Vai trò của hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP

Thuật ngữ ERP không còn quá mới lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. Hệ thống quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP đóng vai trò là bí quyết quản trị, giúp rất nhiều doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu suất và hiệu quả vận hành. Vậy vai trò của ERP là gì và tại sao phần mềm này lại được ứng dụng nhiều như vậy. Cùng tìm hiểu trong bài viết!

Hệ thống ERP là gì?

ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, là một phần mềm máy tính được sử dụng để hỗ trợ quản trị doanh nghiệp.

ERP là công cụ quản trị doanh nghiệp toàn diện

R (Resource) có nghĩa là nguồn lực, tài nguyên, còn P (Planning) có nghĩa là hoạch định, lên kế hoạch. Như vậy thuật ngữ ERP (Enterprise resource planning) được hiểu một cách tổng quát là công cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch để sử dụng, phân bổ các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp giúp tạo ra tài nguyên cho doanh nghiệp.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một cấu trúc tổng thể, thực hiện tin học hóa toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, hỗ trợ và thực hiện các tác vụ bao gồm kế toán, phân tích tài chính, quản lý kho bãi, quản lý sản xuất, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự,…

Một trong những bước đầu để triển khai hệ thống ERP là xây dựng tài liệu mô tả yêu cầu người dùng (URD). Đọc bài viết Tài liệu URD là gì? để hiểu rõ hơn.

Vai trò của hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP

ERP tích hợp mọi quy trình hoạt động của doanh nghiệp trên một phần mềm

Quy trình hoạt động của doanh nghiệp hiện nay thường bao gồm những nghiệp vụ cơ bản như: Quản trị hàng tồn kho, quản trị mua hàng, bán hàng, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản trị nhân lực (HRM),…

Một trong những ưu điểm tuyệt vời của hệ thống ERP là tính tích hợp

Để công tác quản trị và điều hành hiệu quả hơn, hầu hết doanh nghiệp đều đã sử dụng phần mềm hỗ trợ. Tuy nhiên, những phần mềm này thường chỉ được áp dụng tại một số phòng ban, phục vụ cho một nhu cầu nhất định. Vì vậy, các dự liệu khi tổng hợp về thường không đồng bộ, nhân viên giữa các phòng ban cũng gặp nhiều khó khăn khi xử lý thông tin, lãnh đạo thì không có được cái nhìn tổng thể về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

Trong khi đó, vai trò của ERP là tích hợp các chức năng khác nhau này vào một hệ thống hoàn chỉnh để sắp xếp các quy trình và thông tin trên toàn bộ tổ chức. Tính năng trung tâm của tất cả các hệ thống ERP là một cơ sở dữ liệu được chia sẻ đồng bộ trong doanh nghiệp hỗ trợ nhiều chức năng, được sử dụng bởi nhiều bộ phận khác nhau trong một doanh nghiệp. Trong thực tế, điều này có nghĩa là các nhân viên trong các bộ phận khác nhau (ví dụ, kế toán và bán hàng) có thể dựa vào cùng một thông tin để phục vụ cho các nhu cầu cụ thể của họ.

Đọc thêm: Top 4 xu hướng của ERP: Tương lai của hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể

ERP đồng bộ hóa báo cáo và tự động hóa

Phần mềm ERP hỗ trợ tự động hóa các báo cáo. Thay vì yêu cầu nhân viên phải nhập dữ liệu tạo báo cáo trên excel một cách thủ công, giải pháp ERP tự động cho ra các báo cáo, phân tích dựa trên các dữ liệu được  khai báo trên hệ thống. Ví dụ, với các đơn đặt hàng tự động chảy vào hệ thống tài chính mà không có bất kỳ khóa thủ công nào, bộ phận quản lý đơn đặt hàng có thể xử lý đơn hàng nhanh hơn và chính xác hơn, và bộ phận tài chính có thể đóng sổ nhanh hơn.

Làm thế nào để kết nối thông tin của mọi phòng ban và chia sẻ thông tin nhanh chóng ? điều đó đơn giản khi ứng dụng hệ thống ERP. Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật thông tin lên hệ thống. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính…

ERP cải thiện bộ mặt của doanh nghiệp như thế nào?

Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Một số lợi ích nổi bật của hệ thống ERP có thể kể đến như:

• Tăng cường trao đổi thông tin, liên kết giữa các phòng ban
• Cung cấp cái nhìn tổn thể và quản lý trực tiếp ngay trong thời gian thực
• Chuẩn hóa quy trình sản xuất, chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp
• Hỗ trợ lên kế hoạch hiệu quả
• Giảm thiểu thời gian làm báo cáo
• Giảm chi phí do loại bỏ được các công việc, các quy trình thừa
• Cải thiện sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp
• Giám sát và theo dõi đầy đủ các tiến độ cung cấp hàng hóa cho khách hàng, cũng như việc tiếp nhận vật tư hàng hóa từ nhà cung cấp
• Nâng cao năng suất, cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Quản lý doanh nghiệp từ xa thông qua các thiết bị di động

Hướng tới một cuộc sống tốt đẹp hơn nhờ ứng dụng công nghệ mà cụ thể là ứng dụng ERP

Hy vọng với những chia sẻ ở trên của ITG Technology bạn đã có những hiểu biết cơ bản về vai trò của ERP. Khi bạn mua một phần mềm ERP bạn nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một là “Ý tưởng quản lý”, hai là “phần mềm quản lý” và ba là “Phương tiện kết nối”. Hệ thống ERP là công cụ giúp doanh nghiệp loại bỏ các sai sót, hỗ trợ lập các báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp kiểm soát tốt mọi hoạt động của từng bộ phận ngay tại thời gian thực về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, … đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực nguyên liệu, nhân công, máy móc, … đưa ra các  kế hoạch sản xuất,chiến lược kinh doanh phù hơp đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi của thị trường.