Tự xây dựng hệ thống ERP – Quy trình – Chi phí – Ưu điểm – Hạn chế

Hiện nay, chuyển đổi số đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược của mỗi doanh nghiệp sản xuất. Trong quá trình mở rộng và phát triển, xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động của phòng ban chức năng. Tuy nhiên “tự xây dựng hệ thống ERP” hay mua phần mềm đóng gói lại là nỗi băn khoăn của nhiều chủ doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Ưu điểm – Hạn chế và Quy trình khi “Tự xây dựng hệ thống ERP”. 

Ưu điểm và hạn chế khi tự xây dựng hệ thống ERP

Wooden blocks with symbol of ERP, Enterprise Resources Planning business and technology concept.”n

Ưu điểm tự xây dựng ERP

• Doanh nghiệp có toàn quyền sở hữu ERP cũng như mã nguồn. 
• Doanh nghiệp được lựa chọn lấy thông tin gì và lưu trữ thông tin gì không triển khai xây dựng hệ thống ERP 
• Phù hợp chính xác với đặc thù lĩnh vực của doanh nghiệp
• Toàn quyền xây dựng, chỉnh sửa khung cấu trúc ERP và các chức năng của hệ thống
• Tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ

Hạn chế khi tự xây dựng hệ thống ERP

• Tốn kém để duy trì nguồn lực hỗ trợ, bảo trì hệ thống
•  Đòi hỏi nhiều nhân viên CNTT hơn, điều này cuối cùng dẫn đến chi phí đầu vào cao.
• Chi phí chuyển đổi cao khi chuyển sang công nghệ mới hơn.
• Việc phát triển hệ thống CNTT nội bộ tốn nhiều thời gian hơn so với việc thuê một đơn vị chuyên cung cấp giải pháp ERP phát triển hệ thống tùy chỉnh (customized) hoặc mua phần mềm đóng gói

Quy trình tự xây dựng hệ thống ERP

Bước 1: Xây dựng nhu cầu

Doanh nghiệp cần trả lời hai câu hỏi chính trước khi bước vào thiết lập quy trình xây dựng hệ thống:

• Ứng dụng web ERP sẽ mang lại những lợi ích gì để đáp ứng những yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp?
• Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống ERP hay cần sự hỗ trợ từ một nhà cung cấp bên ngoài?

Câu hỏi thứ hai phải trở nên rõ ràng khi bạn đã giải quyết câu hỏi đầu tiên. Khi xây dựng các mục tiêu và thông số kỹ thuật cho hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình có sự tham gia của những nhân sự chính trong công ty và các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ. Điều này sẽ đảm bảo rằng dự án tự triển khai hệ thống ERP có những mục tiêu hợp lý, có thể đạt được.

Bước 2: Lên ý tưởng xây dựng hệ thống ERP của riêng doanh nghiệp

Khi sử dụng phần mềm ERP, những khía cạnh kỹ thuật trong việc phát triển ERP có thể được giải quyết. Cân nhắc và tạo nên một bản thiết kế phác thảo sao cho phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.

Bước 3: Bắt đầu thiết kế giao diện/cấu trúc ERP (wireframing)

Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng hệ thống ERP là chọn loại hệ thống phù hợp. Trong đó, phần mềm ERP trên nền tảng web hoặc ERP cài đặt theo máy chủ là hai lựa chọn phổ biến. 

Trong bước này, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch từng bước cho quá trình phát triển. Một vài vấn đề cần lưu ý trong bước này như sau:

• Thiết lập các mô-đun: Liệt kê các mô-đun ERP dựa trên chức năng. Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, các mô-đun này có thể bao gồm: Quản lý mua hàng, bán hàng, tài chính – kế toán, quản lý kho, quản lý sản xuất. Bên cạnh đó, có thể tích hợp với hệ thống CRM, HRM, hoặc bất kỳ lĩnh vực quản lý tài nguyên nào khác.
• Nguồn lực cần thiết: Thiết lập quy mô của nhóm dự án và dự đoán các nguồn lực cần thiết.
• Thời gian biểu triển khai: Thiết lập thời gian biểu cho dự án ngay cả khi doanh nghiệp có thể chưa xác định được ngày bắt đầu triển khai hoặc hạn bàn giao.

