ERP – Công cụ đắc lực cho bộ phận tài chính kế toán trong doanh nghiệp

ERP với sức mạnh quản lý tổng thể nguồn lực trong doanh nghiệp, từ lâu đã trở thành trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý tất cả mọi khía cạnh của hoạt động sản xuất kinh doanh. Không nằm ngoài danh sách, bộ phận tài chính kế toán cũng được hưởng nhiều lợi ích từ công cụ đa năng này. Cùng tìm hiểu về lợi ích của ERP với bộ phận tài chính kế toán qua bài viết dưới đây.

Tính cần thiết của ERP với bộ phận tài chính kế toán

Bộ phận tài chính kế toán là một trong những phòng ban quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào, có vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động tài chính của công ty. Bộ phận này thường xuyên phải làm việc với lượng lớn dữ liệu tài chính phức tạp như ngân sách, dòng tiền,… Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch khi xử lý những dữ liệu này, doanh nghiệp cần phần mềm ERP để xử lý các dữ liệu một cách hiệu quả, phục vụ cho những nghiệp vụ chuyên sâu hơn, giúp nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt và hợp lý.

ERP xử lý dữ liệu tài chính nhanh chóng và chính xác

Đọc thêm: Sự khác biệt giữa phần mềm kế toán thông thường và kế toán trong ERP

5 chức năng quan trọng mà phần mềm kế toán ERP cần có

1. Quản lý và kiểm soát dòng tiền

Quản lý dòng tiền là một trong những chức năng quan trọng nhất của phân hệ kế toán trong ERP. Chức năng này cho phép doanh nghiệp kiểm soát 3 loại dòng tiền chính là dòng tiền hoạt động sản xuất, dòng tiền đầu tư và dòng tiền tài chính hiệu quả. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được “sức khỏe tài chính” đối với các bên liên quan, có kế hoạch đầu tư/sử dụng vốn tiền mặt linh hoạt hơn, chủ động trong các tình huống thiếu hụt tiền mặt và giảm sự phụ thuộc vào ngân hàng,… 

ERP quản lý dòng tiền hiệu quả

2. Quản lý chi phí 

Với tính năng quản lý chi phí, bộ phận tài chính kế toán có thể kiểm soát chặt chẽ các khoản thu chi trong doanh nghiệp, các khoản phí phát sinh và lập kế hoạch ngân sách phù hợp với từng phòng ban. Ngoài ra, phần mềm ERP còn đưa ra các báo cáo theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp xác định được các khoản chi phí vượt định mức ngân sách để đưa ra phương án phân bổ, cân đối phù hợp.

3. Quản lý công nợ

Chức năng quản lý công nợ trong phần mềm ERP là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi và điều chỉnh tình trạng công nợ phải thu, công nợ phải trả hiệu quả nhờ các tính năng hữu ích như: Tạo và quản lý hồ sơ công nợ, thực hiện thanh toán và thu hồi nợ, tạo báo cáo theo khách hàng/theo nhà cung cấp,…  từ đó tối ưu hóa quá trình quản lý công nợ, mang lại sự ổn định và hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.

4. Quản lý giá thành

Chức năng quản lý giá thành trong phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tính toán giá thành sản phẩm nhanh chóng theo nhiều phương pháp, nhiều kiểu tập hợp và phân bổ chi phí khác nhau, qua nhiều công đoạn, nhiều bước,… Khi quản lý giá thành hiệu quả, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định về giá bán, lợi nhuận chính xác hơn, đồng thời tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.

5. Lập báo cáo tài chính 

Lập báo cáo tài chính là một chức năng không thể thiếu đối với bất kỳ phần mềm ERP nào. Chức năng này cho phép hệ thống tự động tổng hợp tất cả các dữ liệu tài chính, phân tích và lập báo cáo tự động. Các báo cáo tài chính sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra chiến lược và các quyết định quản lý thông minh.

Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP

- Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Dược phẩm, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ…
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi

Đăng ký ngay

Ưu điểm của phần mềm kế toán ERP so với phần mềm kế toán truyền thống

1. Tổng hợp dữ liệu nhanh chóng

Nếu sử dụng phần mềm kế toán thông thường, bộ phận kế toán cần rất nhiều thời gian để chuẩn bị báo cáo tài chính cho các bên liên quan như ngân hàng, cơ quan thuế, cổ đông,… do thông tin giữa các bộ phận, chi nhánh không đồng bộ và không liên kết với nhau. Nhưng với sự trợ giúp của ERP, dữ liệu tài chính của doanh nghiệp (bao gồm cả dữ liệu từ các chi nhánh, công ty thành viên) sẽ được quản lý tập trung, tổng hợp và báo cáo theo thời gian thực. Nhờ đó, bộ phận kế toán sẽ tiết kiệm được thời gian tổng hợp dữ liệu, lên báo cáo tài chính đặc biệt là với doanh nghiệp mô hình tập đoàn với nhiều chi nhánh.

ERP có nhiều ưu điểm nổi bật hơn phần mềm kế toán truyền thống

2. Hỗ trợ lập chiến lược kinh doanh hiệu quả

Sử dụng chức năng thiết lập báo cáo như: lập kế hoạch, lập ngân sách và xây dựng những dự báo dựa trên dữ liệu sẵn có, người quản trị có thể dễ dàng quản lý và điều chỉnh các kế hoạch tài chính trong doanh nghiệp. Cụ thể hơn, ERP có thể dự báo biến động tài chính có thể xảy ra, quản lý ngân sách tổ chức hay theo dõi các chu kỳ kinh doanh,…

ERP tích hợp các quy trình tự động được chuẩn hóa trong ngành kế toán. Phần mềm có thể tự động tạo phiếu thu/chi, tự động tính toán giá thành, tự động tổng hợp thông tin và tạo lập báo cáo tài chính,… từ đó giảm các công việc thủ công, lỗi nhập liệu của kế toán viên và tăng hiệu quả hoạt động kế toán.

3. Bảo mật dữ liệu hơn

Dữ liệu kinh doanh là tài sản quý giá nhất của bất kì doanh nghiệp hay tổ chức nào, vì vậy  cần phải được bảo vệ bằng các lớp bảo mật cao. Nếu sử dụng phần mềm kế toán thông thường, doanh nghiệp buộc phải kết nối thông tin với những ứng dụng phần mềm của các phòng ban khác như: phần mềm nhân sự, phần mềm mua hàng, phần mềm quản lý kho,… để đảm bảo dữ liệu tài chính đồng bộ với nhau, từ đó tính toán chính xác dòng tiền, chi phí. Tuy nhiên, việc kết nối các phần mềm riêng lẻ lại với nhau có thể tạo ra các rủi ro bảo mật tiềm ẩn, do không phải phần mềm nào cũng có tính bảo mật cao.

ERP bảo mật dữ liệu tốt hơn so với phần mềm kế toán truyền thống

Trong khi đó, ERP lại cung cấp đầy đủ các chức năng quản trị cần thiết trong doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất, cho phép các phòng ban làm việc chung trên một nền tảng. Vì vậy, doanh nghiệp hầu như không cần phải tích hợp phần mềm này với bên thứ ba, giúp thông tin được bảo mật tốt hơn.

Ngoài ra, các hệ thống On Premise ERP (ERP tại chỗ) còn cung cấp các lớp bảo mật nghiêm ngặt cho hệ thống lưu trữ dữ liệu trung tâm (Data Center), hình thức phân quyền theo cấp chỉ cung cấp quyền truy cập dữ liệu cho các người dùng được phân quyền. Từ đó, ngăn chặn các mối nguy về tin tặc, an ninh mạng, cũng như rò rỉ thông tin cho các bên thứ ba. 

