Tại sao ERP và BI là hai công nghệ doanh nghiệp hiện nay không thể bỏ qua?

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, thị trường đặt ra nhiều đòi hỏi hơn từ phía các đơn vị sản xuất và kinh doanh: Làm sao để đảm bảo hoạt động phân tích dữ liệu được diễn ra tại thời gian thực cũng như việc thông tin đủ chi tiết để doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh hơn. Sự kết hợp giữa ERP và BI chính là chìa khóa giúp đáp ứng yêu cầu này từ thị trường.

ERP là gì?

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning) là một hệ thống công nghệ được sử dụng phổ biến để trong các doanh nghiệp, nhằm phục vụ nhu cầu thu thập, phân tích và chia sẻ thông tin chi tiết giữa nhiều bộ phận (bao gồm: kế toán, sản xuất, bán hàng, mua hàng, kho…) từ một cơ sở dữ liệu trung tâm duy nhất. Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP để tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình hoạt động lõi, đồng thời tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho các hoạt động mang tính chiến lược của doanh nghiệp.

Business Intelligence (BI) là gì?

Business Intelligence (BI) dịch ra tiếng Việt là tri thức kinh doanh hay trí tuệ doanh nghiệp. BI thường được gọi một cái tên khác là hệ thống báo cáo quản trị thông minh hay hệ thống thông tin quản trị thông minh. BI cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp một cái nhìn toàn diện về hoạt động trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả dựa trên cơ sở dữ liệu. BI cũng đóng vai trò then chốt trong hoạch định chiến lược và chiến thuật kinh doanh, đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường, giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tập trung vào lợi thế cạnh tranh và cuối cùng là tăng lợi nhuận.

Trên thực tế, BI giúp xây dựng các báo cáo dựa trên dữ liệu được lưu trữ từ kho lưu trữ tập trung, để cung cấp cái nhìn chi tiết, minh bạch về tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Công nghệ BI giúp tạo ra các phân tích toàn diện, chi tiết giúp người dùng cải thiện hoạt động ở cả đầu sản xuất và đầu cung ứng ra thị trường của doanh nghiệp. Ví dụ: nếu một nhà bán lẻ đang gặp phải các vấn đề về chuỗi cung ứng, phân tích từ BI có thể xác định các điểm nghẽn trong hoạt động và đưa ra kế hoạch lưu thông lại các chuyến hàng thông qua một tuyến đường đáng tin cậy hơn.

BI có thể được chia thành bốn giai đoạn. Giai đoạn đầu tiên là thu thập dữ liệu. Tiếp theo, dữ liệu được tổng hợp và sàng lọc để sẵn sàng phục vụ phân tích. Tiếp đến là tạo phân tích, bảng biểu, KPI hoặc báo cáo. Sau khi hoàn tất, các báo cáo và trang tổng quan (dashboard) được chia sẻ với các bên liên quan trong toàn doanh nghiệp.

Sự phát triển của ERP và BI

ERP bắt nguồn từ hệ thống lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP) được các nhà sản xuất sử dụng trong những năm 1960. Đến những năm 1980, các hệ thống này đã phát triển thành hệ thống lập kế hoạch tài nguyên sản xuất, giúp cải thiện việc lập kế hoạch sản xuất. Nền tảng quản lý kinh doanh hợp nhất ra mắt vào thập kỷ sau, mở đường cho On-Premise ERP (ERP cài đặt trên máy chủ). Sau đó, Cloud ERP (ERP trên nền tảng điện toán đám mây) đã ra đời để tích hợp các quy trình của toàn doanh nghiệp vào một cơ sở dữ liệu trung tâm và cung cấp thông tin chi tiết mọi nơi, mọi lúc.

BI vận hành theo một ‘quỹ đạo’ tương tự, bắt nguồn từ các hệ thống hỗ trợ quyết định được giới thiệu vào những năm 1960 và được phát triển thêm trong những năm 1980. BI bắt đầu phát triển như một giải pháp tại chỗ vào cuối những năm 1990. Và chỉ trong vài năm trở lại đây, các nhà cung cấp mới bắt đầu cung cấp các giải pháp BI trên đám mây.

