Ưu điểm và hạn chế của ERP. Có nên đầu tư phần mềm ERP không?

Hiện nay việc chuyển sang sử dụng giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thay cho các phần mềm nhỏ lẻ đang trở thành xu hướng tại những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn hoặc hoạt động theo mô hình chuỗi. Tuy nhiên để ứng dụng hiệu quả phần mềm này, trước hết doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về những ưu nhược điểm của ERP. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết là những ưu điểm và hạn chế của ERP nhằm giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch triển khai phù hợp, đảm bảo tính thành công của dự án.

1. 4 Hạn chế của ERP khiến doanh nghiệp băn khoăn khi ứng dụng

Nắm rõ ưu nhược điểm của ERP sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai lầm khi triển khai. Trước khi đi vào tìm hiểu về những lợi ích mà phần mềm này mang lại, hãy cùng điểm danh 4 hạn chế của ERP dưới đây:

4 Hạn chế lớn nhất của ERP

Hạn chế của ERP: Chi phí triển khai cao

Chi phí luôn là yếu tố đầu tiên mà các doanh nghiệp quan tâm khi quyết định đầu tư vào một phần mềm ERP. Các giải pháp ERP hàng đầu thế giới như SAP, Oracle, Netsuite,… thường có giá thành khá cao. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm; doanh nghiệp còn phải trả thêm tiền mua bản quyền phần mềm cho nhà sản xuất ERP ngoại.

Bên cạnh đó, trong quá trình triển khai phần mềm, doanh nghiệp có thể phải chi trả thêm các khoản phí phát sinh như: Chi phí thuê thêm nhân viên CNTT, thuê chuyên gia tư vấn ERP, chuyên gia đào tạo phần mềm, chi phí đầu tư hoặc nâng cấp phần cứng (máy chủ, thiết bị di động tương thích…).

Với những khoản chi phí trên, tổng giá trị của một dự án ERP có thể lên tới vài trăm ngàn USD đối với doanh nghiệp cỡ trung ở Việt Nam. Dự án ERP có chất lượng cao rẻ nhất cũng có giá trị khoảng vài chục ngàn USD. Đây là một khoản đầu tư khá lớn, đặc biệt là với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Vì vậy, chi phí xây dựng hệ thống ERP có thể trở thành rào cản lớn nhất và cũng là một hạn chế của ERP khi tiếp cận với doanh nghiệp.

Xem thêm: Bảng giá phần mềm ERP mới nhất

Hạn chế của ERP: Triển khai ERP mất nhiều thời gian và công sức

ERP là một hệ thống lớn bao gồm nhiều module chức năng, có thể thay thế hoàn toàn các phần mềm rời rạc, riêng lẻ đang được sử dụng tại doanh nghiệp. Các module này có tính liên kết, kế thừa thông tin chặt chẽ giữa các bộ phận, đồng thời tạo ra các báo cáo đa chiều sâu rộng về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, việc triển khai ERP rất tốn thời gian. Các dự án có thể mất 1-3 năm với các doanh nghiệp lớn để hoàn thành đầy đủ chức năng.

Triển khai mất nhiều thời gian là hạn chế của ERP

Việc một doanh nghiệp không có những kế hoạch chi tiết và thống nhất ngay từ khi triển khai hệ thống lúc ban đầu sẽ khiến quá trình triển khai có quá nhiều yêu cầu tùy chỉnh dẫn đến chậm dự án.

Hạn chế của ERP: Yêu cầu nhân viên được đào tạo cao

Để sử dụng phần mềm ERP hiệu quả vào công việc, nhân viên trong doanh nghiệp cần được đào tạo để sử dụng thành thạo hệ thống. Điều này đặt ra một thách thức không nhỏ bởi việc tổ chức các buổi đào tạo có thể làm gián đoạn thời gian làm việc, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc và năng suất của nhân viên. Ngoài ra, không phải tất cả nhân viên đều có khả năng tiếp thu kiến thức như nhau. Việc đào tạo cho những người có ít kinh nghiệm về công nghệ thông tin có thể gặp nhiều khó khăn. Do đó, việc đào tạo nhân viên là một hạn chế cần được cân nhắc kỹ lưỡng trước khi doanh nghiệp quyết định triển khai ERP.

