Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP?

Một số doanh nghiệp từ chối sử dụng các phần mềm thông minh, thế nhưng có những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần thay đổi và lựa chọn giải pháp thay thế, ví dụ như việc ứng dụng ERP.

Lý do tại sao ứng dụng ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Trong quá khứ, ngay đến những tập đoàn lớn cũng phải vật lộn với những quy trình nghiệp vụ thủ công. Tuy nhiên, trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc chậm trễ dù chỉ một giây cũng có thể khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội. Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường, các doanh nghiệp cần một giải pháp hiện đại hơn. Phần mềm ERP chính là câu trả lời.

ERP đã và đang trở thành công cụ không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp bởi:

Nghiệp vụ kế toán ngày càng phức tạp

Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, dữ liệu ngày càng mở rộng, các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động tài chính kế toán cũng trở nên phức tạp hơn, khiến việc quản lý bằng sổ sách thông thường hoặc các công cụ kế toán truyền thống như Excel không còn phát huy được hiệu quả.

Nghiệp vụ kế toán này càng phức tạp là yếu tố thúc đẩy nhiều doanh nghiệp ứng dụng ERP

Bằng cách ứng dụng ERP, các nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình tài chính một cách chủ động, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn. Ví dụ, tính năng quản trị mua hàng, bán hàng được liên kết với tính năng quản lý kho, tính năng quản trị tài chính – kế toán giúp cho doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả lượng hàng xuất nhập kho, kiểm soát hiệu quả dòng tiền thu về từ hoạt động bán hàng và các khoản tiền đã xuất ra cho hoạt động mua hàng.

Doanh nghiệp không thể bỏ qua quản lý kho

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu lãng phí. Hoạt động quản lý hàng tồn kho bao gồm nhiều công việc: Nhập xuất kho, quản lý số lượng hàng tồn, kiểm soát hạn sử dụng, kiểm soát hàng hóa vật tư… Vì vậy, quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Do đó, các doanh nghiệp cần sự hỗ trợ của các công cụ hiện đại như hệ thống ERP để kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất.

Phần mềm ERP cung cấp một giải pháp toàn diện để quản lý hàng tồn kho, từ việc theo dõi số lượng hàng hóa, kiểm soát hạn sử dụng đến dự báo nhu cầu… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng, tối ưu hóa chi phí lưu kho và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.

Kết nối dữ liệu giữa các phòng ban là điều quan trọng

ERP tạo nên một cầu nối giúp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp làm việc với nhau hiệu quả hơn. Nhờ khả năng chia sẻ thông tin tức thời, dữ liệu của các phòng ban có thể kết nối liền mạch và đồng bộ trên một nền tảng duy nhất. Điều này không chỉ giúp tăng cường khả năng cộng tác giữa các bộ phận trong tổ chức, mà còn  giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc của nhân viên.

Phần mềm ERP có thể kết nối dữ liệu của các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần ra quyết định nhanh hơn

Trong thời đại “cá nhanh nuốt cá chậm” như ngày nay, việc ra quyết định nhanh chính là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp.

ERP có thể truy xuất nhanh các báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về mọi diễn biến kinh doanh đang diễn ra, từ đó chủ động phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh, đồng thời nắm bắt kịp thời những xu hướng chuyển dịch của thị trường.

Xem thêm: 8 Lợi ích nổi bật của phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tháo gỡ “nút thắt” trong quản trị

Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP?

Có quá nhiều phần mềm rời rạc đang được sử dụng ở doanh nghiệp

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm đơn lẻ cho từng phòng ban khác nhau, các phần mềm này không có sự kết nối, liên kết chặt chẽ, từ đấy dẫn đến những bất cập như: Dữ liệu không đồng nhất; nhập đi nhập lại dữ liệu nhiều lần, dữ liệu giữa các bộ phận khập khiễng, không khớp với nhau… Các dữ liệu sau khi được sửa chữa nhiều lần và chuyển qua chuyển lại giữa các bên cần sử dụng, nên sự sai sót diễn ra thường xuyên. Các sai sót này rất khó kiểm soát và gây nên một sự lãng phí nguồn lực rất lớn.

