4 hạn chế của ERP khiến doanh nghiệp băn khoăn khi ứng dụng

Hiện nay việc chuyển sang giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) toàn diện là một bước tiến lớn đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào đặc biệt cần thiết với những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình chuỗi hoặc những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Tuy nhiên để ứng dụng ERP trước hết bạn cần tìm hiểu kỹ về những ưu điểm và hạn chế của ERP với việc triển khai. Dưới đây là những lợi ích và 4 hạn chế của ERP.

Hạn chế của ERP

• Hạn chế của ERP: Chi phí triển khai cao

Đây là có lẽ là vấn đề đầu tiên các doanh nghiệp quan tâm và cũng là cản trở dễ thấy nhất. Các hệ thống ERP có lịch sử và bề dày thành công trên thế giới đều rất đắt đỏ ví dụ như: SAP, Oracle, Info…Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên rất cao.

Bên cạnh đó trong quá trình sử dụng phần mềm ERP, có nhiều khoản chi phí đi kèm ví dụ như phần mềm được nâng cấp lên phiên bản mới hơn. Doanh nghiệp phải nâng cấp phần cứng, điều hành và các phần mềm liên quan để tương thích và sử dụng được nhiều cải tiến mới.

Đối với doanh nghiệp cỡ trung ở Việt nam chi phí này cũng đã có thể lên tới vài trăm ngàn USD. Dự án trang bị ERP có chất lượng cao rẻ nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD. Đây không phải là 1 món đầu tư nhỏ đối với doanh nghiệp. Hiện nay giá cả có thể là rào cản lớn nhất và cũng là một hạn chế của ERP khi tiếp cận với doanh nghiệp.

• Hạn chế của ERP: Thời gian triển khai ERP mất nhiều thời gian và công sức

Vì ERP là một hệ thống lớn bao gồm nhiều module chức năng và thay thế hoàn toàn các phần mềm rời rạc, riêng lẻ đang được sử dụng tại doanh nghiệp và các module này có tính liên kết, kế thừa thông tin giữa các bộ phận. Bên cạnh đó là các báo cáo đa chiều sâu rộng về mọi hoạt động của doanh nghiệp nên việc triển khai ERP rất tốn thời gian – các dự án có thể mất 1-3 năm với các doanh nghiệp lớn để hoàn thành đầy đủ chức năng.

Việc một doanh nghiệp không có những kế hoạch chi tiết và thống nhất ngay từ khi triển khai hệ thống lúc ban đầu sẽ khiến quá trình triển khai có quá nhiều yêu cầu tùy chỉnh có thể làm chậm dự án.

• Hạn chế của ERP: Yêu cầu nhân viên được đào tạo cao

Cần phải đào tạo tất cả nhân viên trong công ty để hệ thống được sử dụng hiệu quả. Đây là một chi phí cho công ty cũng như thời gian và nỗ lực cần thiết cho nó.

• Hạn chế của ERP: Cần thời gian để thu lợi từ ERP

Phần mềm ERP thực hiện chú trọng vào việc cải tiến và phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ doanh nghiệp. Và thời gian thu lợi từ phần mềm ERP xuất hiện trong dài hạn nên phải kiên trì thực hiện nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã chỉ ra rằng phải mất đến 8 tháng triển khai mới thấy được lợi ích của ERP sau khi hệ thống được cài đặt. Nhưng đổi lại số tiền tiết kiệm hàng năm thu được từ hệ thống ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ.

Những lợi thế mang cho các bộ phận của doanh nghiệp khi ứng dụng hệ thống ERP

ERP được coi là xương sống của một tổ chức doanh nghiệp và nó mang tới nhiều lợi ích cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh phần mềm ERP mang lại hiệu quả cao nhờ thông tin tích hợp

• Lợi ích đối với bộ phận kinh doanh

Giảm thời gian báo giá, tăng khả năng đáp ứng. Phân tích lợi nhuận dựa trên số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, các khách hàng mục tiêu, thị phần, khuynh hướng của thị trường…Cho phép tạo ra các kế hoạch tiếp thị, các khung giá khác nhau, các kế hoạch giảm giá linh động…Bộ phận kinh doanh có thể nhìn thấy chính xác thời gian giao hàng, kiểm soát chặt chẽ giữa đơn hàng và hàng tồn kho.

• Lợi ích đối với bộ phận sản xuất

Gắn kết thông tin đơn hàng và sản xuất: các đơn hàng hiện có và các đơn hàng dự báo. Theo dõi chính xác lượng hàng có phục vụ cho: bán hàng, phân phối, quản lý nguyên vật liệu. Giúp cho việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.

• Lợi ích đối với bộ phận kế toán – tài chính

Phân hệ kế toán trong phần mềm ERP còn liên kết chặt chẽ với bộ phận kinh doanh để tự động ghi nhận doanh số, lập lệnh xuất kho,…để kế toán nắm được số liệu thực tế, giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

• Lợi ích đối với bộ phận nhân sự

Tích hợp cơ sở dữ liệu nhân sự: Lương, chế độ chính sách, Kế hoạch tuyển dụng, Chi phí công tác và di chuyển, quản lý nhân sự theo KPI… Kết nối với phân hệ quản lý sản xuất giúp chấm công (giờ công, nghỉ phép, trực ca): quan trọng cho việc phân bổ chi phí ngân sách.

• Giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp

Phần mềm ERP giúp loại bỏ những yếu tố trung gian khiến cho luồng thông tin không được xuyên suốt trong quá trình phối hợp giữa nhiều bên trong một doanh nghiệp, nhờ đó nâng cao hiệu quả công việc và cắt giảm được những chi phí không cần thiết. Cụ thể chi phí này sẽ được cắt giảm trong các khâu như:

• • Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên
  • Cắt giảm chi phí đào tạo và huấn luyện lại nhân viên cũ cũng như
  • Hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát trong quá trình kinh doanh
  • Cắt giảm chi phí thông qua việc lên kế hoạch và tính toán các khoản chi phí từ quá trình sản xuất
  • Cung cấp dữ liệu chính xác, thời gian giải quyết thông tin, sự cố nhanh hơn.
  • Vận hành tốt các vấn đề về tài chính đặc biệt là quản lý dòng tiền
  • Tăng độ tin tưởng của khách hàng đồng thời giảm chi phí mở rộng thị trường, marketing
  • Giá vốn hàng bán được tính toán chính xác nhờ đó mang đến lợi ích cao hơn

Thấu hiểu được cả những lợi ích và hạn chế của ERP giúp bạn có thể có được cái nhìn đa chiều về hệ thống ERP khi ứng dụng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên bạn cũng cần biết rằng ứng dụng ERP là một hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện và thông minh nó luôn đòi hỏi dành nhiều thời gian, công sức và đầu tư vốn. Do đó, trước khi quyết định áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty cần nhận định rõ ràng khó khăn và thuận lợi của giải pháp ERP và cả sự quyết tâm đồng lòng để có thể đưa ERP vào triển khai trong doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn từ chuyên gia giải pháp ERP từ ITG, mời bạn liên hệ qua số hotline tư vấn giải pháp: 0986.196.838