Phương pháp Kaizen: Thúc đẩy sự phát triển trong doanh nghiệp

Phương pháp Kaizen xuất phát từ Nhật có nghĩa là cải tiến liên tục. Nó nhấn mạnh đến việc mỗi người làm tốt hơn công việc của mình mỗi ngày. Trọng tâm là các cải tiến nhỏ, thường xuyên cho các quy trình làm việc hiện tại, được tạo ra bởi tất cả các nhân viên ở tất cả các cấp trong một tổ chức, không chỉ các nhà quản lý và giám đốc điều hành.

Đọc thêm: Kaizen là gì

Kaizen trọng tâm là các cải tiến nhỏ, thường xuyên

Khi được áp dụng, phương pháp Kaizen có thể cải thiện mọi chức năng của một doanh nghiệp, từ tiếp thị, tài chính cho đến kho.

Bạn có thể đã nghe thuật ngữ Kaizen liên quan đến The Toyota Way, một câu chuyện nổi tiếng được học ở trường kinh doanh. Hoặc, có thể bạn đã nghe thấy nó bị đảo lộn với các phương pháp cải tiến liên tục khác như Six Sigma, Lean, Quản lý chất lượng toàn diện, 5S và tương tự. Phương pháp Kaizen có nhiều tư duy hơn hộp công cụ, vì vậy nó thực sự có thể (và có lẽ nên) được thực hiện cùng với các phương pháp khác như Six Sigma và 5S.

Tại sao phải thực hiện phương pháp Kaizen?

Tại Nhật Bản, Kaizen đã có lịch sử hơn 50 năm và Toyota là công ty đầu tiên triển khai Kaizen. Sau đó, Kaizen được áp dụng rộng rãi trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau và hiện nay. Kaizen không chỉ giới hạn trong ngành sản xuất mà còn có thể áp dụng được trong ngành dịch vụ, kinh doanh bán lẻ và thậm chí là một khóa học bất kì nào đó.

Thực hiện Kaizen cũng ít tốn kém hơn đổi mới bởi nó nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của của nhà quản lý cũng như mọi nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Đây chính là một điểm hấp dẫn của Kaizen vì nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới.

Đọc thêm: Áp dụng Kaizen trong sản xuất: Bước nhỏ vươn tới thành công

Lợi ích của phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp:

• Giảm lãng phí trong các lĩnh vực như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ năng nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng không đạt…
• Tạo động lực thúc đẩy các cá nhân có các ý tưởng cải tiến.
• Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết.
• Tạo ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí.
• Xây dựng văn hóa công ty.

Thay đổi nhỏ, cải tiến lớn

Sự cải tiến có tính liên tục này có thể được tách thành 6 bước:

Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Bắt đầu với quá trình thực hiện một hoạt động cụ thể có thể lặp lại và tổ chức.

Đo lường (Measure): Kiểm tra liệu rằng quá trình có hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu có thể xác định được về mặt số lượng như thời gian hoàn thành, số giờ cần bỏ ra..

So sánh (Compare): So sánh các kết quả đo lường với yêu cầu. Liệu rằng quá trình đó có tiết kiệm thời gian? Liệu rằng có tốn quá nhiều thời gian? Liệu rằng nó có tương xứng với kết quả kỳ vọng?

Cải tiến (Innovate): Tìm kiếm những cách mới, tốt hơn để làm cùng công việc đó hoặc đạt được cùng kết quả đó. Tìm kiếm những con đường thông minh hơn, hiệu quả hơn đi tới cùng mục tiêu đó mà có thể tăng năng suất.

Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Tạo một quá trình khác tương tự cho những hoạt động mới, hiệu quả hơn.

Lặp lại (Reapeat): Quay trở lại bước 1 và bắt đầu một lần nữa.

Nghe có vẻ mất thời gian và rối rắm nhưng đây là một phần trong cách tiếp cận mang tính chất tâm lý về công việc hoặc văn hóa doanh nghiệp (hoặc đội nhóm). Nếu tìm kiếm những cách tốt hơn để làm mọi thứ hoặc bạn luôn sẵn sàng thử nghiệm thì đây chỉ là một bước tiến để chính thức hóa quy tắc và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều tuân thủ.