Thông thường, khi đầu tư các phần mềm quản lý rời rạc, doanh nghiệp sẽ ưu tiên cho các bộ phận kế toán, bán hàng trước, do đó các bộ phận còn lại bỗng nhiên sẽ trở thành một điểm yếu, trở thành nút thắt khó tháo và ảnh hưởng xấu đến đến các quá trình khác cũng như hiệu quả tổng thể của toàn bộ máy.

Quá nhiều phần mềm rời rạc khiến cho dữ liệu của doanh nghiệp không có tính liên kết

Nếu lựa chọn ứng dụng ERP, mọi khó khăn trong doanh nghiệp sẽ được giải quyết hiệu quả. Với giải pháp ERP, mọi phần mềm cần thiết này sẽ được tích hợp vào một hệ thống duy nhất, thay vì sử dụng rời rạc, riêng lẻ cho từng bộ phận. Từ đó các dữ liệu sẽ trở nên liên kết và kế thừa trên một giao diện duy nhất. Từ đó công việc của người quản lý cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn khi có thể nắm bắt được mọi hoạt động đang diễn ra của doanh nghiệp thông qua phần mềm ERP.

Khi doanh nghiệp gặp khó khăn với kho dữ liệu

Trong doanh nghiệp thường có nhiều phòng ban với các nghiệp vụ khác nhau như: Quản lý khách hàng, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý nhân viên,… Đi kèm với đó, doanh nghiệp thường sử dụng từ 2 tới 3 phần mềm riêng lẻ để quản lý dữ liệu riêng từ các bộ phận này. Việc sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ để quản lý các hoạt động kinh doanh khác nhau thường dẫn đến tình trạng dữ liệu không đồng bộ, gây khó khăn trong việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả làm việc mà còn tăng rủi ro sai sót và mất mát dữ liệu, gây ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp ứng dụng ERP thì sẽ thuận tiện hơn rất nhiều. Nhờ có ERP, tất cả dữ liệu về mọi mảng của doanh nghiệp sẽ được quản lý và thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Mọi dữ liệu được cập nhật liên tục và được liên kết chặt chẽ với nhau. Chỉ với một hệ thống duy nhất, các phòng ban có thể dễ dàng liên kết với nhau và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng.

Khó truy cập dữ liệu, thông tin không được cập nhật kịp thời

Dữ liệu được quản lý chặt chẽ và rõ ràng là nền tảng cho các phòng ban trong một doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả. Nếu chỉ sử dụng các phương pháp truyền thống hay rời rạc ở các phần mềm, thì với một khối lượng lớn thông tin sẽ gây khó khăn cho các quyết định của doanh nghiệp và việc nắm bắt kịp thời cũng như phân loại của nhân viên. Điều này gây lãng phí thời gian, tổn hại đến năng suất, hiệu quả của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp sử dụng ERP system, dữ liệu không chỉ có tính liên kết mà còn có thể ghi lại những thay đổi một cách nhanh chóng và kịp thời. Như vậy tính đúng đắn của dữ liệu gần như là tuyệt đối trong mọi thời điểm, các quyết định của doanh nghiệp cũng sẽ đạt hiệu quả cao hơn.

Chưa phân tích được báo cáo tổng thể, hiệu quả kinh doanh

Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp chính là lợi nhuận hay nói một cách khác lợi nhuận chính là mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Phân tích được hiệu quả kinh doanh một cách triệt để là nắm rõ được doanh nghiệp đang ở đâu và đang có gì. Các biến động của các chỉ tiêu trên kết quả hoạt động của doanh nghiệp, mức độ sử dụng các khoản chi phí, đặc biệt là sự biến động của doanh thu thuần, những nhân tố ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đều cần phải được làm rõ. Việc báo cáo tài chính hay phân tích hiệu quả kinh doanh không rõ ràng, không triệt để sẽ khiến bạn không nắm bắt được doanh nghiệp mình.