Ngày nay, các hệ thống ERP thường được tích hợp với BI. Điều này cho phép tích hợp dữ liệu theo thời gian thực giữa các hệ thống để đưa ra quyết định thông minh hơn.

Sự khác biệt chính giữa ERP và BI là gì?

• Vai trò sử dụng dữ liệu khác nhau

Hệ thống ERP chủ yếu đóng vai trò là phần mềm quản lý quy trình quản lý và tích hợp các hoạt động kinh doanh quan trọng như sản xuất, quản lý hàng tồn kho, tài chính, chuỗi cung ứng, v.v. Đây là một hệ thống quy trình thống nhất, dữ liệu tập trung, chia nhỏ các silo và thúc đẩy hiệu quả cao hơn trong toàn tổ chức.

Trong khi đó, BI đưa dữ liệu này đi xa hơn, cho phép các doanh nghiệp tổ chức, phân tích và ngữ cảnh hóa thông tin từ khắp các bộ phận trong công ty để đưa ra các dữ liệu cụ thể, hữu ích. Việc cung cấp các báo cáo tổng hợp và các hình ảnh trực quan từ các dữ liệu phức tạp thu thập được giúp hệ thống này trở nên thân thiện và tối ưu hơn so với người dùng.

• Cấp độ ra quyết định khác nhau

ERP và BI cũng hỗ trợ các cấp độ ra quyết định khác nhau. Hệ thống ERP mang lại nhiều giá trị nhất ở cấp độ hoạt động, giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về cách thức hoạt động của từng bộ phận ở thời điểm hiện tại. Trong khi đó, BI tập trung phân tích dữ liệu đó và cả các dữ liệu khác để doanh nghiệp khai thác sâu hơn vào các chỉ số hiệu suất kinh doanh và từ đó khám phá ra các xu hướng có thể được sử dụng để tinh chỉnh chiến lược doanh nghiệp ở cả hai cấp độ – vĩ mô và vi mô.

Trong mô hình kiến trúc nhà máy thông minh theo chuẩn quốc tế ISA-95, BI và ERP nằm ở hai tầng trên cùng trong tháp kiến trúc. Trong khi BI nằm ở tầng chiến lược, phục vụ chủ yếu Ban giám đốc, tổng giám đốc… thì ERP nằm ở tầng hoạch định & quản trị, được sử dụng chủ yếu cho các phòng ban chức năng.

BI và ERP được ứng dụng triệt để trong kiến trúc công nghệ của các giải pháp nhà máy thông minh hiện nay 

• Công nghệ xử lý dữ liệu khác nhau

Hệ thống xử lý giao dịch trực tuyến (OLTP) là một hệ thống xử lý dữ liệu được các doanh nghiệp sử dụng để ghi lại các giao dịch. ERP là một ví dụ về hệ thống OLTP. Mặt khác, BI lại được xây dựng trên hệ thống quy trình phân tích trực tuyến (OLAP), cung cấp khả năng phân tích đa chiều.

Tích hợp ERP và BI

Dữ liệu và Phân tích luôn là cốt lõi của quá trình ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Nhưng ngày nay, với số lượng dữ liệu khổng lồ và phức tạp, doanh nghiệp cần đảm bảo quá trình tổ chức thu thập, lưu trữ và phân tích các dữ liệu này diễn ra trên quy mô lớn. Sự tích hợp của ERP và BI giúp người dùng đơn giản hóa các tập dữ liệu lớn (Big Data) hợp nhất hàng triệu thành những thông tin chi tiết rõ ràng, thực tế, từ đó đưa ra những chiến lược hiệu quả và có tính thực tiễn.

Nhiều doanh nghiệp với tầm nhìn hướng tới tương lai phát sinh nhu cầu chuyển từ báo cáo lịch sử sang mô hình dự đoán đã thúc đẩy sự phổ biến ngày càng tăng của tích hợp ERP-BI. Khả năng phát hiện xu hướng, dự đoán sự thay đổi của thị trường, và chủ động điều chỉnh kế hoạch tương ứng đều là những lợi thế cạnh tranh trong nền kinh tế kỹ thuật số ngày nay.