Bước 4: Lựa chọn công nghệ

Doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ phù hợp cho các nhà phát triển để xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực ERP. Các yếu tố cần lưu ý khi chọn công nghệ bao gồm:

• Hosting: Cân nhắc hosting của hệ thống ERP trên các máy chủ cục bộ hoặc trên Cloud. 
• Chọn ngôn ngữ lập trình: Ngôn ngữ web đa năng là JavaScript. Thông thường, JavaScript thường dùng để lập trình front-end, và Node.js để lập trình back-end.  
• Cơ sở dữ liệu. Để lưu trữ dữ liệu kinh doanh, hãy sử dụng những cơ sở dữ liệu đáng tin cậy. Việc lựa chọn hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến cách xây dựng hệ thống ERP và tổ chức dữ liệu. Các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu về tính đồng nhất sẽ phù hợp hơn với cơ sở dữ liệu quan hệ/SQL. Với các doanh nghiệp đòi hỏi cơ sở dữ liệu phức tạp hơn, có thể cân nhắc tệp JSON, NoSQL. 

Bước 5: Tích hợp hệ thống ERP với các hệ thống quản lý hiện tại

Thông thường, các công ty sử dụng các phần mềm/ứng dụng riêng biệt để quản lý các hoạt động như: phần mềm kế toán – tài chính, phần mềm quản lý kho, phần mềm CRM… Để hình thành một luồng dữ liệu đồng bộ và liền mạch, doanh nghiệp cần tích hợp hệ thống ERP với các hệ thống này. Do đó, hãy đưa yêu cầu này với các nhà phát triển nội bộ của doanh nghiệp để họ có phương án tích hợp hiệu quả, hỗ trợ chuyển dữ liệu từ những hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới. 

Bước 6: Thử nghiệm và Kiểm tra ERP

Sau khi hoàn thành xây dựng hệ thống ERP, đã đến lúc bắt đầu đưa vào thử nghiệm hệ thống. Doanh nghiệp nên chú ý những yếu tố sau trong quá trình thử nghiệm này:

• Kiểm tra xem hệ thống có đáp ứng các yêu cầu đầu tiên về tích hợp, bảo mật và chức năng hay không.
• Chạy các quy trình bán hàng hoặc kế toán trên nhiều mô-đun khác nhau giúp bạn bước đầu kiểm tra chức năng của ERP. Xác định tính chính xác của kết quả khi hệ thống trả về.
• Đưa vào ứng dụng tại các bộ phận chủ chốt để đánh giá các mô-đun và nhóm mô-đun nhất định. Ví dụ, bộ phận nhân sự có thể sẽ sử dụng kết hợp các mô-đun được tạo ra để xử lý bảng lương, quản lý nguồn nhân lực và hồ sơ nhân sự. 
• Kiểm tra bảo mật: Ứng dụng tường lửa nên được tích hợp với kiểm tra bảo mật động (WAF). Điều này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi các lỗ hổng về bảo mật và thực hiện hành động thích hợp.

Chi phí để tự xây dựng hệ thống ERP là bao nhiêu?

Chi phí phát triển

Mỗi doanh nghiệp sẽ có nguồn lực tài chính và phát triển khác nhau, vì vậy không có hệ thống ERP nào là phù hợp cho tất cả doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống ERP có thể tốn kém từ 20,000 đô la đến hàng triệu đô la. Khi thiết lập ngân sách của bạn, hãy nhớ rằng chi phí để phát triển hệ thống ERP thường bị ảnh hưởng bởi số lượng user, các bộ phận sẽ sử dụng hệ thống, và các chức năng của hệ thống. 

Trên thực tế, các tập đoàn lớn đòi hỏi số lượng người dùng và phạm vi tiếp cận rộng hơn khi xây dựng hệ thống ERP. Do đó, để ước lược chi phí xây dựng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tính số lượng người dùng: Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm đều tính phí ít nhất 400 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng, vì vậy bạn có thể tính toán dựa trên quy mô của mình. Phần mềm tùy chỉnh có thể ít tốn kém hơn.
• Xác định tính năng hoặc nhu cầu thực sự: Bằng cách lập danh sách chính xác các chức năng cần thiết trước khi thực sự liên hệ với các nhóm phát triển. Càng nhiều chức năng, doanh nghiệp sẽ càng phải chi nhiều tiền để xây dựng hệ thống ERP, thậm chí bạn sẽ phải trả tiền cho cả những tính năng mà mình sẽ không sử dụng. Hãy nhớ rằng số lượng tính năng ERP ảnh hưởng đến giá cả. Vì thế, hãy đảm bảo rằng danh sách tính năng chỉ bao gồm các nhu cầu cần thiết cho doanh nghiệp.
• Phân biệt các loại chi phí: Phí phát triển của các nhà phát triển rất khác nhau. Bạn có thể cân nhắc tuyển dụng cố định những nhân viên lập trình và quản lý IT, so với việc thuê ngoài một nhà cung cấp hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình. Hãy tham khảo chi phí của một số công ty phát triển phần mềm và yêu cầu giải thích cặn kẽ về toàn bộ chi phí của từng đề xuất. 