Doanh nghiệp chưa phân tích được báo cáo kinh doanh tổng thể nên ứng dụng ERP

Khi ứng dụng ERP, mọi kết quả được đồng nhất, doanh nghiệp đạt hiệu quả thiết thực trong chi tiêu và cải thiện quá trình vận hành doanh nghiệp. Thông tin được cập nhật theo hệ thống thời gian thực, đảm bảo chính xác, đầy đủ giúp việc quản lý dễ dàng hơn và có thể kịp thời sửa chữa lỗi sai phát sinh trong quá trình sản xuất.

Không đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng

Khi công việc kinh doanh phát triển và mở rộng hơn, nếu tiếp tục sử dụng các quy trình thủ công hay phần mềm riêng lẻ sẽ khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức lớn như:

• Chuỗi cung ứng chưa sẵn sàng để tự động hóa nên phản ứng chậm chạp với yêu cầu từ khách hàng và thị trường.
• Đội ngũ bán hàng mất nhiều thời gian để tiếp cận các thông tin kinh doanh, dữ liệu khách hàng, tồn kho nên dự báo đưa ra chậm và thiếu chính xác.
• Hoạt động quản lý tồn kho quá tải.

Doanh số bán hàng, tồn kho và dữ liệu khách hàng được lưu trữ tách biệt, nó có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng không chỉ trong nội bộ công ty mà còn ảnh hướng đến trải nghiệm của khách hàng.

Sử dụng ERP giúp doanh nghiệp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn

Trong khi đó, nếu sử dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể giải quyết được toàn bộ những vấn đề kể trên. Những nhân viên tuyến đầu giờ đây có thể trả lời bất cứ vấn đề nào liên quan đến đơn hàng của khách mà không cần phải gác máy để gọi hỏi bộ phận khác. Bộ phận kho có thể kiểm soát chính xác tình trạng hàng trong kho và số lượng đơn đặt đến. Sales sẽ được cải thiện nhờ nguồn thông tin được cập nhật liên tục và có thể truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi,… Tất cả giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, rút ngắn thời gian giao hàng, từ đó phản ứng tốt hơn với nhu cầu thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn.

Nên lựa chọn nhà cung cấp ERP nào cho hiệu quả?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty cung cấp phần mềm ERP. Vấn đề của doanh nghiệp là tìm kiếm một nhà cung cấp hệ thống ERP phù hợp, có thể đáp ứng tốt tất cả các nghiệp vụ cốt lõi trong tổ chức, tuân thủ đúng quy định, chuẩn mực tài chính kế toán trong nước. Bên cạnh đó, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, doanh nghiệp cũng nên ưu tiên lựa chọn đơn vị có nhiều kinh nghiệm và thực sự hiểu vấn đề mà công ty đang gặp phải. Như vậy sản phẩm cuối cùng sẽ có khả năng ứng dụng cao hơn, tỷ lệ triển khai thành công cao hơn.

Việc ứng dụng ERP của nhà cung cấp trong nước là sự lựa chọn tại nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, trong đó có 3S ERP – giải pháp được cung cấp bởi ITG Technology – đơn vị tiên phong trong lĩnh vực phát triển giải pháp ERP và giải pháp nhà máy thông minh tại Việt Nam.

Các phân hệ chức năng của phần mềm 3S ERP

Trải qua hơn 18 năm xây dựng và phát triển với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm, hiểu biết sâu sắc nghiệp vụ chuyên ngành, đến nay ITG là đối tác của hơn 1.200 khách hàng là các công ty, tập đoàn lớn trong cả nước. Hệ thống 3S ERP nhận giải thưởng Sao Khuê cho phần mềm ưu việt. Hệ thống 3S ERP được xây dựng phù hợp triển khai cho các đơn vị thuộc mọi lĩnh vực: Thương mại, Dịch vụ, Xây lắp, Sản xuất, bán lẻ. ITG tiếp tục khẳng định chất lượng doanh nghiệp CNTT hàng đầu khi liên tiếp 2 năm liền nằm trong top những doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam.

Xem thêm: [Case study] Tổng hợp các công ty ứng dụng phần mềm ERP thành công

Bạn có thể làm việc nhiều hơn với nhà cung cấp để được tư vấn và demo giải pháp, và nếu bạn cần tư vấn hãy liên hệ với chuyên gia ERP: 0986.196.838.