7 Lợi ích của việc tích hợp ERP và BI

Bên cạnh việc biến dữ liệu thành các phân tích trực quan để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định trong toàn tổ chức, BI còn giúp nâng cao hiệu quả của hệ thống ERP ở nhiều phương diện khác.  Dưới đây là bảy lợi ích chính của tích hợp ERP-BI:

Tổng hợp dữ liệu: BI tích hợp trong ERP cho phép các doanh nghiệp phân tích các tập dữ liệu lớn từ nhiều nguồn trong thời gian thực.

Phân tích dữ liệu: Hệ thống ERP tạo ra khối lượng dữ liệu thô khổng lồ cần được khai thác giá trị từ nguồn tài nguyên thông tin này. Khi BI được tích hợp với ERP, các doanh nghiệp có thể trích xuất, phân tích và sử dụng thông tin một cách chuyên sâu và hiệu quả ngay trên nền tảng ERP.

Dữ liệu tập trung: Khi BI và ERP được tích hợp, các doanh nghiệp không phải truy cập nhiều lần từng hệ thống riêng lẻ để đánh giá hiệu quả. Tất cả dữ liệu cần thiết nằm ở một nền tảng, sẵn sàng được sử dụng phục vụ mục đích báo cáo lập mô hình dự đoán hoặc để trả lời các truy vấn cụ thể.

Tùy chỉnh: Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều có những yêu cầu và nhiệm vụ phân tích dữ liệu của riêng mình. Hệ thống tích hợp BI-ERP cho phép mỗi nhóm tạo các báo cáo mà họ cần để đáp ứng các mục tiêu của mình.

Khả năng dự đoán: Dữ liệu lịch sử của ERP cho phép cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất trong quá khứ, trong khi BI mở ra cánh cửa cho việc phân tích và lập mô hình dự đoán. Kết hợp cùng nhau, chúng cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng thể về quá khứ, hiện tại và tương lai có thể có trong hoạt động kinh doanh của họ.

Quyết định theo thời gian thực: Các doanh nghiệp cần có nhiều dự đoán hơn để duy trì tính cạnh tranh. Đó là lúc BI xuất hiện, cung cấp dữ liệu và phân tích trong thời gian thực để thúc đẩy quá trình ra quyết định nhanh hơn, tốt hơn.

Báo cáo trực quan chuyên sâu: BI kết hợp những dữ liệu lớn để phân tích sâu hơn, đồng thời tăng tốc quá trình tạo báo cáo. Với những trang tổng quan (dashboard) bằng biểu đồ dễ hiểu, người dùng được phân quyền để truy cập, và đưa ra những phân tích của riêng mình

Tại sao doanh nghiệp nên tích hợp ERP-BI? 

ERP và BI không chỉ bổ sung cho nhau mà chúng còn nâng cao hiệu quả làm việc cho nhau. Hệ thống ERP là một phần không thể thiếu để phân tích dữ liệu, chia nhỏ các mối liên hệ giữa các chức năng thiết yếu như tài chính, nhân sự, hoạt động và bán hàng.BI, dựa trên dữ liệu hoạt động từ hệ thống ERP, chuyển hóa tất cả các nguồn thông tin này thành những dữ liệu chi tiết có thể phục vụ trực tiếp cho chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Ở lĩnh vực bán lẻ: Hệ thống tích hợp ERP – BI giúp cải tiến liên tục về hàng tồn kho và hậu cần giao hàng để kiểm soát chi phí và hạn chế các vấn đề gặp phải với những sản phẩm dễ hư hỏng. Với chế độ xem thời gian thực về hàng tồn kho, chuỗi cung ứng và nhu cầu của khách hàng, nhà bán lẻ có thể đảm bảo được sự cân bằng phù hợp giữa số lượng nhập về cũng như tốc độ giao hàng.
• Ở lĩnh vực sản xuất: ERP tích hợp BI giúp các nhà quản lý vận hành liên kết giữa quy trình sản xuất với chất lượng sản phẩm, từ đó điều chỉnh các phương pháp tiếp cận để đảm bảo chất lượng cao nhất với chi phí thấp nhất. Các nhà quản lý trải nghiệm khách hàng có thể phân tích dữ liệu từ các kênh bán hàng vật lý và kỹ thuật số (digital) để đảm bảo họ đang mang lại trải nghiệm nhất quán cho khách hàng..

