ERP 2.0

Việc gia tăng sử dụng phần mềm mã mở (open-source) và phần mềm dịch vụ (SaaS) đang mài sắc thêm một trong những vũ khí lớn nhất của doanh nghiệp: giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.

Khi đề cập vấn đề phần mềm quản trị doanh nghiệp đối với các CIO, bạn có thể sẽ nhận được câu trả lời một cách chắc chắn, hoặc tốt hoặc xấu. Tùy thuộc vào kinh nghiệm của mình đối với các hệ thống phần mềm ERP mà các CIO hoặc sẽ cho rằng đó là một công nghệ có tính quyết định cuộc chơi và nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp, hoặc tuyên bố rằng đó là nhân tố chính của một dự án cồng kềnh, ngốn một lượng thời gian, tiền bạc và tài nguyên khổng lồ mà không mang lại kết quả như nó hứa hẹn.

Bất chấp những quan điểm rất khác nhau này, giải pháp ERP vẫn là một phần mềm doanh nghiệp quan trọng. Đó là lý do tại sao các CIO phải luôn đứng đầu trong những xu thế công nghệ mới nổi này. Công nghệ này đã có những thay đổi rất đáng kể kể từ khi những nền tảng đầu tiên xuất hiện vào đầu những năm 1990.

Hai xu hướng nổi bật nhất có thể sẽ quyết định tương lại của hệ thống phần mềm ERP là sự mới nổi lên của các giải pháp sử dụng phần mềm mã mở và phần mềm dịch vụ.

Trong khi các dự án mã mở chưa hoàn thiện như các sản phẩm thương mại thì số lượng các công ty tin tưởng sử dụng phần mềm mã mở cho các ứng dụng quan trọng trong kinh doanh đang ngày một tăng lên. Và việc sử dụng phần mềm dịch vụ SaaS cũng đã trở thành một giải pháp thay thế kinh tế và khả thi cho các ứng dụng phải trả tiền.

Nếu bạn là một CIO đang có kế hoạch triển khai giải pháp phần mềm ERP, bạn sẽ đối mặt với một số quyết định quan trọng. Bạn sẽ chọn một sản phẩm từ một nhà cung cấp có tiếng hay chọn một công ty nhỏ hiện mới đang tập trung vào một vài thị trường hàng đầu hay chọn giải pháp thực hiện một tổ hợp các ứng dụng?

Bạn sẽ cho triển khai các phần mềm ERP thương mại hay mã mở? mua đứt bản quyền phần mềm hay sử dụng ERP như là một phần mềm dịch vụ? nhận sự giúp đỡ trong khi thực hiện từ phía chính nhà cung cấp hay thuê một công ty tư vấn, hay tiến hành công việc một cách nội bộ?

Bạn cần phải quyết định sẽ đầu tư bao nhiêu vào việc thực hiện phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP- không chỉ đầu tư cho phầm mềm ứng dụng mà cả các chi phí cho tư vấn, cài đặt, bào dưỡng, hỗ trợ và đào tạo. Các vấn đề cần quan tâm khác bao gồm chương trình ERP sẽ ăn khớp như thế nào với hạ tầng CNTT hiện có của doanh nghiệp bạn? liệu nó có hỗ trợ các hoạt động kinh doanh mang tính toàn cầu? nó có dễ dàng hỗ trợ hệ thống của bạn trong các hoạt động thường ngày? và liệu các ứng dụng phần mềm ERP có dễ dàng điều chỉnh quy mô khi công việc kinh doanh của bạn phát triển hay không?

Chắc chắn đó là một tình huống phức tạp nhưng rất có thể đó là một trong những quyết định mang tính chất then chốt mà một CIO có thể đưa ra.

Tính linh hoạt của giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Ngày nay các CIO cho triển khai các ứng dụng giải pháp ERP đều muốn những hệ thống mang lại tính mềm dẻo linh hoạt trong kinh doanh. Ông Brad Manning, CIO của Quaker Chamical, một công ty sản xuất hóa chất có trụ sở tại Conshohocken, Pa. cho biết “Trước đây, các ERP, theo lý thuyết, được làm ra để đảm bảo rằng công việc kinh doanh của bạn sẽ nằm trong phạm vi của phần mềm này, nhưng tôi không cho rằng đây là một mô hình thành công”, ông tiếp ” Bước tiến tiếp theo của ERP là phải trở nên mềm dẻo và mang tính “động” nhiều hơn để bạn có thể điều chỉnh hệ thống thích hợp với công việc kinh doanh của mình”.

Quaker bắt đầu sử dụng hệ thống phần mềm ERP từ năm 2001 khi hãng cho triển khai chương trình EnterpriseOne XE của JD Edwards ( nay là một bộ phận của Oracle) để thay thế hệ thống quản lý đã lỗi thời không theo kịp với sự phát triển và mở rộng hoạt động ra phạm vi toàn cầu của công ty và không đem lại một tầm nhìn trong các hoạt động của doanh nghiệp. Một trong những lý do mà EnterpriseOne được chọn là do nó được hỗ trợ trên nền tảng IBM AS/400 của Quaker.