Hạn chế của ERP: Cần thời gian để thu lợi từ ERP

Phần mềm ERP chú trọng vào việc cải tiến và phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ doanh nghiệp. Và thời gian thu lợi từ phần mềm ERP xuất hiện trong dài hạn nên doanh nghiệp cần phải kiên trì thực hiện. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã chỉ ra rằng phải mất đến 8 tháng triển khai mới thấy được lợi ích của ERP sau khi hệ thống được cài đặt. Nhưng đổi lại số tiền tiết kiệm hàng năm thu được từ hệ thống ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ.

2. Ưu điểm của phần mềm ERP

Ưu nhược điểm của ERP luôn song hành với nhau. Bên cạnh những hạn chế kể trên, giải pháp ERP cũng mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp:

Giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp

Mặc dù ERP là một khoản đầu tư lớn nhưng khi triển khai thành công, doanh nghiệp có thể thu được nhiều lợi ích thiết thực. Một trong số đó phải kể đến hiệu quả giảm thiểu chi phí vận hành.

Thay vì đầu tư vào nhiều phần mềm khác nhau, ERP giúp doanh nghiệp hợp nhất tất cả các quy trình vào một nền tảng duy nhất. Điều này giảm thiểu chi phí phần cứng, phần mềm, nhân sự và đào tạo vào các hệ thống nhỏ lẻ.

Bên cạnh đó, phần mềm ERP cũng giúp doanh nghiệp loại bỏ những yếu tố trung gian khiến cho luồng thông tin không được xuyên suốt trong quá trình phối hợp giữa các phòng ban, nhờ đó nâng cao hiệu quả công việc và cắt giảm được những chi phí không cần thiết. Cụ thể chi phí này sẽ được cắt giảm trong các khâu như:

• Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên
• Cắt giảm chi phí đào tạo và huấn luyện lại nhân viên cũ cũng như
• Hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát trong quá trình kinh doanh
• Cắt giảm chi phí thông qua việc lên kế hoạch và tính toán các khoản chi phí từ quá trình sản xuất
• Cung cấp dữ liệu chính xác, thời gian giải quyết thông tin, sự cố nhanh hơn.
• Vận hành tốt các vấn đề về tài chính đặc biệt là quản lý dòng tiền
• Tăng độ tin tưởng của khách hàng đồng thời giảm chi phí mở rộng thị trường, marketing
• Giá vốn hàng bán được tính toán chính xác nhờ đó mang đến lợi ích cao hơn

Mang đến cái nhìn tổng quát về mọi hoạt động của doanh nghiệp

Một trong những ưu điểm lớn nhất của ERP là mang đến cho nhà lãnh đạo cái nhìn toàn diện về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Phần mềm ERP cho phép người quản lý truy cập vào mọi quy trình hoạt động của doanh nghiệp một cách dễ dàng, từ đó nắm bắt nhanh công việc và tiến độ thực hiện của từng phòng ban.

Ví dụ: Nhà quản lý có thể theo dõi mức tồn kho hàng ngày, bao gồm cả các lô hàng trong tương lai vẫn chưa được nhận và hàng tồn kho hiện đang được vận chuyển. Bằng cách biết nắm rõ mức tồn kho, bạn có thể kiểm soát vốn lưu động của mình ở mức chính xác hơn.

Ngoài ra, tính khả dụng của tất cả thông tin của công ty ở một vị trí tập trung cho phép tăng cường hợp tác và hoàn thành hợp lý hơn các nhiệm vụ. Khả năng hiển thị đầy đủ này cung cấp các quy trình công việc mạch lạc hơn và cho phép các quy trình giữa các bộ phận dễ dàng được theo dõi với hiệu quả tối đa. Thông qua những thông tin được cung cấp đầy đủ, chính xác ở bất kỳ thời điểm nào, nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định nhanh chóng hơn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý – vận hành trong doanh nghiệp.

Cải thiện báo cáo và lập kế hoạch

Triển khai phần mềm ERP trên khắp các phòng ban có nghĩa là tổ chức của bạn có một hệ thống báo cáo thống nhất và duy nhất cho mọi quy trình. Thay vì phải đối mặt với vô số bảng tính và email, ERP có thể tạo ra các báo cáo và phân tích chi tiết một cách nhanh chóng, dễ dàng. Điều này không chỉ giúp cải thiện khả năng phân tích và ra quyết định của các cấp lãnh đạo mà còn tăng cường hiệu quả làm việc giữa các phòng ban.

