5 Chức năng quản trị doanh nghiệp cơ bản & Ứng dụng quản trị trong thời đại số

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt, làm cách nào để các lãnh đạo có thể dẫn dắt, vận hành doanh nghiệp thành công? Câu trả lời là mỗi giám đốc cần chú trọng tới chức năng quản trị doanh nghiệp để từng bước tiến tới đích.

Cốt lõi lợi ích của chức năng quản trị doanh nghiệp

Chức năng quản trị doanh nghiệp giúp các công ty cải thiện hiệu quả, tăng khả năng tiếp cận nguồn vốn, và thúc đẩy phát triển bền vững lâu dài. Thực tế, các công ty chú trọng quản trị doanh nghiệp thường có cao hoạt động hiệu quả hơn và ít rủi ro hơn do có sự chuẩn bị, đề phòng các biến động thị trường. Hơn thế nữa, quản trị tốt có thể giúp doanh nghiệp cải thiện sự tin tưởng của nhà đầu tư, nhờ đó dẫn đến phát triển kinh doanh mạnh mẽ hơn.

Đọc thêm:3 Mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại: Ưu và nhược điểm

Chức năng quản trị cần phải biết khi điều hành doanh nghiệp 

Chức năng hoạch định

Hoạch định là chức năng quản lý cơ bản, bao gồm việc quyết định trước, việc gì phải làm, khi nào hoàn thành, làm như thế nào và ai sẽ thực hiện.

Chức năng hoạch định nhằm giúp các nhà lãnh đạo đánh giá được nguồn lực và các thực trạng cũng như xác định mục tiêu của tổ chức, xây dựng kế hoạch hoạt động ngắn và dài hạn của doanh nghiệp trong từng thời gian nhất định. Từ đó, nhà quản trị có cái nhìn tổng quan để lên các phương án bổ sung, kế hoạch dự phòng phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức.

Vai trò của chức năng hoạch định:

• Đánh giá các vấn đề tồn đọng của tổ chức và các nguồn lực.
• Xác định mục tiêu lâu dài: doanh thu, mức tăng lợi nhuận, số lượng nhân viên
• Thiết lập các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu đề ra trong từng khoảng thời gian nhất định.

Chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức là việc lựa chọn những công việc và giao cho mỗi bộ phận một người chỉ huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra.

Chức năng tổ chức giúp doanh nghiệp thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức.

Vai trò của chức năng tổ chức:

• Thiết lập môi trường nội bộ gắn kết để hoàn thành mục tiêu
• Xây dựng cơ cấu tổ chức chuyên nghiệp và trao quyền cho các cá nhân, bộ phận phù hợp với từng yêu cầu công việc
• Truyền đạt các chỉ thị, thông tin cần thiết để mọi người thực hiện công việc, đồng thời nhận các phản hồi.

Lãnh đạo

Lãnh đạo là tác động bằng nghệ thuật và khoa học để duy trì kỷ luật, kỉ cương của tổ chức và hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên nhằm phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của họ hướng tới thực hiện mục tiêu của tổ chức.

Chức năng lãnh đạo có những vai trò cơ bản sau:

• Duy trì kỷ luật, kỷ cương nhằm ổn định tổ chức
• Hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên để phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của nhân viên nhằm phát triển tổ chức
• Phối hợp các cố gắng riêng lẻ thành cố gắng chung
•  Xây dựng văn hoá tổ chức

Chức năng điều phối

Chức năng điều phối là những hoạt động liên quan đến hướng dẫn, đôn đốc và động viên những người dưới quyền thực hiện các mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất. Chức năng này cũng giúp huy động được sự nỗ lực, nhiệt tình, trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. 

Vai trò của chức năng điều phối:

• Động viên và lãnh đạo con người trong tổ chức nỗ lực làm việc, hướng họ vào việc thực hiện tốt mục tiêu của tổ chức.
• Thông tin hiệu quả, tạo môi trường thuận lợi cho con người làm việc. 
• Xử lý kịp thời, hiệu quả các xung đột có liên quan đến tổ chức

Thực tế, thái độ làm việc của nhân viên như thế nào phụ thuộc vào khả năng kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp con người, giải quyết các xung đột trong tập thể. Trong khi đó, hiệu quả của quản trị có được chỉ khi huy động được nhiệt tình hăng hái của mọi Nhân viên trong tổ chức. Do vậy, nhà quản trị phải biết điều phối các hoạt động có liên quan để hoàn thành tốt nhất các mục tiêu.

Chức năng kiểm soát và ra quyết định

Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu. 

Kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Cũng như  đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất. 

Chức năng kiểm soát không chỉ ở các quản lý cấp cao, mà đôi khi các nhân viên cấp dưới cũng cần tự bản thân kiểm tra, đánh giá lại công việc của mình để phòng trừ sai sót. 