Manning đã rất hài lòng với hệ thống ERP, nó được sử dụng cho mục đích từ thiết kế đến chế tạo, đặt hàng đến thanh toán, danh mục đặt hàng, kế toán, thanh toán, nghiên cứu – phát triển và các ứng dụng phải mua bản quyền. Tuy nhiên, trong năm nay, Quaker có kế hoạch nâng cấp lên phiên bản mới nhất EnterpriseOne 8.12 trước hết là để tăng cường khả năng hoạt động và tính linh hoạt trong kinh doanh.

XE là phiên bản hỗ trợ Web đầu tiên của JD Edwards nhưng khả năng hoạt động và tính tiện dụng vẫn chưa được tối ưu hóa do đó hệ thống đã được thiết kế lại nhằm cải tiến hơn nữa những vấn đề trên. Quaker muốn có một hệ thống ổn định hơn. Manning cho biết ” chúng tôi đã đưa XE đi quá những giới hạn của nó, và mỗi khi chúng tôi đẩy nó tới một giới hạn mới thì nó trở nên tồi tệ hơn và chúng tôi phải đối mặt với nhiều vấn đề về dữ liệu hơn.” Một hệ thống ERP nâng cấp sẽ cho phép Quaker tận dụng những khả năng mới như về thương mại điện tử hay các tính năng cho phép khách hàng tự phục vụ.

Xây dựng tính riêng biệt Một công ty khác cũng tìm kiểm một hệ thống ERP linh hoạt khi mà công việc kinh doanh phát triển là Chempoint.com, một công ty phân phối các sản phẩm hóa chất tinh và chuyên biệt có trụ sở tại Seatle. Công ty chi nhánh của Univar N.V có trụ sở đặt tại Hà Lan này cũng muốn kiểm soát chi phi về CNTT.

Thậm chí ngay khi Chempoint và các dịch vụ của hãng đang được thiết kế và phát triển trong khoảng từ năm 1999-2000, ban điều hành công ty đã cân nhắc những lựa chọn khác nhau cho các ứng dụng doanh nghiệp, bao gồm cả ERP. Họ đã xem xét một số lời chào hàng của các hãng có chỗ đứng trên thị trường nhưng không chọn được sản phẩm nào bởi nó không đáp ứng được yêu cầu về tính linh hoạt của công ty.

Phó giám đốc công nghệ của Chempoint, ông Edward Lux nhớ lại ” Những sản phẩm phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP mà chúng tôi thấy vào những năm 1999, 2000 đều có một đặc điểm là một khi nó được đưa vào trong hệ thống của bạn, bạn sẽ phải theo kiểu kiến trúc của nó” Ông tiếp ” nó gợi cho tôi nhớ đến câu nói của Henry Ford rằng ‘bất kỳ khách hàng nào cũng có thể có được chiếc xe sơn bất cứ nào mào anh ta muốn miễn là chiếc xe đó lúc đầu có màu đen’ không phải chê bai gì công việc của các nhà cung cấp đang làm, nhưng Chempoint đã sớm nhận ra rằng cần phải có tính linh hoạt trong việc xây dựng các quy trình riêng biệt cho ngành phân phôi hóa chất của mình.”

Ban điều hành của Chempoint muốn một hệ thống có thể điều chỉnh được cho phù hợp với những yêu cầu của công việc kinh doanh trực tuyến với những nhu cầu luôn thường xuyên thay đổi. Chúng tôi tìm thấy giải pháp của mình trong sản phẩm đang chờ phát hành của Microsoft với tên gọi Biz-Talk Server. Ông Lux giải thích rằng: ” Bởi vì Biztalk là một công cụ truyền tin, nó làm cho việc giao tiếp giữa các ứng dụng như thương mại điện tử đến các hoạt động giao dịch và tài chính. Đây chính là chất keo kết dính những ứng dụng lại với nhau.”

Sử dụng BizTalk Server, Chempoint có thể linh hoạt tạo dựng một hệ thống phần mềm ERP đáp ứng được những nhu cầu của mình và kết nối giữa các ứng dụng qua XML. Trung tâm của giải pháp này là nền tảng phần mềm Great Plains của Microsoft (sau này được gọi là Microsoft Dynamics GP) cho các hoạt động giao dịch và tài chính.

Ông Lux cho hay: ” tính linh hoạt của hệ thống xuất phát từ khả năng kết nối các ứng dụng lại với nhau, cũng như các loại ứng dụng có thể kết nối được với nhau, theo những quy định được thiết lập trước bởi người dùng định trước. Ví dụ như tại thời điểm mà Chempoint đi vào hoạt động thì Great Plains vẫn bị giới hạn trong việc xử lý các thông tin về xếp kho. Tuy nhiên, việc tăng cường tính linh hoạt của ứng dụng cho phép công ty có thể cài đặt Yantra- một hệ thống quản lý việc xếp kho, và ‘dính’ nó vào với Great Plains vì vậy cả hai có thể cùng làm việc như trong một gói hoàn chỉnh.