Phần mềm ERP cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất

Cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên

ERP là giải pháp tối ưu để tiết kiệm thời gian và công sức làm việc cho nhân viên. Nếu được triển khai đúng cách, hệ thống ERP có thể giải phóng nhân viên khỏi những công việc thủ công bằng cách tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, từ đó giúp họ tập trung vào những nhiệm vụ sáng tạo và mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.

Dịch vụ khách hàng được cải thiện

Khách hàng của doanh nghiệp cũng có thể nhận được lợi ích từ hệ thống ERP ngay cả khi họ không biết điều đó. Vì thông tin khách hàng được tập trung và sắp xếp hợp lý, nhóm bán hàng của bạn sẽ có thể tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ khách hàng thay vì duy trì bảng tính excel. Thông qua theo dõi từ đầu đến cuối và thông tin chi tiết về khách hàng do ERP cung cấp, bạn có thể cung cấp tương tác khách hàng tốt hơn từ tiếp thị mục tiêu trong suốt chặng đường thông qua dịch vụ khách hàng giai đoạn cuối.

Hầu hết các bộ phần mềm ERP cập nhật cũng hỗ trợ tích hợp web Thương mại điện tử. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ có khả năng xử lý đơn hàng và tương tác với khách dựa trên web tốt hơn.

Tính bảo mật và chất lượng dữ liệu

Một trong những lợi thế lớn nhất của hệ thống ERP là bảo mật dữ liệu. Trung tâm của khái niệm ERP là dữ liệu. Chia sẻ dữ liệu trên các silo chức năng như dịch vụ khách hàng, bán hàng, tiếp thị và phát triển kinh doanh giúp tăng cường sự hợp tác trong toàn công ty. Mặt khác để truy cập dữ liệu rộng rãi là kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa thông tin. Các giải pháp ERP có các kiểm soát nội tại để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn.

Hơn nữa, điều giúp ERP duy trì mức độ bảo mật dữ liệu cao là chúng cung cấp một hệ thống đầu vào duy nhất. Việc hợp nhất thông tin từ nhiều hệ thống thường gây ra xung đột giữa các nguồn, nhưng có một kho thông tin duy nhất giúp cải thiện tính chính xác, nhất quán và bảo mật dữ liệu của công ty bạn.

Cải thiện hợp tác và quy trình làm việc

Hợp tác là một phần thiết yếu của một doanh nghiệp phát triển mạnh. Nhưng thường xuyên hơn không, nếu như làm việc trên các phần mềm rời rạc việc chia sẻ dữ liệu thực hiện thủ công. Ví dụ bộ phận sales muốn chia sẻ thông tin về yêu cầu của khách hàng, số lượng họ đặt, kiểu dáng kích cỡ sản phẩm…cho bộ phận sản xuất thì sẽ mất thời gian. Nhưng với ERP sự chia sẻ thông tin giữa các bộ phận ngay trên phần mềm đơn giản như bạn ăn một chiếc bánh. Một nền tảng ERP hợp lý hóa quá trình hợp tác với những người khác bằng cách cung cấp cho nhân viên quyền truy cập chia sẻ dữ liệu cần ngay trên hệ thống tập trung.

ERP giúp cải thiện hợp tác và quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Điều này cho phép cập nhật dự án theo thời gian thực và giao tiếp tốt hơn trên toàn công ty. Với một hệ thống ERP được áp dụng, mọi nhân viên đều có quyền truy cập theo yêu cầu vào toàn bộ dữ liệu của công ty, cho phép họ nhìn thấy bức tranh lớn. Đổi lại, điều này mang lại cho nhân viên của bạn các công cụ họ cần để đưa ra quyết định chủ động trong khi khiến họ cảm thấy có giá trị hơn. Hiệu quả với doanh nghiệp của bạn là tăng hiệu quả giao tiếp và giảm chi phí hoạt động liên quan đến theo dõi dữ liệu thủ công, cũng như sự gắn kết của nhân viên cao hơn.

Quản lý chuỗi cung ứng được cải thiện

Đối với các công ty liên quan đến việc di chuyển hàng tồn kho và sản xuất vật lý, hệ thống ERP sẽ tăng cường quản lý chuỗi cung ứng theo nhiều cách khác nhau. Cải tiến này dẫn đến rút ngắn thời gian giao hàng, giao hàng đúng hạn hơn và nhiều lợi ích khác giúp tăng cường hoạt động chung và thành công của doanh nghiệp của bạn.

