Giải pháp ERP – Tối ưu quản lý cho doanh nghiệp

Ngày nay, hệ thống ERP rất quan trọng để quản lý doanh nghiệp, không chỉ dành cho các doanh nghiệp toàn cầu lớn. Mặt khác, giải pháp ERP còn dành cho doanh nghiệp vừa, các công ty hạng trung và hoạt động trên tất cả các ngành. Doanh nghiệp cần sử dụng ERP nhằm giúp công ty hoạt động đạt hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí, thời gian nhân lực thúc đẩy quá trình phát triển. Hệ thống ERP đem đến cho doanh nghiệp sự chuyên nghiệp và chuẩn hóa các quy trình hoạt động.

Phần mềm giải pháp ERP( Enterprise Resource Planing) là gì?

Kỉ nguyên số, cách mạng công nghệ 4.0,…là những cụm từ đã và đang được sử dụng để nói về sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin. Riêng với doanh nghiệp, công nghệ thông tin được coi là con đường ngắn nhất, nhanh nhất để nâng cao năng lực cạnh tranh và từng bước hội nhập quốc tế. Đó cũng là một trong những lí do vì sao ERP lại trở nên phổ biến trong những năm gần đây.

Thuật ngữ giải pháp ERP không còn xa lạ gì dành cho doanh nghiệp, thế nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có hiểu biết và nhận thức đúng về giải pháp này.

ERP là viết tắt của cụm từ “Enterprise Resource Planning” tạm dịch là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Hiểu một cách đơn giản hơn thì đó là một bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp một cách tổng thể…ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ để giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt của nó. Bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc,…và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạt động và lên kế hoạch.

Đặc trưng nổi bật của Phần mềm giải pháp ERP

Điểm phân biệt cơ bản nhất của ứng dụng giải pháp ERP so với các phần mềm quản lý rời rạc như (kế toán, quản lý nhân sự, kê khai thuế…) là tính tích hợp. Thay vì sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm rời rạc, không có sự liên kết số liệu thì khi sử dụng phần mềm giải pháp ERP, doanh nghiệp chỉ cần một phần mềm duy nhất với các phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ module là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn.

Những nhà cung cấp ERP tùy vào mô hình kinh doanh và hoạt động kinh doanh trong mỗi lĩnh vực của khách hàng mà họ có thể cung cấp các phân hệ khác nhau để đáp ứng như cầu quản lý toàn diện của doanh nghiệp đó. Ở Việt Nam các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó sử dụng các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn.

Một phần pháp ERP tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.

Giải pháp ERP tích hợp tất cả các tính năng quản lý hoạt động doanh nghiệp

Bởi vì tính tích hợp tổng thể này mà khi sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp thì sẽ kiểm soát tốt hơn các vấn đề như công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công để có kế hoạch sản xuất, kinh doanh chính xác và phù hợp với năng lực của mình. Ngoài ra, chính khả năng tích hợp mạnh mẽ này của ERP mà các quy trình nghiệp vụ được quản lý chặt chẽ, điều phối nhịp nhàng, tiết kiệm thời gian và công sức cũng như giúp nhà quản trị có thể nắm được bức tranh tổng thể về doanh nghiệp.

Tối ưu hiệu quả quản trị doanh nghiệp với phần mềm ERP

Có rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống phần mềm ERP như:

• Hợp nhất số liệu phòng ban:

Phần mềm ERP sẽ thay thế toàn bộ các phần mềm đang hoạt động đơn lẻ ở các phòng ban. Nhân viên bây giờ chỉ cần nhập thông tin duy nhất một lần và lên một hệ thống chung. Sẽ trở nên rất dễ dàng khi muốn tìm kiếm hay xem xét một vấn đề nào đó trên hệ thống.

• Tăng hiệu quả trong sản xuất, cung cấp dịch vụ:

Bằng cách sử dụng một hệ thống duy nhất, doanh nghiệp chắc chắn sẽ giảm chi phí và tăng năng suất làm việc. Ngoài ra ERP sẽ tự động hóa tất cả các quy trình trong sản xuất cho doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị nguyên liệu cho đến khi sản phẩm ra thị trường. Đây là một ưu điểm phần mềm ERP khá lớn.

• Quản lý thông tin tài chính:

Ưu điểm của phần mềm ERP là tổng hợp thông tin tài chính từ tất cả bộ phận, người quản lý sẽ không phải đi hỏi các thông tin từ bộ phận khác, tránh được sự nhầm lẫn do tiêu chuẩn đánh giá của từng bộ phận. Hơn nữa ưu điểm ERP còn có thể tạo ra các bản báo cáo tài chính một cách chính xác theo tiêu chuẩn của thế giới.

• Quản lý kho:

Việc này đòi hỏi các nhân viên kho cần nhập đầy đủ thông tin lên phần mềm ERP chứ không phải chỉ làm việc bằng cách ghi chép lại các giấy tờ như trước. Nếu họ đã nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, ERP sẽ dễ dàng giúp nhà quản lý biết trong kho đang có bao nhiêu hàng, số lượng hàng đang ở đâu, có cần nhập thêm hàng hay không. Việc này giúp giảm chi phí, giảm nhân công và tăng hiệu quả công việc.

• Quản lý nhân sự:

ERP quản lý tất cả mọi việc mà nhân viên làm như giờ làm việc, làm những việc gì, khối lượng công việc như thế nào. Mọi người sẽ nghĩ nhân viên không thoải mái vì bị kiểm soát quá nhiều, nhưng trên thực tế ERP sẽ giúp trả lương đúng theo năng lực của từng nhân viên.

• Quản lý dự án:

Phần mềm ERP có thể tự động giao việc cho từng nhân viên vào những dự án dựa vào thế mạnh của họ đã được lưu tại hệ thống. Việc này giúp người quản lý tiết kiệm được khá nhiều thời gian.

• Quản lý doanh nghiệp:

Hệ thống ERP được thiết kế sẵn có rất nhiều quy trình cần thiết để vận hành một doanh nghiệp chỉ trên một hệ thống thống nhất. Mỗi quy trình sẽ giúp những bộ phận như bán hàng, kế toán, nhân sự sẽ không bao giờ xung đột công việc với nhau và không phải phụ thuộc vào nhau để hoàn thành công việc của mình.

>>>Đọc thêm: Xu hướng phát triển phần mềm quản lý ERP: Xây dựng ERP theo hướng chuyên ngành

Giải pháp ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp cho doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và sớm đi vào nề nếp. Doanh nghiệp nào chậm trễ thì doanh nghiệp đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ.

Để triển khai thành công giải pháp ERP doanh nghiệp cần những điều kiện sau: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo doanh nghiệp; xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai, lựa chọn giải pháp phù hợp, lựa chọn đối tác triển khai đúng, phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong doanh nghiệp , chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới, chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp, có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống.

>>>Đọc thêm: 3S ERP “sát cánh” cùng doanh nghiệp Việt giải bài toán quản trị sản xuất