4 phương pháp hữu hiệu để giảm chi phí triển khai phần mềm CRM ?

Phần mềm CRM được coi là một trong những chiến lược toàn diện nhằm cải thiện quy trình kinh doanh của một doanh nghiệp dựa trên việc cập nhật thông tin khách hàng và sử dụng các kênh để chuyển đổi khách hàng tiềm năng và cải thiện tốt mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên chi phí để triển khai một phần mềm CRM luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu với doanh nghiệp. Chi phí phần mềm CRM phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm: số lượng tính năng, yêu cầu của dự án, chi phí triển khai và hỗ trợ. Dưới đây là 4 cách chúng tôi gợi ý cho doanh nghiệp giúp giảm phí triển khai phần mềm CRM.

>>>Đọc thêm: 7 Cách mà phần mềm CRM giúp doanh nghiệp tăng trải nghiệm với khách hàng

1. Có một kế hoạch tốt

Thông thường, các doanh nghiệp khi triển khai phần mềm CRM mà không hiểu đầy đủ về những gì họ hy vọng sẽ đạt được với hệ thống. Điều đó gây khó khăn cho việc xác định phạm vi của dự án cho đối tác triển khai của bạn. Chắc chắn, kết quả cuối cùng là công ty sau đó muốn thực hiện các thay đổi cho dự án sau khi nó được bắt đầu. Chẳng mấy chốc, thời gian bắt đầu bị ngấu nghiến và bạn buộc phải tăng ngân sách.

Điều quan trọng là phải có kế hoạch cho việc triển khai, nhưng nhiều công ty đã bỏ qua việc giải quyết khía cạnh này cho đến khi nó thực sự xảy ra. Trong giai đoạn đầu của dự án, bạn nên đưa ra kế hoạch hành động chi tiết và thời gian để thực hiện các tính năng CRM.

Khi lập kế hoạch triển khai hệ thống CRM, điều quan trọng là phải xem xét ai sẽ sử dụng nó. Hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp cho tất cả người dùng cơ hội tham gia vào quá trình lập kế hoạch. Và nhận phản hồi của nhân viên theo cách cho phép họ nói thẳng về những gì họ cần từ hệ thống CRM. Bằng cách lắng nghe các ý kiến của mọi người trong kế hoạch, mọi người cũng sẽ cảm thấy được đầu tư vào thành công của dự án. Nếu bạn thiết kế một hệ thống mà nhân viên không thể sử dụng hiệu quả hoặc không thực sự đáp ứng nhu cầu của họ thì bạn sẽ buộc phải chi tiêu một lần nữa để thay đổi phần mềm.

>>>Đọc thêm: Làm thế nào để hệ thống CRM là bí mật đằng sau thành công của Amazon?

2. Xác định rõ mục tiêu của dự án

Tương tự như việc quá mơ hồ về một kế hoạch, nhiều công ty không nhận thức đầy đủ về những gì họ muốn phần mềm CRM đáp ứng cho họ. Họ nghĩ rằng CRM là một viên đạn ma thuật có thể khắc phục tất cả các vấn đề của họ chỉ bằng một nút bật. Một phần mềm CRM có thể giúp bạn khắc phục sự cố của mình, nhưng chỉ khi nó được sử dụng với đúng mục đích.

Trước khi bắt đầu thực hiện, bạn nên xác định các yếu điểm của mình và cách bạn sẽ sử dụng CRM để khắc phục chúng. Không biết chính xác những điểm bạn muốn khắc phục, cuối cùng bạn có thể mua nhiều hệ thống hơn mức bạn cần. Một hệ thống lớn hơn có nghĩa là một chi phí thực hiện lớn hơn.

3. Quyết định những tính năng CRM nào bạn cần và cách chúng sẽ ảnh hưởng đến ngân sách của bạn

Khi triển khai phần mềm CRM, hầu hết các tổ chức đều tiếp cận nó bằng cách xem xét những tính năng họ cần, trong khi câu hỏi đầu tiên phải là: tôi cần hệ thống này để làm gì cho tổ chức? Vì vậy, bạn cần phải đặt ra các yêu cầu về tính năng giúp đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp bạn. Dưới đây là một vài ví dụ:

• Phần mềm CRM sẽ cho phép chúng tôi kết hợp khách hàng với các ưu đãi hiệu quả hơn và điều này sẽ giúp chúng tôi cải thiện giá trị trọn đời của khách hàng.
• Phần mềm CRM sẽ giúp nhóm bán hàng của chúng tôi tiết kiệm hai giờ mỗi ngày, điều này sẽ cho phép họ thực hiện nhiều triển vọng hơn và tăng doanh thu và bán hàng của người dùng.
• Phần mềm CRM sẽ giảm số giờ nhân viên cần thiết cho báo cáo hàng tuần xuống 30%, nghĩa là chúng tôi có thể tiết kiệm tiền cho nhân viên hợp đồng.

