ERP và BI khác nhau như thế nào? Lợi ích khi tích hợp

ERP và BI không phải là hai hệ thống thay thế nhau. ERP dùng để quản lý và vận hành các quy trình nghiệp vụ, trong khi BI phân tích dữ liệu từ ERP và các nguồn khác để hỗ trợ ra quyết định. Khi tích hợp, ERP cung cấp dữ liệu vận hành còn BI chuyển hóa dữ liệu thành báo cáo, dashboard và insight phục vụ quản trị.

Sơ lược về ERP và BI

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý và đồng bộ các hoạt động như tài chính, mua hàng, bán hàng, sản xuất, kho và chuỗi cung ứng trên một nền tảng dữ liệu tập trung. ERP chủ yếu phục vụ việc quản lý và vận hành các quy trình nghiệp vụ, đồng thời ghi nhận dữ liệu phát sinh trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

BI (Business Intelligence) là hệ thống phân tích và báo cáo quản trị, giúp doanh nghiệp khai thác dữ liệu từ ERP và các nguồn khác để tạo báo cáo, dashboard, KPI và các phân tích chuyên sâu. BI tập trung biến dữ liệu thành thông tin trực quan, giúp nhà quản trị đánh giá hiệu suất, phát hiện xu hướng và hỗ trợ ra quyết định.

Có thể hiểu đơn giản, ERP tập trung vào quản lý và ghi nhận dữ liệu vận hành, còn BI tập trung vào phân tích và khai thác giá trị từ dữ liệu đó. Khi được tích hợp, ERP cung cấp nguồn dữ liệu vận hành tập trung cho BI, trong khi BI giúp chuyển hóa dữ liệu ERP thành các báo cáo và thông tin chuyên sâu phục vụ quản trị.

Vì vậy, ERP và BI không thay thế nhau mà bổ sung cho nhau: ERP giúp doanh nghiệp có dữ liệu vận hành tập trung, còn BI giúp khai thác dữ liệu đó để có góc nhìn sâu hơn về tình hình kinh doanh.

Ngày nay, các hệ thống ERP thường được tích hợp với BI. Điều này cho phép tích hợp dữ liệu theo thời gian thực giữa các hệ thống để đưa ra quyết định thông minh hơn.

ERP và BI khác nhau như thế nào?

ERP và BI có vai trò khác nhau trong quản trị doanh nghiệp. ERP tập trung quản lý và vận hành các hoạt động nghiệp vụ, trong khi BI tập trung phân tích dữ liệu để cung cấp thông tin phục vụ quản trị và ra quyết định. Vì vậy, ERP và BI không thay thế nhau mà bổ sung cho nhau: ERP tạo ra và quản lý dữ liệu vận hành, còn BI khai thác dữ liệu đó để đưa ra các báo cáo, phân tích và góc nhìn chuyên sâu.

• Vai trò sử dụng dữ liệu khác nhau

Hệ thống ERP chủ yếu đóng vai trò là phần mềm quản lý quy trình quản lý và tích hợp các hoạt động kinh doanh quan trọng như sản xuất, quản lý hàng tồn kho, tài chính, chuỗi cung ứng, v.v. Đây là một hệ thống quy trình thống nhất, dữ liệu tập trung, chia nhỏ các silo và thúc đẩy hiệu quả cao hơn trong toàn tổ chức.

Trong khi đó, BI đưa dữ liệu này đi xa hơn, cho phép các doanh nghiệp tổ chức, phân tích và ngữ cảnh hóa thông tin từ khắp các bộ phận trong công ty để đưa ra các dữ liệu cụ thể, hữu ích. Việc cung cấp các báo cáo tổng hợp và các hình ảnh trực quan từ các dữ liệu phức tạp thu thập được giúp hệ thống này trở nên thân thiện và tối ưu hơn so với người dùng.

• Cấp độ ra quyết định khác nhau

ERP và BI cũng hỗ trợ các cấp độ ra quyết định khác nhau. Hệ thống ERP mang lại nhiều giá trị nhất ở cấp độ hoạt động, giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về cách thức hoạt động của từng bộ phận ở thời điểm hiện tại. Trong khi đó, BI tập trung phân tích dữ liệu đó và cả các dữ liệu khác để doanh nghiệp khai thác sâu hơn vào các chỉ số hiệu suất kinh doanh và từ đó khám phá ra các xu hướng có thể được sử dụng để tinh chỉnh chiến lược doanh nghiệp ở cả hai cấp độ – vĩ mô và vi mô.

Trong mô hình kiến trúc nhà máy thông minh theo chuẩn quốc tế ISA-95, BI và ERP nằm ở hai tầng trên cùng trong tháp kiến trúc. Trong khi BI nằm ở tầng chiến lược, phục vụ chủ yếu Ban giám đốc, tổng giám đốc… thì ERP nằm ở tầng hoạch định & quản trị, được sử dụng chủ yếu cho các phòng ban chức năng.

