Phân biệt lập kế hoạch bảo trì và lập lịch bảo trì

Lập kế hoạch bảo trì (Planned Maintenance) và Lập lịch bảo trì (Scheduled Maintenance) đều là các hoạt động trong chiến lược bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance), dựa trên cách tiếp cận chủ động bảo trì máy móc, thiết bị. Hai hoạt động này này mang tính bổ sung, hỗ trợ cho nhau. Cụ thể hơn, lập lịch bảo trì sẽ xảy ra khi việc lập kế hoạch kết thúc. Mặc dù có sự tương đồng nhưng bảo trì theo kế hoạch và bảo trì theo lịch trình cũng có những điểm khác biệt.

Lập kế hoạch bảo trì là gì

Lập kế hoạch bảo trì hay còn gọi là bảo trì theo kế hoạch (tiếng Anh: Planned Maintenance) đề cập đến quá trình bảo trì máy móc, thiết bị với những đòi hỏi cụ thể, chi tiết, rõ ràng về nguồn lực cần thiết để giải quyết sự. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xác định được sự cố kỹ thuật nào sẽ được giải quyết cũng như mức độ hoàn thành của hoạt động đó.

Quá trình lập kế hoạch bảo trì được bắt đầu với việc kiểm tra và xác định các vấn đề tiềm ẩn của thiết bị, tiếp nối với một bản mô tả quy trình các bước để khắc phục sự cố được dự báo, những chuẩn bị trong mua sắm công cụ, bộ phận thay thế cần thiết và cuối cùng là thiết lập danh sách công việc cần làm trong quá trình bảo trì theo thứ tự mức độ ưu tiên giảm dần cùng thông tin cụ thể về thời hạn hoàn thành từng công việc đó.

Quy trình lập kế hoạch bảo trì giúp nhân viên kỹ thuật có thể nắm được những việc mà họ phải hoàn thành một cách dễ dàng, hạn chế những sự cố và lãng phí không đáng có trong quá trình bảo trì. Toàn bộ hoạt động bảo trì trong doanh nghiệp cũng nhờ vậy mà được diễn ra hiệu quả.

Ví dụ về hoạt động bảo trì theo kế hoạch có thể dễ dàng tìm thấy tại các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải. Ở lĩnh vực này, bảo trì theo kế hoạch thường được áp dụng thông qua hoạt động bảo dưỡng định kỳ với mục đích kéo dài tuổi thọ cho các phương tiện vận hành của doanh nghiệp. Một bản kế hoạch về quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) sẽ được thiết lập cung cấp thông tin để các kỹ thuật viên có thể đối chiếu và phát hiện những rủi ro về sự cố, sai lỗi của phương tiện, nắm được các bước cần làm đối với từng rủi ro về sự cố cũng như những linh kiện thay thế cần thiết cho việc bảo trì, bảo dưỡng.

Lập lịch bảo trì là gì

Lập lịch bảo trì (tiếng Anh: Scheduled Maintenance) là hoạt động tập trung trả lời hai câu hỏi cho doanh nghiệp:

• Khi nào các nhiệm vụ về bảo trì theo kế hoạch sẽ được thực hiện?
• Nhiệm vụ bảo trì theo kế hoạch sẽ được thực hiện bởi ai?

Nếu lập kế hoạch bảo trì là làm rõ những rủi ro kỹ thuật đối với máy móc, vạch ra các bước khắc phục, những yêu cầu về công cụ, thiết bị thay thế cần thiết và những ưu tiên về hiệu quả, chi phí thì lập lịch bảo trì lại nhấn mạnh yếu tố con người cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành kế hoạch bảo trì đó.

Như vậy, lập lịch bảo trì là bước tiếp theo sau khi lập kế hoạch bảo trì kết thúc, với mục tiêu là đảm bảo mọi hoạt động bảo trì đều được hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định.

Việc phân công nhiệm vụ bảo trì có thể được thực hiện thông qua ghi chép hoặc các ứng dụng, phần mềm trên máy tính. Lập lịch bảo trì được thiết lập dựa trên những đề xuất về bảo trì từ phía nhà sản xuất cũng như những lĩnh vực đặc thù riêng của doanh nghiệp.

Tiếp nối ví dụ về hoạt động bảo trì xe đối với các hãng vận tải. Sau khi hoạt động lập kế hoạch bảo trì hoàn thành, nhóm phụ trách quản lý chất lượng xe sẽ tiến hành lập lịch bảo trì. Nói cách khác, họ sẽ phân công các hoạt động bảo trì cho từng kỹ thuật viên cụ thể dưa trên thời gian bảo trì mà nhà sản xuất xe khuyến nghị cũng như dựa trên thời gian sử dụng của xe. Ví dụ, xe sẽ phải thay dầu động cơ sau mỗi 3.000 km.

Một số liệu nghiên cứu tại Mỹ cho thấy: Cứ 1 đô la Mỹ đầu tư cho bảo trì công nghiệp hợp lý, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được ít nhất 5 đô la/năm. Vậy quản lý bảo trì là gì? Những công nghệ nào được ứng dụng trong quản lý bảo trì?

So sánh việc lập kế hoạch bảo trì và lập lịch bảo trì

Mối quan hệ giữa lên kế hoạch và lập lịch bảo trì

Mặc dù lập kế hoạch bảo trì và lập lịch bảo trì có những sự khác biệt, nhưng, cả hai hoạt động này có mối liên hệ chặt chẽ và không thể tồn tại tách rời. Việc bảo trì theo kế hoạch mà không có lịch trình phù hợp có thể dẫn đến sự mập mờ trong phân công trách nhiệm bảo trì dẫn đến những chồng chéo, trì trệ về nhiệm vụ cần hoàn thành. Máy móc, thiết bị cũng từ đó mà có nguy cơ gặp phải thời gian chết (downtime) không có kế hoạch, gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Ngược lại, nếu chỉ lập lịch bảo trì mà không có kế hoạch phù hợp, người phụ trách bảo trì sẽ gặp nhiều khó khăn như thiếu vật liệu, công cụ làm việc cũng như các tài liệu hướng dẫn cần thiết. Vì vậy, sẽ rất khó để đảm bảo được chất lượng bảo trì.

Quy trình lập kế hoạch và lập lịch bảo trì

Một quy trình lập kế hoạch và lịch trình bảo trì thường bao gồm 5 bước:

Bước 1: Xác định vấn đề kỹ thuật ở các thiết bị, máy móc đang hoạt động tại doanh nghiệp. Sắp xếp các sai lỗi đó theo mức độ ưu tiên giảm dần.

Bước 2: Mua sắm, trang bị các nguồn lực, vật liệu và dịch vụ cần thiết cho hoạt động bảo trì.

Bước 3: Kế hoạch chi tiết của từng hoạt động bảo trì kèm thời gian thực hiện được phân công cho từng kỹ thuật viên cụ thể.

Bước 4: Kỹ thuật viên tiến hành xử lý sai lỗi, sự cố ở máy được giao theo thời gian chỉ định và cập nhật tiến độ hoàn thành đến người phụ trách thiết bị sau khi khắc phục xong sự cố.

Bước 5: Đánh giá hoạt động bảo trì và đề xuất các giải pháp cải tiến chất lượng phù hợp.

Lợi ích của việc bảo trì theo kế hoạch và theo lịch trình

Bảo trì theo kế hoạch và bảo trì theo lịch trình đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể là:

• Giảm thời gian máy ngừng: Khi các nhiệm vụ bảo trì được lên kế hoạch và có lịch trình phân công cụ thể, các vấn đề nhỏ có thể được xử lý trước khi chúng phát triển thành các vấn đề lớn hoặc lỗi thiết bị, từ đó, hạn chế thời gian máy ngừng đột ngột.
• Giảm chi phí bảo trì: Lập kế hoạch và lên lịch bảo trì trong những giai đoạn ban đầu khi sự cố được phát hiện sớm giúp làm giảm đáng kể chi phí bảo trì và hạn chế các chi phí thay mới cho thiết bị, đặc biệt là những thiết bị đắt đỏ, khó thay thế của doanh nghiệp.
• Cải thiện tuổi thọ của thiết bị.
• Hạn chế sự cố, tai nạn lao động: Khi máy móc ở trong tình trạng tốt, người lao động có môi trường làm việc an toàn và đảm bảo hơn.