

KPI trong sản xuất là chỉ số theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của hoạt động sản xuất theo thời gian. Các KPI khác nhau sẽ được sử dụng để đánh giá các khía cạnh khác nhau của quy trình sản xuất, từ sản lượng, hiệu quả sản xuất đến kiểm soát chất lượng và an toàn.

Bất kể KPI nào được doanh nghiệp chọn để theo dõi, tất cả đều có chung một mục tiêu: giúp cải thiện hiệu suất tổng thể của quy trình sản xuất. Bằng cách theo dõi KPI thường xuyên, các công ty có thể xác định khu vực nào cần cải thiện và thực hiện các thay đổi cho phù hợp. Bằng cách này, KPI sản xuất đóng vai trò là công cụ thiết yếu để thúc đẩy cải tiến liên tục trong quy trình sản xuất.

Bộ Smart-KPI sản xuất 

Bên cạnh đó, ITG Technology còn phát triển một bộ KPI chuyên biệt với tên gọi là Smart-KPI. Smart-KPI dùng để đo lường hiệu quả vận hành của các bộ phận, phòng ban trong một nhà máy thông minh. Với bộ tiêu chí này, các phòng ban trong nhà máy sẽ tự kiểm soát, tự vận hành các công việc hiệu quả mà vẫn đảm bảo bám sát được theo mục tiêu chiến lược chung của Ban lãnh đạo Công ty. Bộ Smart-KPI sẽ giúp định hướng nhà máy dần tiến tới quản lý tốt 4 mục tiêu cốt lõi S-Q-C-D, từ đó có thể đạt được bất kỳ mục tiêu chiến lược nào khác. Trong đó, S (Tối ưu tốc độ vận hành) – Q (Chất lượng) – C (Chi phí) – D (Tiến độ).

6 chỉ số KPI trong sản xuất tiêu biểu

Trên thị trường hiện nay tồn tại nhiều bộ KPI sản xuất. Tùy vào từng doanh nghiệp và mục tiêu chiến lược, các KPI sẽ được chọn lọc để đưa vào đo lường và sử dụng theo những cách khác nhau. Một trong số những văn bản tham chiếu tiêu biểu là ISO 22400. Bạn đọc có thể tải danh sách 34 KPIs được ban hành theo tiêu chuẩn ISO 22400 tại đây.

Dưới đây là 6 chỉ số KPI tiêu biểu, thường được các doanh nghiệp ứng dụng nhiều nhất:

01. Hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE)

OEE là chỉ số được dùng để đo lường hiệu quả hoạt động của tổng thể máy móc thiết bị thông qua cả 3 mặt nguồn lực: thời gian, chất lượng, và tốc độ vận hành. Đây là một thông số tiêu biểu trong bảo trì năng suất toàn diện (Total Productive Maintenance). OEE đạt 100% nghĩa là quá trình sản xuất hoàn hảo: sản phẩm đầu ra chất lượng, tốc độ nhanh nhất có thể, và không có thời gian chết.

Xem thêm: Tối ưu chỉ số OEE như thế nào

02. Thời gian chết của máy (Downtime)

Thời gian ngừng hay thời gian chết được định nghĩa là bất kỳ khoảng thời gian nào khi máy móc không được vận hành, dẫn tới sụt giảm sản lượng sản xuất. Thời gian chết của máy có hai loại: Có kế hoạch và Ngoài kế hoạch. Trong đó, thời gian chết có kế hoạch được định nghĩa là thời gian dừng máy được dự báo trước để bảo trì theo kế hoạch. Còn thời gian chết ngoài kế hoạch là sự cố phát sinh khi máy móc đang hoạt động. Chỉ số KPI này sẽ đánh giá khả năng lập kế hoạch bảo trì của doanh nghiệp, đồng thời ảnh hưởng lớn đến chi phí vận hành. 

Xem thêm: Cách giảm downtime trong sản xuất

03. Chu kỳ sản xuất (Cycle Time)

Trong ngành sản xuất, số liệu thời gian chu kỳ giúp nhà quản lý đo lường lượng thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm hoàn chỉnh, từng thành phần riêng lẻ của sản phẩm cuối cùng hoặc thậm chí bao gồm cả việc giao hàng cho người dùng cuối. Do đó, thời gian chu kỳ có thể được sử dụng để phân tích hiệu quả tổng thể của quy trình sản xuất cũng như xác định sự thiếu hiệu quả trong từng quy trình nhỏ hơn.