Ngày nay, BI không thể tồn tại nếu không có ERP. Phần mềm BI khai thác cơ sở dữ liệu ERP và thông qua bảng điều khiển và các hình ảnh trực quan khác, giúp các bộ phận liên quan trong toàn doanh nghiệp dễ dàng thu thập thông tin chi tiết hơn. Trong khi đó, hệ thống ERP đóng một vai trò lớn hơn trong việc ra quyết định chiến lược khi được ‘nâng cấp’ bởi những đóng góp từ BI.

Ứng dụng giải pháp ERP-BI nào tại Việt Nam?

Dashboard trong hệ thống 3S ERP tích hợp BI 

Tại Việt Nam, một trong những nhà cung cấp giải pháp ERP tích hợp BI tiêu biểu có thể kể đến là ITG Technology với phần mềm 3S ERP tích hợp với hệ thống BI (với tên gọi là 3S BIZHUB). Các hệ thống này được thiết kế dựa trên tham chiếu quy chuẩn quốc tế, và tùy biến theo đặc thù doanh nghiệp Việt Nam. Đây là hai sản phẩm được nghiên cứu và phát triển bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm về công nghệ thông tin cũng như quản trị doanh nghiệp. Khi tích hợp với nhau, hai hệ thống này của ITG không chỉ đáp ứng đủ yêu cầu về những phân hệ quản trị lõi (như mua hàng, bán hàng, kế toán – tài chính, sản xuất, kho) mà còn đáp ứng nhu cầu phân tích dữ liệu cho cấp chiến lược.

Đặc biệt, với các mô hình cho doanh nghiệp sản xuất, ITG còn cung cấp giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY, giúp doanh nghiệp có được dòng chảy thông tin xuyên suốt từ tầng xưởng sản xuất lên các tầng quản trị cao hơn. Từ đó hệ thống BI (với tên gọi 3S BIZHUB) có thêm được nhiều chiều dữ liệu, không chỉ từ ERP, mà còn từ hệ thống MES có tích hợp các thiết bị IIOT.

Hơn 16 năm có mặt trên thị trường, ITG đã đồng hành triển khai hệ thống ERP – BI cho các doanh nghiệp lớn như:  Asahi Kasei Advance Việt Nam, EBA Machinery, Sumitomo Rubber Việt Nam, Meiko, Traphaco CNC, Goldsun, Nam Dược, Aristino, Ricco … ITG cũng nhận được đánh giá cao từ Hội đồng chuyên môn với Danh hiệu Sao Khuê trong 3 năm (2008, 2010 và 2021) cho sản phẩm công nghệ tiêu biểu. Mới đây, ITG cũng được vinh danh tại Lễ biểu dương TOP Công nghệ – i4.0 AWARD với hạng mục “TOP doanh nghiệp có sản phẩm số thông minh”.

Kết

Các công ty thuộc mọi quy mô và mọi ngành đều được hưởng lợi khi tích hợp ERP và BI. Hệ thống tích hợp này cho phép người ra quyết định đi sâu vào dữ liệu và hiểu cách các thành phần trong doanh nghiệp kết nối với nhau. Nhờ đó, nhà quản trị có thể đặt ra những câu hỏi phù hợp để tìm nguyên nhân gốc rễ và giải quyết các vấn đề một cách chủ động. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả về quản lý nguồn lực ERP có tích hợp BI, hãy liên hệ ngay qua hotline: 092.6886.855 để được đồng hành và tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm của chúng tôi.