5 thách thức khi quản lý hệ thống phân phối Dược phẩm

Trong hoạt động quản lý hệ thống phân phối dược phẩm giám sát bán hàng là khâu thiết yếu nhằm đảm bảo hoạt động của mọi thành viên trên hệ thống diễn ra thông suốt, tuy nhiên không phải lúc nào công việc này cũng diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là một số thách thức quản lý phân phối hiện nay.

>>>Đọc thêm: Ngành sản xuất dược phẩm hút đầu tư từ các DN trái ngành và nước ngoài

1. Hàng hóa tồn kho ở mức không an toàn

Có 2 biểu hiện rõ nhất thường được các doanh nghiệp nhắc đến trong quản lý tồn kho là: Hết hàng và Tồn kho cao. Hết hàng có thể hiểu là nhu cầu thị trường đang rất lớn tuy nhiên sản phẩm lại không có mặt tại điểm bán/đại lý. Tình trạng này kéo dài sẽ đẩy khách hàng (nhà thuốc) sang sử dụng hàng hóa của đối thủ cạnh tranh để kịp cung ứng cho người tiêu dùng, từ đó khiến doanh nghiệp dần đánh mất thị phần.

Ngược lại, hàng tồn kho quá cao lại gây ra sự lãng phí lớn cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên:

• Nhân viên bán hàng cố gắng bán “càng nhiều càng tốt” nhằm đạt chỉ tiêu doanh số
• Hàng không được trưng bày ra quầy kệ. Chủ nhà thuốc không giới thiệu sản phẩm đến khách hàng
• Sản phẩm không được người tiêu dùng yêu thích (xuất phát từ giá cả, chất lượng, mẫu mã…)

Dù xuất phát từ nguyên nhân nào, việc để hàng tồn kho cao sẽ khiến nhà phân phối dành nhiều chi phí để bảo quản, từ đó tạo tâm lý chán nản “hàng không thể bán được”. Trong khi đó nhiều điểm bán lại thiếu hàng để cung cấp cho người tiêu dùng. Vì vậy doanh nghiệp cần kiểm soát tốt vấn đề hàng tồn kho trên kênh phân phối để có hướng điều chỉnh sản xuất – kinh doanh phù hợp.

2. Không quản lý chặt chẽ đội ngũ trình dược viên

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong ngành phân phối dược thì trình dược viên đóng vai trò then chốt để mở rộng, kiểm soát thị trường. Tuy nhiên làm thế nào để để biết được họ có thực sự làm việc? Thời gian, vị trí và kết quả viếng thăm khách hàng? Hiệu quả làm việc trong ngày?

Thực tế hiện nay, việc quản lý đội ngũ bán hàng vẫn thực hiện thủ công, thông qua các phương thức như: gọi điện thoại, thuê giám sát bán hàng hay nhận báo cáo từ nhà phân phối… Những cách làm này không mang lại hiệu quả cao, trong khi lại gây lãng phí thời gian và tiền bạc.

Đọc thêm: Tiêu chuẩn nhà thuốc GPP: Những điều kiện cần và đủ

3. Giám sát điểm bán

Nhà phân phối/điểm bán là mắt xích mang ý nghĩa then chốt trong hệ thống phân phối. Đó không chỉ là điểm tiếp xúc giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng mà còn là nơi khai thác thông tin quan trọng về thị trường như thói quen, sức mua… Tuy nhiên hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn quan niệm ‘Chỉ cần giao hàng xuống nhà phân phối là hết nhiệm vụ. Việc bán hàng không phải là vấn đề cần bận tâm”. Chính tâm lý đó đã đẩy nhiều nhà phân phối sang bán hàng đối thủ cạnh tranh bởi họ nhận được nhiều ưu đãi về chính sách, con người, quảng cáo.

Vậy cần giám sát điểm bán như thế nào?

• Tình hình bán hàng, mức tiêu thụ hàng hóa
• Hàng tồn kho, trưng bày sản phẩm trên quầy kệ
• Việc thực hiện các chương trình trade marketing
• Thái độ của chủ cửa hàng với sản phẩm doanh nghiệp. Có thường xuyên giới thiệu với người tiêu dùng?

Chính từ những số liệu đó, doanh nghiệp sẽ có cơ sở vững chắc để đưa ra chiến lược sản xuất – kinh doanh – phân phối thật hợp lý, phù hợp từng địa phương, vùng miền.

4. Xử lý đơn hàng chậm trễ

Thêm một thách thức đối với việc quản lý phân phối giám sát bán hàng đó là việc xử lý đơn hàng rất chậm chạp. Nguyên nhân xuất phát từ quy trình làm việc thủ công của đội ngũ trình dược viên. Toàn bộ công việc như kiểm hàng tồn kho, tạo đơn hàng đều được ghi chép bằng sổ sách. Đến cuối ngày trình dược viên sẽ tổng hợp lại bằng file excel và gửi về cho kế toán. Thời gian “chết” trong xử lý quy trình quá cao. Đơn hàng thậm chí phải mất vài ngày để xử lý và đến được với tay nhà phân phối.

Trong hoàn cảnh các doanh nghiệp cạnh tranh ngày càng gay gắt, nếu sản phẩm không có sẵn tại điểm bán sẽ khiến đối thủ có cơ hội xâm nhập và chiếm lĩnh thị trường. Vì vậy yêu cầu đặt ra là phải nâng cao tốc độ xử lý đơn hàng, xóa bỏ các thao tác thủ công trong quá trình làm việc.

5. Công cụ quản lý không phù hợp

Thực tế, hiện nay các doanh nghiệp đều có công cụ quản lý riêng biệt, tuy nhiên, lựa chọn một giải pháp phù hợp với lĩnh vực kinh doanh không hề đơn giản. Nếu phần mềm không hợp lý sẽ khiến doanh nghiệp vừa tốn chi phí trong khi hiệu quả mang lại không cao.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất – phân phối, đặc biệt là các đơn vị sở dược phẩm với những yêu cầu trong quản lý riêng biệt và hệ thống phân phối rộng thì cần có giải pháp để hỗ trợ doanh nghiệp. Với quản lý hệ thống phân phối thì phần mềm 3S ERP. iPHARMA là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong:

• Giám sát nhân viên bán hàng – tiếp thị: Vị trí – thời gian – tuyến bán hàng
• Quản lý điểm bán: Doanh thu – Tồn kho – Trưng bày – Đặt hàng
• Tự động hóa quy trình làm việc của nhân viên bán hàng
• Dữ liệu được truyền tải ngay lập tức cho nhà quản lý, xóa bỏ thời gian gian “chết” trong quá trình làm việc

Lời kết

Trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0, đổi mới, ứng dụng công nghệ chính là mấu chốt cho hành trình chuyển đổi số. Để tìm hiểu sâu hơn về giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quả trị tốt kênh phân phối dược mời bạn đọc thêm tại ĐÂY. Để được tư vấn mời doanh nghiệp liên hệ với chúng tôi: 092.6886.855