Tất nhiên, một hệ thống CRM có thể đạt được kết quả trong nhiều lĩnh vực, nhưng bài tập sẽ giúp bạn suy nghĩ về mục đích rộng lớn. Từ đây, điều này có thể được chia thành các mục tiêu có thể định lượng và cuối cùng là các tính năng.

>>>Đọc thêm: Những tính năng trong phần mềm quản lý khách hàng 3S CRM

4. Lựa chọn đúng đối tác cung cấp phần mềm CRM phù hợp với mô hình quản trị của doanh nghiệp

Một trong những cách để tiết kiệm chi phí triển khai CRM mà chúng tôi muốn đề cập đến trong bài viết này đó là chọn lựa nhà cung cấp phần mềm CRM đúng. Việc chọn lựa này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và dễ dàng đưa vào hoạt động sau này. Vậy, như thế nào là một giải pháp phù hợp? Đầu tiên, bạn cần phải xác định các yếu tố sau để tìm ra giải pháp phù hợp. Tiêu chí lựa chọn phần mềm CRM:

• Linh hoạt

Linh hoạt để bạn có thể dễ dàng thiết kế theo nhu cầu quản lý có thể thêm bớt các tính năng. Bạn cứ thử tưởng tượng, một ngày nào đó bạn muốn thêm hoặc thay đổi một vài trường thông tin, nếu phần mềm không hỗ trợ sẵn chức năng này, bạn sẽ phải liên hệ nhà cung cấp, và nhiều khả năng sẽ phải trả thêm chi phí cho việc này.

• Dễ sử dụng

Cần phải xác định phần mềm CRM có dễ sử dụng trong các thao tác hàng ngày hay không

• Dễ dàng tùy biến

Doanh nghiệp càng lớn thì càng có nhiều nghiệp vụ riêng đặc thù. Nhu cầu tùy biến có thể phát sinh về sau chứ không phải ngay tại thời điểm triển khai, vì thế phần mềm cần có khả năng tùy biến để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp bạn bất cứ lúc nào. Hãy lưu ý điều này để tránh tình trạng phần mềm không đáp ứng được nhu cầu quản lý khi có nhu cầu phát sinh.

• Truy cập mọi lúc

Tiêu chí này giúp doanh nghiệp kiểm soát công việc mọi nơi, mọi lúc. Đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng.

• Tích hợp với các phần mềm khác

Ngoài các kênh đang được tích hợp với CRM phổ biến hiện nay ( Facebook, email marketing, SMS brandname, tổng đài…) thì phần mềm CRM cũng cần có khả năng tích hợp được với các phần mềm khác doanh nghiệp đang sử dụng ( phần mềm kế toán, bán hàng, ERP…) hoặc các phần mềm khác mà doanh nghiệp sẽ sử dụng trong tương lai. Điều này rất cần thiết để tránh tình trạng không thể đồng bộ dữ liệu khi có phát sinh.

• Đào tạo và hỗ trợ

Xem xét những lựa chọn về đào tạo và hỗ trợ mà các nhà cung cấp phần mềm CRM cung cấp cho doanh nghiệp.

• Bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật

Đây là phần rất quan trọng vì trong quá trình sử dụng, khi có vấn đề phát sinh, sẽ rất cần đến đội ngũ bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật. Vì thế, hãy tìm hiểu kỹ chính sách hỗ trợ khách hàng khi lựa chọn phần mềm CRM.

Giới thiệu một giải pháp 3S CRM từ ITG với đầy đủ các tính năng cần thiết trong quản trị khách hàng với chi phí có thể phù hợp với bất kỳ doanh nghiệp nào. 3S CRM cung cấp cho bạn cần nhiều hơn một ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng đơn giản. Với 3S CRM, bạn có thể theo dõi tất cả hoạt động bán hàng, mỗi khách hàng tiềm năng, cơ hội và khách hàng và hành động từ mọi nơi, bên cạnh đó là các dự báo, phân tích…giúp người quản lý tăng hiệu quả quản lý khách hàng.Để tìm hiểu sâu hơn về phần mềm 3S CRM mời bạn đọc có thể xem thêm thông tin tại ĐÂY hoặc liên hệ chuyên gia CRM của chúng tôi để được tư vấn: 092.6886.855

Đọc thêm: Xu hướng của phần mềm CRM tại Việt Nam năm 2022