Chi phí hỗ trợ 

Nếu bạn tự xây dựng hệ thống ERP của riêng mình, bạn sẽ chỉ định một người hoặc nhóm chịu trách nhiệm về chức năng của nó. Bạn sẽ cần chi tiền cho việc đào tạo nhân viên liên tục để bảo trì ERP. 

Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP của một đơn vị chuyên cung cấp ERP, bạn phải trả một khoản phí hàng năm hoặc hàng tháng để được hỗ trợ. Tích hợp, lưu trữ, cung cấp các tính năng mới và hỗ trợ khách hàng đều được bao gồm trong bảo trì liên tục. 

Trong cả hai trường hợp, bạn phải đầu tư vào bảo trì nếu bạn muốn duy trì hệ thống ERP một cách trơn tru hiệu quả. 

Giải pháp xây dựng hệ thống ERP hiệu quả theo đặc thù doanh nghiệp

Tự xây dựng hệ thống ERP đòi hỏi nhiều nguồn lực phát triển. Do đó, giải pháp “lai” giữa Tự xây dựng hệ thống với Hệ thống đóng gói có sẵn, đó là thuê đơn vị chuyên phát triển giải pháp ERP xây dựng hệ thống theo đặc thù của doanh nghiệp. 

Là một trong những đơn vị đơn vị tiên phong nghiên cứu phát triển giải pháp ERP tại Việt Nam theo chuẩn quốc tế, ITG với giải pháp 3S ERP đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp thuộc Top VNR500. Trong số đó phải kể đến Traphaco CNC, APP, Goldsun, Aristino, … và nhiều doanh nghiệp FDI của Nhật Bản, Hàn Quốc như: Rhythm, Meiko, Fukoku, Goshi Thăng Long, Matsuo Industries….

Với 16 năm kinh nghiệm triển khai ERP, giải pháp 3S ERP của ITG có nhiều điểm khác biệt:

• Thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp

ITG sẽ đồng hành cùng khách hàng trong các hoạt động: khảo sát quy trình và yêu cầu quản trị thực tế, từ đó cùng với doanh nghiệp đề ra mục tiêu của dự án và đưa ra những tư vấn về cải tiến quy trình kinh doanh, đồng thời thiết kế giải pháp phần mềm ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp

• Tri thức quản trị chuyên sâu theo ngành

Giải pháp 3S ERP không những được thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp, mà còn được ứng dụng tri thức quản trị chuyên sâu theo từng ngành dọc. Đây là những kinh nghiệm được đúc kết từ 16 năm triển khai ERP cho nhiều mô hình doanh nghiệp lớn, tiêu biểu trong ngành.

• Khả năng tích hợp mở rộng và hình thành hệ sinh thái nhà máy thông minh

Giải pháp ERP được cung cấp bởi ITG cho phép tích hợp với các hệ thống sẵn có của doanh nghiệp như CRM, HRM, DMS. Ngoài ra, 3S ERP của ITG cũng có thể tích hợp với các hệ thống khác do ITG phát triển để hình thành một hệ sinh thái giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY toàn diện với 4 tầng kiến trúc gồm (3S BIZHUB, 3S ERP, 3S MES, 3S IIOTHUB)

• Chi phí xây dựng và triển khai hệ thống phù hợp

So với những phần mềm đóng gói của ngoại, hệ thống 3S ERP thiết kế theo đặc thù doanh nghiệp có chi phí thấp hơn, phù hợp với điều kiện của các doanh nghiệp Việt Nam. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không cần phải đầu tư duy trì một đội ngũ IT chuyên môn cao để phát triển hệ thống. Bởi ITG sở hữu những chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn, phát triển, triển khai ERP. Đồng thời với minh chứng từ nhiều khách hàng ở đa dạng lĩnh vực khác nhau, 3S ERP hiện là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp có nhu cầu: Vừa muốn sở hữu ERP với đặc thù chức năng cho riêng mình, vừa muốn tối ưu hóa chi phí như những hệ thống đóng gói.

Xây dựng và phát triển phần mềm ERP mang lại những cơ hội tăng trưởng vượt bậc cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên tự mình xây dựng và phát triển hệ thống ERP sẽ mang lại nhiều bất tiện trong quá trình áp dụng và nâng cấp hệ thống, trong khi chưa chắc hệ thống của bạn đã hoạt động đúng và hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị chuyên cung cấp và xây dựng phần mềm ERP theo đặc thù doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chuyên gia của ITG để được tư vấn qua hotline: 092.6886.855.