ERP – Băn khoăn của người chưa biết gì?

Khi bạn tìm kiếm “ERP” trên web, bạn có thể bị bủa vây bởi lượng thông tin khổng lồ. Mỗi trang web dường như có định nghĩa riêng về ERP. Tuy nhiên, những khác biệt này nhấn mạnh tính linh hoạt có thể khiến ERP trở thành một công cụ kinh doanh mạnh mẽ như vậy. Để hiểu sâu hơn về cách ERP có thể chuyển đổi doanh nghiệp của bạn, bài viết sau đây có thể giúp bạn trả lời câu hỏi này.

ERP là gì?

Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, ở đây tôi sẽ nêu ra theo cách đơn giản nhất để bạn có thể hình dung về giải pháp ERP.

ERP được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning – được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống hoạch định nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị…) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của Doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn. Hệ thống góp phần tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, giải pháp ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP.

>>>Đọc thêm: Triển khai hệ thống ERP hết bao nhiêu tiền

Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều phần mềm quản lý rời rạc

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng giải pháp ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống phần mềm ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.

Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp… Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự…) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềmcủa phòng ban khác.

Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.

Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi Doanh nghiệp, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống phần mềm ERP. Một điều cần nói là rất nhiều Doanh nghiệp VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Tại sao giá cả các hệ thống phần mềm ERP cao?

Đối với các công ty phần mềm, việc xây dựng hệ thống phần mềm ERP khó hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn lẻ. Giá trị lớn nhất và cũng là điều khó thực hiện nhất đối với công ty phần mềm là xây dựng được tính tích hợp trên phần mềm. Phần mềm ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể của tất cả các phòng, ban và nhân viên trong Doanh nghiệp. Cơ sở dữ liệu của phần mềm ERP sẽ rất lớn và từ đó đặt ra thêm nhiều khó khăn cho các công ty Phần mềm (để giải quyết vấn đề lưu trữ và xử lý tốc độ hoạt động của chương trình).

Một điểm khó nữa là để xây dựng được phần mềm ERP, các công ty phần mềm không chỉ cần các kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực tin học mà còn cần am hiểu về hoạt động của Doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Một phần mềm ERP trong lĩnh vực này/ trong doanh nghiệp này cũng không thể ứng dụng hoàn toàn cho doanh nghiệp khác mà cần lập trình, chỉnh sửa. Thêm nữa, một phần mềm ERP tốt cũng chỉ quyết định chưa đến 50% sự thành công của dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp. Yếu tố chủ quan của từng Doanh nghiệp (như nhận thức và quyết tâm của ban lãnh đạo Doanh nghiệp, hệ thống quản lý, trình độ đội ngũ nhân viên…) quyết định tới trên 50% sự thành bại của dự án. ERP là hệ thống phần mềm có phạm vi quản lý rộng trên toàn Doanh nghiệp. Do đó thời gian triển khai dự án có thể kéo rất dài (thường là từ 6 tháng đến vài năm). Tất cả những yếu tố trên đây đẩy chi phí của công ty phần mềm lên rất cao để có thể hoàn thành việc triển khai dự án cho Doanh nghiệp. Do đó giá cả của các hệ thống ERP cao hơn nhiều so với việc trang bị nhiều phần mềm đơn lẻ cộng lại.

Băn khoăn của doanh nghiệp

Rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các Doanh nghiệp trước ngưỡng cửa “tin học hoá quản lý Doanh nghiệp”, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay không? Và nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Một khi Doanh nghiệp chưa hiểu được bản chất của hệ thống ERP, cũng như Doanh nghiệp sẽ được gì khi trang bị hệ thống ERP thì Doanh nghiệp chưa thể quyết định được về việc triển khai ERP. Rất nhiều Doanh nghiệp chỉ mơ hồ “cần phải tin học hóa Doanh nghiệp nay mai”, Nhưng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Bên cạnh đó chi phí triển khai cao và thời gian kéo dài cũng là một trong những cản trở doanh nghiệp trong việc triển khai ERP.

>>>Đọc thêm: Các nhà cung cấp erp tại việt nam: đâu là lựa chọn tốt nhất?

Qúy khách có nhu cầu tư vấn triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp có thể liên hệ với chuyên gia tư vấn giải pháp ERP: 0986.196.838