4. Đáp ứng được các nhu cầu kinh doanh đặc thù

Trong khi các phần mềm kế toán độc lập thường bị giới hạn bởi các chức năng cố định, thì hệ thống ERP lại có thể thiết kế chuyên sâu theo đặc thù doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm ERP còn có thể liên kết thông tin với các phân hệ khác trong hệ thống gồm: Kho hàng (inventory), Mua hàng (purchase), Bán hàng (Sale),… đáp ứng thêm các nhu cầu quản lý khác nhau, giúp doanh nghiệp ra quyết định hiệu quả và chính xác hơn.

5. Tự động luân chuyển thông tin

ERP tự động hóa lưu chuyển dòng chảy thông tin giữa các tầng quản lý bằng cách tích hợp dữ liệu vào một hệ thống lưu trữ duy nhất (Data center). Dữ liệu kế toán sau khi được xử lý cũng sẽ được tự động chuyển tới các phòng ban liên quan khác thông qua hệ thống, tạo thuận lợi để thông tin được đồng bộ một cách hiệu quả, tránh hiện tượng đứt gãy, đồng thời giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và kịp thời.

Nâng cao hiệu quả quản trị tài chính kế toán với 3S ERP

3S ERP là phần mềm On Premise ERP được thiết kế tối ưu hóa cho doanh nghiệp Việt Nam trong hoạt động tài chính kế toán. Với những ưu điểm nổi bật như tính tùy biến cao, khả năng truy cập nhanh chóng, dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, 3S ERP với module quản lý tài chính kế toán thực hiện được các nghiệp vụ kế toán sau:

• Kế toán công nợ phải trả: Kết nối với phân hệ quản lý mua hàng, cung cấp tính năng tra cứu nhanh, kiểm soát các nguồn công nợ cần phải thanh toán và đưa ra cảnh báo nhắc nhở giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thanh toán kịp thời và hợp lý.
• Kế toán công nợ phải thu: Kết nối với phân hệ quản lý bán hàng để lập hóa đơn bán, xuất nhập hàng. Lập báo cáo theo dõi hàng bán, số tiền phải thu, công nợ theo hạn thanh toán,…
• Kế toán tiền mặt, tiền gửi: Quản lý và ghi nhận các giao dịch tiền mặt, tiền gửi, bao gồm thu, chi, quỹ tiền mặt, tài khoản ngân hàng và các hoạt động tài chính liên quan.
• Kế toán chi phí, dòng tiền: Quản lý chi phí ở các tất cả bộ phận, bao gồm: chi phí bán hàng, công tác phí, lương nhân viên, khấu hao tài sản,… và kiểm soát chặt chẽ dòng tiền trong doanh nghiệp bao gồm: dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu, dòng tiền phải trả, giá trị tồn kho,…
• Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ: Quản lý và khai báo thông tin về tài sản cố định của doanh nghiệp bao gồm: chi phí khấu hao, bảo trì và các dữ kiện khác liên quan đến tài sản cố định.
• Kế toán chi phí và tính giá thành: Cho phép doanh nghiệp quản lý chi phí và tính toán giá thành theo nhiều phương pháp, nhiều kiểu tập hợp khác nhau. 
• Kế toán thuế, tài chính: Tính năng cho phép hệ thống 3S ERP quản lý và in hóa đơn điện tử, khai báo thuế VAT theo quy định, kết xuất dữ liệu với tổng cục thuế.
• Kế toán tổng hợp: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp như tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá phát sinh, tạo bút toán định kỳ, bút toán khóa sổ,… Lập báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,…

Với sự hỗ trợ mạnh mẽ từ ERP, bộ phận tài chính – kế toán có thể đóng góp những giá trị to lớn cho thành công và phát triển chung của doanh nghiệp. Để được tư vấn triển khai ngay phần mềm kế toán ERP, gọi ngay số Hotline: 092.6886.855