Tìm hiểu thêm về công thức tính Cycle Time và cách tối ưu chỉ số này

04. Năng lực sản xuất (Capacity Utilization)

Đây có lẽ là một trong những KPI cơ bản nhất cho ngành sản xuất đồng thời cũng được cho là một trong những KPI quan trọng nhất. KPI năng lực sản xuất đo lường công suất khả dụng mà doanh nghiệp đang sử dụng trong chuỗi sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp mong muốn tối ưu hoá giá trị sử dụng của máy móc, nhà xưởng. Chỉ số KPI này có thể được tính theo từng công đoạn hoặc từng phân xưởng của nhà máy. Chỉ số KPI càng cao doanh nghiệp càng tối ưu được năng lực sản xuất. 

Công thức tính Năng lực sản xuất = Tổng công suất được sử dụng trong một khoảng thời gian cụ thể / Tổng năng lực sản xuất hoặc mức tối ưu * 100%

05. Thời gian giao hàng đúng hẹn (On-time Delivery – OTD)

OTD đo lường tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng được giao đúng hạn. KPI này cho biết liệu một tổ chức có đạt được các mục tiêu của mình liên quan đến thời gian giao hàng như đã hẹn hay không. Đồng thời, đây cũng là chỉ số quan trọng trong việc đo lường hiệu suất của nhà cung cấp dịch vụ và duy trì sự hài lòng của khách hàng.

Số liệu này thường được kiểm tra hàng tháng để kiểm soát tiến độ với mục tiêu hoàn thành 100%. 

06. Inventory Turnover Ratio (Vòng quay hàng tồn kho)

Vòng quay hàng tồn kho là thước đo số lần hàng tồn kho được bán ra trong một khoảng thời gian cụ thể và giúp chỉ ra hiệu quả của nguồn lực. Con số tỷ lệ thấp cho thấy doanh số bán hàng kém và hàng tồn kho quá mức, trong khi con số tỷ lệ cao thể hiện doanh nghiệp bán hàng nhanh, doanh số lớn, hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều. 

Công thức tính Vòng quay hàng tồn kho: 

Vòng quay hàng tồn kho: = Giá vốn hàng bán / Trung bình hàng tồn kho

8 bước xây dựng hệ thống KPI trong sản xuất hiệu quả

Bước 1: Đánh giá tình trạng doanh nghiệp

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về hoạt động sản xuất của doanh nghiệp mình. Trước tiên, để đánh giá đúng, doanh nghiệp cần tự đặt ra câu hỏi: Doanh nghiệp cần gì, thiếu gì? Điều gì cần cải thiện và KPI nào phù hợp để giải quyết những chỗ còn thiếu đó. Việc tự đặt ra câu hỏi và đi tìm câu trả lời sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng trong quá trình xây dựng KPI sản xuất hiệu quả.

Sau khi đặt câu hỏi, doanh nghiệp cần thu thập những dữ liệu cần thiết để phân tích và đánh giá. Các dữ liệu sẵn có chính là những “đáp số ẩn” trong câu hỏi mà doanh nghiệp tự đặt ra. Lựa chọn kỹ lưỡng, phân tích tỉ mỉ sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những đánh giá khách quan nhất. 

Có thể nói, đánh giá đúng thực trạng giúp nhà quản trị doanh nghiệp tìm ra các “lỗ hổng” trong sản xuất, từ đó có những định hướng đúng trong việc thiết kế một hệ thống KPI phù hợp ở các bước tiếp theo.

Bước 2: Xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược

Để quá trình xây dựng KPI trong sản xuất đạt được hiệu quả tốt, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu và xây dựng chiến lược dựa trên những đánh giá tổng quan ban đầu. Tuỳ vào tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà quá trình này sẽ diễn ra theo nhiều cách khác nhau. 

Chiến lược đóng vai trò như phần “xương sống” giúp doanh nghiệp thiết kế một hệ thống KPI sản xuất phù hợp trong tương lai. Mục tiêu cụ thể, chiến lược rõ ràng là tiền đề để xây dựng KPI trong sản xuất thành công. 

Bước 3: Tìm kiếm dữ liệu hỗ trợ đúng

Để không bị mất nhiều nguồn lực vào việc chọn lựa KPIs phù hợp trong một dữ liệu Big Data khổng lồ, doanh nghiệp cần đảm bảo việc thu thập dữ liệu phù hợp với các định hướng và mục tiêu chiến lược. Một trong những công cụ hỗ trợ thu thập thông tin nhanh chóng đó chính là ứng dụng công nghệ thích hợp tại các tầng quản trị – vận hành. Điển hình, bộ Smart-KPI của ITG Technology với các chỉ số đo lường xuyên suốt chuỗi cung ứng, được thu thập bởi hệ sinh thái công nghệ có kiến trúc chuẩn quốc tế ISA-95, sẽ giúp doanh nghiệp có khả năng “lấy cái gì, bằng cách nào, và ở đâu”.

