Cải tiến 5s: Tạo sự khác biệt cho doanh nghiệp từ những điều tưởng chừng đơn giản

Xuất phát từ quan niệm “Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”, qua nhiều năm phát triển và áp dụng, cải tiến 5s đã cho thấy sự hiệu quả và ngày càng phổ biến tại nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam.

>>>Đọc thêm: Sản xuất tinh gọn liệu có lỗi thời trong thời đại 4.0?

5S – Triết lý sản xuất của người Nhật

Cải tiến 5S là một trong những công cụ nâng cao năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Cải tiến 5S xuất phát từ những chữ cái S trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Sheiketsu, và Shitsuke, dịch sang tiếng Việt lần lượt là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, và Sẵn sàng. Mục đích của 5S là xây dựng và duy trì môi trường làm việc khoa học, thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí từ khu vực văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay các vị trí xung quanh như sân bãi, chỗ để xe…

Vì liên quan đến mọi khu vực, vị trí trong một doanh nghiệp nên tiêu chuẩn 5S đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và tham gia của tất cả cán bộ công nhân viên, người lao động. Mọi thành viên trong tổ chức đều phải nhận thức rõ được tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của tổ chức/doanh nghiệp cao hơn. Khi cán bộ công nhân viên, người lao động thực sự gắn bó với công việc, họ có thể dễ dàng “chăm sóc” chỗ làm việc của mình, máy móc, thiết bị hay đồ dùng cá nhân của mình. Khi một cá nhân có ý thức và trách nhiệm với chính không gian làm việc của mình thì có thể lan truyền cảm hứng và tạo thêm động lực làm việc cho các cá nhân khác. Chính vì vậy, 5S không chỉ là một công cụ cải tiến đơn thuần mà có thể hiểu là một mô hình quản trị “trực quan”, theo đó, việc vận hành một tổ chức sẽ dựa trên sự kết nối giữa con người, không gian và tiêu chí Thực hành tốt 5S. Đây được coi là 1 điểm khác biệt nhưng đắt giá của 5S so với các công cụ cải tiến khác.

Các bước áp dụng 5S vào Doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng

Bước 2: Phát động chương trình

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri

Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày

Bước 6: Đánh giá định kỳ

Ý nghĩa của cải tiến 5S mang đến cho doanh nghiệp

• Đảm bảo sức khỏe của nhân viên
• Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
• Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở
• Nâng cao chất lượng cuộc sống
• Nâng cao năng suất

Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong phân xưởng, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.

Đọc thêm: Lợi ích của áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất

Lợi ích của 5S

• Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
• Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến
• Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
• Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
• Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
• Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
• Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
• Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:
• Cải tiến Năng suất (P – Productivity)
• Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)
• Giảm chi phí (C – Cost)
• Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)
• Đảm bảo an toàn (S – Safety)
• Nâng cao tinh thần (M – Morale)

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

Mục tiêu chính của cải tiến 5S

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:

• Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.
• Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
• Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
• Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công của 5S

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S

Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người

Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

Kết luận

Việc ứng dụng 5S trong doanh nghiệp giúp thúc đẩy tinh thần nhân viên và cải thiện hình ảnh của công ty. Quá trình này xuất phát từ việc tối ưu tại chỗ làm việc của mình. Tuy nhiên, đây không phải là quá trình một lần. Việc làm sạch liên tục và quá trình đặt đồ vào đúng vị trí cần phải được duy trì một cách nhất quán để mục tiêu chính của 5S, là đạt được mục tiêu cải thiện công việc cao hơn.