Mục đích của chức năng kiểm soát:

• Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế hoạch doanh nghiệp đã định
• Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu 
• Xác định và dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra 
• Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức
• Cải tiến công tác quản trị

Đọc thêm: Chức năng quản trị doanh nghiệp

Ứng dụng các chức năng quản trị doanh nghiệp trong kỷ nguyên số

Chuyển đổi số là một xu hướng đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới khi các thành tựu của khoa học công nghệ đang hiện diện trong mọi mặt của cuộc sống. Trong thời đại này, việc ứng dụng các chức năng quản trị doanh nghiệp cũng có nhiều thay đồi, đòi hỏi mỗi công ty cần nhanh chóng thích ứng để đáp ứng yêu cầu kinh doanh và nhu cầu của đối tác, khách hàng trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và nền kinh tế số toàn cầu. Điều này buộc các lãnh đạo doanh nghiệp phải cải tiến chức năng quản trị của mình để có đủ khả năng dẫn đường, chỉ lối cho doanh nghiệp. 

Trong đó, mỗi nhà lãnh đạo cần phải chú trọng tới các vấn đề sau:

Quản trị doanh nghiệp theo mô hình 4Ps hiện đại: Phương pháp 4Ps trong quản trị bao gồm 4 yếu tố, đó là: People (con người), Purpose (Mục đích), Process (Quy trình) và Performance (hiệu suất).

Con người là yếu tố trung tâm của mọi tổ chức; đây cũng là cốt yếu và cần được doanh nghiệp quan tâm nhất trong quản trị. Theo đó, doanh nghiệp sẽ lấy yếu tố con người làm đích đến của mọi chiến lược, mục tiêu mà đơn vị, sau đó tiến hành xem xét con người như tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả của công tác quản trị.

Trong quản trị doanh nghiệp, việc xác định mục đích là vô cùng quan trọng và cần thiết. Điều này đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ của hoạt động quản trị.

Sau khi xác định rõ mục đích thì cần tiến hành triển khai thông qua một quy trình cụ thể. Nó bao gồm việc hành động cần thực hiện, việc theo dõi, giám sát cũng như thực hiện các điều chỉnh, cải cách sửa đổi nếu phát hiện có vấn đề.

Hiệu suất là yếu tố trực quan nhất để đánh giá hiệu quả quản trị của doanh nghiệp. Từ việc phân tích, đánh giá hiệu suất, doanh nghiệp sẽ tìm kiếm nguyên nhân và tiến hành cải tiến..

Tối ưu hóa quy trình vận hành: Để tối ưu hóa quy trình vận hành, doanh nghiệp cần tận dụng tối đa nguồn lực, tái sử dụng nguồn tài nguyên cũ. Đồng thời, doanh nghiệp ứng dụng linh hoạt công nghệ trong các khâu hoạt động để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. 

Chú trọng con người: Doanh nghiệp chuyển đổi số, thì mọi phòng ban, nhân sự tất nhiên cũng cần thay đổi tư duy, phong cách làm việc theo định hướng công nghệ kỹ thuật số.

Công nghệ: Công nghệ phải được chú trọng phát triển song song với yếu tố nhân sự. Đây là công cụ quan trọng để phân tích cơ sở dữ liệu, biến đổi và từ đó tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Trên thị trường hiện nay, nhiều doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn chuyển đổi số với 3 xu hướng chính:

Xây dựng chuỗi cung ứng số: Là áp dụng các công nghệ tiên tiến như IoT, Big Data, Robotics, Blockchain, Computer Vision, Machine Learning… để đẩy mạnh hoạt động cung ứng tại các doanh nghiệp sản xuất.

Xây dựng nhà máy thông minh: Doanh nghiệp tối ưu hóa và tự động hóa nhà máy để nâng cao hiệu quả cho quy trình sản xuất.

Đơn giản hóa hoạt động back office: Doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ phần mềm ERP – giải pháp cho phép tất cả nhân sự trong một tổ chức làm việc trên cùng một hệ thống (all-in-one) và chung một nguồn dữ liệu, thay vì làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu độc lập như trước đây. Bên cạnh đó, ERP còn cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu và các dự báo, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược dựa trên nguồn dữ liệu chính xác và minh bạch.

Xem thêm: 5 phút để tìm hiểu tất tần tật về phần mềm ERP – Ứng dụng giúp nâng cao hiệu quả hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp

Hãy liên hệ ngay với chuyên gia của chúng tôi nếu quý vị muốn được tư vấn kỹ hơn về cách xây dựng và ứng dụng giải pháp chuyển đổi số cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Hotline tư vấn giải pháp chuyển đổi số: 092.6886.855