Bước 4: Xác định tần suất và phương pháp đo lường chỉ số KPI trong sản xuất 

Xác định tần suất và lựa chọn phương pháp đo lường KPI sản xuất chưa bao giờ là một chuyện dễ dàng. Tìm ra một phương pháp đo lường tốt không có nghĩa doanh nghiệp tìm được phương pháp đo lường đúng và phù hợp. Do vậy, trước đó doanh nghiệp cần biết mình phải thu thập những thông tin gì và tần suất ra sao.

Có nghĩa là, tần suất đo lường luôn cần song hành với tần suất báo cáo. Nếu không như vậy, dữ liệu có thể mất đi tính liên quan hoặc ảnh hưởng. Điều này lại càng đúng nếu như doanh nghiệp đang phát triển một bộ KPI sản xuất mới hoặc là đang cải tiến những KPI sản xuất cũ.

Bước 5: Xác định những ai tham gia vào việc thu thập và lập KPI trong sản xuất

Bộ KPI hiệu quả sẽ cần xác định chủ thể tham gia vào việc lập KPI và thu thập dữ liệu tương ứng. Những người này cần có nhiệm vụ:

• Xem xét bảng KPI, tổng hợp chúng thành thông tin có ý nghĩa, theo dõi các thay đổi của chúng và xác định ý nghĩa của chúng đối với doanh nghiệp.
• Thu thập dữ liệu: thu thập thông tin tự động bằng máy móc hoặc thu thập thủ công với sự tham gia của con người.

Bước 6: Đảm bảo các chỉ số KPI được hiểu rõ 

Đây là một trong những yêu cầu tất yếu của quá trình xây dựng chỉ số KPI sản xuất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người chịu trách nhiệm về KPI và đối với tất cả các thành viên khác ở mọi chức vụ trong toàn công ty.

KPI cần tạo thành một khuôn khổ để hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhà quản trị và nhân viên cần có khả năng trả lời câu hỏi “những gì tôi làm hôm nay sẽ ảnh hưởng đến KPI của tôi như thế nào”.

Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu KPI mà họ thu thập có liên quan như thế nào đến chiến lược của công ty. Điều này sẽ góp phần khuyến khích sự tham gia tích cực của nhân viên và ban quản lý, đảm bảo rằng quá trình xây dựng chỉ số KPI sản xuất diễn ra thuận lợi.

Bước 7: Tìm ra cách tốt nhất để tương tác với các chỉ số KPI trong sản xuất

Mục đích của quá trình xây dựng chỉ số KPI sản xuất là để tối đa hoá quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời đem đến những hiệu quả tốt hơn trong hoạt động sản xuất và quản lý. Chính vì vậy, sau khi hiểu về các chỉ số KPI, hãy nghĩ cách để có thể tận dụng tối đa chúng.

Trên thực tế, nhiều KPI được trình bày trong các bài báo cáo dài chứa đầy các con số và bảng, gây khó khăn trong việc hiểu và kiểm tra. Một KPI hiệu quả là KPI với các số liệu rõ ràng cho thấy các xu hướng và biến thể của dữ liệu. Chính vì vậy, doanh nghiệp hãy cố gắng tìm một bức tranh tiêu chuẩn cho KPI và tạo các giải thích cho từng thông số sao cho việc trích xuất từ ​​dữ liệu được rõ ràng, dễ truy cập và quan trọng nhất là có thể thực hiện được.

Bước 8: Xem xét lại bảng KPI để đảm bảo nó giúp cải thiện hiệu suất làm việc và sản xuất

Nếu một bảng KPI không giúp doanh nghiệp đo lường, theo dõi các chỉ số và đưa ra các quyết định tốt hơn thì đồng nghĩa với việc quá trình xây dựng chỉ số KPI trong sản xuất bị thất bại.

Do đó, trong quá trình xây dựng, doanh nghiệp không chỉ cần tuân thủ theo các bước mà còn phải thường xuyên xem lại các biểu đồ đo lường KPI. Điều này đảm bảo rằng các số liệu đã thu thập là hữu ích và các nhà quản trị không phải mất quá nhiều thời gian trong việc đo lường cứng như đánh giá dữ liệu. 

Có thể nói, các chỉ số KPI trong sản xuất rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nếu được sử dụng đúng, các chỉ số này sẽ cho phép nhà quản trị biết liệu họ có đang trên đà phát triển hay không và vấn đề có thể xuất hiện ở đâu trong doanh nghiệp của họ. Từ đó, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định nhanh chóng và chính xác trong tương lai. Để được tư vấn triển khai những bộ KPI sản xuất trên hành trình tiến tới nhà máy thông minh, hãy liên hệ với chuyên gia về Smart-KPI của chúng tôi qua Hotline: 092.6886.855.