Vai trò của hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP

Thuật ngữ ERP không còn mới lạ gì đối với các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. ERP – hệ thống quản trị doanh nghiệp có vai trò trở thành bí quyết quản trị của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Vậy chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem tại sao ERP lại được ứng dụng nhiều như vậy nhé!

Hệ thống ERP là gì?

ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, là một phần mềm máy tính được sử dụng để hỗ trợ quản trị doanh nghiệp.

R (Resource) có nghĩa là nguồn lực, tài nguyên, còn P (Planning) có nghĩa là hoạch định, lên kế hoạch. Như vậy thuật ngữ ERP (Enterprise resource planning) được hiểu một cách tổng quát là công cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch để sử dụng, phân bổ các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp giúp tạo ra tài nguyên cho doanh nghiệp.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một cấu trúc tổng thể, thực hiện tin học hóa toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, hỗ trợ và thực hiện các tác vụ bao gồm kế toán, phân tích tài chính, quản lý kho bãi, quản lý sản xuất, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, …

Vai trò của hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP

ERP tích hợp mọi quy trình hoạt động của doanh nghiệp trên một phần mềm

ERP được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nhưng ngay cả tên đầy đủ của nó không làm sáng tỏ nhiều về hệ thống ERP là gì hay nó làm gì. Để làm được điều đó, bạn cần lùi lại một bước và suy nghĩ về tất cả các quy trình cần thiết để điều hành một doanh nghiệp, bao gồm: quản lý hàng tồn kho, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản trị nhân lực ( HRM) và hơn thế nữa. Và đặc điểm của hệ thống ERP là tính tích hợp các chức năng khác nhau này vào một hệ thống hoàn chỉnh để sắp xếp các quy trình và thông tin trên toàn bộ tổ chức.

Tính năng trung tâm của tất cả các hệ thống ERP là một cơ sở dữ liệu được chia sẻ đồng bộ trong doanh nghiệp hỗ trợ nhiều chức năng được sử dụng bởi nhiều bộ phận khác nhau trong một doanh nghiệp. Trong thực tế, điều này có nghĩa là các nhân viên trong các bộ phận khác nhau — ví dụ, kế toán và bán hàng — có thể dựa vào cùng một thông tin cho các nhu cầu cụ thể của họ.

Một trong những ưu điểm tuyệt vời của hệ thống ERP là tính tích hợp

ERP đồng bộ hóa báo cáo và tự động hóa

Phần mềm ERP hỗ trợ tự động hóa các báo cáo. Thay vì yêu cầu nhân viên phải nhập dữ liệu tạo báo cáo trên excel một cách thủ công, giải pháp ERP tự động cho ra các báo cáo, phân tích dựa trên các dữ liệu được  khai báo trên hệ thống. Ví dụ, với các đơn đặt hàng tự động chảy vào hệ thống tài chính mà không có bất kỳ khóa thủ công nào, bộ phận quản lý đơn đặt hàng có thể xử lý đơn hàng nhanh hơn và chính xác hơn, và bộ phận tài chính có thể đóng sổ nhanh hơn.

Làm thế nào để kết nối thông tin của mọi phòng ban và chia sẻ thông tin nhanh chóng ? điều đó đơn giản khi ứng dụng hệ thống ERP. Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật thông tin lên hệ thống. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính…

ERP cải thiện bộ mặt của doanh nghiệp như thế nào?

• Tăng cường trao đổi thông tin, liên kết giữa các phòng ban
• Cung cấp cái nhìn tổn thể và quản lý trực tiếp ngay trong thời gian thực
• Chuẩn hóa quy trình sản xuất, chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp
• Hỗ trợ lên kế hoạch hiệu quả
• Giảm thiểu thời gian làm báo cáo
• Giảm chi phí do loại bỏ được các công việc, các quy trình thừa
• Cải thiện sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp
• Giám sát và theo dõi đầy đủ các tiến độ cung cấp hàng hóa cho khách hàng, cũng như việc tiếp nhận vật tư hàng hóa từ nhà cung cấp
• Nâng cao năng suất, cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Quản lý doanh nghiệp từ xa thông qua các thiết bị di động

Hướng tới một cuộc sống tốt đẹp hơn nhờ ứng dụng công nghệ mà cụ thể là ứng dụng ERP

Hy vọng với những chia sẻ ở trên của ITG Technology bạn đã có những hiểu biết cơ bản về Vai trò của hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP. Khi bạn mua một phần mềm ERP bạn nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một là “Ý tưởng quản lý”, hai là “phần mềm quản lý” và ba là “Phương tiện kết nối”. Hệ thống ERP là công cụ giúp doanh nghiệp loại bỏ các sai sót, hỗ trợ lập các báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp kiểm soát tốt mọi hoạt động của từng bộ phận ngay tại thời gian thực về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, … đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực nguyên liệu, nhân công, máy móc, … đưa ra các  kế hoạch sản xuất,chiến lược kinh doanh phù hơp đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi của thị trường.

Đọc thêm: Lịch sử phát triển của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP