Ngân sách triển khai ERP: Như thế nào là đủ?

Theo Báo cáo ERP của Panorama Panorama 2019: khoảng 45% dự án ERP triển khai vượt quá ngân sách. Điều này cho thấy nhiều dự án ERP đòi hỏi thời gian và tiền bạc hơn các tổ chức mong đợi, nhưng chúng cũng cho thấy rằng việc lập ngân sách triển khai ERP là cần thiết.

Khi thiết lập ngân sách cho một dự án ERP, lời khuyên đầu tiên của chúng tôi là bạn cần tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách triển khai giải pháp ERP.

Chi phí ERP bao gồm những gì?

Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP nằm ở phần triển khai. Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.

Chi phí triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng.

• Chi phí phần mềm

Chi phí phần mềm thường bao gồm: bản quyền phần mềm ERP và các phần mềm liên quan khác. Chi phí bản quyền phần mềm ERP (còn gọi là giá license) tính theo các phân hệ và theo số người sử dụng. Có một số phần mềm chỉ bán theo phân hệ và không quan tâm đến số người sử dụng.

Về khái niệm người sử dụng, không nhất thiết phải gắn với số người sử dụng vật lý. Các hãng nước ngoài thường quy về khái niệm người sử dụng đồng thời (concurent user). Do đó, việc xác định số lượng người sử dụng một cách đúng đắn sẽ đem lại một khoản tiết kiệm không nhỏ cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp phải mua bản quyền các phần mềm khác, như hệ điều hành; hệ cơ sở dữ liệu (CSDL) và các ứng dụng bảo mật. Các phần mềm này doanh nghiệp có thể xác định mua hoặc không mua ngay cùng với việc triển khai, tùy thuộc vào việc tư vấn.

• Chi phí triển khai

Thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho một giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền phần mềm ERP. Việc triển khai bao gồm: cài đặt, đào tạo, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, vận hành… Kinh phí này được xác định dựa trên đơn giá nhân công với thời gian triển khai và phụ thuộc các phân hệ triển khai. Ở nước ngoài, các nhà tư vấn triển khai thường chỉ xác định giá nhân công, còn thời gian sẽ thực tính trên thời gian của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở VN, các nhà tư vấn triển khai thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp doanh nghiệp nếu mất nhiều thời gian hơn thì không phải bỏ thêm chi phí. Giá nhân công triển khai giải pháp phần mềm ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày. Trường hợp sử dụng các chuyên gia nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD.

• Chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai

Thông thường là chi phí cho hoạt động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám sát triển khai và hỗ trợ hậu ERP. Tùy vào quy mô và nhận thức của doanh nghiệp mà các hạng mục này có hoặc không có trong tổng chi phí dành cho giải pháp ERP. Tuy nhiên, nếu có điều kiện thì các khoản mục này nên đưa vào vì nó giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống trơn tru hơn và khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng giải pháp phần mềm ERP.

Đối với dự án phần mềm ERP quy mô lớn, doanh nghiệp nên thuê đơn vị tư vấn, giám sát triển khai. Phần chi phí này cũng xác định dựa trên đơn giá nhân công nhân với số ngày làm việc thực tế, hoặc dựa trên số lượng các báo cáo đánh giá chất lượng và tư vấn của đơn vị.

Sau khi phần mềm ERP chính thức vận hành, doanh nghiệp vẫn cần phải duy trì các hoạt động hỗ trợ hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi, nhất là năm đầu tiên. Tùy theo các gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ mà chi phí có thể dao động từ 15-25 %

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên chú ý tới các khoản phí đi kèm như chi phí trả cho nhân viên tham gia (bao gồm cả tuyển mới và làm thêm giờ), các khoản phụ phí phát sinh cho môi trường triển khai giải pháp phần mềm ERP (địa điểm, trang thiết bị…)

• Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng

Phần cứng song hành với hệ thống phần mềm ERP thường không có gì đặc biệt như hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện… Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống phần mềm ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ hệ thống (application server), máy chủ CSDL (database server), máy chủ dự phòng CSDL (backup database server). Ngoài ra là các máy chủ khác cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp như máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung (file server)…

Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống phần mềm ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL được tập trung tại một địa điểm. Các phần mềm ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web. Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của phần mềm ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vào chương trình sử dụng. Chính công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, duy tu, bảo trì hệ thống.

Đối với hạ tầng mạng, nếu doanh nghiệp đã có sẵn mạng WAN, LAN phù hợp thì phần kinh phí này không cần phải tính đến. Hiện nay, doanh nghiệp có thể khai thác môi trường Internet như một mạng WAN cho doanh nghiệp với chi phí chấp nhận được mà vẫn đảm bảo mục đích khai thác của mình.

Các chú ý khác

Giá rẻ ban đầu, quyết toán tăng gấp bội: Đánh vào tâm lý “ham rẻ”, nhiều đơn vị triển khai thường đưa ra giá chào rất thấp, thậm chí là không lấy tiền khi chưa triển khai xong. Điều này khiến doanh nghiệp lầm tưởng là chỉ phải bỏ ít chi phí là có được hiệu quả cần thiết. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp mua phần mềm rẻ và chỉ ứng dụng trong thời gian ngắn rồi phải nâng cấp thì tổng chi phí của hai lần ứng dụng có thể lớn hơn nhiều so với việc ứng dụng một lần ngay từ đầu.

Lịch thanh toán: các đơn vị tư vấn triển khai thường đưa ra lịch thanh toán hợp lý để tránh việc doanh nghiệp phải thanh toán cả “đống” tiền trong một lần. Lịch này sẽ xác định thời điểm nào cần chi khoản nào. Điều đó giúp doanh nghiệp cân đối được dòng tiền và kiểm soát tốt hơn ngân sách dành cho ứng dụng CNTT.

Chi phí cho quản lý thay đổi: Khi xác lập quy trình tác nghiệp doanh nghiệp theo hệ thống phần mềm ERP, không loại trừ trường hợp doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu, thêm/bớt nhân sự… Những thay đổi đó sẽ làm phát sinh những khoản chi phí không nhỏ của doanh nghiệp… Nếu đơn vị tư vấn triển khai có nhiều kinh nghiệm thì việc tư vấn quản lý thay đổi sẽ được xác định ngay từ đầu.

Lời kết

Triển khai giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là một quá trình phức tạp và không dễ dàng. Chính việc chia lịch trình triển khai rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khoản chi phí của mình. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên có một khoản ngân sách dự phòng tối thiểu dành cho các vấn đề phát sinh không lường trước.