BI và ERP được ứng dụng triệt để trong kiến trúc công nghệ của các giải pháp nhà máy thông minh hiện nay 

• Công nghệ xử lý dữ liệu khác nhau

Hệ thống xử lý giao dịch trực tuyến (OLTP) là một hệ thống xử lý dữ liệu được các doanh nghiệp sử dụng để ghi lại các giao dịch. ERP là một ví dụ về hệ thống OLTP. Mặt khác, BI lại được xây dựng trên hệ thống quy trình phân tích trực tuyến (OLAP), cung cấp khả năng phân tích đa chiều.

Tích hợp ERP và BI

Dữ liệu và Phân tích luôn là cốt lõi của quá trình ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Nhưng ngày nay, với số lượng dữ liệu khổng lồ và phức tạp, doanh nghiệp cần đảm bảo quá trình tổ chức thu thập, lưu trữ và phân tích các dữ liệu này diễn ra trên quy mô lớn. Sự tích hợp của ERP và BI giúp người dùng đơn giản hóa các tập dữ liệu lớn (Big Data) hợp nhất hàng triệu thành những thông tin chi tiết rõ ràng, thực tế, từ đó đưa ra những chiến lược hiệu quả và có tính thực tiễn.

Nhiều doanh nghiệp với tầm nhìn hướng tới tương lai phát sinh nhu cầu chuyển từ báo cáo lịch sử sang mô hình dự đoán đã thúc đẩy sự phổ biến ngày càng tăng của tích hợp ERP-BI. Khả năng phát hiện xu hướng, dự đoán sự thay đổi của thị trường, và chủ động điều chỉnh kế hoạch tương ứng đều là những lợi thế cạnh tranh trong nền kinh tế kỹ thuật số ngày nay.

7 Lợi ích của việc tích hợp ERP và BI

Bên cạnh việc biến dữ liệu thành các phân tích trực quan để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định trong toàn tổ chức, BI còn giúp nâng cao hiệu quả của hệ thống ERP ở nhiều phương diện khác.  Dưới đây là bảy lợi ích chính của tích hợp ERP-BI:

Tổng hợp dữ liệu: Tích hợp ERP và BI giúp doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn như tài chính, bán hàng, sản xuất, kho và chuỗi cung ứng để phục vụ phân tích trên cùng một hệ thống quản trị.

Phân tích dữ liệu: ERP tạo ra lượng lớn dữ liệu từ các hoạt động vận hành, nhưng dữ liệu này chỉ thực sự có giá trị khi được khai thác và phân tích. Khi tích hợp với BI, doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu ERP chuyên sâu hơn, từ đó nhận diện xu hướng, đánh giá hiệu suất và tìm ra những thông tin hữu ích cho quản trị.

Dữ liệu tập trung: Khi ERP và BI được kết nối, doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu từ nhiều hoạt động trên một hệ thống báo cáo và phân tích thống nhất, thay vì phải tổng hợp thông tin thủ công từ nhiều phần mềm riêng lẻ. Điều này giúp giảm tình trạng dữ liệu phân tán và thuận tiện hơn cho việc theo dõi, báo cáo và phân tích.

Báo cáo theo nhu cầu: Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp có những nhu cầu theo dõi và phân tích dữ liệu khác nhau. Hệ thống ERP-BI cho phép xây dựng các báo cáo, dashboard và chỉ số KPI phù hợp với từng phòng ban, cấp quản lý hoặc mục tiêu quản trị.

Khả năng dự đoán: Dữ liệu lịch sử từ ERP cung cấp thông tin về hiệu suất trong quá khứ, trong khi BI có thể sử dụng dữ liệu này để phân tích xu hướng và hỗ trợ xây dựng các mô hình dự báo. Kết hợp ERP và BI giúp doanh nghiệp có góc nhìn toàn diện hơn về quá khứ, hiện tại và những khả năng có thể xảy ra trong tương lai.

Quyết định theo thời gian thực: BI giúp nhà quản trị nhanh chóng tiếp cận các báo cáo, chỉ số và phân tích được xây dựng từ dữ liệu ERP. Thay vì mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu thủ công, nhà quản lý có thể dựa trên thông tin được cập nhật theo nhu cầu để đánh giá tình hình và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.

Báo cáo trực quan chuyên sâu:BI chuyển đổi dữ liệu phức tạp thành các báo cáo, biểu đồ và dashboard trực quan, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi KPI và đánh giá tình hình hoạt động. Người dùng cũng có thể khai thác dữ liệu theo từng bộ phận, chỉ số hoặc khoảng thời gian để có góc nhìn chi tiết hơn.

Tại sao doanh nghiệp nên tích hợp ERP và BI? 

ERP và BI bổ sung cho nhau trong quá trình quản trị doanh nghiệp. ERP tập trung thu thập và quản lý dữ liệu từ các hoạt động vận hành như tài chính, nhân sự, sản xuất và bán hàng, trong khi BI phân tích dữ liệu này để tạo ra các thông tin chuyên sâu phục vụ quản trị. Vì vậy, tích hợp ERP và BI giúp doanh nghiệp khai thác dữ liệu hiệu quả hơn, theo dõi hoạt động toàn diện và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.

Ví dụ:

• Ở lĩnh vực bán lẻ: Tích hợp ERP và BI giúp doanh nghiệp kết hợp dữ liệu hàng tồn kho, chuỗi cung ứng và nhu cầu khách hàng để theo dõi tình hình kinh doanh và tối ưu hoạt động nhập hàng, lưu kho và giao hàng. Nhờ đó, nhà bán lẻ có thể cân đối lượng hàng tồn kho với nhu cầu thị trường, giảm chi phí và hạn chế tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa.
• Ở lĩnh vực sản xuất: ERP tích hợp BI giúp nhà quản lý liên kết dữ liệu sản xuất, chất lượng, nguyên vật liệu và chi phí để đánh giá hiệu suất vận hành. Từ các báo cáo và phân tích trên BI, doanh nghiệp có thể phát hiện vấn đề trong quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng và điều chỉnh kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả với chi phí phù hợp.

Khi được tích hợp với ERP, BI có thể khai thác dữ liệu vận hành tập trung để xây dựng các báo cáo, dashboard và phân tích chuyên sâu cho từng bộ phận. Ngược lại, dữ liệu và quy trình được quản lý trên ERP trở nên có giá trị hơn khi được BI phân tích và trực quan hóa.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chuyển từ việc chỉ ghi nhận và theo dõi dữ liệu sang phân tích dữ liệu để phát hiện vấn đề, nhận diện xu hướng và hỗ trợ ra quyết định.

Ứng dụng giải pháp ERP-BI nào tại Việt Nam?

Dashboard trong hệ thống 3S ERP tích hợp BI 

Tại Việt Nam, một trong những nhà cung cấp giải pháp ERP tích hợp BI tiêu biểu có thể kể đến là ITG Technology với phần mềm 3S ERP tích hợp với hệ thống BI (với tên gọi là 3S BIZHUB). Các hệ thống này được thiết kế dựa trên tham chiếu quy chuẩn quốc tế, và tùy biến theo đặc thù doanh nghiệp Việt Nam. Đây là hai sản phẩm được nghiên cứu và phát triển bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm về công nghệ thông tin cũng như quản trị doanh nghiệp. Khi tích hợp với nhau, hai hệ thống này của ITG không chỉ đáp ứng đủ yêu cầu về những phân hệ quản trị lõi (như mua hàng, bán hàng, kế toán – tài chính, sản xuất, kho) mà còn đáp ứng nhu cầu phân tích dữ liệu cho cấp chiến lược.

Đặc biệt, với các mô hình cho doanh nghiệp sản xuất, ITG còn cung cấp giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY, giúp doanh nghiệp có được dòng chảy thông tin xuyên suốt từ tầng xưởng sản xuất lên các tầng quản trị cao hơn. Từ đó hệ thống BI (với tên gọi 3S BIZHUB) có thêm được nhiều chiều dữ liệu, không chỉ từ ERP, mà còn từ hệ thống MES có tích hợp các thiết bị IIOT.

Hơn 16 năm có mặt trên thị trường, ITG đã đồng hành triển khai hệ thống ERP – BI cho các doanh nghiệp lớn như:  Asahi Kasei Advance Việt Nam, EBA Machinery, Sumitomo Rubber Việt Nam, Meiko, Traphaco CNC, Goldsun, Nam Dược, Aristino, Ricco … ITG cũng nhận được đánh giá cao từ Hội đồng chuyên môn với Danh hiệu Sao Khuê trong 3 năm (2008, 2010 và 2021) cho sản phẩm công nghệ tiêu biểu. Mới đây, ITG cũng được vinh danh tại Lễ biểu dương TOP Công nghệ – i4.0 AWARD với hạng mục “TOP doanh nghiệp có sản phẩm số thông minh”.

Các công ty thuộc mọi quy mô và mọi ngành đều được hưởng lợi khi tích hợp ERP và BI. Hệ thống tích hợp này cho phép người ra quyết định đi sâu vào dữ liệu và hiểu cách các thành phần trong doanh nghiệp kết nối với nhau. Nhờ đó, nhà quản trị có thể đặt ra những câu hỏi phù hợp để tìm nguyên nhân gốc rễ và giải quyết các vấn đề một cách chủ động. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả về quản lý nguồn lực ERP có tích hợp BI, hãy liên hệ ngay qua hotline: 092.6886.855 để được đồng hành và tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm của chúng tôi.