Thông qua một nền tảng ERP được thiết kế tốt, chuỗi cung ứng của bạn có thể trở nên tốt hơn và phản ứng nhanh hơn thông qua dự báo nhu cầu được cải thiện, quản lý hàng tồn kho, mua sắm và nhiều hơn nữa. Chuỗi cung ứng được sắp xếp hợp lý cũng tạo điều kiện cho các sáng kiến ​​sản xuất, có thể giúp bạn giảm chi phí và phát triển các sản phẩm mới thú vị mang lại cho doanh nghiệp của bạn lợi thế cạnh tranh cần thiết để đi trước.

Ngoài ra, một ERP có thể cải thiện đáng kể lợi nhuận và giảm tình trạng dư thừa liên quan đến hàng tồn kho và sản xuất. Cái nhìn sâu sắc thống nhất về lịch trình bán hàng, sản xuất và giao hàng cho phép mức độ cổ phiếu được tối ưu hóa thay vì dựa vào ước tính tốt nhất của đoán đoán cho các tập sắp tới.

3. Doanh nghiệp có nên đầu tư vào ERP hay không?

Việc quyết định có nên đầu tư vào ERP hay không là một quyết định quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng, hãy cân nhắc kỹ lưỡng cả ưu nhược điểm của ERP. Đừng để những hạn chế của ERP làm bạn sợ hãi mà quên mất những lợi ích mà phần mềm này mang lại. Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù riêng, vì vậy hãy tìm hiểu xem ERP có thực sự phù hợp với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp hay không, sau đó tìm kiếm một hệ thống ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn tiềm năng nhất để cải thiện.

Việc đầu tư ERP hay không phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp

Một khi đã quyết định đầu tư vào ERP, doanh nghiệp cần quyết tâm theo đuổi dự án đến cùng và có kế hoạch triển khai cụ thể để đảm bảo thành công. Một hệ thống ERP hiệu quả sẽ giúp tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp hưởng nguồn lợi ích chung từ phần mềm này:

• Lợi ích đối với bộ phận kinh doanh

Giảm thời gian báo giá, tăng khả năng đáp ứng. Phân tích lợi nhuận dựa trên số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, các khách hàng mục tiêu, thị phần, khuynh hướng của thị trường…Cho phép tạo ra các kế hoạch tiếp thị, các khung giá khác nhau, các kế hoạch giảm giá linh động…Bộ phận kinh doanh có thể nhìn thấy chính xác thời gian giao hàng, kiểm soát chặt chẽ giữa đơn hàng và hàng tồn kho.

• Lợi ích đối với bộ phận sản xuất

Gắn kết thông tin đơn hàng và sản xuất: các đơn hàng hiện có và các đơn hàng dự báo. Theo dõi chính xác lượng hàng có phục vụ cho: bán hàng, phân phối, quản lý nguyên vật liệu. Giúp cho việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.

• Lợi ích đối với bộ phận kế toán – tài chính

Phân hệ kế toán trong phần mềm ERP còn liên kết chặt chẽ với bộ phận kinh doanh để tự động ghi nhận doanh số, lập lệnh xuất kho,…để kế toán nắm được số liệu thực tế, giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

• Lợi ích đối với bộ phận nhân sự

Tích hợp cơ sở dữ liệu nhân sự: Lương, chế độ chính sách, Kế hoạch tuyển dụng, Chi phí công tác và di chuyển, quản lý nhân sự theo KPI… Kết nối với phân hệ quản lý sản xuất giúp chấm công (giờ công, nghỉ phép, trực ca): quan trọng cho việc phân bổ chi phí ngân sách.

Thấu hiểu được cả những lợi ích và hạn chế của ERP giúp doanh nghiệp có thể có được cái nhìn đa chiều về hệ thống khi ứng dụng. Vì ERP là một hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện và thông minh nên đòi hỏi doanh nghiệp cần dành nhiều thời gian, công sức và đầu tư vốn. Do đó, trước khi quyết định áp dụng hệ thống ERP, ban lãnh đạo công ty cần nhận định rõ ràng khó khăn, thuận lợi của giải pháp ERP và cả sự quyết tâm đồng lòng để có thể đưa ERP vào triển khai trong doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn từ chuyên gia giải pháp ERP từ ITG, mời bạn liên hệ qua số hotline tư vấn giải pháp: 0986.196.838