Theo như ông Lux thì một trong những vấn đề lớn nhất liên quan đến việc quyết định xem có nên dùng một hệ thống phần mềm ERP chính thức hay không là vấn đề về kiểm soát các phiên bản và khả năng nâng cấp của hệ thống. “Thực tế là hiện nay chúng ta có khả năng kiểm soát tốt hơn việc chúng ta sẽ nâng cấp gì và khi nào cần. Đối với đa số các công ty, việc nâng cấp một hệ thống ERP có nghĩa là nâng cấp toàn bộ, nhưng chúng tôi có khả năng chỉ nâng cấp hệ thống CRM (quản lí quan hệ khách hàng) hoặc hệ thống quản lý giao dịch và tài chính riêng lẻ. Điều này chỉ phụ thuộc vào vấn đề thời gian mà thôi” Công ty cũng thường xuyên đánh giá trạng tình trạng hoạt động của hệ thống ERP công nghiệp và so sánh với những ghi nhận của phiên bản đã được tùy biến đang sử dụng tại Chempoint. ” Khả năng linh hoạt cực cao được đưa vào hệ thống của chúng tôi đã tạo nên sự khác biệt so với các hệ thống ERP hoàn thiện nhưng khá cứng nhắc khác”, ông Lux cho biết.

Điều chỉnh quy mô theo hướng phát triển của doanh nghiệp Mặc dù tính mềm dẻo linh hoạt rõ ràng đóng một vai trò chủ đạo trong bất kỳ thành công của một hệ thống ERP nào nhưng cũng cần phải kể đến khả năng điều chỉnh quy mô để phù hợp với sự phát triển của công ty. Một nền tảng ERP có khả năng điều chỉnh đã cho phép Novartis Consumer Health, một chi nhánh của công ty dược phẩm Thụy Sỹ Novartis, nâng cao công việc kinh doanh và xử lý được nhiều thông tin thu nhận đồng thời.

Thực tế là một hệ thống SAP ERP được coi là ” xương sống giúp cho công ty chúng tôi phát triển với một tỷ lệ mà chúng tôi tuyệt đối hài long” trích lời ông Greg Meyers, CIO của công ty Americas.

Trong quá khứ, Novartis Consumer Healther đã xem giải pháp ERP như là một nền tảng cho phép các hoạt động thương mại trong khu vực được diễn ra thông suốt như một đơn vị độc lập. Ông Meyers cho biết thêm: ” khi công việc kinh doanh của chúng tôi phát triển và tiếp tục vươn ra tầm thế giới, chúng tôi thấy được lợi ích của việc tiến tới một thị trường toàn cầu cho phép chúng tôi có sự chia sẻ về sản phẩm và thông tin khách hàng tốt hơn vượt qua các biên giới khu vực”

Với một hệ thống phần mềm ERP tầm cỡ toàn cầu, công ty chúng tôi có kế hoạch tăng cường tính liên kết giữa các hoạt động kinh doanh chủ chốt. ” Cho dù chúng tôi có cố gắng triển khai dây chuyền cung ứng sản phẩm toàn cầu hay mang đến một dịch vụ khách hàng tốt hơn, một hệ thống ERP toàn cầu sẽ giúp chúng tôi đạt được rất nhiều lợi ích” ông Meyers nói.

Novartis Consumer Health tiếp tục đối mặt với những quyết định xem liệu có tiếp tục sử dụng cả gói ứng dụng SAP (các phần mềm giải pháp hỗ trợ kinh doanh) hay chọn một phần mềm tốt nhất. Meyers giải thích tình thế tiến thoãi lưỡng nan này như sau: ” Với hầu hết các ứng dụng mới từ lưu trữ dữ liệu, lập kế hoạch tiên tiến, MRP (hoạch định nguồn lực sản xuất), quản lý lưu trữ đều xảy ra một vấn đề tranh luận không thể tránh khỏi. Liệu chúng ta sẽ sẽ chọn ở lại với các nhà cung cấp ERP và sử dụng hết khả năng của nó hay tìm kiếm một giải pháp từ một hãng mới bên ngoài”

Trong đa số các trường hợp thì những giải pháp từ các hãng nhỏ, mới thường hấp dẫn hơn về mặt tài chính và có nhiều chức năng hơn. Tuy nhiên, theo ông Meyers thì “sau khi xem xét lại toàn bộ chi phí về quyền sở hữu và lợi ích của việc duy trì chất lượng toàn bộ dữ liệu trong bức tranh tổng thể hài hòa thì giải pháp sử dụng ERP sẵn có xem ra là lựa chọn thông minh hơn”.

Các CIO phải đối mặt với thử thách lớn trong việc chọn, thực hiện và duy trì hệ thống phần mềm ERP. Bạn đã sẵn sàng chưa?

(Huy Quỳnh)